物业管理公司档案管理标准作业规程

物业公司业户档案管理标准作业规程一、背景介绍物业公司作为管理和维护小区或商业建筑的重要组织，需要建立规范的业户档案管理制度。

业户档案管理是物业公司的重要工作之一，对于确保小区或商业建筑的安全、维护良好的社区环境、提供高质量的服务至关重要。

本文旨在制定物业公司业户档案管理的标准作业规程，从而确保业户档案管理的规范性和有效性。

二、档案建立和维护1. 业户档案建立1.1 业户档案应包括业户基本信息、房屋交接记录、装修记录、维修记录等内容。

1.2 业户档案应在业主入住时建立，由物业公司负责收集必要的信息并整理归档。

1.3 物业公司应建立统一的档案编号，用于标识各个业户的档案，方便查找和管理。

1.4 档案信息的采集应及时准确，确保信息的完整性和准确性。

2. 业户档案维护2.1 档案室环境应保持整洁、无尘、无湿，避免损坏档案材料。

2.2 物业公司应定期检查档案室，确保档案的安全和可用性。

2.3 物业公司应制定档案借阅和归还的规定，确保档案的使用和保密性。

2.4 档案应按照一定的分类和编号方式进行归档，方便查找和管理。

三、档案查询和利用1. 档案查询1.1 业户可以通过书面申请的方式向物业公司查询相关业户档案信息。

1.2 物业公司应及时响应业户的查询需求，并提供准确的信息。

2. 档案利用2.1 业户档案可以被用于办理相关手续、备案报表等工作。

2.2 物业公司可以根据业户档案信息进行业务分析、规划和决策。

四、档案保密与备份1. 档案保密1.1 物业公司应建立档案保密制度，明确档案信息的保密范围和要求。

1.2 物业公司工作人员应签订保密协议，并接受相关保密培训。

2. 档案备份2.1 物业公司应定期对业户档案进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。

2.2 备份数据应存储在安全、防火、防水的地方，避免数据丢失。

五、档案销毁1. 档案销毁流程1.1 物业公司应按照规定的时间对业户档案进行筛选和整理。

1.2 档案销毁应有专人负责，并记录销毁过程。

物业管理业主档案管理标准作业规程一、文件目的本标准作业规程是为了规范物业管理业主档案的管理流程，确保业主档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理效率。

