教学课件 会议管理实务
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《会议管理实务》课件——10.会议资料和会议物品的准备
一．会议资料
2．会务资料
➢ 会务资料是会议组织者处理各项会务所需的资料。
包括：
接站一览表 会议签到表 住宿登记表 用餐分组表 会议讨论分组表 会间乘车分组表 订票登记表 会务组成员通讯录（每人一份）等
一．会议资料
3．沟通资料
➢ 沟通资料是进行会议内外沟通的资料。
包括： 会议宣传资料 会议参考文件 各种与会议有关的协议书 合同书等
会议正式开始前两小时开空调进行预冷或预热试验。
（6）使用到各种视听设备时，应安排有专人负责调试、维修 和保管。
常用的视听设备：
表决投票系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体设备 （投影机、投影屏、投影仪、幻灯机）、摄像机、录像机、 电视机、电视墙、数据监视器、音响设备、办公设备、音频 视频会议系统等。
会议物品
PART 2
二．会议物品
会议物品
① ② ③
各种证件 会议指示标志 会议设备和用品
二．会议物品
1．会议证件
➢ 会议证件是会与组织者发给参加会议的代表、嘉宾以及会议工作者佩戴的统一制作的证件。
包括：
代表证
发给参加并有表决权和选举权的代表。
列席证
发给旁听但无表决权的列席人员。
工作证
只能证明是会议工作人员，出入行走有一定限制。
（4）会议物品的准备有时可结合公关宣传工作。
如在发放的纸笔或资料袋上印制会议举办企业名称及会议名称； 也可以印制赞助企业的名称，开辟会议筹资渠道。
二．会议物品
4．会议物品准备注意事项
Байду номын сангаас⚠️
（5）准备就绪的物品在会议前要作适当的试用或调试。
如需用到黑板、白板时，应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、 板擦等一起准备；
《会议管理实务》课件——8.会议通知的制作与发送
PART
与写作方法
3
三．会议通知的结构与写作方法
标
正
落
回
题
文
款
执
三．会议通知的结构与写作方法
标 题
三．会议通知的结构与写作方法
标
题
✓ 发文机关
✓ 事由
如《××公司关于召开年终总结表彰大会的通知》
✓ 文种
三．会议通知的结构与写作方法
标
题
✓ 发文机关
✓ 事由
✓ 文种
三．会议通知的结构与写作方法
标
题
✓ 文种
例如《关于举行节能减排工作会议的通知》
小型会议或 日常例会
《会议通知》
标题下方左起顶格书写受文对象，可用统称或规范化简称，后加冒号，如“公司各部门：”。
（如果是内部会议或常规例会，受文对象也可省略）
三．会议通知的结构与写作方法
正
会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。
（例如签收、收据、挂号信单据等，以免日后责任问题）
（8）特殊情况的会议。 股东大会
（9）对于一些经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来，制作成名条， 以便下次发通知时利用。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
① 口头通知 ❌ 正式会议
优特点点： ➢ 快捷、便利、省事，适合于参加人员少的小型会议。 缺点 ➢ 声音媒介不易保存，出现问题时，不易理清责任。
② 电话（传真）通知 ✅ 内部会议
优点
➢ 快捷、准确，成本也不高。
⚠️ ➢ 会务人员必须作通知情况书面记载。
一．会议通知的形式 ③ 书面通知 ✅ 大型会议
回
做好相应的会前准备工作，可以在会议通知正文后附上回执，由参会人员填写完成后通过邮件或
《会议管理实务》课件——13.会议签到和引导工作
⑤ 座次表签到方法
➢ 会议工作人员事先编制座次表，座次表上每个座位填 上与会人员姓名和座次号；
➢ 参加会议的人员到会时，就在座次表上销号，表示出 席。
注意：
印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从×号到×号是某地区（部门） 代表座位，将同一地区、同一部门的与会人员集中在一起，以便与会人员查找自己 的座次号。
一．会议签到
2．签到的方法
③ 会议工作人员代为签到
只适宜于小型会议和 工作例会
➢ 会议工作人员事先制定好出席、列席本次会议人员的 花名册，开会时，来一人就在该人名字后画上记号， 表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。
例如：
“√”表示到会 “×”表示缺席 “○”表示请假等
一．会议签到
2．签到的方法
一．会议签到
2．签到的方法
② 表式签到 通常情况下，会议活动都可以采用这种方式签到。
➢ 与会者在会议工作人员事先准备好的格式规范的表 格上签名，以示到会。
注意： • 规模较大、参加人数较多的会议活动，要多准备一些签 到表，采取分头签到的方法，会议活动结束后，再装订 成册；
