河北鑫科集团公文管理制度
第一章总则
第一条为提高集团的工作效率，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于鑫科集团各事业部、职能部门。
第二章公文管理
第三条秘书中心是集团各事业部、各职能部门上报文件收发的归口管理部门。负责对集团文件的收发、流转、呈报及归档工作。
各事业部、职能部门是公文的基层管理责任部门。上述部门负责人是其本部门公文管理的最终责任人，各部门要明确一名员工具体负责文件审核、登记、呈报、领取、下发、归档等公文日常管理事务。
第四条集团对公文实行逐级把关、分级负责制。公文的撰稿人为特定公文主体的直接责任人，撰稿人的直属上级为该公文的审核责任人。最终由主管部门负责人把关签字。
第三章公文分类
第五条结合集团组织架构及管理需要，将公文分为红头类、请示类、合同类、表格类、一般类五类文件，除表格类外均采用不同阅办卡进行管理。
（一）红头类文件：用于集团下发决议、决定、通知、意见、通告、通报等公文。红头文件一律由秘书中心统一印发，包括印制、用印、发送、归档。
1.决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.决定，适用于对重要事项作出决策和部署、人事任免、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销各事业部及职能部门不适当的决定事项。
3.通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
4.意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.通知，适用于发布集团规章制度，工作指令，批转文件，要求相关部门办理和需要周知或共同执行的事项等。
6.通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（二）请示类文件：各部门单独向总裁请示并希望获得明确答复的事项，请示文件应在事前一事一请示，（注：采购计划列为请示类文件）。
（三）合同类文件：指集团各部门发起，与外单位签署的各类合同、协议书。
（四）表格类文件：指各类表单、支付单、考勤汇总表、工资表、审批单据、财务报表等在呈报审批时，不需要加附阅办卡，按原格式进行呈报的文件。会议纪要按表格类文件格式呈报。
（五）一般类文件：指除上述四类文件之外，下级向上级汇报工作，反映情况形成的各类报告、总结、计划等。金融事业部的项目评审意见表、担保项目手续办理汇报表、金融事业部项目审批表以原文件格式上报，但划分为一般类文件。
第四章公文格式
第六条红头文件撰写格式（模版见附件1）
1.字体：文件标题使用黑体小二号字，正文、附件、落款均使用仿宋四号字体，发文字号、签发人使用仿宋四号字体，主送、抄送、印发机关、印发日期、校对人及打印份数统一使用仿宋小四号字体，页眉使用宋体小四号字体，页码使用宋体小五号阿拉伯数码标识。
2.标题：标题层级依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”“①”标注。
3.附件:“附件：”首行缩进2个字，后接附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。附件说明分别与正文下空一行，有两个或两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
4.落款：成文日期为大写，如二〇一三年八月一日，一般右空四字编
排，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章用红色，应压盖落款且不得出现空白印章。
5.页眉及页码:页眉为“鑫科集团”字样，左对齐，页码底端居中，数码左右各放一条一字线，如：-1-。
6.排版：文件标题的段前、段后距分别为1行，正文行间距为26磅，页面设置为：上边为15㎜，下边为15㎜，左边为25㎜，右边为25㎜，印发机关前空1个字，印发日期后加印发2字，并右空1个字。
第七条请示类文件格式（模版见附件3）
请示类文件应在标题下一行顶格写明主送机关，使用四号仿宋字体，正文使用四号仿宋字体，正文下一行，首行缩进两个字写明“妥否，请批示”的结束语，其他参照红头文件格式要求。
第八条合同类及一般类文件格式参照红头文件行文格式要求。
第九条表格类文件根据表格的版面可分为横版表格与竖版表格；根据表格的繁简可分为单页表格与多页表格，标题为黑体16号（无边框），表格内字体为宋体12号，附注字体使用宋体10号。页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上边为25.4㎜，下边为25.4㎜，左边为31.7㎜，右边为31.7㎜，在实际使用过程中对页面可进行适当的调整。页码底端居中，数码左右各放一条一字线，如：-1-。
会议纪要分为总裁办公会纪要、各事业部例会纪要等重要会议，应注明：****年第*次，集团层面的会议纪要要以红头形式印制。
第五章文件编号
第十条每份文件都必须设置集团编号，部门编号，如有二级部门则应设置二级部门编号，不得重复或遗漏。
1．红头类文件：集团编号为冀鑫总字[年份]×号,如编写1号，不写01号，签发人：总裁。
2．请示类文件：集团编号为（年份）QS-000×
3．合同类文件：集团编号为（年份）HT-000×
4．一般类文件：集团编号为（年份）WJ-000×
5．表格类文件：集团编号为XK年份-000×
第六章行文与签批
第十一条只有原则性意见，尚未切实可行的执行措施或办法前，不应仓促行文。
第十二条文件呈报时应附相应的文件阅办卡，文件编号、文件名称、内容摘要、呈报意见、呈报时间、文件页码均需填写清楚、完整，其中文件名称、内容摘要均要求电子版录入。
第十三条红头文件呈报时附红头文件阅办卡，待批示同意完结之后，方可印制红头文件。红头文件正式印制前，先印制校对稿，秘书中心负责校对格式，拟办部门负责人负责校对内容。
第十四条请示应当一文一事，提出倾向性意见进行呈报。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
第十五条合同类文件，相关部门除在合同会签卡上签署意见外，还应在我方留存的合同文本每页下边沿分别由经办人、履行人、主管领导、法律顾问、监管人签字。
合同或协议书初稿初次呈报,应以请示文件类型呈报,内容作为请示文件附件，领导审批同意，再履行合同会签手续，使用合同类文件阅办卡。
第十六条审计监察中心、财务中心等部门呈报的机要文件，应直接呈报机要秘书，由机要秘书予以呈报、下发，不得转承。
第十七条各事业部、职能部门文件呈报人应对文件编号、文件内容进行自审，部门行政人员对其进行复核，确保相同内容无重复编号现象出现。
第十八条文件呈报时，必须由部门负责人、主管部门签署意见，涉及相关部门的，应由相关部门会签意见，若其中一项未签批，档案管理员可以拒收。
第十九条文件再次或多次修改呈报时必须使用同一编号，使用原文件阅办卡附修改后的最新内容进行呈报。若原文件阅办卡会签意见栏已满，
