论ERP系统对会计信息系统的影响
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Network Application| 网络应用浅议ERP环境下的企业会计信息系统内部控制尚素萍 新乡中益发电有限公司 453000摘要:我国有许多企业把 ERP 作为一个会计信息系统引入,并将 ERP 的功能扩展到会计核算领域,通过 ERP 来进行信息的管理、归集,增加企业的核心竞争力。
ERP的引入,提高了企业效率,但也带来诸如内部牵制措施无法执行,网络通讯技术本身存在的安全性等内部控制问题。
本文阐述了 ERP 对企业会计信息系统内部控制的影响,并提出完善企业在ERP 环境下会计信息系统内部控制的具体对策。
关键词:ERP;企业;会计信息系统;内部控制ERP中文全称是企业资源规划。
ERP系统是一个建立在信息技术基础上的,以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。
它强调业务流程的规范、统一及管理的标准化,对于大型、综合型集团企业产生的管理效益更加显著,已经成为企业重要的管理手段。
目前ERP 环境下的会计信息系统作为一种新型的管理模式,以其独特的优势正在企业中得到了广泛应用,一定程度上推动了我国会计行业信息化建设发展。
ERP系统既是一个先进的会计管理系统,也是一种实现企业资源最优化配置的管理理念,特别是ERP系统的应用在完善内部控制方面的优势,有利于监督财务造假等,因此ERP环境下企业会计信息系统内部控制研究非常有意义。
一、ERP与内部控制的关系(一)ERP是内部控制的工具。
内部控制的目标涵盖了企业的整个经营管理活动,而ERP作为企业的管理信息系统,是为特定的企业服务的。
所以在ERP程序设计过程中,可以根据企业的实际内部控制要求加以考虑,设计出适合特定企业的内部控制信息系统。
(二)内部控制的客体是ERP。
ERP是由主观意识的人设计和开发出来的,所以内部控制的关键环节是输入环节。
若输入环节数据错误,那么可能会导致整个企业的管理决策错误,具有一定的主观性;另外,ERP和其他信息系统一样也面临着诸如决策风险、财产价值、实施风险、管理变革风险、内部环境风险、安全风险、外围风险、法律责任等风险,也需要对其进行有效的控制。
会计信息系统与ERP的关系"会计信息系统”是"企业资源管理系统"(ERP)的一部分才对,因为除了ACCOUNTING外,ERP是包括生产管理MRPII、物料管理MRPI、人事管理HRM、客户管理CRM等非会计相关模组。
企业管理的目的是为企业创造利润,企业信息化只是为企业管理提供一种先进的工具、手段与技术。
ERP系统以加强和提高生产及管理效率为目的,是一种有效的手段和工具,对于这一点,用户和供应商都毫无疑问。
然而,我们很多企业即使在采用了信息化系统之后,仍然对信息的使用知之甚少,造成了大量经营数据的堆积和浪费,或者也只是简单地获得一些系统提供的统计数据;而更多的企业只是用信息化的一些标志把企业弄成“信息化”。
却没有真正认识到信息化必须与企业管理实践现代化相结合才能成为企业发展的一种新的生产力。
很多企业被“信息化”了之后,各种企业信息被堆积在企业的各个运行环节中,如果这些信息能够企业的所有管理人员自觉地有意识地使用,信息系统就能够为企业带来真正的推动力。
当前,事实状况是企业并没有因为这些“信息”的带来更多的效益,反而常常因为管理思想的落后,而成为效率与效益提升的羁绊。
一方面,中国的企业必须信息化,另一方面,企业又必须尽快从农业化经济形态转向工业化经济形态,如何为处于工业化初级阶段的企业实施信息化将是中国ERP人必须认真思考和解决的问题,既不能简单照搬国外的模式和经验,也不能盲目地把信息化建立在农业化经济形态上。
随着企业业务处理的复杂化,企业不再简单地要求软件系统进行记账与报表输出,还要求软件系统能够提供业务相关的成本、盈利以及绩效等方面的支持信息,这就促使由财务软件逐渐向MRP、ERP等高度集成化的软件发展。
ERP将财务会计、管理会计的思想与业务流程集成到一体,完全实现了管理会计与财务会计的一体化以及财务业务的一体化。
