1.目的
为了规范进出口业务单证档案管理，符合海关等法律法规的要求。依据海关进出口申报管理要求和单证保管要求，对进出口单证保管的范围、保管方式、保管期限、档案管理等进行明确，以确保单证有效保管，以备后续调阅、海关稽查调阅等需要，特制定本办法。
2.适用范围
进出口单证：包括进口申报单证、出口申报单证、其他进出口业务单证、监管证件、许可证件及AEO
认证档案等。
3.权责
3.1进出口组：负责进出口通关单证、手册和账册备案、变更、核销、内销征税、外发加工、单耗等保税
业务资料的整理、核对、保管、存档。
3.2仓库组：负责进出口货物出入库单据的整理、核对、保管、存档。
3.3财务部门：负责进出口货物收付汇单据的整理、核对、保管、存档。
3.4采购部门：负责进口货物采购合同或采购订单的整理、核对、保管、存档。
3.5销售部门：负责出口货物销售合同或销售订单的整理、核对、保管、存档。
3.6文控部门：负责AEO认证资料的整理、归档管理。
3.7各部门：负责归档前的资料保管，资料室负责归档后的资料保管。
4.作业内容
4.1 单证保管范围
4.1.1 进出口申报单证
a)包括：进口报关单、核注清单（加工贸易）、核对单、提单（载货清单）、仓单、发票、装箱单、合同、订单等及随附其他相关证件原件或复印件。
b)出口报关单证，包括：出口报关单、核注清单（加工贸易）、核对单、提单（载货清单）、仓单、发票、装箱单、合同、订单等随附其他相关证件原件或复印件。
c)其他单证，根据不用贸易方式申报的要求所需要提供的单证，包括但不限于:退运协议、维修协议、检验
检疫文件、情况说明等相关文件。
4.1.2 加工贸易保税业务单证
a)手册和账册备案/变更资料，包括:手册和账册备案套表(手册表头、料件表、成品表、单损耗表等)、生产能力证明、备案申请报告、进口料件合同和出口成品合同等。
b) 手册核销资料，包括：手册和账册核销套表(核销申请表、核销平衡表、料件表、成品表、折料清单、库存清单等)、报关单复印件、核销结案通知书原件等。
c)内销补税资料，包括：料件内销报关单复印件、核注清单、发票、装箱单、合同、加工贸易料件内销批准证复印件、内销补税联系单、拍卖报告等。
d) 外发加工资料，包括：外发加工备案表、外发工序说明等。
e)余料结转单证，包括：余料结转核注清单、余料结转明细表等相关复印件。
4.1.3仓库资料
a)出入库单据包括：料件入库、料件出库、成品入库、成品出库、保税边角料入库、保税边角料出库、残次品入库、残次品出库等单据。
b)库存盘点资料，包括：保税料件盘点清册、保税半成品盘点清册、保税成品盘点清册、保税边角料盘点清册等。
c)保税残次品盘点出入库单据包括：料件入库、成品出库、异常报告、短溢装报告等单据。
4.1.4其他资料
a)在途资料，包括：已报关未入库清单、已入库未报关清单、已报关未出库清单、已出库未报关清单等。
b)生产资料，包括：生产工单、领料单，产生良品、不良品、边角料等数据。
c)技术资料，包括：技术图纸、配方、BOM表等。
4.1.5 AEO认证档案
包括但不限于公司程序文件、空白表单、各部门执行记录等相关文件的复印件。
4.2 单证保管方式
4.2.1 纸质单单证保管，归档前由各部门负责整理、核对、保存，归档后资料室进行统一保存。
4.2.2 电子单证保管，归档前由各部门负责整理、扫描、核对、保存；归档后按照指定路径、规定格式、统一编号存放于公共盘内，并建立目录清单，方便查找。
4.3单证档案整理、归档
4.3.1单证的整理
a) 每一项进出口业务操作完毕后，对应担当需在一周内整理留档资料并进行存档，按顺序装订后存
放于专门的文件框中，资料整理需按单证类别（进口、出口、外发加工、内销补税等）、月份、时间先后顺序等进行整理，并制作归档封面后装订。
b) 进出口组对于当月办结的档案，每月集中存放至资料室。存档时，将对应的内部编号、日期等信息张贴于存档的纸箱或文件夹上，便于查阅。
C) 保税业务担当根据手册和账册核销周期进行归档，待手册和账册核销结案后集中存放至资料室，存档时，将对应的内部编号、日期等信息张贴于存档的纸箱或文件夹上,便于查阅。
对于电子单证，进出口组一并进行整理存放至公司指定的部门共享盘中，档案编号与纸质单证编号保持一致。
d) 纸质报关单证的整理及归档工作，每月10号前将上月报关单证清单整理存留资料室。
e) 部门主管需不定期对纸质保管资料及电子保管资料进行抽查归档情况（内容的真实性、有效性、完整性与一致性，以及归档的及时性），归档资料是否符合要求，如不符合要求，需口头或邮件告知相关人员进行整改。
f) AEO认证档案保管：AEO认证档案由文控部门负责保管，需按AEO认证标准分项进行资料扫描后存于指定共享盘，留存电子AEO认证档案。
4.3.2单证保管期限
a)进出口报关单证及相关业务档案自进出口货物放行之日起保管6年。
b)AEO认证档案：永久保管。
5．责任追究、资料整理及归档人员按《进出口业务单证保管办法》《资料室管理制度》管理对资料进行整理及归档，如因工作失职造成单证、资料损坏，遗失等，给予警告处罚，累计达到3次，给予口头面警告处罚。
6．附则
本程序呈总经理核准后即日起生效实施，修订时亦同。