• 特别要避免用白纸或普通信笺签到，这样既不方便统计人数、检查缺席情况， 也不利于将来查考。
引导工作
PART 2
二．引导工作
引导
会议、活动期间会务工作 人员为与会者指引会场、座位、 展区、餐厅、住宿的房间以及 与会者问询的路线、方向和具 体位置。
引导有利于会场内外 正常秩序的建立。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
一．会议签到
2．签到的方法
⑥ 电子签到
➢ 即将电子签到卡预先发给与会者。
➢ 与会者入场时，只需将签到卡放在电子签到机感应板 上，或通过非接触式扫描，系统就会自动记录和显示 与会者的姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、代 表性质、组别、代表证编号等信息，并自动进行统计 分析，在显示屏上显示出到会和缺席等一系列数据。
➢ 会议工作人员事先编制座次表，座次表上每个座位填 上与会人员姓名和座次号；
➢ 参加会议的人员到会时，就在座次表上销号，表示出 席。
注意：
印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从×号到×号是某地区（部门） 代表座位，将同一地区、同一部门的与会人员集中在一起，以便与会人员查找自己 的座次号。
一．会议签到
2．签到的方法
③ 会议工作人员代为签到
只适宜于小型会议和 工作例会
➢ 会议工作人员事先制定好出席、列席本次会议人员的 花名册，开会时，来一人就在该人名字后画上记号， 表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。
例如：
“√”表示到会 “×”表示缺席 “○”表示请假等
一．会议签到
2．签到的方法
一．会议签到
2．签到的方法
② 表式签到 通常情况下，会议活动都可以采用这种方式签到。
➢ 与会者在会议工作人员事先准备好的格式规范的表 格上签名，以示到会。
注意： • 规模较大、参加人数较多的会议活动，要多准备一些签 到表，采取分头签到的方法，会议活动结束后，再装订 成册；
• 特别要避免用白纸或普通信笺签到，这样既不方便统计人数、检查缺席情况， 也不利于将来查考。
引导工作
PART 2
二．引导工作
引导
会议、活动期间会务工作 人员为与会者指引会场、座位、 展区、餐厅、住宿的房间以及 与会者问询的路线、方向和具 体位置。
引导有利于会场内外 正常秩序的建立。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
一．会议签到
2．签到的方法
⑥ 电子签到
➢ 即将电子签到卡预先发给与会者。
➢ 与会者入场时，只需将签到卡放在电子签到机感应板 上，或通过非接触式扫描，系统就会自动记录和显示 与会者的姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、代 表性质、组别、代表证编号等信息，并自动进行统计 分析，在显示屏上显示出到会和缺席等一系列数据。
《会议管理实务》课件——3.会议名称与议题的确定
“2013年××省公路春运票价听证会”
一．会议名称的确定
3. 确定会议名称的注意事项
（1）会议名称要用确切、规范的文字表达。 （2）会议名称应与会议的主题、类型相符。 （3）一般企业会议不允许冠以“中国”或“中华”等称谓。
拟定会议议题
PART 2
二．拟定会议议题
1. 什么是会议议题
会议议题就是需要提交给会议讨论和决定 的问题。
一．会议名称的确定
1. 会议名称
作用：
➢ 既可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有 数，作好议事准备；
➢ 又可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果，更可 用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和庄重感。
注意： 会标必须使用全称，不能随意省略文
字，以免语句不通，使人产生误会，造成 会议议题确定的基本原则
（5）相近性原则。
指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互 联系密切的议题放在一次会议上讨论。
注意： 会议议题应该从实际出发，以保证会议质量、提高会议效
率为宗旨。 如遇几个议题，应按其紧急，或者重要程度排列。最紧急的、最重要的排列在最前面。
尽量保证在最佳时间开会。要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上 则安排一些文娱活动。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
二．拟定会议议题
3. 会议议题确定的基本原则
（2）明确性原则。
➢ 会议议题的表述要简洁明了，既不能空洞抽象，让人反复 琢磨仍摸不着头脑；也不要罗嗦，把议题的要义淹没在繁 琐的表述中。