二、适用范围本标准作业规程适用于物业管理公司及其所属小区的业主档案管理。

三、档案分类1. 客户基本信息档案：包括业主姓名、联系方式、身份证件、购房合同等文件。

2. 住房装修及改造档案：包括装修合同、装修设计图纸、施工方案、竣工验收报告等文件。

3. 业主投诉及处理档案：包括业主投诉内容、处理结果、沟通记录等文件。

4. 收费及缴费档案：包括物业费通知单、收据、缴费记录等文件。

5. 物业维修档案：包括维修保养记录、报修单、维修合同等文件。

四、档案管理流程1. 归档流程(1) 所有关联文件必须按照业主档案分类归档。

(2) 所有文件归档前，需进行编号和登记，确保文件的唯一性和可追溯性。

(3) 档案保管员负责进行归档，并记录归档日期和归档位置。

2. 查询和借阅流程(1) 档案管理员负责对档案进行组织和索引，并按照规定的权限提供档案查询和借阅服务。

(2) 业主或相关部门需要查询或借阅档案时，需提供有效的申请，并经审批后方可查阅或借阅。

(3) 档案管理员在归还后，及时进行档案的重新归档，并记录归还日期和归还位置。

3. 档案的保密和安全措施(1) 业主档案属于敏感信息，所有涉及档案的人员必须签署保密协议。

(2) 档案室应设有门禁系统，并由专人负责门禁管理。

(3) 档案室内应安装安全监控系统，实时监控档案室的安全状态。

(4) 档案室应定期进行防火、防潮、防虫等管理维护措施，并定期进行巡检。

五、档案销毁流程1. 归档过程中发现重复归档或丢失的档案，需立即进行修复或重新归档。

2. 档案保管期满后，经过审批，方可进行销毁。

3. 档案销毁需编制销毁记录，并保存至少五年。

六、档案质量管理1. 档案管理员需定期对档案进行检查和巡查，确保档案的完整性、准确性和可用性。

2. 定期对档案进行备份，确保档案的安全性和灾备能力。

物业管理公司档案管理作业规程一、编制目的为规范物业管理公司档案管理作业，加强档案的保管、利用和管理，保证档案资料的真实、完整、准确和及时性，制定本规程。

二、适用范围适用于物业管理公司在业务经营管理中形成的各种纸质和电子档案资料，以及涉及到的所有工作人员。

三、档案管理原则1.真实性原则：档案所反映的事实和情况要真实、准确、无误地反映实际情况。

2.完整性原则：档案资料应按照时间顺序完整的记录与业务有关的各种信息和事实。

3.及时性原则：档案工作应保证资料的及时归档、整理和备份，及时反映各类信息变更、主管部门及上级有关政策、法规等的变化情况，并及时参与业务决策。

4.保密性原则：档案资料应遵守国家的有关保密法规，严格保护商业机密、个人隐私及内部机构管理相关的重要信息。

五、档案管理组织1.物业管理公司应设置档案管理部门，明确工作职责和工作流程，由专人负责管理和维护档案。

2.档案管理人员应具有档案管理和档案工作经验，并接受过档案管理、档案鉴定、档案修复、档案数字化等相关技能培训。

3.物业管理公司应按照管理需要和档案存放情况，合理设立档案库房，保证档案资料的安全、有序、易检索。

六、档案管理流程1.档案收集物业管理公司应按照档案管理要求，有序收集企业经营活动中形成的各类档案资料，包括纸质档案、电子档案和图书资料等。

2.档案登记物业管理公司应将收集的档案资料进行归档整理，并按照统一的编号、名称、类别和时间等基本信息，认真登记档案。

3.档案归档物业管理公司应根据档案类别和保管期限，将档案资料正确地归档存放在档案库房中，并进行存放位置标识和说明。

4.档案借阅物业管理公司应建立健全的档案借阅制度，确保档案资料的合理、有效使用，并严格控制档案借阅的时间、地点和权限。

5.档案销毁物业管理公司应按照国家有关档案管理要求和档案保管期限，对档案资料进行适时鉴定、审查和销毁，并制定相应的销毁计划和程序。

七、档案管理考核为保证档案管理工作的质量和效果，物业管理公司应建立档案管理考核制度，定期检查档案资料的完整性、真实性和保密性，对档案管理人员和档案管理部门进行考核和评比，鼓励工作优秀者、督促改进不足者。

