文件统一打印格式

公司公函规定格式一、公函一概采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。

二、公函的字体采用“宋体”形式。

3、公函的文头位于首页最上端，采用“加粗一号宋体”字体，为公司名称（凯诺晟商贸），文头第二行，采用公函“加粗小初号宋体”写“文件”两字；发文字号位于文头第二行之下，由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成；以上并居中。

下划一道4.5磅的双实线（细线在上，粗线在下）。

4、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下：总经办粤晟总字行政部粤晟行字财务部粤晟财字公司粤晟字五、公函的题目要简练、明确，采用“加粗一号黑体”字体。

六、公函的正文要做到一文一事；正文超过一页的要加页码；正文采用“四号”字体。

7、公函的附件位于正文之下，成文日期之上，前面书写“附”字样，其后别离标出附件序号（只有一件时不标）、附件题目和份数（只有一份时不标）。

八、公函稍偏右排写“特此通知”，另起一行偏左排写“请遵循执行！”并空两个空格，采用“三号”字体。

九、公函的审批人位于文件底部左侧，是代表公司或部门最后核查并批准向外发出公函的签名，目的在于表明公司或部门发文的具体责任者，另起一行写明审批人职位及姓名，采用“三号”字体。

10、公函的呈送部门位于审批人职位及姓名以下，写明呈送部门，采用“三号”字体，所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界限。

1一、公函的抄报、抄送部位于末页下端，采用“三号”字体所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界限，形成“抄报、抄送”栏。

顶格靠左书写“抄报：”、“抄送：”字样，其后依次标有各抄报、抄送部门，其间用标点隔开。

1二、成文公司名称（顶格写，其余随后）、校对员名字、日期位于正文的末页最下端，要求用汉字表明完整的年、月、日，并在日期前顶格写上公司名称，采用“三号”字体，所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界限。

13、主送、抄报、存档文件均利用原件，抄送文件利用复印件。

14、公函中出现的所有数字与日期，全数用阿拉伯数字书写，法律文件中的数字用汉字书写。

用Word2003合并邮件功能快速打印格式文件在日常生活中，我们常常会遇到许多内容相同，只需要更改姓名等内容的文件，如逐个替换不仅费时费力，而且容易出错。

利用Word2003的邮件合并功能，能方便快捷地完成这项工作，大大提高工作效率。

下面以制作通知书为例，具体做法如下：一、设计好人员统计表把人员姓名情况用Excel统计好。

二、输入通知书正文把通知书通用部分打好，并设置格式。

三、利用Word2003合并邮件功能进行打印录入1．选择菜单“工具→信函与邮件→合并邮件”，在右边任务窗格中，在“选择文档类型”中选择“信函”类型。

点击“下一步”。

2．进入到第2个步骤“选择开始文档”。

在任务窗格中，选择“选择当前文档”，点击“下一步”。

3．第三个步骤是“选择收件人”，这个步骤中必须选择“现有列表”，再点击“下一步”时，会弹出一个“选择数据源”对话框，用鼠标点击上面的查找范围右边的选择框中的按钮，浏览找到刚才设计好的Excel统计文件，用鼠标选择这个文件，再点击右下角的“打开”按钮，这时弹出“选择表格”对话框，按默认选择点击“确定”按钮。

进入到“邮件合并收件人”对话框，继续点击“确定”按钮。

4．这个步骤是“撰写信函”，是把表格中的数据智能化插入到通知书中关键的一步。

用鼠标选择通知书中需插入姓名的地方。

再在右边窗格中用鼠标点击“其他项目”选项，弹出“插入合并域”对话框，选择“姓名”，让通知书中的“(姓名)”与“插入合并域”中的“姓名”对应起来，然后点击“插入”按钮。

关闭这个“插入合并域”的对话框。

如需插入其他，重复上面这种操作方法。

5．点击“下一步”，进行“预览信函”，可以看到通过合并邮件设置出来的通知书的样子。

6．完成以上的五个步骤后。

进入到最后的一个步骤。

当移动鼠标到“合并”下方的“打印”时。

出现“合并到打印机”提示字样，点击这个“合并打印”按钮．弹出一个打印设置对话框，选择合适的打印形式，确定后，Word2003便把“Excel统计表”中有关的“姓名”自动合并到通知书中，然后便可以把所有的通知书逐张打印出来。