➢ 为议题提供相关说明性的材料，使之更清晰，以便与会人 员在讨论和和决策时参考。
明确的议题，是形成决议的前提条件 之一
一．会议名称的确定
3. 确定会议名称的注意事项
（1）会议名称要用确切、规范的文字表达。 （2）会议名称应与会议的主题、类型相符。 （3）一般企业会议不允许冠以“中国”或“中华”等称谓。
拟定会议议题
PART 2
二．拟定会议议题
1. 什么是会议议题
会议议题就是需要提交给会议讨论和决定 的问题。
一．会议名称的确定
1. 会议名称
作用：
➢ 既可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有 数，作好议事准备；
➢ 又可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果，更可 用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和庄重感。
注意： 会标必须使用全称，不能随意省略文
字，以免语句不通，使人产生误会，造成 会议议题确定的基本原则
（5）相近性原则。
指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互 联系密切的议题放在一次会议上讨论。
注意： 会议议题应该从实际出发，以保证会议质量、提高会议效
率为宗旨。 如遇几个议题，应按其紧急，或者重要程度排列。最紧急的、最重要的排列在最前面。
尽量保证在最佳时间开会。要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上 则安排一些文娱活动。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
二．拟定会议议题
3. 会议议题确定的基本原则
（2）明确性原则。
➢ 会议议题的表述要简洁明了，既不能空洞抽象，让人反复 琢磨仍摸不着头脑；也不要罗嗦，把议题的要义淹没在繁 琐的表述中。
➢ 为议题提供相关说明性的材料，使之更清晰，以便与会人 员在讨论和和决策时参考。
明确的议题，是形成决议的前提条件 之一
会议管理实务全书电子教案整套教学课件
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
14
二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
15
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进 行调试。 步骤5：发言席布置 庆典大会应专设发言台，位于主席台靠内一侧。发言台 最好摆设小盆鲜艳鲜花。预先调试好话筒。 步骤6：大会座位布置 作为大型会议，为维持会场的秩序，保证各项活动的顺 畅进行，会场预设功能区。分为ABCD各区，让记者、 退休人员、外宾、领奖人员都有专门的功能区，一般职 工则按部门划分功能区。
[4]在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台 签。
38
知识链接
➢安排场内其他人员的座次
[1]小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、 离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。
[2]中大型会场内座位的安排方法有3种： 横排法。是按参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称
笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。 竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓
1
一、任务描述
1、情境导入
新世界公司经理办公会决定于20××年1月7日 召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流 会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做 报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会 ，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总 经理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规 模和会期等因素，拟写相关的会议文书。
《会议管理实务》课件——6.会议日程的拟订
会议管理实务
会议日程的拟订
PART 1
会议日程的作用
1.会议日程的作用
作用
1
保证会议议程的具体实施；
2
方便与会者；
3
提高会议效率。
会议日程编排的方法 PART
2
2.会议日程编排的方法
（1）整体把握
➢ 全面准确地把握会议的议题性活动、仪式性活动、其他 特点辅：助活动，把握其主次关系，突出重点，注意各项活动