南京物业公司文件档案管理作业规范一、目的：规范公司各种文件档案的管理，充分发挥其在日常工作中的作用。

二、适用范围：适用于公司本部和管理处的文件档案的管理。

三、职责：1，公司总经办为公司级文件档案管理的归口部门，负责员工档案的管理。

2，公司本部各部门负责部门文件档案的管理。

3，各管理处负责的管理的物业的物业管理文件档案。

4，总经办是公司各级文件档案管理的监督部门。

四、作业规范:1，相关概念（1）文件——档案的前身，分“现行文件”和“历史文件”。

（2）档案——文件使用后或办理后转化而来。

2，公司级文件档案的管理（1）文件分类①“红头文件”:即公司报董事长的请示、报告等。

②“蓝头文件”：即公司下发各基层单位的内部文件。

③公司下发的其它文件。

④外来文件a上级部门下发给本公司的文件。

b通过各种方式收集的适用于本公司的法律、法规、规范、标准和其它文件资料。

⑤基层单位的请示报告等。

⑥员工档案（2）管理①对红头、蓝头和公司下发的其它文件，在严格核对上报下发数量后，由档案员分类编号、登记并保存原件。

②外来文件a档案员将收到的外来文件呈送总经理批阅后，分类并编号、登记存档。

③基层单位的请示报告在按程序处理完毕后，由档案员分类、编号、登记进行管理。

④员工档案按《员工档案管理作业规范》操作。

（3）查阅①查阅红头文件须经总经理批准。

②查阅蓝头文件须经总经办主任同意。

③查阅请示报告须由档案员同意。

（4）保存期限①红、蓝头文件和外来文件一般为长期保存文件。

②层请示报告单一般保存期为2年。

（5）销毁①红、蓝头文件和外来文件的销毁须经总经理批准，并做好记录。

②基层请示报告单若需销毁须经总经办主任同意后记录。

3，管理处级文件档案（1）文件分类①物业档案:从规划到接管验收的全部工程资料及物业构成各个方面资料。

②业主档案:业主自然情况、费用缴纳情况等资料。

③管理服务档案：根据物业合同约定进行管理服务的所有资料。

④其它（2）管理①归档:由管理员将取集的资料根据来源、内容、形式进行整理、分类、编号、标识并保存。

物业管理企业人事员工档案管理作业规范一、目的为了规范物业管理企业人事员工档案的管理，保证档案的完整、准确、安全和有效利用，提高企业管理水平，特制定本作业规范。

二、适用范围本规范适用于物业管理企业的全体员工档案管理。

三、基本要求1. 建立健全员工档案管理制度，明确档案管理的职责、权限和程序。

2. 配备专职或兼职的档案管理人员，具备一定的档案管理知识和技能。

3. 建立完善的档案分类、编号、归档、保管、借阅、销毁等制度。

4. 定期对员工档案进行清理、整理、更新和维护，确保档案的完整、准确。

5. 严格执行档案保密制度，防止档案丢失、损毁和泄密。

四、档案内容1. 员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、学历、专业、职称等。

2. 入职信息：包括入职时间、岗位、合同期限、试用期等。

3. 培训与考核信息：包括培训时间、培训内容、培训成绩、考核时间、考核结果等。

4. 工作经历与职务变动信息：包括工作单位、工作时间、职务变动等。

5. 薪酬福利信息：包括基本工资、奖金、津贴、社会保险、住房公积金等。

6. 奖惩信息：包括奖励名称、奖励时间、奖励金额；处罚名称、处罚时间、处罚依据等。

7. 离职信息：包括离职时间、离职原因、离职手续办理情况等。

8. 其他相关信息：如员工的家庭情况、联系方式等。

五、档案管理程序1. 新员工入职时，人事部门应收集员工的基本信息，填写《员工档案登记表》，并建立员工档案。

2. 人事部门应定期对员工档案进行清理、整理，更新档案内容。

3. 员工发生职务变动、培训考核等情况时，人事部门应及时更新档案内容。

4. 员工离职时，人事部门应办理离职手续，并将离职信息记录在档案中。

5. 档案管理人员应严格执行档案借阅制度，对借阅档案的申请进行审批，确保档案的安全。

6. 档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案的完整。

7. 对于超过保管期限的档案，应按照有关规定进行销毁处理。

物业公司部门文件归档管理管理标准作业规程一、引言随着现代物业公司的发展，部门日常工作涉及的文件数量不断增加，管理文件归档成为了必要且重要的工作环节。

为了规范化、高效化地管理部门文件归档，提高文件检索效率和工作效率，制定本《物业公司部门文件归档管理标准作业规程》。

二、目的本规程的目的在于：1.明确物业公司部门文件的归档标准和要求，确保文件的准确和完整；2.规范部门文件的管理流程，提高工作效率和工作质量；3.为文件的检索提供便利，节约工作时间和成本。

