年会筹备——从菜鸟到老鹰(天涯一笑)

年会筹备——从菜鸟到老鹰（天涯一笑）

年会筹备从菜鸟到老鹰“烹羊宰牛且为乐，会须一饮三百杯。”每逢年末企业都会举办年会，觥筹交错，人声鼎沸，歌舞升平。如何让企业的年会办得让领导满意.让员工满意却很耗脑细胞。

初生牛犊有点怕虎先说说我第一次办年会“山重水复疑无路”的感受：xx年是我从事HR工作的第三年，也是我第一次在一家台资集团企业策划一场年会。此前的文体活动我一直都是参与，例如参加广场舞比赛.年会节目排练.晚会主持人等等，就是没有系统策划过一次年会。因为要协调的部门很多，要考虑的工作很复杂，刚开始老板给我这个任务的时候我有点不敢接，但是深知老板脾气的我还是硬着头皮接了，心想：人总是有很多第一次，不放迈出第一步怎么能成长。

遇到阻力要敢于挑战。接到任务后我就在想怎么写策划方案，请教以前办过年会的行政主管有没有策划方案，人家说以前没有写过方案，凭经验办的。不管人家说的是真是假，只有自己去弄了。我就在网上找了很多策划方案，进行对比研究，汲取每份方案的优点自己做了一份方案。将方案发给各部门主管和高层，大家讨论了三次，进行了多次修改。讨论的内容包括：活动组织机构.工作任务分配及各项目负责人.活动时间.地点.节目安

排.现场桌椅布置.环境卫生保持.活动秩序维持.奖金发放.活动物资采购等等。

临阵补缺少不了筹备了半个月，终于等到活动开始的那一天，才发现还有很多细节问题没有考虑到。开会时讲得好好的，怎么突然很多人又不知道该怎么做了呢？行政主管向高管打我小报告，说我没安排座位，打算让大家站几个小时。分公司的行政主管认为座位是由我们提供的，她们只管来坐就好了，还让她们的高管来跟我吵架。女主持人化妆穿衣服导致活动开幕时间延迟了几分钟。演员出场不知道顺序，主持人报节目没人上。工作人员跑去偷嘴，没人上台端抽奖箱。活动结束后，负责现场搬桌椅的人员跑了。面对这种种事先安排好的任务却临时变卦，我很烦恼，有时甚至发火，开会时都讲好的，怎么到活动开始了还说不知道，还说没有通知他们。整场晚会，我是又做主持人又救火，累。说明一点，并不是我要做主持人，是实在没人报名参加主持人，不然以总策划的身份是不适合当主持人的，现场还有很多要协调的工作。最后在公司高管的帮助下，解决了危机。由此，我认识到一个新手来策划活动势必受到来自各旧势力的阻挠和破坏，所以必须要取得高层的支持，否则无法协调。

八一难取真经

第一次策划年会就出了这么多问题，我是真没想到。没想到安排好的任务会失控，没想到还有一些细节没考虑到。为此，在历经磨难后我总结了一些心得，供大家参考。

第一，策划前要先调查基本情况。这个情况包含往年年会是谁举办的？怎么办的？有哪些部门是我们需要协调的？往年出过哪些问题，哪些部门，哪些人是需要特别注意的？老板喜欢什么样的节目？怎样预借资金和报销？哪些人是可以信赖的？这些问题就是要摸清公司的文化，防止文化相冲。例如，我用了公开招募工作人员的方法，时候才发现这些人员责任心不强，抱着好玩新鲜的心态报名的，不能灵活调度。所以有些工作人员不能公开招募，要私下筛选。

第二，确定年会筹备组人员结构和工作任务分工。筹备组必须包含高层.人资部.行政部等后勤职能部门人员。工作任务要按策划组.晚宴组.节目组.抽奖组.后勤组.安保组等划分，并说明具体的工作任务。给一份策划书参考如下：

一.活动简介

1.活动主题：用心前行·腾飞xx

2.参与人员：xx科技园在职员工

3.活动时间：xx年2月12日18:00-21:00

4.活动地点：xx广场

5.主持：男女主持各一名（人选待定）

6.职责分工：总负责人：xx，负责整个活动的指挥协调；策划组组长：xx，负责活动策划方案的撰写与活动的协调；晚宴组组长：xx，负责监督及实施尾牙晚宴相关准备工作；节目组组长：xx，负责组织及准备联欢晚会节目相关工作；抽奖组组长：

xx，负责策划及准备抽奖活动相关工作；后勤组组长：xx，负责尾牙活动的所有后勤准备及后勤服务工作。

二.策划组负责事项

1.活动策划书的起草.修改。

2.活动各环节工作安排的监督.协调。

三.晚宴组负责事项

1.晚宴主食的准备。

①全面负责晚宴饮食的烹饪.购买，烤野猪6条，炒河粉.扬州炒饭.卤菜.烤羊肉串.炸薯条.炸鸡翅.河虾.田螺.红豆汤.啤酒.橙汁等，所有食物All you can eat。

②准备烤野猪用的油桶3个，锯成两半，做成6个烤炉。

③准备好竹签.一次性碗筷.一次性杯子.烧烤架.刀具.汤勺.漏勺.菜夹等餐具。

④依照目前人数xx530人.xx180人.xx30人，共计约740人，预计请假100多人，到会600人左右。

四.节目组负责事项

1.晚会节目的准备：①节目征集日期：12月1日至12月15日人资部发通知向各部门征集节目，并向外部聘请演出公司；

②节目筛选日期：12月18日至12月22日按演唱.舞蹈.杂艺分别进行筛选；③节目编排日期：12月23日至26日节目单编排；④初次排练时间：1月28日初次简易排练；⑤再次彩排时间：2月11日

第二次正式着装彩排；

2. 晚会主持人：①主持人：男女主持人各一名，人选待定

②主持人须负责整场晚会台词的准备，以及晚会气氛的烘托.时间的控制.节目的协调等。

3. 节目筛选与编排的要点：①节目筛选的原则：积极健康.喜庆欢快.内涵丰富; ②节目编排的原则：节目.游戏.抽奖三项活动有秩序地进行，演唱.舞蹈.杂艺三类型式互相穿插编排;

4. 道具的准备：①初次排练后，由节目组统计各节目道具

的需求，并填写《请购单》递交行政部采购或租借; ②所有外购

道具由节目组妥善保管及记录，尾牙活动后移交总务保管。

5. 晚会化妆：①节目组需组织需要化妆的演员去外面的化

妆店化妆，并提供票据由公司报销。

6.烟花燃放.荧光棒发放。

①烟花燃放地点暂设专家公寓风车两边或世曜出货广场；②晚会开始时分发荧光棒；

7.摄影①针对各项活动，进行专题摄影.摄像，作为以后宣

传材料。

五.抽奖组负责事项

1.奖品及奖金赞助的联络：由采购课协助进行，于元月初发出邀请函，邀请公司供应商进行赞助，并电话联络及时跟催。

2. 奖品及奖金的统计：① 由行政部协助进行，凡收到的赞助奖金暂存于财会课，收到的赞助奖品由总务专员统一保管.编号.