之间的协调。
（2）时间预测
➢ 对各项具体活动所需时间进行预测。
方法： ① 以前同类型会议上同样的活动所耗用的实际时间； ② 本次会议的议题和其他活动的增减情况； ③ 每项议题的发言人数和发言时间； ④ 每项仪式性和辅助性活动所需的时间； ⑤ 中间休息时间。
2.会议日程编排的方法
（3）符合人体生理和心理规律
会议日期的选择
原则
PART
4
4.会议日期的选择原则
会议日期的选择非常重要，客房价格的商定以及会议地点、场所的选择 都受到会议日期的影响。
以下是选择会议日期需要注意的几个原则：
1. 避开重要活动日期
2. 避开重要的节假日
3. 会议时间要合理
➢ 指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。
比如：
纪念性会议放在纪念日举行最能突出主题； 庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。
（3）题注
➢ 报大会或主席团会议通过的会议日程，应当写明题注，具体写法同会议议 程。一般会议的日程如在标题中已经显示会议年份信息的，则可省去不写； 如标题未显示年份信息，在其他部分也未显示的，应标明年份。
3.会议日程的结构和写法
（4）正文
两种格式：
会议日程的拟订
PART 1
会议日程的作用
1.会议日程的作用
作用
1
保证会议议程的具体实施；
2
方便与会者；
3
提高会议效率。
会议日程编排的方法 PART
2
2.会议日程编排的方法
（1）整体把握
➢ 全面准确地把握会议的议题性活动、仪式性活动、其他 特点辅：助活动，把握其主次关系，突出重点，注意各项活动
之间的协调。
（2）时间预测
➢ 对各项具体活动所需时间进行预测。
方法： ① 以前同类型会议上同样的活动所耗用的实际时间； ② 本次会议的议题和其他活动的增减情况； ③ 每项议题的发言人数和发言时间； ④ 每项仪式性和辅助性活动所需的时间； ⑤ 中间休息时间。
2.会议日程编排的方法
（3）符合人体生理和心理规律
会议日期的选择
原则
PART
4
4.会议日期的选择原则
会议日期的选择非常重要，客房价格的商定以及会议地点、场所的选择 都受到会议日期的影响。
以下是选择会议日期需要注意的几个原则：
1. 避开重要活动日期
2. 避开重要的节假日
3. 会议时间要合理
➢ 指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。
比如：
纪念性会议放在纪念日举行最能突出主题； 庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。
（3）题注
➢ 报大会或主席团会议通过的会议日程，应当写明题注，具体写法同会议议 程。一般会议的日程如在标题中已经显示会议年份信息的，则可省去不写； 如标题未显示年份信息，在其他部分也未显示的，应标明年份。
3.会议日程的结构和写法
（4）正文
两种格式：
《会议管理实务》课件——2.会议策划方案的具体内容
先考察场地条件
确定与会人员 PART
4
4.确定与会人员
1）筛选与会人员的标准
① 与会议议题有直接关联的人员
直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。
② 可以提供专业意见或独家信息的人员。
他们能够使讨论更有效率地进行。
③ 对实现会议目标有潜在贡献的人员。
④ 能够因参与会议而获得益处的人员。
⑤ 有利于会议组织者意愿表达的人员。
① 能少则少原则
② 依法原则
2）会议规模的确定
① 需要互动讨论型的会议
② 不需要互动讨论型的会议
③ 其他类型的会议：法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、 组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议 人数的依据。
3.确定会议规模
3）确定会议的规模必须综合考虑的因素
① 效率
会议的规模直接制约会议的效率。
会议管理实务
会议策划方案的 具体内容
目录
CONTENTS
1 确定会议的目标与主题
宏 观
2 确定会议的形式
层 面
3 确定会议规模
4 确定与会人员
5 会议场地的布置
微 观
6 议程的制定
层
7 会议通知的派发
面
8 开会前的最后审查
PART 确定会议的目标与主题
1
1.确定会议的目标与主题
会议 主题
会议主题是会议目标的具体化。主题是
确定会议的形式
PART 2
2.确定会议的形式
基本 形式
会议已经高度程式化，不论何种类型
的会议，基本都是将有关人员召集起来，
集中在某一场所进行商议，在一定的时间
内完成会议议题。
2.确定会议的形式
确定与会人员 PART
4
4.确定与会人员
1）筛选与会人员的标准
① 与会议议题有直接关联的人员
直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。
② 可以提供专业意见或独家信息的人员。