三、适用范围本规程适用于物业公司内所有部门的文件归档管理工作。

四、文件归档标准1.文件分类根据文件的性质和内容，将文件分为不同的分类。

常用的分类方式有：通知公告、会议纪要、规章制度、合同协议等。

部门根据具体情况来确定文件的分类标准。

2.文件命名规范文件命名规范有助于快速识别文件，并便于后续的检索工作。

文件命名应当简洁明了，同时包含以下信息：文件名称、起草日期和编号。

3.文件存储要求（1）纸质文件存储：纸质文件应当存放在专用的文件柜或文件盒中，按照文件的分类顺序进行存储。

对于重要文件，应当采用防潮、防火等措施进行保护。

（2）电子文件存储：电子文件应当进行分类存储，并妥善备份。

同时，为了确保文件的安全性和完整性，可以使用加密技术和防病毒软件。

五、文件管理流程1.文件创建部门在正式启动某项工作前，应当新建相应的文件，并根据文件归档标准进行分类和命名。

2.文件传递和审批文件传递和审批环节是物业公司部门文件管理中的重要环节，应当建立相应的流程和制度。

传递和审批流程中需要保留相应的传递记录和审批意见，以备后续查阅。

3.文件归档文件在传递和审批完成后，应当按照文件归档标准进行归档。

确保文件的分类准确、命名规范，并将纸质文件和电子文件进行对应存储。

4.文件检索为了快速检索文件，部门应当建立相应的文件检索系统或档案管理系统。

系统中需要包含文件索引、关键词搜索、文件查找等功能，以提高检索效率。

档案资料管理作业规程1.0目的规范物业服务中心档案的收集、编号、分类、整理、保管及借阅工作，确保能档案规范管理。

2.0范围适用于XXXXXXXXX公司所属物业服务中、各异地分公司在管理服务过程中形成的各种档案资料的管理工作。

3.0职责3.1物业服务中心负责人负责外单位（个人）查阅档案及员工借出档案的审批。

3.2各部门主管必须配合管家兼职资料员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。

3.3管家兼职资料员负责档案管理的具体工作，职责如下：3.3.1必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握管辖区域/档案材料情况。

4.3.2负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。

3.3.3负责督促各主管档案资料的移交工作。

4.3.4负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

5.3.5监督检查各部门的档案管理情况。

3.3.6必须按要求做好保密工作。

4.3.7必须做好档案设施的维护和保养工作。

4.0内容4.1档案资料的确定和分类。

物业服务中心的档案资料包括：4.1.1物业基本情况资料：包括管辖区域物业的规划、建设、发展现状资料及图纸等；4.1.2发展商售楼资料：包括售楼宣传资料、售楼合同范本、房屋使用说明书、房屋质量保证书、房屋验收合格证及所提供的资料；4.1.3业户基本情况资料：包括业户入伙资料、装修资料、室内维修资料等；4.1.4物业服务中心基本情况资料：包括本物业服务中心的批文、营业执照、代码证、财产登记台帐、管理制度、承包合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；4.1.5质量记录：本物业服务中心各部门的日常管理服务质量记录资料；4.1.6外来资料：包括省、市、区、总公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；4.1.7图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；5. 1.8ISO质量文档；4.1.9创优资料；4.1.10其它。

4.2档案编号4.2.1为方便查阅档案资料，根据档案资料类别，将档案进行编号管理。

物业档案管理标准作业程序要点背景随着物业管理的规范化、信息化程度不断提高，物业档案管理也日益重要。

物业档案管理不仅是物业管理工作的重要组成部分，也是履行企业社会责任的重要体现，同时也是保护物业业主合法权益的重要保障。

目的为了规范物业档案管理工作，确保物业档案信息的真实性、完整性、可靠性和安全性，保障业主合法权益，现提出本标准作业程序要点。

相关法律法规•《中华人民共和国档案法》•《中华人民共和国物业管理条例》•《全国物业服务行业标准》（GB/T 50378-2015）物业档案管理标准作业程序要点1.建立完整的物业档案类别及档案目录体系。

1.1 物业档案类别主要包括物业维修、保养、检查等方面的档案。

1.2 建立详细的档案目录体系，包括档案名称、所属类别、保管期限、保存形式等信息。

2.各类物业档案必须按时归纳、整理。

2.1 定期检查物业档案的完整性，并进行补充。

2.2 每年对已归档的物业档案进行清理和整理。

3.物业档案管理应按照保密要求，建立档案存放、使用、借阅的规章制度。

3.1 建立不同权限的存放、使用、借阅制度，信息安全性得到保障。

3.2 建立档案借阅记录制度，记录借阅人、借阅日期、借阅用途等信息。

4.物业档案保存要求：4.1 针对不同类型物业档案制定不同保管年限，按规定期限及时进行销毁。

4.2 要求物业档案必须保存完整，不得缺失。

如有缺失，应按规定流程进行补充。

5.物业档案的数字化处理和管理。

5.1 建立电子档案管理制度，对于需要数字化处理及存储的档案，应规范管理。

5.2 建立档案扫描和存储规范，不断完善电子档案的存储结构和安全管理。

6.物业档案管理监督。

6.1 建立物业档案管理监督制度，对物业档案管理行为进行监督。

6.2 建立外部监督机制，如根据法律法规等要求，允许其他相关部门对物业档案进行检查。

其他上述标准作业程序要点是物业档案管理的基本要求，也是保障物业业主合法权益的重要组成部分。

各物业管理单位应严格执行此标准，不断完善物业档案管理，保障物业业主合法权益。

物业公司业户档案管理标准作业规程
以下是一个物业公司的业户档案管理的标准作业规程：
1. 业户档案的建立
a. 当新的业户入住时，物业公司应立即建立相应的业户档案。

