软件产品用户手册编写指导规范

1. 总则

软件产品的用户手册是软件产品开发的重要结果，也是用户学习使用软件产品的主要工具。因此用户手册作为软件产品的组成部分，应当及时完

成，并且能全面、详细地说明软件产品的功能、使用方法以及其它用户为

使用、维护软件产品需知晓的事项。

2. 目的

对用户手册的编写时机、职责、内容及格式要求作出规定，以保证用户手

册能满足用户正确使用软件产品的要求。

3. 职责

3.1. 需求分析小组与项目组是用户手册的编写责任者;

3.2. 支持经理是用户手册编写的组织者;

3.3. 方正系统公司培训部负责用户手册的审核和印制。

4. 工作程序

4.1. 用户手册的编写时机

用户手册的编写应当从需求分析阶段开始进行。在需求分析小组编写出需求规格说明书的同时，应完成用户手册的初稿。该初稿应包括软件产品

主要的功能描述以及界面描述。

在设计和实现（编码）阶段，项目组应随着软件产品的逐步细化以及变更

的情况，同步完成用户手册的修改和细化。

当软件产品在项目组内完成集成测试时，用户手册的编写工作应基本完

成，即此时用户手册的内容部分除因系统测试中发现错误而需进行部分改

动外，不需要在内容方面进行增加。但手册的格式可以暂时达不到要

求。

软件产品提交系统测试时，用户手册达不到以上要求的，测试部门将不

受理其测试申请。

4.2. 用户手册的审定

用户手册内容的审定，由项目组支持经理负责，同时应征求开发中心项

目负责人的意见。用户手册形式的审核由测试部门负责。

4.3. 用户手册编写工作的组织

在项目组建立后，用户手册的编写工作由支持经理负责组织。具体的编

写工作可以由项目组的成员共同完成，但支持经理负责用

户手册编写工作的组织以及监督检查，并对其质量负责。

44 用户手册编写的格式要求

见《方正用户手册排版要求》

4.5. 用户手册的内容要求

4.5.1. 封面

用户手册的封面应包括以下内容：软件产品的名称、版本号以及版权单位

信息。其中软件产品的名称须使用软件产品的正式名称，并可以注明其简

称。版本号是指本次一同发行的软件产品的版本号而不是指手册的版本

号。版权单位应至少包含两个单位，即方正系统公司及负责销售的方正海

外公司某一专业公司。如果

还有其它单位参与了软件产品的开发工作，可以按合同或其它协

议，列出其名称。

封面上应在适当的位置出现方正系统公司的标志图案。

4.5.2. 封底

在用户手册的封底，可根据需要列出方正系统公司有关的销售或服务部门

的通讯地址，或是对本软件产品的简要宣传信息。除此之外，封底上不得以较大的篇幅显示其它信息。

4.5.3. 扉页

在手册中应有一个扉页，对手册的版权做出声明，并对手册中提及的其它

公司的商标做出说明。要求见附1中的模版。

4.5.4. 手册的内容布局

一般而言，用户手册应包括以下几个方面的内容

a.目录：

b.手册使用指南：介绍本册的主要内容、使用方法，建议

c.系统配置要求：介绍软件产品使用时对相关软、硬件环境的要求

d.相关的基础知识：介绍使用本软件产品时，有关的软、硬件的基

础知识。其中重点是有关的软件知识。如果此种知识要求比较复杂，如对操作系

统、数据库或网络平台软件不可能详细介绍，可在列出本软件产品的特殊要求

后，列出建议用户应当学习的知识。

e.软件产品的总体介绍及特点：相当于一个快速的软件产品入门介绍，使用户能很

快地掌握软件产品的总体情况，进入自学。

f.产品安装指导：介绍软件产品的安装方法以及各种软、硬件环境的设置方法。这

里应对安装中可能会出现的问题，如软、硬件冲突，给出解决办法。

g.菜单功能介绍：按照某种顺序，详细介绍产品的各种菜单、对话框的功能。

h.产品应用介绍：按照用户典型使用方法，对软件产品菜单功能的组合使用方法进

行介绍。即通过一些例子，介绍完成这些任务的操作方法和过程。

i.使用技巧：介绍使用本产品的快捷方法和技巧，如加速键的定义。

j.常见问题的排除方法（问与答）：对用户使用容易发生的问题或是用户常犯的错误给出解决方法。

k.错误介绍（可选）：对于软件产品已知但没有排除的错误，介绍避免的方法。＜LI服务信息指南：告诉用户当遇自己不能解决的问题时，应当向哪些部门寻求帮

助。

注意：不可以把项目组的联系办法写入用户手册。

l.联机帮助使用方法：介绍产品附带的联机帮助系统的使用方法。

m.附录：介绍其它有关的事项。

用户手册编写中的重要指导原则

语言通俗易懂：手册中应当使用大众化的语言，便于使用者理解。

对关键词语加以解释：在手册中出现特定的概念或是可能引起岐义的词语应当加以解释，减少误解。

说明尽量详细：在对产品功能、使用方法进行介绍时，应尽量详细，让相

关知识较少的用户也能读懂。

图文并茂：对于软件产品的关键对话框、显示结果，应当附加对应的图片，以增加可视性，方便用户的理解。

提示相关内容：在手册中提及本手册中含有的其它内容时，应指出被提及

的内容在手册中的位置，便于用户查阅。

用户手册的更新

用户手册应当及时更新，以保持与软件产品的一致性。一般情况下，至

少在软件发布一个新的大版本时，如推出版x.O版时，对手册进行一次全部的更新。对软件的改进版，可采取补充说明的形式，介绍软件的改

进之处。

附1用户手册扉页

本书版权为方正系统（香港）有限公司海外软件开发中心、XXXX公司所有，未经以上部门书面许可，任何公司、单位和个人不得以任何手段复制本书的全部或部

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4.6.