他们能够使讨论更有效率地进行。
③ 对实现会议目标有潜在贡献的人员。
④ 能够因参与会议而获得益处的人员。
⑤ 有利于会议组织者意愿表达的人员。
① 能少则少原则
② 依法原则
2）会议规模的确定
① 需要互动讨论型的会议
② 不需要互动讨论型的会议
③ 其他类型的会议：法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、 组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议 人数的依据。
3.确定会议规模
3）确定会议的规模必须综合考虑的因素
① 效率
会议的规模直接制约会议的效率。
会议管理实务
会议策划方案的 具体内容
目录
CONTENTS
1 确定会议的目标与主题
宏 观
2 确定会议的形式
层 面
3 确定会议规模
4 确定与会人员
5 会议场地的布置
微 观
6 议程的制定
层
7 会议通知的派发
面
8 开会前的最后审查
PART 确定会议的目标与主题
1
1.确定会议的目标与主题
会议 主题
会议主题是会议目标的具体化。主题是
确定会议的形式
PART 2
2.确定会议的形式
基本 形式
会议已经高度程式化，不论何种类型
的会议，基本都是将有关人员召集起来，
集中在某一场所进行商议，在一定的时间
内完成会议议题。
2.确定会议的形式
《会议管理实务》课件——16.会议参观
1. 会议参观、考察和游览服务
（1）策划项目
① 切合会议主题 ② 照顾参加对象的兴趣 ③ 考虑接待能力 ④ 做到内外有别
1. 会议参观、考察和游览服务
（2）安排落实
① 及时联系接待单位
➢ 将参观项目告知接待单位，听取接待单位的意见，如对 方无法接待，要及时更换项目。
➢ 旅游项目也可委托信誉良好的旅行社实施。
2. 会议娱乐服务
会议的娱乐服务即以丰富与会者文化生活 及调节与会者情绪为目的所开展的娱乐活动。
不少于1次
不少于2次
2. 会议娱乐服务
① 选择娱乐项目
➢ 一般娱乐项目可以选择观看电影、文艺演出（如音乐、戏 剧、舞蹈等）、组织社交娱乐活动（如交际舞会、化装舞 会等）、组织与会人员自娱联欢等。
② 安排具体时间
④ 安排好食宿
➢ 如果参观、考察和游览活动历时一天以上，还必须提前安排好食宿。
⑤ 准备必要的资金和物品
➢ 如摄像机、照相机、手提扩音机、对讲机、团队标志、卫生急救药品等
1. 会议参观、考察和游览服务
（3）陪同安排
• 组织参观、考察和游览应当派有相当身份的领导人陪同。
• 除必要的工作人员外，其他陪同人员不宜过多。
场。此时，全场起立鼓掌表示欢迎。
➢ 演出进行中，观众不得退场。
➢ 演出结束后，全场起立向演员热烈鼓掌以示感谢。观众应待 主人和主宾退场后再离去。
如果主宾向演员献花篮并合影，观众不应立即散去，应在 主人和主宾与演员合影结束离去后方能退出演出剧场。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
• 每到一处，被考察、参观单位应当派有一定身份的领导 人出面接待欢迎并做概况介绍。
（4）介绍情况
《会议管理实务》课件——20.拟写会议纪要
（2）主体
这是会议纪要的核心部分，主要说明会议讨论的具体问题，会议形成的意见或 决定。
（3）结尾
根据会议的实际情况，会议纪要的结尾可写可不写。下发的会议纪要可写出执 行要求，研讨性会议纪要可提出会议的希望，也有的会议纪要把出席人名单放 在结尾处。
PART 3
会议纪要的特点
三．会议纪要的特点
1．内容的纪实性
➢ 会议纪要一般在会议结束之后制发。 ➢ 会议纪要是会议形成的记录性公文，它必须忠实于会议原貌，客观地、扼要地反映会议
中心议题和议定事项。
➢ 撰拟者不得在纪要中随意添加会议未曾涉及的内容或擅自修改与会者的观点，而且也不 能对会议内容加以发挥，发表评论。
三．会议纪要的特点
2．表达的提要性
➢ 会议纪要应客观如实地记载会议情况，但不是有闻必录。
二．会议纪要的格式
2．正文
（1）开头
会议纪要的正文，在开头部分往往概括介绍会议情况，包括召开会议的意义， 开会的时间、地点、名称，主持人、出席人、列席人及会议的主要议题等。
（2）主体
这是会议纪要的核心部分，主要说明会议讨论的具体问题，会议形成的意见或 决定。
根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
③ 发言记录式： 即按照在会上发言的顺序，把每个发言人的主要观点和意见择要出来。 好处： 能如实地反映会议进程和各种观点，便于如实地反映发言人 的不同看法和会议原貌。
多用于座谈会和高层领导会议。 姓名 （工作单位和职务）
二．会议纪要的格式
2．正文
（1）开头
会议纪要的正文，在开头部分往往概括介绍会议情况，包括召开会议的意义， 开会的时间、地点、名称，主持人、出席人、列席人及会议的主要议题等。
《会议管理实务》课件——17.会议记录
参照依据
（2）会议记录经整理可作为向下传达的文件，也可以作为 向上级汇报的原始材料。
