公司行政物品管理制度

行政办公用品管理制度

第一章总则

一、目的

为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

二、适用围

本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

第二章办公用品的分类

一、行政办公物品的分类

行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

办公固定资产：使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。

办公低值资产：指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

办公用品：使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

第三章行政办公物品的管理职责

一、行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责

行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

1.供应商选择及管理；

2.组织各部门行政物品管理程序监控；

3.年度、每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

4.行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

5.配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责日常维护和修理。

二、部门资产负责人的主要职责：

认真贯彻执行公司的资产管理制度；

部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室的办公设备等资产；

三、资产使用人的主要职责：

应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

第四章行政办公物品采购

一、办公用品的采购采用集中采购定量供应的办法

1.集中采购由行政管理部负责并管理。

2.集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸，计算机消耗的磁盘，打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒，日记本、各类笔墨等。

3.实行定期计划批量采购供应。即每月______日前各部室向人事行政管理部提报当月所需用品计划，由行政管理部统一采购。

4.特殊办公用品可以经人事行政管理部门同意授权，各部门自行采购。

5.各部门或班组若临时急需采购办公用品，由部门或班组专人填写“办公用品请购单”，并在备注栏注明急需采购的原因，经班组负责人审定同意后，交人事行政管理部审批同意后，实施采购任务。

6.必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

7.结算办法。综合办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。

二、办公类服务采购

办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片等服务类的采购。

1、人事行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

2、各部门有对外宣传品、印刷品、名片印制需求的，经主管领导审批后在公司行政部公布的服务供应商围选择。

三、办公资产采购

办公资产采购计划

各部门需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

1、实施采购

行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

2、验收

行政人事部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由人事行政部统一保管。

第五章办公用品的分发领用

1.填写领用单

各部门领用办公用品需填写“办公用品领用单”，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。

2.核对登记

接到各部门的两份“办公用品领用单”之后，有关人员要进行核对，并做好登记，然后再填写一份“办公用品分发通知书”交发送室。

3.办公用品分发

发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。

4. 登记存档

用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同“办公用品分发通知书”转交办公用品管理室记账存档；另一份“办公用品分发通知书”连同分发物品一起返回各部门。

第六章办公物品的管理

一、办公用品的配发

1.各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

2.办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

3.员工在公司部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。

二、办公资产的管理

1.资产调拨

部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

2.资产报废

由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

3、资产的租用、出租和外借

公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。