部门人力资源经管
李孝松
部门的人力资源经管计划，是把公司的人力资源政策与本部门的目标、任务和价值规范以及任何特定人力资源经管措施结合起来，从而使员工及经管人员对政策和指引有明确的认识。
计划应对下列三个基本问题提供答案：
•需要什么样的员工？怎样去聘得和留住所需数目和素质的员工来应付部门预计的需要？
•怎样确保员工在工作上有奋发精神？
•怎样训练、发展和准备好员工去肩负更重大的责任以及对可能出现的变化能作出更有效的反应，并应付随之而来的对各种技术和才能的需求？
在制定人力资源经管计划时必须参照和支持部门工作计划，才可确保人力资源经管有意义和可信赖。因此，人力资源经管计划应必须与部门的组织结构、任务、价值规范和计划目标相协调。
各部门在制订人力资源经管计划时，首先应考虑怎样组织和经管人力资源的问题。由于这是一项极重要的工作。所以通常应委任一名首长级的人员负责进行。他应对本部门的任务、价值规范和目标有广泛的认识。部门亦须考虑经管人员与行政人员及例如训练人员等身负特定人力资源经管职责的人员之间的关系。
在策划过程中确定了这些方针之后，便可专注于人力资源经管主要方面的拟订工作。
人力资源经管计划的详略只需符合本部门之情况即可，不必包括人力资源经管的所有方面的具体细节。不过，计划仍须由下列部分组成：
人力策划
招聘
工作表现经管
训练及发展
员工关系
经管信息系统
一、人力策划
对本部门人力进行策划，可根据部门的工作任务、计划，并考虑到本部门任务之轻重缓急，做出短期至中期的人力需求计划。一个部门若其工作任务或其它变动得越大，进行人力策划就显得重要。通过人力策划可以显示以下几点：
•预测出在一段特定期间内须招聘人员的数目，以及人才是否可求
•及早指出留任或招聘新人员的潜在困难
•及时发觉某些职系或职级的人手过剩或不足
•及时发觉是否有适当资历及经验的接班人
接班计划：接班计划需对重要职位人员的可能流失的情况做出预计，并物色出将来可以填补这些职位的适当人选，以及确保这些人能得到适当的训练及让他们参与多方面的工作以取得应有的经验，使他们将来可以胜任更高职位的工作。由于执行接班计划所需的工作及支持甚大，所以通常这项计划只限于首长级及其下一级的人员，和流失率大或有意扩充的职系。
接班计划的重要性在于尽量减小因主要职级人员流失所造成的影响，同时及早提醒政策科或部门可能会缺乏哪种技术人才或在找寻适当补充人员时可能有困难。接班计划最好能作三至五年的安排，并且应说明：
•主要职位及可能的接班人
•流失的原因
•接班人的才干及所需的训练
•无适当接班人的职位及补救方法
根据接班计划所载的资料来安排有关人员培训，让他们得到应有的训练或调派到有关部门做适当的工作，以取得预定职位工作所需的经验。
人员流失情况：人员流失是指退休、辞职造成的现象。虽然辞职等现象是不可控的，各部门也不可能为人员流失而预先订个计划，但各部门仍可以监察人员流失的情况以减少留住员工的困难。如果预见或遇上留住员工有困难，部门就须找出原因，并及早把困难解决。解决困难的方法，有例如激励员工，或让员工有接受培训及发展的机会。
部门在解决接班及人员流失的问题时，亦须考虑其它的人力策划因素：
外在因素：部门是否可以从人力市场中招聘人才，是受若干因素影响的。这包括在一段特定期间内市场上是否有具备所需资格、技术和经验的人才，这些人才在私营机构中的就业机会和一般的经济状况。
内在因素：部门工作计划：部门须按其目前及预计的未来工作来计算出在特定期间内所需各级人员的数目。并按计算结果来决定须增加或减少人手。
二、招聘
三、工作表现经管
工作表现的经管，是人力资源经管的一个非常重要的环节，目的在于让员工充份发挥个人的工作能力及其潜力，提高整体的生产力。工作表现经管，是与下列事项有关的：
•改善个人与集体的工作表现；
•将目的和要求明确向监督人员和员工讲清楚；
•加强高级经管阶层、监督人员和员工之间的沟通；
•对于工作表现优良者给予表扬、奖励从而增加他们的晋升机会。
•找出并解决工作表现欠佳的个案；
•与例如训练等的其它人力资源经管工作紧密结合。
激励员工：在很多方面来说，激励是发展人力资源经管能否成功的关键。经管人员应致力于引导员工自我激励的方法来改善其工作，而不是使用外力（例如强加规则或不停改善服务条件）来提高其工作表现的水准。香港政府有多项增加工作动力的正式计划，内容在本书「员工关系」一节中论及。不过，相比之下，监督人员给予员工的激励比这些计划更为重要。
原则：激励的基本原则就是，如果有效地经管员工，他们会自动尽力做好工作，无须使用制裁等强制性的办法来经管。
程序：经管人员激励员工的最有效方法，包括对工作有成效者给予肯定、称赞、公开表扬，和将上一级经管人员的赞扬向他们传达。很多时经管人员用的经管方法是着重纠正工作错失或者惩罚性的措施。如果员工觉得他们所作的决定大都获别人赞成，而当犯上错误的时候又获上级给予正确指导的话，他们便会变得更积极、更果断、有自信和勇于承担责任。
当员工明确知道部门对他的期望，同时又获重视、信任、鼓励和激励的时候，大都会竭尽所能去工作。
工作表现评核：工作表现评核，是把个人的工作表现，按自己与上司同意的工作目标而加以评估。这种评核有两个作用。第一，管方可以藉此对个人在当前岗位上的工作表现作出评价，从而找出员工的长处并帮他克服短处。第二，管方可以藉此取得有助调派职位及晋升的资料。管方亦可在评核工作中比较同职级人员之间的表现及其个人潜力。
原则：工作表现评核的基本准则如下：
•部门／职系首长可以灵活地按下列的原则而设计其部门／职系的评核制度；
•应把工作表现评核视为有多种用途的经管办法。并把对员工评核的结果视为人力资源经管其它工作的指针；