b. 档案内容应包括业户的基本信息，如业主姓名、联系方式、身份证号码等。

c. 档案中应还包括业户的房屋信息，如房屋地址、房屋面积等。

d. 对于租赁业户，还应包括租赁合同的复印件以及租金支付记录等。

2. 业户档案的归档和存储
a. 每个业户的档案应归属于其所属的物业管理区域。

b. 档案应以文件夹的形式存放，文件夹应标注业户的姓名或单位。

c. 档案应存放在安全、保密的地方，如物业公司的办公室或专用档案室。

3. 业户档案的更新与维护
a. 物业公司应定期检查和更新业户档案的内容。

b. 如有业户信息变更，物业公司应及时更新档案，并保留原始信息的备份。

c. 如果业户搬离或终止合约，物业公司应将其档案进行归档并保留一定的年限。

4. 业户档案的查询与提供
a. 物业公司应允许有权部门或个人查询和使用业户档案，但需遵循相关法律法规和保密要求。

b. 在被授权的情况下，物业公司应提供业户档案的复印件或相关信息。

5. 业户档案的销毁
a. 对于已过期或无效的业户档案，物业公司应进行安全销毁，采用适当的方式，如文件碎纸机等。

b. 销毁后的档案应做好记录，并保留一定的时间以备查阅或审计需要。

以上是一个物业公司业户档案管理的标准作业规程，物业公司可根据自身实际情况进行适当调整和补充。

物业服务中心物业档案管理作业规范一、引言物业档案是物业管理的重要组成部分，它包含了物业管理的相关信息和记录，对于物业管理的顺利进行具有重要意义。

为了规范物业档案管理工作，提高档案管理效率和质量，制定一套完善的档案管理作业规范势在必行。

二、档案分类与整理1.分类原则：按照物业管理的不同性质及用途进行分类，如行政管理档案、财务管理档案、设备设施档案等。

2.分类标准：根据档案内容和用途进行分类，确保档案的整理和检索方便快捷。

3.整理方法：采用文件夹或文件盒进行整理，确保档案的存放有序。

4.档案标识：每个档案文件夹或文件盒上应有明确的标识，包括档案名称、编码、责任人等信息，方便进行档案的查找和管理。

三、档案保管与借阅1.档案保管：档案应存放在专门的档案柜或档案室中，避免受潮、受热等情况，确保档案的安全性和完整性。

2.档案借阅：档案借阅需要填写借阅申请表，经批准后方可借出，并且应在借阅记录中详细登记借阅人、借阅时间等信息，还档案时要及时归还，并进行复核。

四、档案销毁与归档1.档案销毁：档案的定期销毁工作应在符合国家相关法律法规的前提下进行，由专门委员会进行审批，并记录档案销毁的时间和方式。

2.档案归档：档案归档是指将已经完成的档案移交到档案库进行保管，并进行备份和整理。

归档流程应有清晰的工作规范，确保每一份档案都能被妥善保管。

五、档案管理制度与培训1.档案管理制度：物业服务中心应制定相应的档案管理制度，明确各类档案的处理流程、权限和责任。

2.档案管理培训：物业服务中心应定期对档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业能力和意识，确保档案管理工作的规范性和高效性。

六、档案管理的流程与监督1.档案管理流程：物业服务中心应建立完善的档案管理流程，包括档案的收集、整理、存储、借阅、归档和销毁等环节。

每个环节都应有相应的流程和标准。

2.档案管理监督：物业服务中心应设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作的质量和流程进行监督和检查，及时发现和处理问题。

一、总则为加强物业管理档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 公司内部管理制度及文件；2. 业主及住户资料；3. 设备设施档案；4. 财务报告；5. 员工人事资料；6. 工程验收报告；7. 维修保养记录；8. 法律法规、政策文件；9. 其他与物业管理相关的文件资料。

