编号：G/SHJM-RZ-93-2006
神华天津煤炭码头有限责任公司
人事档案管理制度（试行）
第一章总则
第一条为了规范和加强对公司人事档案的管理工作，有效地保护和利用公司人事档案，提高人事档案利用效率，更好地为公司发展服务，根据《档案法》及《保密法》等国家法律、法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于神华天津煤炭码头有限责任公司。
第三条本制度所称人事档案包括：
（一）在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料；
（二）自传和属于自传性质的材料；
（三）考察、考核干部工作中形成的有关材料；
（四）审计工作中形成的有关材料；
（五）国民教育、成人教育、党校、军队院校学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书等；
（六）培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）等材料；
（七）评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料；
（八）创造发明、科研成果鉴定材料；
（九）各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等；
（十）政审工作中形成的材料；
（十一）按规定程序办理更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；
（十二）党、团组织建设工作中形成的有关材料；
（十三）表彰奖励活动中形成的有关材料；
（十四）纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料；
（十五）干部任免、调动等工作中形成的有关材料；
（十六）考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料；
（十七）办理工资、待遇等工作中形成的材料；
（十八）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料；
（十九）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料；
（二十）其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。
第四条归档材料的要求：
（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料；材料要完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名、有
形成材料的日期；
（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字；特殊情况下，本人未签字的，可由组织注明原由；
（三）人事档案材料归档时，应先填写《归档材料审批表》，由人力资源部经理签字同意后方可归档。
第二章档案机构及其职责
第五条人力资源部为本公司人事档案管理机构。
第六条人力资源部设档案管理员负责人事档案的管理工作。
第七条人事档案管理员岗位职责
（一）认真贯彻执行《档案法》，严格履行档案管理各项制度，要本着实事求是的原则，有效地为企业人力资源管理工作服务；
（二）搞好人事档案的管理工作，做到及时收集、鉴别、整理、归档和装订，保证档案资料齐全、准确，符合规定要求；
（三）建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，办理档案的转递和借阅，做到不丢失、不损坏；
（四）钻研档案业务，掌握人事档案工作情况，做到提供材料及时、准确，给领导当好参谋；
（五）遵守工作纪律，严守机密，做到不丢失、不泄密；
（六）认真做好人员变动情况的登记；
（七）认真保管好档案，做到库存档案数目清楚，安全措施齐全，保管条件良好；
（八）做好领导交办的其他工作。
第三章人事档案转递与利用制度
第八条转递人事档案或材料，必须有任免的文件、调动通知或联系函件、领导批复等文字依据，否则，不能随意转出。
第九条转递人事档案应遵守下列规定：
（一）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；
（二）转递的档案或材料，必须符合有关规定的要求，否则，接收单位有权拒收，以至退回原单位要求重新整理或补办手续；
（三）转出人事档案材料，不能分批转，不能有意积压或抽调部分材料后寄，必须一次彻底转出；档案转出后，要在一定时间内向发档单位索要收到档案回执单，逾期一个月未退回者，应写信催问，以防丢失；
（四）收到调入人员档案经校对无误后，应在回执单上签名盖章，立即转回发档单位，；
（五）为使人事档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时转人事档案管理部门，并建立必要的联系制度；
（六）档案管理人员应严格执行转递制度，当接到不归属管
理的干部、员工档案及档案材料时，应及时退还发档单位。
第十条人事档案的利用有以下方面：
（一）查阅
1、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明
查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；
2、查阅单位（部门）盖章，负责人签字；
3、人事档案部门审核批准。
（二）外借
1、借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似；
2、借档单位（部门）盖章，负责人签字；
3、人事档案部门对其进行审核，由部门经理批准；
4、人事档案部门进行借档登记，把借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字；
5、借阅期间不准在档案材料上涂改、填写等增加任何新痕迹，不准增减原材料份数，不准损坏；
6、归还时，及时在外借登记上注销。
（三）出具证明材料
1、由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；
2、人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；