XXX管理有限公司文件格式要求为了规范公司文件编制,确保公文处理的标准化,现公司所有对内、对外公文均执行以下格式标准：一、纸型及页边距除个别特殊文件外,公司其他所有文件均使用A4纸,纵向排版,左边装订,双面打印;上边距、下边距、左边距、右边距2cm;二、页眉页脚文件要求加注页眉和页脚,页眉的内容为公司专用LOGO和文字“XXX管理有限公司”,有下框线,页眉字体为小五号字,微软雅黑,LOGO位于页面左上角,“XXX管理有限公司”位于页面右上角;页脚的内容为“XXX管理有限公司”和“地址：XXX”,有上框线,字体为小五号字,微软雅黑;文件封面、目录页不设页眉页脚;文件正文页码用阿拉伯数字标识,页码位页脚,居中；封面、目录页不加注页码;四、标题标题为二号,黑体加粗；副标题为黑体,四号,加粗；标题上下各空行五、正文正文内容字体为仿宋-GB2312,四号字;整篇文档首行右缩进2字符,段前、断后0行,行距为单倍行距;一级标题标题序号为“一、”,字体为黑体,小三,加粗,左顶格,段前、段后各1行,行距为单倍行距；二级标题标题序号为“一”,字体为小四黑体,加粗,左顶格,段前、断后各0行,行距为单倍行距；三级标题标题序号为“1、”,字体为小四号黑体,加粗,左顶格,段前、断后0行,行距为单倍行距;所有标题序号与标题内容之间空一格；文件最后落款字体字号与正文相同,右顶格,内容为：发文部门全称、“XXX 管理有限公司”、“XX年XX月XX日”;六、附录附录应另起一页;“附录”字样占一行,字间空两格,三号宋体,加粗,左顶格,结尾处无标点符号,段前段后空一行,作为一个单独一级标题排列;附录内容版面要求与正文相同,但其编序前应当冠以“附录”两字如：“附录一”、“附录X”;附录的标题应单列一行,居中,段前段后空一行;七、图、表和度量单位图、表均应按先后顺序统一编号,图、表标题字体为五号仿宋,居中,段前0行段后空行;如图1-1为文件中第一章第一图,表3-2为文件中第三章第2图;图标题置于图下方,表标题置于表上方;八、文件命名格式发文部门专属英文缩写+文件名+序号可选+年度后两位+月+日人力资源中心：RL-XXX-001-180929企划推广中心：QH-XXX-002-180928......发文部门：XXXXXX管理有限公司二〇XX年X月XX日。

文件格式规范1 目的：统一文件格式，提高文件审批效率。

2 范围：适用于***所有文件管理的过程。

3 职责3.1 行政部：负责本文件的拟制、修改与监督执行；3.2 部门/单位负责人：负责本部门/单位文档格式的正确使用与自检。

4 具体内容4.1 Word文档的规定括四部分内容：文件名、标题、正文、落款。

4.1.1文件名的规定（包括Word文档及Excel表格）的文件名要按统一格式命名：（日期）＋（文档名）＋（版本标识）+（作者名）（如：18.8.14会议管理制度1稿－刘静静、18.11.29人力资源部本周工作总结及下周工作计划－李凯）。

让接收文档的人在没有打开文档时，已经能大体了解有关文档的一些基本情况，有利于接收人处理、分类存档；更有利于使用者查找使用。

4.1.2 标题1）文档必须有标题，能够对文档内容进行概括摘要。

2）文档标题简洁明确，避免出现无关字眼，无特殊情况不要跨行。

3）文档内外标题的文字内容保持一致。

4）文档标题不要出现空格。

5）文档标题格式：字体小二号，加粗，宋体，居中。

6）标题的行距采用段后间距1行的标准。

7）副标题规定制度文档不需要副标题，其他文档如果有副标题，格式为：宋体、小四号字、右对齐，在副标题的下面要注明部门/单位名称及作者名字，部门/单位名称与作者名字之间要空2格。

如果没有副标题，在副标题的位置注明部门/单位名称及作者名字，部门/单位名称与作者名字之间要空2格。

4.1.3 正文1）正文的页面边距按word软件默认版面尺寸（左右3.18cm，上下2.54cm）。

2）所有文档的正文用宋体、五号字的格式；内容少的时候，可考虑用小四号字。

3）正文中的小标题或者另外起行的段落，都要采用首行缩进2字符的规格。

4）正文中有需要强调引起注意的文字，将该段文字用黑体加粗。

5）附件标注应位于正文之下，落款之上，另起一行左对齐，例：“附件：XXXXXX”。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

