如何高效管理电子邮件资料

20封邮件
7530！
10封左右
除了呼吸 处理email 成了我们做 得最多的事。
也就是每天收发
30封邮件
22590！
全年工作251天，全年要处理的邮件达（封）：
全年处理邮件的天数约47天， 每月工作21.75天
每年有约2个月在 处理邮件！
感谢您的聆听！ 7
平均封邮件处理时间 分钟 全年处理邮件时间达到（分钟）：
给老板的电子邮件更要简洁。
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
二、提高电子邮件质量
@ 雕塑主体之—结尾部分（Close）
更多的客气话。一开头过多的客气话可能会喧宾夺主，把更多的留到最后才不至于 有损主体的清晰。 下一步。在有些邮件里，最好展望一下未来可能发生的情况，将当前信息与未来计 划联系在一起。
小结： 现在这个年代，通信交流的手段太多，我们应当经常问一问自己：“我的信 息用这种渠道发送是最好的吗？”
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
二、提高电子邮件质量
下面大家一起来看两封邮件 对比哪一封你看起来感觉要好些？
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
解药：
1、时代变了，“抄送”和“群发”必须有所收敛，只抄送给真正需要知道这
条信息的人。 2、根据不同的目的制定不同的群发通讯组，并保持其最新状态。 3、不要只依靠电子邮件，必要时组织实时讨论吧（电话、视频、会议）。 4、不要忘记及时信息工具（Instant Messaging， IM ），进行更有效率的 及时讨论。
黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
二、提高电子邮件质量
@ 雕塑主体之—背景部分（Background）
这是信息的主体，稍微费心组织一下会起到事半功倍的效果。 突出重点。项目分点对疲劳的眼睛是一种解放。 准确描述和控制附件。清楚地描述每个附件的目的，如果附件的内容太长，最好告 诉读者重要部分在第几页、第几段。尽量减少附件数量，减轻IT部门后台支持的负担。
件），这样能更好的规划工作量，分出轻重缓急，提高团队工作效率。
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
二、提高电子邮件质量
@ 加强抬头之-描述性题目
用含糊的词语做题目对双方的效率都有妨碍。（如，只有一个“会议”或空白题目） 不清楚的题目让人找起储存的邮件也很困难。 一个描述性的题目会把电子邮件变得更简洁，因为它会强迫你围绕一个已经定下来 的主题去写信。
三、信息辅导
理想效果
公司大部分人邮箱里收到的邮件既清楚、又简洁、又能指导实际行动，每个人能更安 静更关注的工作，整个管理人员的工作效率得到进一步提高。
如何帮助大家？
从自己身边人做起吧，80/20原则：你的邮箱里绝大部分邮件来自一小群人，我们应 该把给我们发邮件最多的人群作为我们重点辅导的对象。
动手吧！制作Top10发信人名单，你能给他们什么指导，你能发现他们什么优点？
TOP10发信人 姓名 1、xxx 2、xx ……. 感谢您的聆听！ 26
黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
需改进的一个方面
一个优点
给忙碌的您几个快速的解答：
是否应该随时收发邮件？
No，你应关闭收件时的“叮”声，或其它声音和图像的提示。因为多数情况下，你不需要每封 信都被提醒或及时处理。不然你每天相当于要被无端打断几十次，每次被邮件打断，再回到原来
然后点击发送 感谢您的聆听！ 11
黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
一、减少电子邮件数量 1、必要？ Q：忙碌的收件人是否需要这封email？ A：给收信人工作中真正需要的，有针对性、有意义的信息。
我们邮件
我邮件
仅供参考（FYI）的邮件 琐碎的感谢邮件 多余的电子邮件 不完整的电子邮件（PDA） 包含可以搜索到的信息的邮件
一、减少电子邮件数量 3、目标正确？ Q：我的信息是否通过最佳渠道发给了正确的接受人？
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
一、减少电子邮件数量
“回复所有人”的副作用：要么没功夫来参与你一厢情愿认为大家愿意参加的讨论， 要么就膨胀成一个巨大的非同步的虚拟讨论圈。
给母语不同的人写信，要保持清楚简洁。避免使用只有同文化背景的人才能理解的
表达方式。
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
三、信息辅导 当好教练的信息辅导工具 1、接ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ辅导：
•感谢所有提供反馈意见 或建议的人 •不要把它当成个人的事 •定期询问自己团队同事 对邮件的反馈意见
“现代管理学之父”、“大师中的大师”
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
序言
我将同大家分享：
减少邮件负荷的新鲜而有趣的办法
摆脱电子邮件的“转轮”
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
自动签名。一个好的自动签名能够提供丰富的信息，还能树立更加职业化的形象，
以及向对方提供联系你的各种方式。
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
二、提高电子邮件质量
@ 电子邮件礼仪（建议）
所有大写看起来都像叫嚷，不必那么费劲强调！！！ 发信前一定记得检查拼写和语法。 避免使用别人可能不理解的表情、简写、缩写，如果一定要使用，请记得在使用前 先解释清它代表什么。（注意，“我邮件”）
二、提高电子邮件质量 OK，看了刚才的两封邮件，下面我们来看看怎么提高电子邮 件质量吧。同样很简单的工具：
A-B-C电子邮质量工具
加强抬头
寄送：行动实施者 抄送：相关者 题目： ●使用“行动”“信息”“要求”“确认”等分类
●使用描述性的题目结尾
附件： ●清楚简明的附件 雕塑主体
