费用报销管理制度 - 副本
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费用报销管理制度
第一章总则
第一条目的
为了加强公司的管理,规范费用报销流程,合理控制费用支出,结合公司实际情况特制定本制度。
第二条报销范围
本制度适用于公司日常发生的各项费用支出,包括但不限于交际应酬费、会议费、广告宣传费、车辆费用、各类办公费、职工福利费、培训费等报销。
第三条适用范围
本办法适用昆明中道科技有限公司(以下统称公司)。
第四条报销原则
(一)预算管理原则:费用必须严格控制在预算范围内(费用按预算管理执行方式,即以公司为单位按月度费用进行控制。如超过预算费用金额且无审批的追加预算,财务有权拒绝报销。公司负责人对所任职公司预算负责,各部门负责人对本部门预算负责)。
(二)归口管理原则:根据管理职能实行费用归口管理原则。
(三)额度管理原则:公司规定费用发生额度的,超过限额部分财务不予报销,特殊情况需要经过公司负责人审批。
第二章费用管理归口管理
第五条费用归口管理
公司费用采用归口管理的方式,归口管理部门负责费用的控制与管理。按管理职能费用归口情况如下:
(一)行政部
(1)车辆费:包括车辆保险、保养、维修、过路费、油费、停车费、洗车费等。
(2)办公楼租金、物业管理费:办公楼租金和物业费、绿化费等相关费用。
(3)办公费:因日常工作需要而购买的办公用品及其他办公性消耗材料。如购纸笔产生的费用、打印耗材费、邮寄费、书报费、名片印制、办公室清洁用品费等。
(4)员工宿舍费:员工宿舍的租金,水电费和物业费。
(5)会议费:公司组织会议活动发生的费用。
(二)人力资源中心
(1)招聘费:职工招聘发生的费用,如支付给人才网站公司的费用。
(2)培训费:为了提高职工管理和工作技能,单位组织或聘请外部专家等各种职业培训的支出。
(3)管理人员薪酬费用:管理人员工资、奖金等。
(4)职工福利、五险一金:职工福利、职工失业保险、职工养老保险、医疗保险、劳保费等。
(三)运营中心
(1)宣传费:为推公司形象发生的宣传费用,包括海报制作的印刷费用、展览展示费、媒介开发与维护费用、赠送客户的纪念品等费用。
(2)广告费:为宣传品牌和开拓市场而发生的广告费。
(3)推广费:为开拓市场而发生的活动推广费用。
(4)社区装修费:为维护公司形象,社区装修的设计、装修规格、装修支出等。
(5)社区运维费用:社区站点运营维护费用的支出。
(四)政务服务中心
政务项目申请的过程中发生的费用:差旅费、投标费、招待费及专家评审费等。
(五)技术研发中心
技术开发费:软件开发费、软件著作权申请费。
(六)未进行归口的费用,由各部门进行控制。
第三章费用报销规定
第六条交际应酬费报销规定
(一)业务招待费审批规定
业务招待费的列支范围:指公司在经营活动中因开展业务而发生的餐费、烟、酒、礼品等相关费用。
(1)公司发生的业务招待需填写《业务招待申请单》,公司负责人的批准(特殊情况可邮件报批)后由行政部统筹安排,并在报销时将《业务招待申请单》、《费用报销单》并附邀请函、招待清单(菜单、礼品清单)一起提供给公司财务部。
(2)公司需严格控制招待费支出,严禁以招待费名义报销个人费用。
(3)财务部按规定审核原始票据的合理、合规、合法性,按部门做好核算工作,两个(含)以上部门共同参与的业务招待,报销时经办人必须计算分摊金额,否则按经办部门核算。
(4)费用报销严禁非本人代领及代报,参与招待活动的人员(公司负责人除外)以最高级别的人员为报销申请人,不得指定下级人员提出申请,并自己审批报销,否则财务有
权拒绝报销。
(二)业务招待费开支标准
发生招待费用要按节约原则,严格控制陪同人员,重点招待、特殊招待需由行政部负责人统一安排签约招待商家,按以下标准执行:
(1)工作客饭,原则上人均不超过20元;
(2)一般招待,原则上人均不超过50元;
(3)重点招待,原则上人均不超过200元;
(4)特殊招待,原则上人均不超过300元;
(5)同城不能接待,接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;超过10人的,不得超过接待对象人数的三分之一。
(6)送客户茶叶、购物卡,礼品不能再发生报销。
(7)以上费用及招待事项均需由公司负责人先行同意方可支出。
(三)礼品费用审批规定
(1)公司的礼品统一由总部行政部统一订制。因特殊情况确需自行购买的需按规定进行审批,参照《公司形象授权审批表》中招待费的审批权限签批。报销时需提供商场、超市电脑打印的商品清单,节假日招待需事先审批,审批邮件报备财务,若未事先审批拒绝报销。
(2)礼品管理应视同库存商品管理,具体参照《存货管理办法》。赠送统一订做的礼品,需填写《礼品领用申请单》并经部门负责人审核,公司负责人审批。仓库管理员凭签字完整的礼品领用单开《出库单》,月末对礼品领用情况进行统计归集报送财务部,按领用
公司的部门归集费用。
第七条会议费报销规定
(一)会议费的审批规定
会议费用列支范围:是指因召开会议所发生的一切合理费用,包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、场地布置费用、住宿费、租车费(去外地召开公司级会议租用的车辆)、杂费(条幅、水果、食品、鲜花、胸牌、台签等)等。
(1)会议费开支实行事前审批制度,经公司负责人批准后方可开支。
(2)由公司总办会批准的内部会议,需要提供会议活动预算。由外单位举办的需我方承担费用的非市场活动会议。需要提供会议邀请函,会议以承包形式举办的,需要提供与承办方签订的协议。
(3)会议费报销时要附会议纪要表,如:注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数。
(二)会议费开支标准
(1)原则上优先考虑在公司内部场地召开。
(2)公司总办会层面的会议在外部举行,一年不得超过两次。
(3)员工参加会议:食宿由组织者统一安排并承担的,不再享受差旅费补助。食宿不统一安排的,按差旅费管理办法执行。
第八条宣传费用的报销规定
(一)宣传费的审批规定
宣传费的列支范围:包括对外发放宣传品、业务宣传资料、展会支出、印有企业标志