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《电子邮件礼仪》PPT课件

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电子邮件礼仪ppt精选课件

电子邮件礼仪ppt精选课件
电子邮件礼仪及邮件管理
--让我们高效的沟通
精选ppt课件2021
1
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如果你是初用邮箱新人。。 。
回复？全部回复？
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4
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商 ，总部在美国。
收件箱手动清空太好了没有邮件需要处理你清空的不是收件箱是你身上的猴子你清空的不是收件箱是解放你的大脑将看过的邮件存档到对应的文件夹将需要继续跟踪的邮件存档到需要处理文件夹通讯录的管理添加联系人1单击通讯3填写相关资料单击保存通讯簿的管理联系人分组2单击新建联系组3填写相关资料单击保设臵姓名自己的姓名3填写姓名2选中邮箱设臵单击个人资料1单击设臵设臵姓名发信人的姓名1单击设臵2选中邮箱设臵单击常3选中优先显示通讯录中对应的姓名电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间只把有价值的信息提供给需要的人
通讯录的管理
--添加联系人
2、单击“新建联系 人”
3、填写相关资 料，单击“保存 ”
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1、单击“通讯 录”
通讯簿的管理
--联系人分组
2、单击“ 新建联系组 ”
九鼎
3、填写相
关资料，
单击“保
存”
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设置姓名
--自己的姓名
1、单击“设置 ”
2、选中“邮箱 设置”，单击“ 个人资料”
件
说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差

《电子邮件礼仪》PPT课件

《电子邮件礼仪》PPT课件
15
整理ppt
关于语言选择和汉字编码
尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。 ➢ 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪
明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你， 也不要用中文回复。
对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。 ➢ 如果发件人的英文表达水平或收件人中某人的英文理
解水平存在问题，会影响邮件所涉及问题的解决。
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整理ppt
关于结尾签名
不要只用一个签名档。 ➢ 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名
档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得 疏远。可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调 用。
➢ 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英 文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小 一些。
签名信息不宜过多。
➢ 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但 信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些 必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自 然会与你联系。
➢ 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比 如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件 人对象与场合，切记一定要得体。
尽量不要使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面 这样显得比较轻佻。
➢ :) 只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的 场合，比如现在－:)
12
整理ppt
关于附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附 件。
附件文件应按有意义的名字命名，不可用难以看懂的 文件名。
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附 件时。
➢ 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。

电子邮件书写格式及基本礼仪 ppt课件

电子邮件书写格式及基本礼仪 ppt课件

ppt课件
12
6、邮件回复（2）
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅 ，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
ppt课件
13
√“关于XX合同的签订日期” X“您好”
ppt课件
6
2、收件人
在写邮件的时候，在界面的右方就可以搜索到对方的姓名（见图一）。
传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
CC（抄送）。 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 按照业务范围 及工作职责直接抄送给主管领导
附件添加演示，附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送（1G以内）
ppt课件
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5、结束语
不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。
如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任 何需要咨询，请电话或EMAIL联系我。
ppt课件
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6、邮件回复（1）
1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可
ppt课件
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ppt课件
20
ppt课件
4
二、基本礼仪
ppt课件
5
1、邮件主题
必须写邮件主题
在写邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封邮件 不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写邮件的 时候最好写邮件主题。
主题要明确、精练与内容相关
主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息， 将邮件内容概括为1-2个词汇，而且可以区分对同一事物的不 同信息，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。如果邮 件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、 “重要”。

办公电子邮件礼仪PPT培训课件教材

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得比较轻佻
附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件; 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名; 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时; 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件; 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响
而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以 响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合。
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排 列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助 于提升你的形象!
于日后整理 5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：
一大串。
称呼与问候
恰当地称呼收件者
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人， 此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情 况下可以称呼大家、各位。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人， 以免影响工作。
回复技巧
进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后 附
上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让 对
方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、
“谢谢”、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得10个字，显示出

最新商务邮件礼仪PPT课件

最新商务邮件礼仪PPT课件
主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出 回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
。
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关于邮件回复 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流 不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后 再做判断。 •电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题， 多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致 邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 •此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用 信息。
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职场电子邮件礼仪
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
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职场电子邮件礼仪
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。

电子邮件礼仪PPT(1)

电子邮件礼仪PPT(1)
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
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2020/11/28
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
如果你是初用邮箱新人。。 。
回复？全部回复？
电子邮件礼仪PPT(1)
电子邮件礼仪PPT(1)
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最 牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员 瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商 ，总部在美国。
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
电子邮件礼仪PPT(1)
职场故事：女秘书PK老板事件
本来回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮 件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
电子邮件礼仪PPT(1)
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 要楼区分单个 回复和全部 回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”， 让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；