一、 ERP 中会计与传统管理会计的异同面对当今动态的市场、越来越短的产品周期以及日益激烈的竞争,ERP不是停留在仅仅能够完成计算机化的成本记录、归档等传统任务,更多的贯穿于ERP成本管理中的其实是现代管理会计的原则和思想。
ERP环境下财务会计信息系统内部控制与风险管理研究作者:王民治赵学进来源:《会计之友》2013年第25期【摘要】文章以ERP系统的应用为基础,阐述了ERP环境下财务会计信息系统内部控制的新变化,并就ERP环境下财务会计信息系统的风险防范与管理进行探讨。
【关键词】 ERP系统;财务会计信息系统;内部控制;风险管理财务会计信息系统的内部控制与风险管理问题是一个既传统又现代的课题。
企业内部控制制度的建立健全及有效运行是现代企业治理的一项重要内容。
ERP(企业资源计划)是由美国Gartner Group公司于20世纪90年代初提出的。
它把先进的信息技术与管理思想集于一身,通过利用信息的整合技术将企业内部各个部门连接在一起,成为现代企业的管理运行模式。
就其本质来说,ERP是随着企业管理需求的发展及其管理理论的完善,并结合现代信息技术逐步发展而形成的一种企业管理工具。
它的核心是通过业务量倒挤出企业所需耗用的资源,并在此基础上实现资源的优化配置。
通过资源的调配管理,提供实时资源信息,这与现代经济管理活动对会计所提出的要求不谋而合。
ERP系统作为企业管理思想是一种全新的管理模式,作为一种先进的管理工具,它是应用计算机技术的管理系统。
传统财务会计信息系统内部控制的缺陷是没有把内部控制的流程、方法与信息技术和环境有机结合起来,因此,引入ERP系统技术是实现由传统管理模式转变为现代信息化管理模式的需要,但如何构建ERP环境下财务会计信息系统内部控制体系和由此产生的风险防范制度是我们面对的课题。
一、ERP系统技术的应用对企业财务会计信息系统内部控制的影响企业财务会计信息系统的内部控制,会随着会计处理手段不同和外部环境的变化而发生新的发展与变化,经历了从手工操作会计工作到电算化应用,再到ERP下建立财务系统与整个网络大环境四个不同的阶段,包括手工方式下财务会计信息系统内部控制阶段、电算化方式下财务会计信息系统内部控制阶段、网络环境下财务会计信息系统内部控制阶段和ERP环境下财务会计信息系统内部控制阶段。
2012年第5期总第215期Foreign Economic Relations &Trade【财税审计】ERP 环境下会计信息系统的发展朱小雪邢云翮(山东省专利保护技术鉴定中心,山东济南250012)[摘要]当今社会信息已经成为最重要的战略资源,会计系统提供的信息已经成为企业决策信息的首选。
从会计信息系统的发展历程出发探析会计信息系统的演变历程,其中着重分析了ERP 环境下对会计信息录入、处理及输出的影响。
会计信息系统与ERP 系统的融会贯通;采用开放式架构,全面支持电子商务;满足企业国际化发展潮流的需要已经成为ERP 环境下会计信息系统的发展趋势。
[关键词]ERP ;业务流程重组;会计信息系统[中图分类号]F275[文献标识码]B[文章编号]2095-3283(2012)05-0149-03作者简介:朱小雪(1981-),女,山东济南人,山东省专利保护技术鉴定中心;邢云翮(1977-),女,山东济南人,山东省专利保护技术鉴定中心。
会计信息系统(Accounting Information Systems )是指利用信息技术对会计信息进行收集、存储、处理和传递,完成会计核算工作,并能提供会计所需管理、分析、决策辅助信息的人机系统。
会计信息系统包括两部分内容:一是对会计信息的处理,以完成核算任务;二是提供辅助信息用于协助管理和决策。
从演变历程来看,可将会计信息系统划分为电子数据处理、会计电算化、会计信息系统成型和基于ERP 环境下的现代会计信息系统四个阶段。
一、会计信息系统的发展历程(一)电子数据处理阶段20世纪50年代会计信息系统开始出现,最初是电子数据处理阶段。
电子数据处理阶段主要是利用计算机协助进行会计数据的计算,数据不能单独使用,不能够离开相应程序而被其他的程序所调用,在这一阶段数据库技术还没有出现,仅仅是代替人工进行给定数据的计算而已。
电子数据处理阶段是会计电算化的初始形态,仅仅说明计算机技术已经初步涉入会计信息处理领域。