使用简洁热情的问候语 Action Summary— 行动简述
的思路上，平均需要1分钟时间。邮件提示耗费你的精力、影响你的速度。你应当将你的邮箱设
置成30分钟一次刷新，而非3分钟一刷新。批量处理邮件的效率更高。
感谢您的聆听！ 12
黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
一、减少电子邮件数量 2、合适？ Q：这封email是否合规、职业化、不得罪人？
审查、 关键词
灰色地带、 证据 说者无意， 听者有心。
职业化？ 失面子
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
解药：
偏方： NRN（No Reply is Needed） NTN（No Thanks Needed）
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
一、减少电子邮件数量
“抄送”和“群发”的副作用：误抄送给无关的人员容易引起抱怨；过多的群发让人 感觉发信人紧张不安、效率底下；不利于打造职业化的个人形象。
2、自我辅导：
•实施改进邮件的方法并 征询同事的反馈 •把工具应用于白天的日 常工作中 •熟能生巧
3、辅导别人：
•制作Top10发件人名单 •和他们交流 •同他们分享你的故事 •辅导他们以正确的方法 发送信息 •使用工具进行“破冰” 感谢您的聆听！ 25
黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
二、提高电子邮件质量
@ 加强抬头之-使用题目分类提示主旨
建议使用行动（Action）、信息（Info）、请求（Request）、确认 （Confirmed）、寄送（Delivery）等词来分类，它们能提示出每一封信的目的，有 助于读者迅速理解。 另一个好处，就是收信人可以按类别来检索（如，找出“请求”或”行动”的邮
黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
一、减少电子邮件数量 思考：自己在email混乱中扮演的什么角色？ 不需要给一个标准，但希望能给大家一个简单的工具，让大 家更清楚地辨别哪些邮件应该发，哪些邮件不应该发。 1-2-3电子邮件数量工具
首先询问自己： 1、必要？ 及时 相关 完整 2、合适？ 合规 职业化 不得罪人 3、目标正确？ 回复所有人 群发名单、抄送 最佳渠道
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
序言
第一步： 减少email 数量
第二步： 提高email 质量
第三步： 让别人发 给自己更 有价值的 email
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
序言
平均每天收到 发出
●简单地列明需要采取的具体行动、关键点、或特殊目的 ●点明前因后果，做到明白无误
Background— 背景信息
●清楚、简洁、相关 ●使用分点或数字来雕塑主体 ●用清晰的黑体字总结各段落
Close— 结尾
●下一步行动和小提示 ●使用带有职务和联系信息的自动落款
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
序言
每天充满了邮件、报告、会议需要处理 PDA叫不停，刚开始还喜欢这种科技感，每天24小时在线，现 在越来越讨厌。 在大量的邮件中存了真正需要的东西，但到后来却怎么也找不 到了，像蒸发了一样。
有时感觉就想一只仓鼠，在发送、转发、接收、查找的转轮上跑。 处理越快越忙乎。 那怎么办？
感谢您的聆听！
一、减少电子邮件数量
原则：“发得少收得的就少。” 现实：收到5封email中就会有3封需要回复，同理，你发出的5封 邮件中就会回来3封。（飞去来器效应） 推理：少发1封email，邮件数就 会减少12%。 问题：“我发出去的邮件大多数非常必要” 现象：1、PDA 2、回复所有人
感谢您的聆听！ 10
eom(end of message)给大家节省时间。
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
二、提高电子邮件质量
@ 使用简洁热情的问候语 @ 雕塑主体之—行动简述（Action Summary）
一个清晰的行动简述，可以让读者对电子邮件做出快速反应，而无需再冗长的文字 间寻找线索。 在PDA和短信盛行的年代，太模糊或过于简单的答复都容易让人摸不着头脑。 模糊的回复 好的。 我去。 已解决。 感谢您的聆听！ 行动简述回复 同意：我把建议书缩短到4页。 确认：我参加8月20日的质量周会。 最后决定：生产部将产量提高到4860。 21
黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
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序言
首先给自己制定一个简单的目标吧：处理邮件的时间缩短20%？
在处理电子邮件上少花20%时间，能节约多少时间？ 每天收发的电子 每年收发的电子 花在电子邮件上 节省20%时间后 邮件数 邮件数 的天数 省下的天数 10 2510 16 3 20 5020 31 6 30 7530 47 9 40 10040 63 13 50 12550 78 16
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
序言
时至今日，脑力劳动的效率仍然
非常低，这是信息社会需要解决的难
题。每个国家、每个行业、每家企业 的竞争力都有赖于此。 ——彼得·德鲁克
感谢您的聆听！ 8
黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日
序言
小窍门
激励自己完成目标， 需要给自己简单、足够的动力。
给我力量！ 目标 1、每周给父母通30分钟电话，聊聊天。 2、每周花1个小时学习Excel函数。 目标类型 个人 工作
感谢您的聆听！
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黄雪川 xuechuan.huang@faw-vw.com 2010年8月8日