三、档案管理职责1. 物业管理公司主管负责监督、指导档案管理工作；2. 文员专职负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；3. 各部门负责人对本部门档案资料的真实性、完整性负责。

四、档案管理要求1. 档案资料应按照分类、编号、目录、索引的方式进行管理，确保档案资料的条理性和可查询性；2. 档案资料应按照公司规定的要求进行存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录；3. 档案资料应集中存放，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用；4. 档案资料日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用；5. 因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理；6. 档案资料在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任；7. 公司定期巡查档案管理制度的落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分；8. 档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

五、档案借阅与使用1. 档案借阅应填写借阅单，明确借阅目的、期限、归还时间等；2. 借阅档案时，应遵守档案保管规定，爱护档案资料，不得涂改、损毁、丢失；3. 借阅的档案应在规定期限内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续；4. 借阅档案不得擅自复制、拍照、转发，如需复制、拍照，应经主管批准。

六、附则1. 本制度自发布之日起实施；2. 本制度由物业管理公司主管负责解释；3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。

1整理归档1.1每月10日前，由各部门负责人将各岗位上月的质量记录整理、装订、加封面成册交至档案管理人。

对于所有的工程移交资料包括图纸、验收记录等应在移交手续完成后立即归档，公司自购的重要材料及大型设备说明书、合格证、检验报告应在设备开箱后立即归档保存。

1.2档案管理人员负责对物业服务中心档案的收集、分类整理、归档、保管、利用等工作。

1.3所有资料正式归档前必须通过各部门负责人的仔细检查、核对，确保归档材料真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。

1.4不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。

1.5各类档案应按部门、系统进行分类，统一存放于档案盒并贴上标签。

1.6档案在排列上架时，要按照类别和保管单位的次序，自左向右、自上而下地排列，以便管理、查找。

1.7档案管理要严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

2归档范围2.1物业接管验收档案的归档范围，包括档案的接管清单、物业产权档案、综合竣工验收档案、建筑物档案（包括建筑物设计图纸、说明书、质量保证书）公共设施设备验收档案、建筑物使用功能改造及结构变更档案。

2.2工程档案的归档范围：2.2.1物业前期与地产及施工单位移交验收时累积的资料。

包括：各专业竣工图纸、分项工程验收记录、检测报告、工程施工及设备采购合同文件复印件、各设备的技术操作说明书、光盘文件、软件、合格证等。

2.2.2物业移交时与开发商签订的交接记录、验收记录、工程遗留问题整改记录。

2.2.3物业入伙时与业主签订的房屋验收记录、交接记录、相关函件等。

2.2.4与工程外包单位签订的合同文件。

2.2.5发往外单位及集团内部的相关联系函件及回函。

2.2.6物业大型设备的试运行记录、调试记录、维修记录表格等。

2.2.7外委施工单位的工作日志，以及相关维修记录表格、系统检测报告等。

2.2.8物业系统设备的机电设备台帐、设备卡等。

2.2.9系统设备的值班运行记录、运行抄表记录、巡查记录、日常维护保养记录、定期维护保养记录、维修记录。

物业公司档案管理工作规程制度标准一、目的使中心的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

二、适用范围客户服务中心所有档案及对业主档案的管理。

三、职责1、行政人事部是客服中心档案管理的主管部门，需设立中心统一档案客服中心，每三个月组织各部门档案员进行档案互检，每半年组织各部门档案员档案资料移交工作。

2、行政人事部负责中心行政档案、人事档案、中心证照、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件；中心内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规等等的管理工作。

