电子文件和电子档案管理办法

国家档案局印发《电子档案管理办法》
文章属性
•【公布机关】国家档案局
•【公布日期】2024.11.01
•【分类】其他
正文
国家档案局印发《电子档案管理办法》
日前，国家档案局令第22号公布《电子档案管理办法》（以下简称《办法》），自2024年11月1日起施行。

《办法》就进一步加强和规范电子档案管理工作，确保电子档案真实、完整、可用、安全，对电子档案全过程管理提出规范要求。

《办法》出台是贯彻实施《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》，确保电子档案管理工作依法依规开展的重要举措，标志着我国电子档案管理工作迈入新阶段。

对推动档案事业创新发展，实现档案现代化，具有重要意义。

《办法》共七章三十八条。

明确了电子档案的定义及“来源可靠、程序规范、要素合规”的具体要求和全过程管理原则。

规定了档案主管部门、电子档案形成单位、档案馆的职责。

对电子文件整理与归档、电子档案移交与接收、电子档案保管与处置、电子档案开放与利用等方面提出明确要求。

对档案馆和形成档案的机关、团体、企业事业单位以及其他组织规范开展相关工作具有指导意义。

电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。

随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。

因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。

一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。

归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。

《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。

二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。

《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。

三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。

1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。

海南省人民政府办公厅关于印发《海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》的通知文章属性•【制定机关】海南省人民政府办公厅•【公布日期】2024.10.26•【字号】琼府办〔2024〕36号•【施行日期】2024.12.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】尚未生效•【主题分类】机关工作正文海南省人民政府办公厅关于印发《海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》的通知琼府办〔2024〕36号各市、县、自治县人民政府，省政府直属各单位：为贯彻落实《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26号），切实做好我省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，现将《海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

海南省人民政府办公厅2024年10月26日海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法第一章总则第一条为推进和规范海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，确保电子文件和电子档案真实、完整、可用，助推政府数字化转型，提升政务服务效能。

根据《中华人民共和国档案法》《国务院关于在线政务服务的若干规定》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条本办法适用于海南省政务服务实施机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。

行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。

法律法规另有规定或涉及国家安全、国家秘密等情况除外。

本办法所称政务服务实施机构，是指依法履行政务服务职能的党委工作部门、政府工作部门、群团组织，具有公共服务职能的企事业单位。

本办法所称政务服务，是指政务服务实施机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。

本办法所称政务服务办理系统，是指全省统筹建设用于办理政务服务的业务信息系统。

本办法所称的政务服务电子文件，是指政务服务实施机构在履行其法定职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。

产权交易中心电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

第二条应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

第三条应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

第四条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第五条具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。

归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

第六条应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

第二章电子文件的真实性、完整性和有效性保证第七条应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。

（二）登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。

（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。

（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

第八条应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

（一）建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

（二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

（三）对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

（四）对电子签章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

第九条应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

第十条应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

第十一条电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证，身份识别方法等。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

某市建设电子文件与电子档要求及管理办法1.引言随着信息技术的发展，电子文件和电子档成为了现代社会重要的信息载体。

为了规范市电子文件和电子档的管理，保障信息的安全和可信度，特制定本要求及管理办法。

2.定义2.1电子文件：指以电子形式产生、传递和存储的文件，包括电子文档、电子论文、电子表格等。

2.2电子档：指以电子形式组织和管理的文件档案。

3.电子文件的要求3.1文件格式：电子文件应采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS 等，并确保文件格式的稳定性和互通性。

3.2文件命名：电子文件应按照一定的命名规则进行命名，包括文件主题、日期、版本等信息。

3.3文件存储：电子文件应统一存储在市电子文件管理系统中，确保存储空间的安全和可靠性。

4.电子档的要求4.1档案组织：电子档应按照组织部门、年度、文件类别等进行分类和组织，确保档案的可检索性和可追溯性。

4.2档案描述：电子档应包括档案的标题、起草单位、起草日期、文件编号等描述信息。

4.3档案鉴别：电子档应采用数字签名等技术手段进行鉴权，确保档案的真实性和完整性。

4.4档案存储：电子档应存储在市电子档案管理系统中，确保档案的安全和有效性。

5.电子文件与电子档的管理办法5.1建设电子档案管理系统：市应建设完善的电子档案管理系统，确保电子文件和电子档的安全管理。

5.2整理电子文件和电子档案：各部门应对电子文件和电子档案进行整理和分类，建立档案目录和索引，方便查找和利用。

5.3规范电子文件和电子档案的使用权限：电子文件和电子档案应根据不同的权限设置不同的访问权限，确保信息的安全和保密。

5.4定期备份和归档：市应对电子文件和电子档案进行定期的备份和归档，以防止数据丢失和损坏。

5.5加强管理人员培训：市应加强对管理人员的培训，提高他们对电子文件和电子档案管理的认识和能力。

通过制定和执行以上要求及管理办法，市能够规范电子文件和电子档的管理，提高信息管理的效率和可信度，更好地适应信息化时代的发展。

公司电子文件归档与电子档案管理规定第一章总则第一条为加强公司电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件真实、完整、可用和安全，根据相关制度，结合实际，制定本规定。