会计信息系统与ERP1. 简介会计信息系统(Accounting Information System,简称AIS)是指通过信息技术为组织的会计活动提供支持和服务的系统。
企业资源计划(Enterprise Resource Planning,简称ERP)则是一种集成管理软件系统,通过整合企业各个部门的数据和业务流程,实现信息共享与协同。
本文将探讨会计信息系统与ERP之间的关系以及它们在企业管理和决策中的作用。
2. 会计信息系统的功能会计信息系统可以分为三个层次的功能:数据输入、数据处理和数据输出。
在数据输入方面,会计信息系统通过与其他系统集成,实现自动化数据采集,减少了传统手工输入的错误和工作量。
在数据处理方面,会计信息系统可以自动进行分类、汇总和计算,提高了财务报告的准确性和效率。
在数据输出方面,会计信息系统能够生成各种财务报表和分析报告,并支持灵活的查询和分析功能。
3. ERP系统的特点与传统的单一功能系统相比,ERP系统具有以下特点:集成性、全局性和标准化。
集成性体现在ERP系统能够将企业各个部门的数据和业务流程整合到一个统一的平台上,实现信息的共享与协同。
全局性指ERP系统能够覆盖企业的各个方面,包括采购、销售、生产、财务等。
标准化是指ERP系统使用通用的数据结构和业务流程,使得企业能够遵循统一的标准进行管理。
4. 会计信息系统与ERP的关系会计信息系统是ERP系统中的一个模块,负责处理与会计相关的数据和业务。
会计信息系统通过与其他模块的集成,获取各个部门的数据,并进行分类、汇总和计算,最终生成财务报表。
因此,ERP系统可以看作是一个更加综合和全面的会计信息系统。
同时,ERP系统还拥有其他功能模块,如供应链管理、人力资源管理等,可以支持企业的全面管理和决策。
5. 会计信息系统与ERP的作用会计信息系统和ERP系统在企业管理和决策中起着至关重要的作用。
首先,会计信息系统能够提供准确、及时的财务信息,为管理者提供决策依据。
论ERP系统对会计信息系统的影响摘要:我们已经跨入二十一世纪,这是一个信息与知识经济的时代。
在这个瞬息万变的世界中,信息技术已成为最具潜力的新生产力。
如何有效地利用信息技术,提升企业管理创新及竞争能力,是全球迫切研究的课题。
信息资源作为最宝贵的资源,已成为决定一个国家生产力水平和经济增长速度的关键因素。
ERP是融信息技术、管理理念和业务流程为一体的企业资源计划系统,代表着当代企业先进的管理模式。
本文主要论述了ERP系统对会计信息系统的影响。
关键字:ERP系统会计信息系统一、会计信息系统与ERP系统概述(一)会计信息系统会计信息系统(accounting information system,AIS)是一个面向价值信息的信息系统,是从对组织中的价值运动进行反映和监督的角度提出信息需求的信息系统。
它是利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理,完成会计核算任务,并能提供为进行会计管理、分析、决策所用的辅助信息的系统。
(二)ERP系统企业资源计划系统(Enterprise Resource Planning System,ERP)是当今国际上先进的企业管理思想和先进的信息技术相结合的产物,是企业信息系统发展的最新成就。
它的核心是实现对整个供应链的有效管理,把企业和供应商、客户等市场要素结合起来,并将企业内部的采购、开发设计、生产、销售进行整合,使企业能够对人、财、物、信息等资源有效管理与调控,实现资源运作效率的提高。
它的本质是一种管理思想,必须以软、硬件系统作为实现这种管理思想的载体。
二、传统会计信息系统的缺陷与ERP系统中会计信息系统的优越性在ERP系统出现之前,企业将很多重要的商业信息储存在许多不同的部门,各部门用于管理这些信息的系统和技术也不同。
有时某种信息在企业内部多次复制,但是其中有些部门并不需要这些信息。
还有一些书面信息使得其在部门间的传阅比较困难。
例如,客户可能打电话到销售部门查询一个重要订单的进展情况,为回答这个问题,销售部因无共享数据库可查,而不得不打电话到公司的生产或货运部门查询订单进展情况。
(一)传统会计信息系统的缺陷面对管理要求的提高和科技发展赋予的新特性,传统会计信息系统暴露出它所固有的局限。
