文书归档工作程序

公司文书归档工作程序一、背景介绍公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。

本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。

二、归档分类公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员工合同、离职手续等。

2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。

3. 销售档案：包括销售合同、客户信息等。

4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。

5.技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。

三、文档编号每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。

文档编号的格式为：类别-年份-序号，例如：人事-2023-001。

四、归档流程1. 归档准备在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。

2. 文件打印将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。

3. 文件装订对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。

4. 归档存储将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。

五、归档标准为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置必须明确标明，不得私自改动。

2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查找和识别。

3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。

4.归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。

六、归档责任人公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。

文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。

七、归档审核公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。

对于不符合要求的文档，需及时进行整改。

八、归档安全公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。

所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。

九、总结公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。

（档案管理）文书档案归档制度西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。

第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。

各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。

第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。

任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。

工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。

第五条归档范围详细如下：一、收发文件1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。

这些文件来自三级行文机关。

（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

2、发文。

一般有两种形式。

一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文件（包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及两份正文）。

港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。

一、文书档案整理的步骤1、收集—--2、分年度——-3、确定归档范围———-4、分类（归档方法）————5 、立卷(整理成件）—--6、分保管期限-—-7、文件排列—--8、装订--—9、编号—-—10、数页码-—-11、装盒—-—12、编目-—-13、放置备考表—-—14、上架。

二、文书档案整理的具体方法1、收集。

文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本)，各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。

第二类：对外文件，指的是本机关（或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。

第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。

如:“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组（党委）会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料.（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料.（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4)、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报.（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议）(6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等.2、分年度。

按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围。

(1）、文件材料归档范围（2)、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件；二是重复性文件。

文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。

2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。

3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。

4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。

5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。

6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。

在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。

●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。

●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。

●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。

港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。

一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。

二、文书档案整理的具体方法1、收集。

文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。

第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。

第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。

如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。

（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

2、分年度。

按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围。

（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。

]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。

结案后及时交专(兼)职档案人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。

各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知公司档案室。

2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。

3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。

五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。

2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。

3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4、公司____请示与上级机关的批复。

5、公司反映主要职能活动的报告、总结。

6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。

9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。

本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。

2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。

2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。

2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

最高人民法院办公厅关于印发《行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》的通知文章属性•【制定机关】最高人民法院•【公布日期】2003.09.06•【文号】法办[2003]285号•【施行日期】2003.09.06•【效力等级】司法政务文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文最高人民法院办公厅关于印发《行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》的通知（法办〔2003〕285号）本院各单位：为了认真贯彻落实院领导加强档案管理工作的指示，并根据各单位的要求，我们制定了便于各单位内勤、书记员和其他人员在工作中比照操作的《行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》，以规范立卷归档的质量和时间要求，加强最高人民法院机关档案管理工作规范化、制度化。

现将该操作程序印发给你们，请你们组织本单位内勤、书记员和有关其他人员认真学习并参照执行。

附：行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序为了加强行政文书档案的标准化、规范化建设，完善立卷归档制度，不断提高档案的科学管理水平，有效地为审判工作和其他各项工作服务，根据国家档案局《归档文件整理规则》，制定本操作程序。

一、文书档案的归档范围。

行政文书档案，是指本单位在其职能活动中形成的、办理完毕，作为行政文书档案保存的各种纸质文件以及相对应的磁带、磁盘等载体的文件。

凡是反映本单位工作、活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。

包括：（一）中央、全国人大常务委员会、国务院召开的会议和制发的文件本院需要贯彻执行并在执行中形成的文件，领导人讲话、题词等；中央国家机关各部委需要本院办理并在办理中形成的文件。

办理人大代表、政协委员重要建议、提案、信件形成的文件。

（二）本院党组会议形成的党组文件、报送中央及中央各部委的文件、会议纪要等；院长办公会议形成的会议纪要、会议记录等；审判委员会形成的会议纪要、会议记录等。

（三）本院召开的大型会议形成的文件和上报下发的各种正式文件。

归档文件整理的基本程序及质量要求一、定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2、归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3、件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

除以上所列归档文件为一件的情况外，以下成套性文件材料也可为一件。

（1）会议记录可为一件。

（2）多期工作简报、信息、动态可各为一件。

（3）会议材料可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。

（4）调入调出凭证、介绍信、存根按其种类可为一件。

（5）举办重大活动或工程项目形成的归档文件可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。

（6）处理案件形成的文件材料可为一件，也可按不同阶段划分多件。

（7）大事记可为一件或按时间划分多件。

二、整理原则、基本制度、整理程序和时间要求1、归档文件整理的基本原则：在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于查找和利用。

2、归档文件整理工作应建立完善三项基本制度，规范归档文件整理工作。

（1）《文件材料整理及归档办法》—明确整理工作环节和分类方案，确定整理工作的方法、归档时间和质量要求等。

（2）《文件材料归档范围和档案保管期限表》—主要作用是准确划定全宗内形成文件材料的归档范围，同时区分归档文件的保管期限。

（3）《不归档文件管理和处置办法》—明确不归档文件材料的范围及对不归档文件材料的处置办法。

3、整理程序：按照收集、装订、分类、排列、编目、编号、装盒等程序进行。

三、收集1、依据本机关制定的《文件材料归档和不归档的范围》的内容进行收集。

2、除注意收集收发文登记簿上登记的文件材料外，还应注意收集未登记"帐外"的文件材料，包括本机关形成的会议记录、各种统计报表、名册、合同、协议书、委托书、协定书、契约、出版物定稿和样本，本机关职工调动工作的行政职务、工资、党组织关系介绍信及存根，本单位财产、物资、档案等移交凭证、清册，本机关重要活动事件的简报、照片、录音录像、磁盘、光盘、荣誉奖励证书、奖旗、奖杯、奖状、赠品、有纪念意义和凭证性的实物，停止使用的印章等材料及有关领导外出进行公务活动带回来的未登记文件材料。