如何将A4文档改成A3折页文档打印
目前，因公司越来越多的文件需要打印成A3折页的格式，特作如下的说明，仅供参考：
第一步，先将全文的段落格式设置如下：
1.在word工具栏中点击段落中右下角的图标，如红色部分显示：
2.将文件格式调整成如下图所示的标准：
第二步，将A4的纸张格式，设置为A3书籍折页的格式
1.在word中的页面布局中设置纸张方向为：横向，在纸张
大小中设置纸张大小为：A3。

2.在页面设置中的页码范围一栏中的多页（M）:设置为“书籍折页”
第三步，打印
在打印的时候，打开打印的“属性”项，如下图红色部分
2.在属性里选择“整理”中的“双面打印”选择第二项，如蓝色部分，确定后即可打印。

保险公司红头文件标准格式一、引言本文档旨在规范保险公司红头文件的标准格式。

保险公司在处理文件时，应遵守统一的标准，以确保文件的一致性和专业性。

二、文件标题2.1 位置文件标题应位于红头文件的最上方，居中对齐。

2.2 字体样式文件标题应使用粗体字体，并使用与正文相同的字号。

2.3 标题内容文件标题应简明扼要地描述文件的主题或内容，以便读者快速了解文件的主旨。

三、文件编号3.1 位置文件编号应位于文件标题下方，左对齐。

3.2 字体样式文件编号应使用普通字体，并使用稍小的字号。

3.3 编号规则文件编号应按照一定的规则进行编制，以便对文件进行快速检索和管理。

四、正文格式4.1 段落设置正文应采用段落分隔的方式进行编写，每个段落之间应留有适当的空行。

4.2 字体样式正文应使用普通字体，并使用适当的字号和行距，以确保文字清晰可读。

4.3 段落对齐正文段落应进行左对齐排列，以提升文档整体的可读性。

五、页眉和页脚5.1 页眉页眉应包含保险公司名称和文件标题，居中对齐。

5.2 页脚页脚应包含文件编号、页码和打印日期等信息，居中或右对齐。

六、字体和字号6.1 字体正文中的字体应使用常用的宋体、黑体或微软雅黑等，以确保文字的清晰度和可读性。

6.2 字号正文的字号应选择适合阅读的大小，通常为12号或14号字。

七、纸张和边距7.1 纸张大小红头文件应使用A4纸张大小，以便于打印和传阅。

7.2 边距设置红头文件的上、下、左、右边距应留有足够的空白，以便于添加批注和注释。

八、结论以上是保险公司红头文件的标准格式。

保险公司应按照规范操作，以确保文件的一致性，提升行业形象。

请注意，本文档仅供参考，具体使用时应根据实际情况进行调整和修改。

标准条款档案盒材料格式要求及样本一、总体格式要求：（一）标准条款档案盒材料统一用A4纸打印。

（二）每个标准条款档案盒要有一个总目录。

（三）标准条款档案盒内每个拉杆文件夹要有一个分目录。

二、文件盒总目录格式：（一）页边距：上下左右各为2cm。

（二）行距：单倍行距。

（三）字体要求：1、“院标及档案目录”：之前空一行，黑体、加粗、小一号，居中。

2、“项目编号”：之前空一行，加括号，宋体、加粗、三号、居中。

3、C1、C2、B、A等序号：楷体、加粗、三号、顶格。

4、C1、C2、B、A的支撑材料：序号用1、2、3等表示，楷体、加粗、四号、首行缩进2字符。

5、目录落款“淄博市第一医院”：宋体、不加粗、三号、页面底端，居中。

三、拉杆文件夹分目录格式：1、C1、C2、B、A的支撑材料：序号用1、2、3等表示，楷体、加粗、四号、首行缩进2字符，根据材料内容多少每一条之间可空一行。

2、其它格式同文件盒总目录格式。

四、材料内容格式：1、标题：宋体、加粗、三号、居中。

2、页边距：上下左右各为2cm。

