甲供材料管理办法

甲供材料管理办法

第一章总则

1、为有效规范甲供材料的管理，杜绝工程项目在建设中偷工减料、以次充好的现象，同时也为更好地控制进货源头，保证工程质量，加快施工进度，最大限度地降低工程造价，依据公司物资管理相关规定以及工程项目的招标文件、合同文本中的要求，特制定本办法。

2、甲供材料主要指钢材（包含板材和线材）、水泥、木材、管材、商品混凝土、砌块（包含砖、浆砌块等）、沙石料等建筑材料、装饰材料，也包括卫浴、机电类（开关、配电箱）、灯饰、空调、燃油、电缆、五金类材料等。

3、本办法适用于金润源集团（包括子公司和控股企业）所有工程项目建设。

4、本办法解释权归金润源集团公司

第二章甲供材料的管理部门及职责

对土建工程建设而言，甲供材料的主管部门为集团采购部，执行单位为集团贸易公司，其他关联部门为工程部、法务部、审计部、财务部、造价公司、监理公司（如果有）等，各部门职责如下：

1、采购部：作为业主方代表，主要负责监督管理工作，对整个甲供材料流程进行监督。对供应商的选择，甲供合同的签订，甲供材料的供应计划，材料的进场和验收，材料款的结算，材料的存储和保管等环节进行监督指导。

2、工程部：依据工程项目的类别、用量和实际建设需要，在立项、招标或合同谈判时确定是否采用甲供材料，划定甲供材料的种类、数量、规格及各项技术指标或等级，并在招标文件或施工合同中予以明确。

2、贸易公司：为甲供材料的实施部门，负责和审计、法律、造价等部门共同完成甲供材料的询价、招标（或议标）以及谈判，确定供应商，建立供应商合作数据库，签订供应合同。同时负责甲供材料的供应计划、进场、核算等工作，为最终的工程结算提供准确数据。

3、法律部：负责甲供材料合同、协议的签订审查工作，确保供应合同或协议在法律层面上的完整和严谨，防范风险的存在。

4、审计部：负责对甲供材料的审计工作，核对材料的规格、数量以及供应程序是否完整，并审核甲供材料的结（决）算。

5、造价公司：负责向业主在招标文件或合同中提供甲供材料的设计种类、规格及数量，为业主提供判断和分析的依据，复核甲供材料的设计用量和实际用量，做好工程的结（决）算工作。

6、监理公司：负责对甲供材料的进场把关，做好材料的品相、规格、数量等内容的检查和相关试验检测工作，杜绝不合格的材料进场。

7、财务部：复核甲供材料的结算，负责对甲供材料款的支付和扣回工作（按合同约定的支付条款和要求执行）。

第三章供应商的选择

在确定某项工程采用甲供材料后，采购部、贸易公司协同采购、审计、财务、法律、造价等部门通过询价、招标（或议标）等程序来选择最终的供应商，并遵循以下原则：

1、依据设计文件和规范要求，明确甲供材料的种类、规格、数量、技术指标等，确保甲供材料各项技术指标符合设计文件及国家规范要求。

2、询价：通过市场调查或咨询以及和各兄弟单位对接，对各供应商的材料进行性价比分析，同时考察各供应商的资质、业绩、信誉等，做到对市场行情、行业情况有深入了解。

3、审批程序：完成前期的调查、询价以及对各供应商的考察后，将所有的资料汇总后形成报告上报领导审批。报告审批后，即可开始编制招标文件，进行招标活动。

4、编制招标文件：招标文件主要包括以下内容：1、总体概要说明，2、货物的详细说明，3、供货方式，4、供货期限，时间要作详细要求，并有奖罚措施，

5、投标单位的资格及条件，投标单位不少于3-5家，将材料设备的技术参数要求作为严格要求，

6、投标产生的费用由投标单位自负，

7、现场考察，投标单位考察施工现场，由工程部、审计、造价等相关部门对合格的投标单位进行考察，

8、招标材料的资金及付款情况说明

9、招标文件内容、目录、格式、资料等作统一说明和要求，10、招标文件的澄清与修改，11、组成投标书的文件，分技术标、商务标，12、投标报价，采用的报价方式或定额，包含的费用，13、投标书的有效期及投标保证金，14、付款方式，15、投标书的签暑，16、投标书的密封及标记，17、送交投标书截止期，18、投标书的更改与撤回，19、无效标书的界定，20保密要求，21、标书的评审，符合性的鉴定。22、投标书的澄清，23、合同授予的条件，24、接受和拒绝投标的权力，25、中标通知书，26、履约担保，27、合同协议书的签署，28评、定标细则，29、供应补充协议主要条款，对材料质量、送货等作为严格限制及要求。

招标或议标程序必须严格执行法律法规和集团公司的相关规定，将性价比最优的单位作为供应商。

5、给中标单位发中标通知书，签订供应合同。

第四章甲供材供应合同的签订

在确定甲供材料的供应商后，需进行最后的谈判，并签订采购合同，供应合同的编制和审查应注意以下事项：

1、明确合同主体：甲供材料的合同主体一般牵扯到业主方、供应方、使用方（施工方）。应从法律、财务及税务的层面确保合同的

无风险。通过和各方协商后，确定合同是三方协议还是单独分别签订，因此合同主体是个很关键的部分。同时，合同主体必须合法，签订合同一般由法人签订，如果是代理人签定，则必须有授权书。授权书里必须明确代理权限、行为能力、权限时间等。

2、合同标的：合同标的要合法，要明确材料的种类、规格、数量、技术参数、性能指标、单价、金额等内容，同时注意对方对标的所有权。

3、质量标准：甲供材料最重要的就是要保证材料的质量，因此必须将供应材料按设计文件和技术规范中进行试验检测，并将检测、验收标准在合同中予以明确。

4、验收：甲供材料的进场验收由业主方代表（采购部）、贸易公司、审计或造价部门、监理单位、施工单位进行验收，验收的内容主要包括材料的种类、规格、品相、数量、技术参数、性能指标等。

5、质保期和质保金：合同中应注明每种材料的有效期、质保期。质量保证金因材料种类、使用方式的不同，可根据实际情况而定。

6、履约保证金由业主方和供应方协商而定，并在合同中明确。

7、供货时间和方式：供货时间和方式由业主方、供应方、施工方共同协商后确定，并在合同中明确。其内容包括提货计划、备货时间、提货时间、提货地点、提货方式、运输方式等。

8、各方的义务和权利：合同中需明确业主方、供应方、施工方各自的义务、权利、责任以及相关的处罚措施。

9、违约责任和索赔：违约责任必须明确清晰，可操作性强。

10、补充协议的签订：如果材料的种类、规格、数量等内容发生了变化，或者其中的某些条款进行了更改，则需签订补充协议。

11、款项的支付和结算：在符合相关法律法规和集团公司财务制度的前提下，由业主方、供应方、施工方协商后在合同中明确。