3、管家部负责业户档案资料、物业资料、出租房屋资料、车辆资料、收费资料、业主委员会资料等的管理工作。

4、工程部负责工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等技术档案及工程图纸等的管理工作。

5、保安部负责治安、消防、保卫、安全、秩序等相关资料的管理工作。

6、社区文化部负责社区文化资料的管理工作。

四、档案管理范围1、行政档案资料2、人事管理相关材料。

客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。

3、中心证照及其他相关资料。

4、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件等。

5、中心内部重大活动、事件记录。

包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。

6、物业管理相关政策、法规等。

7、业户档案资料。

主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。

8、物业资料。

9、物业经营管理资料。

各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。

10、出租房屋资料。

11、车辆资料。

12、收费资料。

13、业主委员会资料。

14、工程技术档案。

包括工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等。

15、工程图纸资料。

可分为：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图、智能化系统图等。

16、治安资料。

17、消防资料。

南京物业公司员工档案管理作业规范一、目的：规范员工档案管理工作，有利于员工队伍管理和员工档案的使用二、范围：适用于本公司各级员工的档案材料管理三、职责：总经办为公司员工档案管理的归口部门四、作业规范：1、员工档案（1）本公司员工档案的内容包括：履历材料、考核考察材料、学历材料、政审材料、党派证明材料、奖励材料、处分材料、招录材料、劳动合同、劳务协议、调动材料、复员退伍转业材料、工资材料、保险材料、退休材料、离职材料、职称材料、职务变动材料等。

（2）员工档案的收集、鉴别、整理①收集a员工在入职本公司时，由总经办按员工档案内容逐项向入职人员收集；b根据本公司需要应增加的员工档案内容，由总经办安排时间完成。

②鉴别总经办应对员工档案材料进行鉴别：识别其真伪、繁简、缺项、时效③整理总经办工作人员应按档案材料管理要求，分门别类进行整理，以方便查阅（3）员工档案的保管①员工档案统一由总经办保管。

②档案室应位于办公室的里间，应干燥、通风、防火、防盗。

③档案柜应采用金属制品。

④档案柜应编号管理。

⑤员工档案资料由总经办按编号管理。

⑥电子文档存储在电脑内应以密码限制。

⑦档案室、档案柜钥匙管理由总经办制定办法。

（4）员工档案的查阅①任何人查阅员工档案均须总经办经理批准；②仅限现场查阅，不得携出室外；③未经分管公司领导批准不得复制、誊抄；④由档案管理员办理查阅手续，登记在册备案；⑤公司以外需要查看本公司员工档案的，需由分管公司领导亲笔批示后，由档案管理员办理借出手续和归还手续。

（5）员工工作变动档案的转移①本公司不为员工保管入职本公司前的个人档案；②本公司仅建立保管入职以后的个人档案；③员工离开本公司后需转移入职以来的个人档案，由总经办协助办理。

（6）员工档案的安全、保密与保护①员工档案内容系供公司掌握的个人隐私，公司档案管理部门有责任和义务为员工保密，不得私自向他人透露；②总经办应保持员工档案的完整性，防止遗失和损坏；③如有档案资料因客观原因造成模糊不清的，应及时予以复制。

物业管理公司档案管理作业规程（范文）物业管理公司档案管理作业规程一、档案管理的基本原则1. 信息化原则：积极推行电子档案管理，提高档案管理的效率和质量。

2. 统一原则：按照统一的标准和流程进行档案管理，保证档案管理的一致性。

3. 规范原则：严格按照法律法规和相关规定进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。

4. 安全原则：加强档案的安全保密工作，保护档案的完整性和机密性。

二、档案管理的主要内容1. 档案收集：建立档案收集制度，及时收集和整理相关档案材料。

2. 档案整理：对收集到的档案材料进行分类整理，并编制档案目录。

3. 档案登记：建立档案登记制度，每个档案都需要进行登记，包括档案编号、档案名称、存放位置等信息。

4. 档案存储：建立档案存储制度，确保档案的安全存放和定期维护。

5. 档案借阅：建立档案借阅制度，每个借阅者需要填写借阅申请，并按规定时间归还档案。

6. 档案销毁：建立档案销毁制度，对于过期或无用的档案按照规定进行销毁，以节约存储空间。

三、档案管理的具体步骤1. 档案收集和整理（1）明确收集范围：确定需要收集和管理的档案范围，包括业务档案、财务档案、人事档案等。

（2）分类整理：根据档案的性质和内容进行分类整理，设立相应的档案分类目录。

（3）建立档案编号：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。

（4）编制档案目录：根据档案编号和内容，编制档案目录，记录档案的基本信息。

2. 档案登记和存储（1）登记档案信息：在档案登记簿上记录每个档案的基本信息，包括档案编号、档案名称、存放位置等。

（2）建立档案存放区域：设置专门的档案存放区域，对档案按照分类进行存放，并做好防潮、防火、防虫等措施。

（3）定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，及时处理档案损坏和遗失问题，确保档案的完整性和安全性。

