试论秘书的协调工作

毕业论文

题目：试论秘书的协调工作

学院：人文学院

专业：文秘

班级：文秘1班

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摘要：本文通过秘书的日常工作，认识秘书在对上关系、对下关系、与领导的关

系、与群众的关系以及本单位与外单位之间协调关系中的作用，来认识秘书协调工作的重要性。秘书的协调活动有利于领导工作的正常运行，是组织良性运行的重要因素，领导活动的延伸与补充，是领导协调不可缺少的辅助力量。所以，秘书协调工作的开展，应该引起足够的重视。

关键词：秘书职能协调技巧

目录

一、协调在秘书工作中的作用 ..............................................................................................................1.

二、秘书在协调中的优势及障碍 (2)

三、秘书部门协调工作的内容 (3)

（一）事务协调......................................................................................................... ........ ..........................3.（二）政策协调 ......................................................................................................... .... .. (5)

（三）关系协调 ......................................................................................................... .... . (5)

1、对上关系的协调 ............................................................................... .. (6)

2、对下关系的协调 .............................................................................................. .. (7)

3、秘书与领导关系的协调 ................................................................................................................7..

4、秘书与群众关系的协调 (9)

5、本单位与外单位之间关系的协调 (10)

（四）计划协调 ................................................................................................ . (10)

四、秘书协调工作的技巧 (10)

（一）遵循协商办事的原则 (10)

1、要把握身份，不以势压人 (10)

2、要公正办事，不偏心偏爱 (11)

3、要诚实为本，不欺骗他人 (11)

（二）提高秘书协调能力，讲究策略 (11)

五、结语..................................................................................................... (12)

六、参考文献...................................................................................... ............................. . (13)

试论秘书的协调工作

王凯利

协调是指管理者为了确保组织目标的实现，运用沟通等方式使活动中的各个因素、环节、层次结合起来、形成合力的行为过程。从哲学意义上看，协调是指事物存在的一种和谐有序的平衡状态。

一、协调在秘书工作中的作用

协调的主要作用在于解决各部门之间和人员之间所发生的磨擦、矛盾和冲突，保证决策目标的实现。具体作用表现在：（1）可以使各部门和人员在工作上密切配合、和谐一致，避免内耗和互相冲突。（2）可以促进各部门合理配置和有效利用人力、物力、财力和时间等行政资源，精简和优化办事程序和环节，提高行政效率。（3）有助于各部门和人员树立整体观念和全局观念，有利于公共行政管理活动的有序进行。（4）协调有助于将分散的力量集中起来，从而产生整体的“合力”。

秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，能贯穿上下，沟通内外，联系左右。秘书要做好本职工作，首先要处理好工作中的人际关系。这就决定了沟通协调是秘书的重要职能。协调工作是系统内部运动不停顿的调节组合工作，也是深入细致的思想工作。

从秘书的角度理解，协调是指秘书协助领导，在自己的职能范围内，或在领导的授权下，组合和调节各级组织、各级人员、各项工作之间的关系，促使各项公务活动趋向同步化与和谐化、秩序化与科学化，以实现组织的整体目标的过程。这个过程就是秘书的协调工作。

协调工作是一个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构，所以它又具有处理和调节公共关系机构之间的工作的某些功能。

二、秘书在协调中的优势及障碍

（一）优势：

1.作为综合部门，工作涉及面关系到组织运转的方方面面，有着广阔的发挥协调作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力。

2.作为信息枢纽，秘书部门具有预测和发现失调现象并依据信息渠道和准确分析失调原因寻求选择协调途径的能力。

3.作为领导的办公机构，对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图等能比较全面的了解，因而能比较准确地把握协调方向和有关方针政策，把握协调分寸。

4.作为领导人的近身助手，在领导信任和授权以及领导机关的权威性作用下，在具体的协调事务中，能发挥较大的影响力。

5.秘书部门在广泛的工作交往和全面服务中，能建立与多方面的合作基础

和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的重要条件。

6.秘书在协助领导推动工作的实践中，便于学习领导的工作方法和工作艺

术，学习全面管理知识，提高工作能力。由于具有以上职能优势，秘书协调具有良好的职能基础。

（二）障碍：

协调过程中，秘书也可能会遇到各种各样的问题，对方可能出言不逊、态度蛮横、出语伤人，而这时候，如果协调者不够冷静，就很难达到协调目的，甚至会激化矛盾。无论遇到什么情况，身为秘书人员，都必须冷静沉着，遇到对方发脾气，也要沉得住气，不发怒，不动火，更不能甩手就走。要胸襟宽阔，善于把握自己的情绪，才能做好协调工作。