目前，公文的写作的格式和规范主要依据2000年8月24日国务院以国发【2000】23号文件发布的《国家行政机关公处理办法》，办法中对公文格式和规范都做了详细明确的要求，规范的格式前面已做了单独培训和了解。
根据公司及各煤矿在实际工作中的应用，所有行文都按照规范的正式格式（即红头文）目前尚没有必要，尤其是各煤矿在撰写通知、报告、请示、会议纪要时一直都未使用红头文件格式。
随着公司的不断发展，管理要求也不断提高，但是，从目前各矿的行文情况来看，存在行文格式版式各异、错字、别字普遍、主送、抄送不明确、文种错用等不规范等现象，为了使各煤矿、各部门撰写公文时格式统一规范，在《国家行政机关公处理办法》规定的基础上，公司行政部编写了在日常工作中应用比较多的公文格式内部使用模板，现统一印发并要求如下（仅限内部使用）。
行政部
2010年10月
新疆××××矿业有限公司
会议纪要
×××××××
时间：年月日
地点：×××××××
出席人员：×××，×××
，×××，×××。
议题：××××××
主持人：
×××
记录人：×××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
一、××××××
1.××××××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××
抄送：×××，×××，×××，×××。
新疆××××矿业有限公司××煤矿会议
×××××××
时间：
年月日
地点：
×××××××
出席人员：×××，×××，×××，×××。
议题：××××××
主持人：×××
记录人：×××
×××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××
一、××××××
1.××××××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
1.×××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
特此通知
附件:1. ××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
1.×××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××
2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××煤矿
二O 一O 年十月十九日
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
1.×××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
特此报告
×××煤矿（部门） 二O 一O 年十月十九日 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