电子邮件书写礼仪培训课件PPT

电子邮件书写礼仪
主讲人：XXX
时间：20XX
目录
01 邮件标题 02 称呼语与问候语 03 正文 04 附件
05 结尾签名
06 回复技巧 07 发送、抄送、密送
01 邮件标题
01 不要空标题，这显得最为失礼
标题要简洁，在邮件的接收方
02
能显示的完整标题为宜
03 标题要反映邮件的重要性
01 邮件标题
主讲人：XXX
时间：20XX
包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
05 结尾签名
电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己 公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只 需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细 的信息，自然会与你联系。
06 回复技巧
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那 至少应该及时的回复说：“收到，我正在 处理，一旦有结果就会及时回复，等等”
记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下 收到。
07 发送、密送、抄送
收件人是要处理这封邮件所涉及问题的，必 须对邮件予以回复；而被抄送人则只是需要 知道此事，并不一定要对邮件进行回复，当 然如果被抄送人有建议，可以回复邮件；而 密送是收件人并不知道你发给了密送的人， 这个一般只用在非常规场合。
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。 字号一般应选择比正文字体小一些。
06 回复技巧
及时回复Email.收到他人的重要电子邮件后，应即刻 回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间 是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件

电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件

致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述

邮件礼仪ppt课件

5
附件
1.附件应合理命名，不可用看不懂的文件名； 2.在正文中提示收件方查看附件； 3.宜在正文中对附件内容做简要说明，特别是附件数量较多时； 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包成一个压缩包； 5.如附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式； 6.如附件过大，应分割成小文件分别发送，以免影响接收；
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末写明：“全部办 妥”、“仅供参考，无需回复”等；
8
发送/抄送/密送/转发
1.To的是要受理这封邮件的对象，理应对邮件予以响应； 的人只需要知道此事，没有义务对邮件予以响应，有建议情况除外； 3.BCC是秘送，其他收信人不知道被BCC的人，可能用在非常规场合； 4.TO、CC中各收件人的排列应遵循一定的规则，如按部门、职级排列； 5.FW敏感机密信息要小心，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员； 6.适当对转发邮件进行修改和整理，突出主要信息，不要将RE或FW了几十层的邮件发给 他人；
6
回复
一、及时
1.理想的回复时间是2小时内，优先级低的邮件可集中处理，但一般不宜超过24小时；
2.如无法及时确切回复，应先回复如”收到，我们正在处理，一旦有结果就会及时回 复…” ；
3.如正在出差或休假，应设定自动回复功能；
二、 明确
回件答复问题的时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理 解；
长不便阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息； 六、区分Reply和Reply All 1.只需一个人知道的事，单独回复即可，不宜群体回复； 2.如需其他人响应结论，则应该reply all，不要再让对方转发； 3.如对邮件内容不清楚，或持不同意见，应与发件人单独沟通，不要当着所有人的面不停 的RE来RE去，待讨论好了再告诉大家； 4.不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件； 七、 主动控制邮件来往
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  3. 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。

3.考量他人電腦的容量 為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有 系統的限制。有太大的附件也請記得可刪除時要刪除.
5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存 儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久 被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱 所撰寫的字句，以免他日落人把柄。
電子郵件禮儀
課 程 大 綱
一、電子郵件 • 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 • 回覆電子郵件的禮儀與規範
一、電子郵件 1 . 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範
（一）慎重選擇發信對象 1.確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低 傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將 信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最 低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃 圾」。
5.將同一主題的所有後續意見閱讀完畢，再回覆自己的意見 在回覆某一特定信函之前，請先閱讀所有已回覆該信的內容，也許你原定的回覆 內容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重 複大家已覺厭煩的意見。
6.切勿在未經同意前，將他人信函轉送給第三者 若要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的同意，否則犯期盼他人會立即回覆你的信件 發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要 對他人回覆信件的時效性做過分期許。 2.情緒高漲時避免立即回覆訊息 人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電 子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語 溝通時並不會冒犯他人，例如有人以「三字經」作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫 入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時， 此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆 ?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語言等) 。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會完全不一樣的，更何況目前太多的人 都是以非自己母語的英文進行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。
6.釐清建議或意見 若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想 引發行動，則應針對事情可能的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不 夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要 的誤解或行動。
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中，惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為“Flames”。對於Flames的處 理要非常謹慎，以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為。應付Flames最好的方法為：忽視 它！離開螢幕繼續過著自己正常而理性的生活。 4.閱讀信件時應設法釐清建議與意見 如同撰寫傳送郵件時須注意釐清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原 則。詳細辨明來信到底只是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓吹行動?如此，才能適 當地回覆來信。
( 二 )注意撰寫信件內容
1.切記收信對象是一個「人」，而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的，使用者經常會不自覺地「忘記」與自己真 正互動的是遠端的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方 甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞 的方式不同罷了。 2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼續詳 讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓 人一望即知，以便對方快速了解與記憶。 常常郵件到中途討論就離題(跟 Subject 不同). 這時建議更改郵件標題並移除不相關的人