项目部文件管理制度汇编
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项目部文件管理制度
为了规范施工项目部文件管理,理顺各类文件的收集、整理和归档职责,做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强,特制订项目部文件管理制度。
一、项目文件分类及收集归档分工
二、项目文件分类说明、总承包人项目规划文件。包括:项目管理实施规划、项目协调程序、质1管理规划、进度控制规定等。这类文件由项目部各职能组或/HSE量计划、安全作为项目指导控制类内部审核后报业主确认,专业技术
人员根据项目情况编制,文件。、合同协议类文件。包括:总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。2、总分包资质备案文件。包括:分包资格报审、现场管理体系核查。该类3 监理报审。文件需要向业主/ 4、计划进展类文件。包括:监理提交的开工报告及分包商向总、开工报告。包括总承包商向业主/(1)承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。、施工总进度计划,季、月计划和三周滚动进度计划,上述进度计划报2)(审表。复工令,工程延期审批。)、工程暂停/(3 、项目施工(月)进展报告。4)(、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写,施工经5工程施工
日志表格使用项目理负责督促检查,按月汇集成册后交项目秘书归档。所在地规定的通用表格。
6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。
业主/总包会议纪要,纪要由业主方形成;总包/业主会议纪要,纪要由总包方形成;监理/总包会议纪要,纪要由监理方形成;总包/分包会议纪要,纪要由总包
方形成;其他,纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发,项目秘书收集保管。
7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复,文件存放需要闭合。
8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方,可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复,文件存放需要闭合。
(1)、总包/业主工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成。
(2)、总包/分包工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成。
(3)、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成。(4)、分包/总包工作联系单/工程备忘录,文件由分包方形成。
9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件,由项目经理/施工经理统一签发,必须有分包商的回复文件,文件存放需要闭合。
10、造价费用控制文件。应由造价员(师)组织整理,包括对业主的资金计划、付
款申请及审批,对分包商的进度款审批,变更费用控制文件,竣工结算。其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。
11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下:
(1)、总包人安全管理规划、方案,管理规定。
(2)、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。
(3)、安全专项方案及报审文件。
(4)、总包人现场核查记录文件。
(5)、总包人内部人员培训文件。
(6)、总包人安全检查文件。
(7)、总包人安全管理总结文件。
12、现场采购文件。应由采购组整理,还需及时将业主采购的设备/构配件/材料
的质量保证资料,做详细统计,以备工程验收需要。
13、图纸。除按合同规定向有关方提供的施工图纸外,工程项目部现场应至少
保存两套完整的施工图纸,由项目资料员按专业统一编目保管。图纸原则上不外借,内部借阅需报项目经理批准,并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。
14、现场施工文件。包括:
(1)、综合部分(施工组负责整理、汇总)。包括:
A、设计交底、图纸会审,设计变更、洽商。按照专业分类,编制资料统计表,标明专业、已发单位。
B、施工组织设计、施工方案及审批文件。编制资料统计表,标明专业、分包单位。
C、设备/构件/材料报验资料。包括:报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。编制资料统计表,标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数。业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行。(2)、土建(建筑与结构)工程部分:包括测量定位资料、地基资料、施工试验
记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等。由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总。当为分包项目时,分包
人负责按照要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总。制安、工业设
备、工业管道、电气(件)(3)、安装工程部分:包括非标设备装置、自动化仪表
等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等。由机电安装组(或专业技术人员)形成整理、施工组汇总。当为分包项目时,分包人负责按照要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总。、竣工验收文件:包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等。由
15 项目经理负责,施工组具体组织实施。发放记录(包括图纸发放记录)。16、文件收/随工建立目录统计,上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒
中,形成卷内经相关人员检查统计后形成最终卷内目录,程进展同步。工程竣工时,备考表。同时在条件允许时应建立一套电子版档案。
三、项目文件形成和往来《城建档案管、《建筑工程资料管理规程》1、项
目文件要以项目工程的特点、理规定》、《施工合同》、《造价管理规定》以及甲方、监理的要求和现场的实际情况为依据形成。
2、形成文件时一定要真实、及时。尤其是经济签证文件,原则上要坚持先签证
后施工。未及时签证的,一定要在签证事项发生后规定的时效内,补送签证文件。技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档。
3、以项目部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发。要求外发文件:规范、
文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有礼有据有节。
4、当特殊情况下需要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时,
项目部先起草稿,经总公司领导审定后再行正式文。
5、文件往来一般采用直接送达和挂号信两种方式进行。直接送达时须收文方进
行签收。直接送达成本高或有可能拒收(签)时采用挂号信寄发,寄发后须保存好存根(存根交资料员保管),以备用。
6、项目部内部文件往来实行收发文本登记制度。收文方既要在发文方的发文本
上签收,又要在己方的收文本上登记。
7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容。
登记要及时,以免漏记错记。
四、项目部发文管理
1.项目部上报下发正式文件的权力集中项目部经理。项目部业务各部门或个人一
律不得自行向上、向下发送正式文件。项目部上报下发的正式文件一律需加盖项目部公章后方可生效。
2.项目部业务部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置的均需项目部经