会议服务流程
一、会前准备
1、掌握会议情况、根据酒店营销部门或餐饮预定部门送发得“会议通知单"了解并掌握会议得有关情况、
(1)会议主办单位及会议名称。
(2)参加会议得人数与会议时间。
(3)会议主席台得人数、名单、身份等。
(4)会议得茶水、水要等要求、
(５)会议室布置要求。
(6)会议得服务要求,等等、
２、会议室布置:
(１)搞好会议室得清洁卫生工作、
(2)布置好会议主席台人员得会前休息室。
(3)按主办单位要求悬挂会标、
(4)按主席台人数布置主席台。
(５)按会议客人人数排好会议桌及座椅或沙发。
(6)备好话筒,调试好扩音设备。
(７)以盆景花草装饰主席台及会议室。
(8)调好会议室温度,应控制在２２摄度到２４摄度。
３、准备用具并摆放:
(1)根据会议人数准备足量得热水瓶、茶杯、茶叶、毛巾、巾篮、烟灰缸等用具,并按规定整齐摆放,应确保茶具得卫生与完好无损。如会
议需用矿泉水等饮料,则应准备相应得水杯或吸管。
(2)会议材料及文具(纸或笔记本、笔)等应按主办单位要求事先摆好。
(3)如主席台需用名卡,则应按主办单位要求制作并摆放。
(4)如会议需用水果,应按主办单位要求得品种与数量准备并摆放(用保鲜膜包盖)。
(5)做好会议主席台人员会前休息室得茶水、毛巾、水果等得准备。
(6)搞好公共洗手间得卫生,各种卫生用吕供应充足。
(7)搞好衣帽间得卫生,并备足衣架、存衣牌等物品。
4、检查。上述准备工作完成以后,应作一次全面而又仔细得检查、如发现有错漏之处应及时纠正、最好能与会务组或大会秘书处得工作人员一起检查。最后整理好自己得仪且仪容,恭候客人得到来、
二、会议服务
1、迎领服务:
(1)客人前来,迎领员应站在电梯口或会议室门口迎接客人,礼貌问候。
(2)及时引领客人进人会议室,请客人入座,以免大量客人拥堵会议室门口。
(3)根据需要提供衣帽服务。
(４)如有需要,应协助会议工作人员分发会议材料、
(5)将会议主席台人员引入会前休息室,休息室服务员在礼貌问候后提供茶水、点心或水果服务。
(6)会议客人全部进入会议室后,应及时关上会议室得门,但应事先明
确会议工作人员得所坐位置,以便能及时联络。
２、会中服务:
(1)客人入座后,会议室服务应由里到外依次为客人斟倒茶水,撤去水果盘上得保鲜膜、
(2)适时续水。一般要求会议室服务员半小时为客人斟倒一次茶水。
(3)适时换毛巾。一般要求在会议中途休息时为客人更换一次毛巾。如主办单位要求,还应在会中提供点心服务。
(4)会中休息时还应及时清理会议桌上得果皮等杂物,并撤换烟灰缸。
(5)注意观察会议室温度及音响效果,如有不当,应及时报告上级或通知工程维修部门。
3、会后服务:
(1)会议结束时应及时打开会议室得门,服务人员应热情送客、礼貌道别。如客人衣帽寄存,应及时取递,协助穿戴。
(２)将会议中得场租费、茶水费、水果费等费用得汇总账单请会议工作人员签单,并及时送交饭店财务记入会议总账。
(3)询问会议工作人员下次会议得有关事宜,以便做好相应得准备工作。
(４)向会议工作人员征求服务方面得意见与要求,以便改进工作。(５)迎领员应将客人送出会议室门口,并引领至电梯口,按好电梯,示意客人进入电梯后道别、
三、会后整理
1、待会议客人全部离开后,关闭空调,打开会议室得门窗通风换气。
2、检查有无尚未熄灭得烟蒂及客人得遗留物品,如有则应正确处理(方法与餐厅相同)。
3、将茶具、毛巾等物品分类整理,及时送至工作间进行清洗消毒。
4、检查设备、用具有无短缺或毁损,如有,则应开具赔偿单请会议工作人员签单后交财务入账。
5、清理后有垃圾,搞好会议室得清洁卫生,必要时进行消毒。
6、关上窗户,、拉好窗帘,关闭电灯等所有电器得开关,锁好会议室得门。
四、注意事项
1、如有年老体弱客人参加会议,应提供特殊服务,并密切关注其情况。２、应做好主席台人员得休息室服务,在会前、会中休息时提供茶水、毛巾、点心、水果等服务。
3、主席台讲话人如有更换,应及时调换茶具并斟倒茶水。
4、如会议内容不便让服务人员知道,服务人员应及时退出会议室,但应备足开水、饮料等。
5、与会议工作人员随时保持联系,以便及时了解会议客人需要,从而做好相应得针对性服务。
6、会前、会中如客人要租借设备、物品,或要求其她代办服务,应尽量满足客人要求、
7、在会议进行中,如有电话找与会客人时,应通过会议工作人员寻找客人,不能大声寻呼。
8、在会议进行过程中,应保持会议室周围得安静, 以确保会议安全。
