费用报销管理制度

费用报销管理制度

第一章总则

第一条目的

为了加强公司的管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，结合公司实际情况特制定本制度。

第二条报销范围

本制度适用于公司日常发生的各项费用支出，包括但不限于交际应酬费、会议费、广告宣传费、车辆费用、各类办公费、职工福利费、培训费等报销。

第三条适用范围

本办法适用昆明中道科技有限公司（以下统称公司）。

第四条报销原则

（一）预算管理原则：费用必须严格控制在预算范围内（费用按预算管理执行方式，即以公司为单位按月度费用进行控制。如超过预算费用金额且无审批的追加预算，财务有权拒绝报销。公司负责人对所任职公司预算负责，各部门负责人对本部门预算负责）。

（二）归口管理原则：根据管理职能实行费用归口管理原则。

（三）额度管理原则：公司规定费用发生额度的，超过限额部分财务不予报销，特殊情况需要经过公司负责人审批。

第二章费用管理归口管理

第五条费用归口管理

公司费用采用归口管理的方式，归口管理部门负责费用的控制与管理。按管理职能费用归口情况如下:

（一）行政部

（1）车辆费：包括车辆保险、保养、维修、过路费、油费、停车费、洗车费等。

（2）办公楼租金、物业管理费：办公楼租金和物业费、绿化费等相关费用。

（3）办公费：因日常工作需要而购买的办公用品及其他办公性消耗材料。如购纸笔产生的费用、打印耗材费、邮寄费、书报费、名片印制、办公室清洁用品费等。

（4）员工宿舍费：员工宿舍的租金，水电费和物业费。

（5）会议费：公司组织会议活动发生的费用。

（二）人力资源中心

（1）招聘费：职工招聘发生的费用，如支付给人才网站公司的费用。

（2）培训费：为了提高职工管理和工作技能，单位组织或聘请外部专家等各种职业培训的支出。

（3）管理人员薪酬费用：管理人员工资、奖金等。

（4）职工福利、五险一金：职工福利、职工失业保险、职工养老保险、医疗保险、劳保费等。

（三）运营中心

（1）宣传费：为推公司形象发生的宣传费用，包括海报制作的印刷费用、展览展示费、媒介开发与维护费用、赠送客户的纪念品等费用。

（2）广告费：为宣传品牌和开拓市场而发生的广告费。

（3）推广费：为开拓市场而发生的活动推广费用。

（4）社区装修费：为维护公司形象，社区装修的设计、装修规格、装修支出等。

（5）社区运维费用：社区站点运营维护费用的支出。

（四）政务服务中心

政务项目申请的过程中发生的费用：差旅费、投标费、招待费及专家评审费等。

（五）技术研发中心

技术开发费：软件开发费、软件著作权申请费。

（六）未进行归口的费用，由各部门进行控制。

第三章费用报销规定

第六条交际应酬费报销规定

（一）业务招待费审批规定

业务招待费的列支范围：指公司在经营活动中因开展业务而发生的餐费、烟、酒、礼品等相关费用。

（1）公司发生的业务招待需填写《业务招待申请单》，公司负责人的批准（特殊情况可邮件报批）后由行政部统筹安排，并在报销时将《业务招待申请单》、《费用报销单》并附

邀请函、招待清单（菜单、礼品清单）一起提供给公司财务部。

（2）公司需严格控制招待费支出，严禁以招待费名义报销个人费用。

（3）财务部按规定审核原始票据的合理、合规、合法性，按部门做好核算工作，两个（含）以上部门共同参与的业务招待，报销时经办人必须计算分摊金额，否则按经办部门核算。

（4）费用报销严禁非本人代领及代报，参与招待活动的人员（公司负责人除外）以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请，并自己审批报销，否则财务有权拒绝报销。

（二）业务招待费开支标准

发生招待费用要按节约原则，严格控制陪同人员，重点招待、特殊招待需由行政部负责人统一安排签约招待商家，按以下标准执行：

（1）工作客饭，原则上人均不超过20元；

（2）一般招待，原则上人均不超过50元；

（3）重点招待，原则上人均不超过200元；

（4）特殊招待，原则上人均不超过300元；

（5）同城不能接待，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

（6）送客户茶叶、购物卡，礼品不能再发生报销。

（7）以上费用及招待事项均需由公司负责人先行同意方可支出。

（三）礼品费用审批规定

（1）公司的礼品统一由总部行政部统一订制。因特殊情况确需自行购买的需按规定进行审批，参照《公司形象授权审批表》中招待费的审批权限签批。报销时需提供商场、超市电脑打印的商品清单，节假日招待需事先审批，审批邮件报备财务，若未事先审批拒绝报销。

（2）礼品管理应视同库存商品管理，具体参照《存货管理办法》。赠送统一订做的礼品，需填写《礼品领用申请单》并经部门负责人审核，公司负责人审批。仓库管理员凭签字完整的礼品领用单开《出库单》，月末对礼品领用情况进行统计归集报送财务部，按领用公司的部门归集费用。

第七条会议费报销规定

（一）会议费的审批规定

会议费用列支范围：是指因召开会议所发生的一切合理费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、场地布置费用、住宿费、租车费（去外地召开公司级会议租用的车辆）、杂费（条幅、水果、食品、鲜花、胸牌、台签等）等。

（1）会议费开支实行事前审批制度，经公司负责人批准后方可开支。

（2）由公司总办会批准的内部会议，需要提供会议活动预算。由外单位举办的需我方承担费用的非市场活动会议。需要提供会议邀请函，会议以承包形式举办的，需要提供与承办方签订的协议。

（3）会议费报销时要附会议纪要表，如：注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数。

（二）会议费开支标准

（1）原则上优先考虑在公司内部场地召开。

（2）公司总办会层面的会议在外部举行，一年不得超过两次。

（3）员工参加会议：食宿由组织者统一安排并承担的，不再享受差旅费补助。食宿不统一安排的，按差旅费管理办法执行。

第八条宣传费用的报销规定

（一）宣传费的审批规定

宣传费的列支范围：包括对外发放宣传品、业务宣传资料、展会支出、印有企业标志的礼品、设计费、以及上述与产品宣传相关的食宿费、材料费、人工费，服装费、场地租赁费等。广告费一般应通过媒体传播，如利用报刊、电视、广播、楼宇广告、网络等途径做的宣传。

（1）宣传费开支由各分子公司制定年度营销计划，总部运营中心审核并统筹制定海都公众的年度营销计划形成年度预算。公司年内增加预算开支的，应事前审批，报总部运营中心负责人审核、总裁批准后方可开支。运营中心总体营销预算超支，需进行预算追加时，需报总裁办会审后方能追加预算。

（2）市场宣传活动必须签订正式合同，合同需由部门负责人提请，财务负责人审核后报公司负责人审核，总部运营中心负责人复核，总裁审批后交财务部备案。