四、样本（可下载使用）附件1：文件盒总目录附件2：拉杆文件分目录附件1：文件盒总目录档案目录（项目编号：5.1.1.1）C1：1、《淄博市第一医院关于成立医院质量与安全管理督导组的决定》2、《淄博市第一医院关于调整护理质量管理委员会的决定》3、《淄博市第一医院关于调整护理质量管理委员会的决定》2011年4、关于成立护理质量专家督导组的通知5、淄博市第一医院护理管理岗位结构图6、2012年护理质量管理目标7、护理质量管理委员会会议记录C2：1、全院护理管理人员一般情况汇总2、各科室护士长名单3、护理管理人员职责B:1、淄博市第一医院职能科室考核细则2、护士长考核细则3、护士长考核记录附件2：拉杆文件分目录档案目录（项目编号：5.1.1.1）C1：1、《淄博市第一医院关于成立医院质量与安全管理督导组的决定》2、《淄博市第一医院关于调整护理质量管理委员会的决定》3、《淄博市第一医院关于调整护理质量管理委员会的决定》4、关于成立护理质量专家督导组的通知5、淄博市第一医院护理管理岗位结构图6、2012年护理质量管理目标7、护理质量管理委员会会议记录附件2：拉杆文件分目录档案目录（项目编号：5.1.1.1）C2：1、全院护理管理人员一般情况汇总2、各科室护士长名单3、护理管理人员职责淄博市第一医院附件2：拉杆文件分目录档案目录（项目编号：5.1.1.1）B:1、淄博市第一医院职能科室考核细则2、护士长考核细则3、护士长考核记录淄博市第一医院。

word文档打印拼音格式在很多情况下，我们需要将中文文档转换成拼音格式进行打印。

这种需求主要来自于在外国人的办公环境中，他们并不了解中文，因此我们需要将中文文档翻译成英文拼音格式，这样外国人就能够更好地阅读文档内容了。

而且，也有的人在学习中文过程中需要将中文文档转换成拼音格式，这样可以加深对中文单词的理解和记忆。

本文旨在介绍如何在 Word 文档中打印拼音格式。

拼音是一个相对简单的学科，但在实践中使用起来却会遇到一些小问题。

其中一个就是在 word 文档中打印拼音格式的问题。

如果您曾尝试过这件事，就会发现，在 Word 文档中打印拼音格式不是一件容易的事情。

以下是一些实用的技巧，可以帮助您在 Word 文档中打印拼音格式。

首先，我们需要了解 Word 中拼音格式的设置。

在 Word 中，您可以将拼音格式设置为三种不同的方式：带声调、不带声调以及数字。

声调是指拼音中的四种发音方式：阴平、阳平、上声、去声。

用数字表示则是用数字 1 到 4 分别表示这四种声调。

不带声调的格式，只能通过每个单词的上下文来确定声调。

一般情况下，我们都会使用带声调的拼音格式，这样可以保证外国人更好地理解文档内容。

接下来，让我们来看看如何将拼音格式应用到 Word 文档中。

首先，我们需要在 Word 中打开某个文档。

然后，将光标移动到您想要添加拼音的单词上方，然后单击“插入”选项卡中的“拼音”按钮。

然后，您会看到一个弹出菜单，其中包括带声调、不带声调和数字拼音格式。

选择您需要的拼音格式（这里选择带声调），然后按下“确定”按钮。

接着，您需要在导航窗格中找到“拼音”并单击它。

您会看到在文档中出现了一个拼音标记。

如果您想要更改标记的位置，只需将光标移动到所需位置并单击“插入”选项卡中的“拼音”按钮，然后进行同样的操作。

当您已经添加了所有需要的拼音标记后，您可以将文档转换成PDF 格式，以确保在不同的电脑上呈现出一致的效果。

PDF 格式是一种兼容性很好的文档格式，几乎所有的电脑都可以打开 PDF文件。

备注：
1、没有标明类型的文件是根据实际情况打印出来填写，或者在电脑上填写完后打印出来。

2、为了节省资源，除了“印刷品”的，以后所有其他文件自行打印出来，不再统一发放。

3、各种表格在具体落款与填写时间时要注意填写“中海康城小学”，以及时间注意用如“二00九年十二月二十四日”的格式。

4、各部门的计划与总结要著名出处，如“中海康城小学教导处”等字眼。

5、用手填写的资料一定要用黑色签字笔写。

6、需要上交的打印稿文字材料格式：
标题用小三号字，宋体，加粗；正文用小四号字，宋体，行距22磅；要有落款，日期用小四号字；双面打印。