例如,传统会计信息系统在设计时,是站在会计部门的角度考虑问题,而不是站在企业的角度,会计软件的设计总是不能迈出会计部门的禁锢,这样形成的会计信息系统,信息流只能在会计部门内部流动,形成了信息孤岛,而信息孤岛之间交换数据很难保证其真实性,因为信息孤岛间的信息流动往往不能以原始的形式流动,如需要转换成纸制凭证,或者存入磁盘来传送。
传统会计信息系统的不足之处具体表现在:1.局限性传统的会计信息系统以货币为计量单位,而许多重要资源无法用货币计量。
财务部门只是记录经济业务的资金流信息,并不采集业务活动的全部数据,同一经济业务的相关数据被分别保存在财会人员和非财会人员手中,这样忽略了大量管理信息,导致会计信息系统与其他业务系统数据有可能不一致或信息隔阂及信息重复,无法满足管理者的需要。
2.封闭性传统的会计信息是通过原始凭证、记账凭证、明细账及总账进行“筛选”后得出的,从中看不到每项经济活动发生、执行与完成的全过程。
由于过分细分的核算结构,使各个核算子系统之间彼此分割,会计人员很少涉及业务层的流程,会计人员只负责业务发生的单据流转和记录,而不涉及业务本身,缺乏会计数据传输的一致性、系统性,这就可能在客观上导致会计信息与业务信息不一致问题,降低了会计信息的质量。
3.滞后性传统的会计信息系统将全部会计信息存放于资产负债表、利润表、现金流量表及其附表中。
由于会计业务流程的顺序化特点,使得信息只能靠金字塔似的结构进行一级一级地逐步传递,不能跳跃。
会计信息需求者只能在会计人员报出的月末、季末或年报的会计报表中得到一定的会计信息,使得会计信息缺乏实时性和及时性。
而在现今的经济环境下,这种信息披露模式已经不能满足信息使用者的需要。
(二)ERP系统中会计信息系统的特性1.即时性在ERP的状态下,资料是联动的而且可以随时更新,每个有关人员都可以随时掌握即时的资讯,这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成。
一般说来,影响企业竞争力固然有许多因素,但一个很重要的因素,在于它对企业内部各种信息的把握,以及对外部市场的资讯、现状变化的了解。
在当今信息社会里,不仅要知己知彼,还贵在“即时”。
能否如此,其效果迥异。
2.集成性在ERP状态下,各种信息的集成将为决策的科学化提供必要条件,在ERP尚未导入之前,知识库的信息资讯是属于过时的,更多的是局部的信息、片面的信息,乃至失真的信息。
导致这种现象的原因,除了其他因素外,信息的集成机制不完善无疑是一个重要因素。
另一方面,以往的会计信息系统在面临组织增减变化时,需要花较多时间去修改串联,在导入ERP之后,面对这样的变化,便可以很轻松地进行衔接,预算规划精确,控制更为落实,也使得实际发生的数字与预算之间的差异分析、管理控制更为容易与快速。
3.远见性ERP系统的财务子系统与ERP系统的其他子系统融合在一起,会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体,这种系统整合及其系统的信息供给,有利于财务做前瞻性分析与预测。
三、ERP系统对会计信息系统的影响(一)对于会计分期假设的影响在会计信息系统中,从会计数据向会计信息的加工、转换需要较长的时间,加之受到信息技术的限制,所以传统会计便有了会计分期的假设。
会计分期假设是指为了定期总结企业组织的经营状况,人为地将企业组织的持续经营过程划分为等距的、首尾相接的期间,并将其作为编制财务会计报告的时间范围。
在信息化社会,就主观而言,会计信息的使用者需要在任何时间、任何地点都能方便快捷地获取会计信息,以支持经营决策;就客观而言,基于现代信息技术的电子商务,一笔交易在瞬间完成,并将已发生交易或事项实时地反映在财务会计报告上,信息使用者可以从网上随时获取最新的财务报告,而不必等到某个会计期间的结束,从而极大地提高了会计信息的实时性。
这时,会计分期假设的要求于计算机实时性的特点便产生了冲突。
(二)对于货币计量假设的影响货币计量假设是指会计核算以货币作为计量单位,这一假设的内涵主要包括:货币计量、币种唯一、币值稳定。
货币作为会计信息的统一计量单位,在不同的企业组织、不同的行业之间实现了财务状况和经营成果的反映和比较。
