文书基础章节测试及答案——第四章文件的整理与归档
投稿者：衣风飘爱
一、填空题
1．2000 年12 月6 日发布的《归档文件整理规则》充分适应了现实工作的需要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。
2．新的归档文件整理方法带来的不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的突破。
3．在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗取精”，不能“有文必档”。
4．凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。5．文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
6．每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体。
7．立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
8．文件特征就是人们根据文件的各种构成特点归纳总结出的文件的共同特点。
9．在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即按文件的问题特征立卷。
10．按文件的作者特征立卷，由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分了文件的重要程度和保存价值。
11．不同的文件反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。
12．按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行
分类和组卷。
13．按文件的地区特征立卷，就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。
14．地区特征一般较多用于下属单位来文、调整统计材料和某些专门文件。
15．按作者特征立卷是指同一作者（责任者），按通讯者特征立卷是特指就同一问题而形成文件往来关系的两位作者（责任者）。
16．除了按文件六个特征立卷的方法外，还可以按重要程度、按姓氏笔画特征立卷或排列卷内文件，也可以按文件载体分类。人事文件材料，也可用人物特征来组卷。
17．按文件特征立卷的特征有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征等。
18．“年度——组织机构”分类法适用于内设机构较多、且较为稳定的中、小型现行机关。
19．“年度——问题”分类法适用于内设机构较少，且经常变化的中、小型现行机关。
20．“组织机构——年度”分类法适用于文件数量巨大，内设机构较多，且较为稳定的大型现行机关。
21．“问题——年度”分类法适用于一般档案数量不多，内设机构不稳定（或分不清）的撤销机关。
22．立卷环节的选择，就是一个单位的文件材料由谁来立卷。
23．立卷环节的选择应与文书工作的组织形式相适应。把立卷地点放在最能掌握文件的形成和处理情况的地方。
24．确定立卷环节，要以便于及时归卷和调卷，节省人力、时间、提高工作效率为前提。
25．文书处理部门立卷，又简称“部门立卷”，它主要包括集中式、部门式和“谁办谁立卷”等具体模式。
26．部门式，是指在机关文书部门的组织下，机关的一级内设部门分别立卷的模式。
27．“谁办谁立卷”就是指由具体形成、办理文件或办事的机关工作人员立卷的模式。
28．“谁办谁立卷”适用于专业性很强的机关单位的业务文件材料的立卷。29．立卷前的准备工作，是指立卷前的组织工作，包括立卷的工作会议、立卷的业务培训，文件材料的收集和清理以及机关档案室人员的业务指导与监督等。
30．立卷业务培训可采用专门培训、业余培训或以会代训等形式。31．平时归卷的目的，是为了加强文件的日常管理，有利于文件的齐全完整、防止文件散失或堆积，方便平时查找利用，并为立卷归档工作打下基础。32．立卷类目又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。它是较为详细、具体的立卷方案，是平时文书立卷的指南，是年终立卷归档的参考依据。33．立卷类目一般由机关文件处理部门或人员会同机关档案部门共同研究拟出初稿，然后征求机关各部门和有关人员的意见，最后由机关综合部门负责人审定。
34．立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。
35．立卷类目内每一类内编一个顺序号，注意不得重复编号或跳号、空号。36．条款名称是指预先拟制的一组有机联系的文件的集合标题，也就是计划立卷的一组文件的条目名称。
37．立卷的归类主要包括区分门类和载体、归大类、归条目等工作。38．组卷就是按照一定的原则和方法，区分不同的保存价值，将已归类的、具有共同文件特征的一组文件组合成一个有机联系的文件组（即案卷）的一项具体立卷工作环节。
39．组内文件排列，也叫卷内文件排列，卷内文件系统化，就是对文件组内的文件材料进行系统有序的排列。
40．案卷标题就是案卷题名，又称为案卷名称，是对卷内文件材料内容和成分的高度概括。
41．案卷标题在内容上要准确揭示和反映卷内文件的主题和成分，在文字上要简洁、明确、概括。
42．按立卷特征分析和揭示案卷的内容和成分是拟制案卷标题的最佳方法。43．按卷内文件排列的规律，发现和概括卷内文件内容和成分是拟制案卷标题的最佳途径。
44．案卷标题的基本结构一般由作者、问题和名称三部分构成。
45．具体拟写案卷标题时应注意标明作者、问题、名称、时间、通讯者和地区。
46．卷内文件的作者是个人，案卷标题应标明其主要职务、职称，或社会地位、类型等。
47．批、转发文件的作者是批、转发文件的单位，而不是被批、转发文件的原作者。
48．明确地揭示卷内文件内容所反映的问题，是拟好案卷标题的关键，是案卷标题的核心部分。
49．以通讯者特征立卷的案卷，标明名称为“来往文书”，这是一种专门用法。50．案卷标题中的时间是指卷内文件内容针对的时间，而不是文件形成的时间。51．以通讯者特征为主立卷的，案卷标题格式为：第一通讯者、第二通讯者、问题、专用名称。
52．以问题特征为主，结合通讯者特征立卷的，案卷标题格式为：第一通讯者、问题、第二通讯者、专用名称。
53．以地区特征立卷的案卷，应在案卷标题中标明案卷中文件的内容所针对或涉及的地区。
54．卷内文件目录对查阅、保管和统计卷内文件及其数量具有重要作用。55．文书档案卷内文件目录的项目有顺序号、文号、责任者题名、日期、页号、备注等7 项内容。
56．顺序号是卷内文件排列次序的编号，又称为件号。
57．发文字号一般包括代字、年度和发文顺序号三个部分组成。
58．责任者是指对文件负有责任的单位或个人，即文件的署名者，通常称作者。
59．卷内文件目录中的日期项，是指文件形成时间，即落款日期。60．归档号的结构和形式有四种：内部机构代号——顺序号；类号——顺序号；
