快递件收发管理规定
一、目的
规范公司收发快递管理防止快递丢失,降低运行风险控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。
适用范围适用于公司全体员工。
二、定义
快递物品指公司员工因工作需要寄送文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。
三、权责
行政前台负责快递签收工作并对收取的快递件进行登记及时通知收件人领取对于未被领取的快递赋有保管义务。
收发快递相关人员必须遵照本规定执行。
人事行政部负责对快递费用管控工作。
四、内容
1、寄件流程
2、收件流程
快递公司的选择选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度合理、准确地选择性价比高的快递公司。
填写快递单由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料地址、收件人、联系电话、邮编等。前台对寄件人所选快递公司的合理性进行审核不合理的前台给予建议选择合理的快递公司寄件人重新填写快递单。
检查与包装由前台负责对寄件的检查审核并把所寄物品的属性进行详细登记检查审核通过后由寄件人按照快递公司的包装要求进行包装并把快递单贴于包装盒上。
前台电话通知快递公司来公司收件快递公司收件人审核包装若包装不合格拒收由寄件人重新包装。
3、寄件相关规定：
物品分类与快递公司选择参照表
重型物品 5kg 以上的非贵重配件、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司非顺丰快递若是特急件行政审批后可选顺丰快递等邮寄方式。
顺丰回执使用仅限用于发票、合同、紧急货品寄送，要求提供、其他物件寄送一律不得使用顺丰回执单功能。
严禁公费寄私人物品一经发现按该单快递费的 5-10 倍处罚。
严禁私自寄公司产品一经发现按该产品市场价值的 5-10 倍处罚情节严重者视同偷盗并追究其刑事责任。
4、相关人员职责
寄件人应合理、负责地选择快递公司并准确清晰的填写快递单。
寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括是否为私人件、是否私自寄送公司产品文件、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人按要求整改好后再予以寄发。
若所寄发物品较重需快递人员直接到办公室取件的寄件人必须安排一人陪同前往禁止收件人独自前往处理。
公司前台负责审核快递公司选择的合理性快递单填写是否正确预审包装是否合格及快递物品的价值达到报价额度的应提醒寄件人进行报价寄发。
5、费用管控
5.1保价为避免风险超过 1 万元的物品不可快递寄 5000 至 10000 万元的物品和易碎、易损件必须进行保价若未保价而物品发生损坏的寄件人将酌情承担相应责任。
所有发件费均挂到发件部门月底前台提供发件清单并做好费用统计发件部门负责人签字确认。
对于快递费过高的部门部门负责人应进行分析并制定整改措施交分管领导确认后报人事行政部。人事行政部对公司整体快递费进行管控。
5.2前台收件规定
不需支付到付快递费的快递收件由前台签收、登记后及时通知相关部门责任人签字领取。需支付到付快递费的快递收件前台应及时联系收件人、签字确认并登记办理手续。
贵重物品和公司秘密文件原则上由前台通知收件人到前台自领如收件人无法领取时由前台与收件人确认后再办理代收手续。
前台签收所有快递件必须进行登记并让收件人签收若收件人不在可通知部门相关人员直接签收。
公司所有寄件的快递单统一由前台保管保管期为一年便于对账和查询。
为了保证前台已签收快递的安全和维护公司前台的形象要求收件人或委托人必须在前台通知后即时将收件从前台领走下班签收的快递除外如果当天未领走的每超 1 天对收件人乐捐 50 元。
前台已签收的快递件并通知收件人来领取的如当天未领走造成遗失或损坏由收件人自行负责。
5.3遗损件索赔
寄收件人发现所寄收快递发生遗失或损坏的应第一时间将单号报到前台由前台与快递公司跟进索赔寄件人须给予相关配合。
前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。
5.4附件
《快递件签收登记表》
《快递件寄件登记表》
《到付件登记签收表》
《快递件遗失/损坏登记表》
附件1
快递件签收表
快递件遗失/损坏登记表（）