第二条本规定适用于公司电子文件与电子档案的管理。

第三条公司电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。

第四条基本术语(一)电子文件是指公司在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

(二)电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

(三)元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

第五条公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，加强电子文件前端控制，对有价值的文件采取相应的保护措施，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。

第六条相关文件GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 47版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48基于XML的电子文件封装规范DA/T 46文书类电子文件元数据方案DA/T 54照片类电子档案元数据方案DA/T 63录音录像类电子档案元数据方案DA/T1档案工作基本术语DA/T 58电子档案管理基本术语《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《公司档案工作管理办法》第二章管理机构与职责第七条公司办公室负责牵头建立电子文件及电子档案管理工作协同机制，推进电子档案标准规范建设、电子文件归档与电子档案管理工作。

第八条各单位、各部门职责各单位、各部门作为电子文件归档管理责任部门负责按照归档范围开展电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作，对电子文件的真实、完整、可用负责，指定兼职档案员统一管理并确保人员稳定；对于公司外工程项目的电子档案，应- 2 -由工程项目的项目经理负责电子文件归档工作，所在单位、部门负责监督、检查。

2012最新文档-管理系列(word可编辑版)福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）中共福建省委办公厅省人民政府办公厅关于印发《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》的通知闽委办[2003]25号各市、县（区）委和人民政府，省直各单位：现将《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）印发你们，请认真贯彻执行。

中共福建省委办公厅福建省人民政府办公厅2003年5月6日福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行）第一章总则第一条为适应信息化建设的需要，规范福建省党政机关在办公自动化与电子政务处理公务过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《福建省档案条例》以及有关政策法规，结合本省实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于福建省各级党政机关在公务活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理，其他社会组织可参照本办法执行。

第三条电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第四条已利用计算机或计算机网络网开展办公自动化或电子政务的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件管理子系统，此系统应能对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，其信息管理系统应安全可靠。

第五条以电子文件形式记载国家秘密载体的制作、收发与传递、使用、保存和销毁，应严格按照《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》执行。

局域网计算机信息系统不得从物理上直接与INTERNET联网。

经有关部门批准联接专用网的系统，要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第六条各单位应有严格的信息管理制度和技术措施，明确规定本机关电子文件归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。

档案电子化管理办法电子文件归档与电子档案管理办法电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。

归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。

下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。

这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。

这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.总则1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

电子档案管理办法为加强电子文件和电子档案的管理，根据《XX市归档电子文件管理规范》的规定，结合实际情况，制定本制度。

一、归档范围凡是反映本机关工作，具有保存价值的电子文件均属归档范围。

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

包括数据类文件和程序类文件。

数据类文件的收集，按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。

程序类文件包括相关支持软件，即操作系统、语言处理系统及用户程序等。

二、归档管理要求（1）电子文件的存储载体：一次写光盘。

（2）档案室要履行归档电子文件归口管理的职责，对归档电子文件定期检查，按照归档电子文件保管环境的要求，严格执行管理制度。

（3）档案室应及时对归档电子文件进行登记、建立目录和统计台帐，目录中要注明相应纸质档案的档号，同时将相应的电子文件机读目录、归档说明、电子文件登记表一同归档。

（4）应使用记录层材料耐久、反射层为金色的光盘作为归档电子文件的存储载体。

（5）档案室在接收电子文件之前应进行检验，检验不合格者，应退回形成部门，电子文件移交时应填写移交目录一式两份，双方签字（盖章）。

移交结束后，形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少一年。

（6）归档电子文件应保存一式三套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。

第三套异地备份保存（C）。

（7）应采用防磁柜、光盘存储柜和密集架等装具来保管归档电子文件。

三、利用与鉴定（1）归档电子文件的利用应遵守保密规定，采取稳妥的安全保密措施。

（2）参照国家有关纸质档案保管期限和密级的有关规定对归档电子文件进行鉴定，形成记录材料和鉴定报告，永久保存。

（3）在销毁过程中应对存储过机密信息的载体进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。

本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。

本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。