物业公司各类档案归档范围及保管期限

物业管理有限公司

各类档案归档范围及保管期限

为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。

文书档案归档范围

一、归档要求

1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。

2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。

3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。

4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。

5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。

6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。

7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。

二、归档时间

各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。

三、归档范围及保管期限

㈠党务、团、工会工作类

1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料………………………………………………永久

2、党团员年度统计报表、党员名册……………………永久

3、党团员关系介绍信……………………………………长期

4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长期

5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长期

6、查处违法党团员的有关材料及处理决定……………永久

7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件………………………………………………………………永久

8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长期

9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长期

10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长期

11、计划生育年报表……………………………………长期

㈡劳资人事

1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永久

2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长期

3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永久

4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长期

5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长期

6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永久

7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况………………………………………………………………长期

8、职工业务技术培训材料………………………………

㈢行政类

1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永久

2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永久

3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永久

4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永久

5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永久

6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永久

7、调查、经验总结材料……………………………………永久

8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永久

9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长期

10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长期

11、公司简报、信息…………………………………………短期

12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长期

13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长期

14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长期

15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………

重大活动的主要文件材料…………………………………永久

一般活动的审批手续、考查报告…………………………长期㈣经营管理类

1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料…………………………………………………………………永久

2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永久

3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长期

4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长期

5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短期

㈤产品技术类：

1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长期

2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永久

3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永久

4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永久

5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永久

6、用户、市场反馈材料……………………………………长期

7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期

㈥科研类

科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………

项目研究和管理过程中形成的材料………………………永久㈦劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期