在信息化社会,会计信息使用者需要诸如创新能力、客户满意度、市场占有率等表现企业组织竞争力方面的非货币信息。
由此可见,会计核算的信息化,对传统货币计量会计假设造成了冲击。
(三)对会计核算的影响会计中的许多业务处理都具有固定的格式或者是机械重复地进行,而这些正是计算机所擅长的。
传统会计信息系统一般的设计仅仅是模仿手工记账,虽然是电脑处理,却并没有给会计人员带来多少自动化,原始凭证一般为纸制,记账凭证由会计人员录入系统,之后的记账、生成报表才开始体现了计算机的自动化特点。
而ERP则不同了,由于它将企业中的各种资源都集成到了ERP当中,原始凭证被相关部门人员录入之后,会计部门不必再自己生成记账凭证,计算机会通过读取数据库自动获取原始凭证相关数据,生成记账凭证。
企业间的交流可以通过标准的数据接口传送得到原始凭证,在数据库中记录相应的数据,然后根据这些数据生成各种报表,支持企业分析决策。
“如果信息集成度做得好的话。
企业财务的70%以上的凭证是可以自动生成的”,自动化程度大大提高。
(四)对于传统会计报告的影响提供会计报告是会计核算信息化的基本目标。
与传统手工会计信息系统相比,网络环境下将会更好地实现会计的目标。
主要表现在:首先,互联网使电子联机实时报告成为可能,这不仅加快了会计信息传输的速度,也改变了会计信息的阅读方式;其次,在网络环境下,会计信息系统将采集到的数据和加工生成的会计信息存储在系统数据库中,既可以按约定的格式和内容提供会计信息,也可以由用户根据自己的信息要求,在数据库的基础上加工生成个性化的会计信息;再次,会计信息的交流在提供者和使用者之间实现了双向互动,且不再受到时间、地点和空间的限制;此外,联机实时的报告输出方式,还在增加会计信息量的同时降低了会计信息提供的成本。
ERP环境下,会计报告能得到更好的表达,但是在现有的会计制度下,却没有给这种表达提供太多的机会。
四、ERP系统在会计信息系统中应用的改进措施(一)建立基于网络的全方位原始数据采集系统在现行信息化环境下,经济业务发生时首先填制或取得用以证明经济业务的发生或完成情况,明确经济责任,并作为记账原始依据的原始凭证。
这些原始凭证是纸质的,在传递上存在时延,所以会计的日期通常和经济业务发生时的日期不一样。
原始凭证通常是一式几份,财务部门、业务部门重复录入数据,浪费大量人力、物力、财力。
而在运用ERP系统的环境下,由于网络技术的发达,企业交易过程是在网上进行的,因而这些经济业务发生的依据是各种电子单据,它们通过网络可以无时延地传到企业,同时,通过企业内部局域网,会计部门可查看其他部门正在发生的经济业务,为管理和决策提供有用的信息。
数据只需一次录入,其他部门都可共享。
可见,在ERP环境下,原始单据的形式发生了变化,搜集的方法发生了变化,传递的时效上也发生了变化,因此建立基于网络的全方位原始数据采集系统是解决传统信息采集、传递存在时间差的根本措施。
(二)建立基于网络的会计实时信息处理系统现行会计业务流程由于受制于技术和成本,信息的披露主要以季度、年度为主的定期报告方式进行披露,然而随着网络技术的发展,这种制约因素得到有效克服,使会计实时信息处理成为现实。
现代网络技术的广泛应用,打破了传统信息交换的时间和空间概念,改变了人们收集信息、处理信息和利用信息的方式,实现信息的共享。
因此,要实现财务业务一体化信息处理流程需要充分利用网络技术,以计算机网络为平台,将实时信息处理流程嵌入业务处理过程中,将财会人员工作嵌入经营活动过程中,使财会人员的工作空间拓展到生产经营的各个业务部门,将财会工作由被动地、过滤地收集信息,整理信息和加工信息转变为主动地、全面地、实时地收集和加工会计信息。
(三)建立基于网络的会计实时信息多元化披露系统通过网络技术将财会人员工作环境由财务部门延伸到各个业务部门,直接关注实际业务过程,有助于财会人员通过会计实时信息处理系统准确、及时地获取信息并进行加工处理,实现处理的动态化和实时化。
使信息采集、加工的实时性,完整性和有用性得以实现,同时可以应用网络技术,设计能够满足多种用途的全面反映历史信息,实时信息及未来预测信息的财务报告体系,实现会计信息披露多元化,同时充分利用网络技术、人工智能技术和数据库技术,丰富实时报告的形式和内容,实现信息披露的多样性。