3. 档案借阅和销毁（1）借阅申请：借阅者需填写借阅申请，包括借阅目的、借阅期限等，经审批后方可借阅档案。

（2）档案借阅登记：在档案借阅登记簿上记录每个档案的借阅信息，包括借阅者、借阅时间等。

物业公司档案管理标准作业规程（5）物业公司档案管理标准作业规程一、概述1.1 目的本规程旨在规范物业公司档案管理工作，确保信息的完整性、准确性和保密性，促进公司文件信息化建设，提高档案管理水平和服务质量。

1.2 适用范围本规程适用于物业公司所有单位和各级经营管理岗位。

1.3 引用标准GB/T 15834-2011《文件管理工作程序》GB/T 50738-2011《企业档案管理-术语》GB/T 20929-2007《电子文件档案管理规范》二、档案管理原则2.1 法律合规原则根据《中华人民共和国档案法》等相关法律、法规、规范性文件规定，严格遵循文件管理工作程序的要求，确保文件管理工作合法、规范。

2.2 安全保密原则严格遵守国家有关安全保密的法律、法规和政策，加强档案保管和使用的管理和控制，确保文件的机密性、保密性和安全性。

2.3 可追溯原则对文件的申请、借阅、归还、销毁等各项操作要求实时数据录入、存储、跟踪和查找，以便及时了解文件的去向、使用情况和管理效果。

2.4 权责明确原则对文件管理的岗位、职责、权限、责任要求明确，确保部门内部文件管理工作的落实、监督和考核。

2.5 透明公开原则严格避免将文件管理工作中发现的重要问题掩盖或隐瞒，要求及时公示文件管理的政策、制度、流程，信访、投诉等渠道实行公开，并接受社会监督。

三、档案管理流程3.1 档案收集物业公司对具有管理价值和证据力的文件齐全、准确、有序的进行全面搜集。

经过立卷、归口、分类、编号等程序，确保文件的整体完整性和单个文件的真实性以及易于检索和利用。

并采取电子档案的方式，充分利用网络和通讯技术，实现档案数字化、信息化管理。

3.2 档案保管物业公司对收集来的文件根据文件类型、保管期限、密级等因素进行备案登记，并按照统一规范进行保管，确保档案的安全、完整和易于管理。

内外人员进入档案室须验明身份证，并进行登记，进入时受到监管人员的陪同和监督。

对档案室内的档案必须进行定期检验、清点和维护，确保文件的完整性和安全性。

(一) 服务中心物业档案管理流程：建立双档制。

(二) 服务中心物业档案管理作业规范1 、服务中心经理审批档案的借阅申请及清单。

2 、客服主管监督档案管理的实施工作。

3 、客服助理负责档案的日常管理工作。

4 、服务中心按部门进行档案的编号；5、档案的分类区分全宗，按物业服务中心的组织机构划分，全宗可分为以下几类：a 、行政、人事类；b 、财务类；c 、公共事务类；d 、保洁类；e 、园林绿化类；f、机电维修类；g、经营类；h 、品质类。

全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。

根据物业管理的物性，我们采用组织机构—问题分类法，例如：A、综合档案类：a 、员工人事档案类b 、品质类c 、后勤类d 、商务类e 、图纸类f、收文类g、发文类h 、报表类B 、财务部档案类：a 、账册类b 、凭证类c 、合同类d 、工程图纸类e 、收文类f、发文类C 、服务中心客户服务部档案类：a 、维修类b 、投诉类c 、回访类d 、业主档案类e 、有偿服务与多种经营类f、计划总结类6 、档案的保管期限档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。

7 、档案的保管档案保管的工作任务是：a 、便于查阅；b 、保证档案的安全；c 、防止档案的损坏；d 、采取修复技术，延长档案寿命。

档案保管的责任部门：服务中心客户服务部保管服务中心物业租赁和多种经营资料、工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及服务中心客户服务部需要保管的其他档案；服务中心各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

档案的保管程序：a 、各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给客户服务部助理；b 、客服部助理将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；c 、客服部助理定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；d 、档案原则上保管原件。