大宗材料集中采购管理制度
第一章总则
第1条为适应公司在赤几发展需要，规范项目施工中的材料采购行为，发挥集中批量采购优势，实现客户资源共享，降低采购成本，提高经济效益，
建立稳定的材料供货渠道，保证采购材料质量，完善工程质量保证体系，
提升公司整体管理水平，特制订本制度。
第2条集中采购的材料品种包括：水泥、石子、石粉、粗砂、细沙、各种规格砖、木方、钢筋，随着集中采购管理的深入，需要增加的材料品种另行
通知。
第二章机构与职责
第3条赤几XXX物资管理部（以下简称物资管理部）是大宗材料集中采购的归口管理部门，同时也是全面负责的部门。
第4条物资管理部负责收集、整理、评价供货商、厂家资料，并向赤几XXX公司提交合格供方资料（附件一：物资供方评价表），由XXX公司总经理
最终审核和审定；每年负责对合格供应商进行两次资格审查（附件二：
物资供方重新评价表）。
第5条物资管理部负责组织大宗材料市场调查，集中比质比价招标采购，与供应商签订战略合作协议。
第6条物资管理部负责集中采购材料应符合《集中采购材料汇总表》（见附件三）中规定的质量、价格、交货期要求，并对供货过程进行监督、协调。第7条物资管理部督促各个工程项目开工前编制大宗材料预算书（预算书至少包括：大宗材料品种、使用的部位、预计使用数量、投标成本），并提
交工程管理部进行审核；工程完工后，对大宗材料进行分类汇总，与该
项目预算书数量、成本逐项对比，按照限额领料的要求，对大宗材料的
使用情况作出客观公正的评价。
第8条物资管理部在工程施工过程中负责大宗材料的《物资需求/采购计划表》
（见附件五）审核，对各个工程项目大宗材料实行动态统计，在预算书
范围内，直接批复项目进行采购，超出预算书范围，报公司领导审批后
采购。
第三章集中采购管理流程
第9条合格供方评审
1、物资管理部根据各项目部上报的供方资料、在互联网上查寻所得供方资料、
其它信息渠道寻找到的供方资料，选定合格供方进行评审，提交工程管理部和XXX公司领导审核；
2、新开项目的项目管理部，物资管理部在项目开工前及时对当地的大宗材料
供方进行考查、评价的供方资料，进行合格供方评审，提交工程管理部和XXX公司领导审核。
3、物资管理部提交的、经过评价的合格供方资料，应包括企业资质、资信、
供货范围、价格、服务、安全、联系方式等信息，填写《物资供方评价表》。
4、项目管理部每季度将“集中采购供方的供应数量、质量、供应及时性、服
务情况”以《集中采购材料合同执行情况反馈表》形式报送到物资管理部，便于物资管理部每半年对供方重新评审，并填写《物资供方重新评价表》。
5、合格供方评审的准则：
a.应具有营业执照;
b.产品生产方面许可证件(当地国家要求必须办理的)；
c.应具有产品检验合格证明；
d.能够满足相应项目上物资需求的生产能力；
第10条签订战略协议物资管理部组织相关人员与供应商进行谈判，协商供货品种、规格、单价、供货期、结算、服务等方面的内容，起草合作战略协议，协议各项内容与供应商协商一致后，报工程管理部和XXX公司领导审批同意，与供应商签订战略合作协议；战略协议相关内容的调整必须按照新协议的流程再走一遍，重新签订新协议或补充协议；签订战略协议的供应商商，由物资管理部编制《合格分供方名录》（见附件四），项目部在《合格供应商名录》内选择供应商，按照战略协议进行材料采购。
第11条《物资需求/采购计划表》审批
1、项目施工技术人员每月根据施工需要编制《物资需求/采购计划表》，计
划表中的各项内容应齐全、表达规范、清楚。
2 、项目经理部对技术人员提交的《物资需求/采购计划表》进行单位工程
查图审核，杜绝零打碎敲，审核后报送物资管理部。
3、物资管理部对照项目预算书，需求计划中的材料品种和数量在项目预算
书范围内的，有物资管理部批复项目直接进行采购，超出预算书范围的，
报工程管理部审核。项目部按照《物资需求/采购计划表》进行采购。第12条物资采购《物资需求/采购计划表》经审批同意后，项目部在《合格供应商名录》中选择就近或熟悉的供应商，按照战略协议内容进行采购。
单批次采购金额在400万非郎以上的（含400万非郎），项目部必须和
供应商签订采购合同；400万非郎以下的，项目部可以与供应商协商，
按照战略协议供货，直接采购供货，可不用签订采购合同。
第13条物资供货项目部采购人员在向供应商签订采购合同或下订单后，要及时跟踪供货商的备货送料情况，督促供应商按照合同和协议的要求，按
时、按质、按量将相应的材料送达到项目现场。
第14条物资进场验收供应商送货到现场，项目保管人员会同相应的技术人员要严格按照《集中采购材料计划汇总表》中规定的质量要求和项目上的
特殊质量规定，对送达的物资进行检验和计量。对于质量不合格的材料，
必须直接拒收，严禁不合格品进入施工现场，特殊情况需要卸货到现场
或者事后发现质量不合格的，要立刻做出不合格品明显标识，防止误用；
对于数量不够的，按照实际供货数量进行计量。
第15条物资入库经验收合格，计量无误的材料，由技术人员（或项目组长）和现场物料保管员共同在入库单上签字确认。入库单应严格按照财务要
求填写，一式三联，供应商一联，项目文件存档一联，采购人员材料成
本统计核算一联。
第16条供货材料的结算
1、各项目采购人员，将本月开出的入库单进行统计，编制《每月分项目大
宗材料应付账款统计表》（见附件六），每月25日之前报物资管理部，
物资管理部负责统计所有项目本月大宗材料应付账款，编制《每月大宗
材料应付账款统计总表》（见附件七），报公司财务，由财务人员报公司
领导。
2、公司领导和财务，根据现有资金状况，分配各个供应商本月材料款的支
付状况，在《每月大宗材料应付账款统计总表》上批复各个供应商结算
本月结算货款金额。
3、经公司领导批复的《每月大宗材料应付账款统计总表》，由财务人员通知各项目采购人员，由采购人员通知供应商进行结算。供应商对结算金额有异议的，由项目采购人员，协同物资采购部、财务部与供应商协商，确实有特殊情况的，由财务部人员向公司领导汇报请示，调整该供应商的结算金额，同时调整《每月大宗材料应付账款统计总表》。
4、财务人员每月26日至月末，到各项目与供应商进行本月材料款的结算。结算时，供应商提供项目上签收的入库单，开具相应金额的发票，项目采购人员负责制作付款申请单，三种单据齐全，数量、金额无误，项目采购人员签字确认，报项目经理签字确认，报财务人员审核无误后签字确认，向供应商支付材料款；回公司后，将付款申请单提交公司领导，公司领导将付款申请单与批复的《每月大宗材料应付账款统计总表》核对无误后，签字确认，交给财务人员入账，完成支付。
第四章附则
第17条本办法是根据公司质量环境职业健康安全管理体系制定的，有关资料、记录由相关部门、人员负责归档保存。
第18条本办法自2014年3月10日起施行。
附：
1、物资供方评价表（物资管理部填写）
2、物资供方重新评价表（物资管理部填写）
