附件6
石家庄区域公司工程档案管理办法
一、目的
为使我公司工程档案完整、准确、安全并能有效利用，充分发挥工程档案在今后工程管理、工程维护中的作用，根据国家有关文件规定和集团档案管理制度，结合公司实际情况，特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于石家庄区域公司及各工程项目部门。
三、术语
3.1工程档案指公司各建设项目从提出、调研、可行性研究、立项审批、评估、勘察、设计、招投标、施工、检测、监理到竣工备案全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。
3.2工程项目部门指公司所有在建工程的项目部门。
3.3建设工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
3.4竣工档案指各参建单位将在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的工程文件、图纸,并按规范整理成案卷。
3.5施工文件指施工单位在工程施工过程中形成的文件，也可简称施工资料。
四、职责与权限
4.1公司行政部是工程档案工作的归口管理部门，其主要职责是：
1）负责按统一标准对工程档案的收集、整理、组卷等档案业务工作进行指导和监督。
2）负责检查、验收、管理公司在建项目的档案实体。
3）负责在工程立项后对项目部工程档案员进行工程档案交底工作。
4）负责各分支机构、一线业务单位工程档案业务指导工作。
5）负责工程档案的提供利用工作。
4.2工程管理部、规划设计部及各工程项目部应高度重视工程档案管理工作，协同公司行政部（以下简称集团档案室）做好此项工作。其主要职责是：
1）规划设计部负责组织协调设计单位编制工程竣工档案，根据《建设工程文件的归档范围及保管期限表》（详见下文附录B）移交设计单位应归档文件，同时负责本部门业务范围内与工程相关的文件归档工作。
2）各工程项目部负责组织施工、监理等参建单位编制工程竣工档案，并且保证所有参建单位的工程文件及竣工图全部归档，无一疏漏。
3）各工程项目部负责监督检查施工过程中的施工文件收集、整理、立卷工作，确认施工文件及竣工图纸完整准确（确认施工文件不得有缺项、确认竣工图纸与工程竣工后现状一致）。
4）各工程项目部负责本部门所属项目的前期基建文件、项目管理文件、竣工验收等文件的收集、整理、立卷及移交档案室的工作。
5）各工程项目部督促监理单位负责监督检查各参建单位的工程竣工档案编制工作，对施工文件及时签署审核、鉴定意见，并负责本公司监理文件的收集、整理、归档。
五、工程档案管理及归档范围
5.1项目立项批准后，项目部应设专人、专岗负责项目文件积累、整理、审查工作，对各参建单位施工文件深入现场实行跟踪管理。
5.2各项目部要求各参建的单位必须配备专职资料员，明确资料员的职责，检查施工进度和质量的同时，对项目施工文件的收集、整理、审定工作进行检查；项目竣工验收时与竣工档案验收同步进行。
5.3工程档案工作要与建设项目进度同步，各项目部工程资料员应在施工单位进场时，向施工单位明确提出竣工档案编制的要求，确定未来的竣工档案编制的形式、套数及质
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量要求。要求施工单位做到工程文件存档与工程进度同步，不能滞后补做也不能超前做好。
5.4工程项目部应与公司档案室密切配合，档案室管理人员应当参加施工项目交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加工程项目档案验收检查。
5.5项目部应把工程档案工作纳入工程建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员岗位职责。将工程档案管理要求列入监理管理职责中，明确各方对工程档案工作的责任。
5.6工程档案管理应纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程管理，具体如下：
1）项目在签订设计、施工、监理等合同（协议）时，应根据建设项目归档文件范围，明确乙方单位应提交甲方单位工程档案（包括电子文件）的内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。
2）项目结算时，成本部门须到档案室签署意见。档案部门根据合同（协议）对乙方提交工程档案进行检查、验收，合格后签署同意付款意见，财务部门再履行付款手续。
5.7工程档案归档范围
5.7.1工程档案归档范围主要有五部分：A类基建文件、B类监理文件、C 类施工文件、D类竣工图E类各类设备操作说明书及使用说明。
5.7.2基建文件：基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部文件。按其性质可分为：立项决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收、备案及其它管理文件。基建文件包括：a立项决策文件：项目建议书（代可行性研究报告）及其批复、有关立项的会议纪要及相关批示、项目评估研究文件及专家建议。
b建设用地文件包括：征占用地的批准文件、国有土地使用证、国有土地出让合同、规划意见书、建设用地许可证等。
c开工文件：建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、工程开工分别由规划、
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环保、消防、节能、节水、人防、卫生防疫、交通、园林、市政、通讯、质量监督、供电、供气、供水、公安等有关职能部门的审查意见及批准文件。
d验收备案文件：消防、环保、人防、节能、档案、规划验收、竣工备案表等政府部门形成的验收文件。
e勘察设计类文件：（1）工程地质勘察报告、土壤氡浓度检测报告、沉降观测报告、高层建筑物风洞实验报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、设计计算书、施工图设计文件审查通知书、设计方案审定意见、方案效果图。（2）设计合同、设计任务书、项目设计总结或说明。（3）专家的设计建议、项目评估文件、公司内部关于设计决策方面的重要会议纪要、与合作设计方往来的文件及重要的会议纪要。（4）工程设计条件通知单、委托设计任务书
f商务文件：（1）工程投资估算、实施版目标成本、工程结算书、工程量计算书、与成本相关的各类呈批件。（2）涉及造价的重要会议纪要、各类工程合同。
g招标采购文件：参照《招标采购管理办法》（1）招标计划（2）招标立项（3）招标公告（4）供应商推荐/汇总表（5）供应商资格初审表（6）供应商资格审查评分表（7）供应商入围审批表（8）标书发放登记表（9）回标登记表（10）开标记录表（11）谈判纪要（12）技术标评标报告（13）商务标评标报告（14）定标会会议纪要（15）定标报告（16）中标通知书。
h工程管理文件：（1）与各施工方往来工程联系函、各类会议纪要、工程各阶段照片、工程竣工总结。（2）建设单位项目管理人员名册（后附人员资质）监理单位项目管理人员名册（后附人员资质）设计单位项目管理人员名册（后附人员资质）
2）B类监理文件、C类施工文件、D类竣工图、E 各类操作手册及说明书详见附件《建设工程文件分类、归档范围及保管期限表》
5.8外埠各分支机构以附录B分类表为基础并结合地方规范，制订本地的工程档案归档分类表。
六、工程档案分类及档案号编制规则
6.1众美地产集团工程档案归档内容可划分为8类：1－前期基建文件及竣工验收文件；2－勘察设计阶段；3－工程设计阶段；4－监理文件；5－施工技术文件；6－竣工图；7
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