（3）会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料。
一．会议记录的作用
（4）会议记录是重要的档案资料，是编史修志、查证组织 沿革、核实历史事实的原始资料。
（5）某些法定性会议的会议记录经发言者和会议领导人确 认签字后，具有法律效力。
⑤ 会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录， 应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。
⑥ 录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音， 不可张冠李戴。
会议记录的注意事项 PART
6
六．会议记录的注意事项
① 记录的项目要完整
会议情况： 会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、 主持人、记录人等；
会议管理实务
会议记录
会议 记录
是在会议进行过程中，由记录人员 对会议基本情况、大会报告、代表发言、 会议决议等内容所作的记载，是会议的 客观进程的原始而真实的记录。
主要特点
原始性 客观性 规范性
PART 1
会议记录的作用
一．会议记录的作用
（1）会议记录是进行会议总结的重要依据。
日后分析 研究 处理有关问题
单位、职务等； ➢ 对缺席人员，应注明缺席原因； ➢ 对列席人员，可逐一写出姓名。
二．会场记录的基本格式
1．基本情况
可在会议召开之前或之初写好，其内容一般包括：
（6）主持人：交代主持人姓名及职务。 （7）记录人：记录人本人签名，以示对所作的记录内容负责。
二．会场记录的基本格式
2．会议内容和会场情况
会场记录的基本格式 PART
2
二．会场记录的基本格式
第5章 会议管理 管理秘书实务(第二版) 教学课件
21世纪公共管理系列教材
（2）确定会名、规模和规格，提出与会人 员范围或人员名单
1）确定会议名称 ①会议主办单位的名称；②会议的主题；
③会议的类型 2）确定会议的规模和规格 3）提出参加会议的范围或人员名单
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
（3）拟订会议的时间与会期 1）提出会议召开的时间。 早不赶晚。但也要注意以下几点： ①要根据会议的主持人或主办会议单位的主要 领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出 席会议来确定时间； ②主要领导人出差、旅行的当天或返回的当 天最好不召开会议，紧急会议可以除外； ③会见会谈性会议，应当事先同主、宾双方 商议之后，再确定会议召开的时间. 2）确定会期。会期是指召开会议时间的长短。
在封口之前仔细检查一遍．不要漏装。 ③通知装入信封后，要逐个将信皮封贴起来，
防止失落。 ④将名单与信封进行核对，防止遗漏或重复。 ⑤信封送到收发室时要进行清点，请收发人员
打上编号，以备查询。
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
3）会议通知的发送。 ①发送形式： 第一，正式通知 第二，非正式通知 ②发送内容： 第一，如果有预备议程、事先需准备的材料
××号。 □我准备参加此次会议。 □我将届时赴会，并带名宾客来。 □我不能参加此次会议。
管理秘书实务（第二版）
5.2会议组织
21世纪公共管理系列教材
例2：卡片式 部门经理会议
目的：讨论公司下一年度市场营销计划 时间：2007年6月18日上午9:00 地点：公司第一会议室
如您无法出席,请于6月10日前电话告 知苏丽。电话号码：85930878
管理秘书实务（第二版）
《会议管理实务》课件——12.会议接站和报到工作
一．会议接站
接站工作的程序和要求如下：
3．竖立接站标志
➢ 当与会人员集中抵达时，在出口处以及交通工具上要竖立醒目的 接待标志，如“×××会议接待处”，以便参加对象辨识。
×××会议接待处
一．会议接站
接站工作的程序和要求如下：
4．掌握抵达情况
➢ 接站人员要随时掌握并统计抵达的名单和人数，特别要留意晚点 抵达的与会者，避免漏接现象发生。
➢ 同时注意与机场、火车站、码头等联系，了解准确抵达信息。
名单 人数
申请表
一．会议接站
接站工作的程序和要求如下：
4．掌握抵达情况
姓名 联系电话 到达日期、时间
会议代表接站回执 单位 到达 航班（车次） 离开日期
一．会议接站
接站工作的程序和要求如下：
5．介绍宾主双方
➢ 与会者到达时，接待人员应迎上前去自我介绍，并主动与其握手以示 欢迎。
会议管理实务
会议接站和 报到工作
PART 1
会议接站
一．会议接站
接站
会议接待人员前往 车站、码头、机场等迎 接与会对象
一般跨地区、 全国性和国际性 会议需要接站
一．会议接站
接站工作的程序和要求如下：
1．确定迎接规格
➢ 重要领导或外宾前来参加会议，要事先确定迎接的规格，主办方 应当派有一定身份的人士前往机场、车站、码头迎接。
应该手心向上，有礼貌地用手示意，不能用手指指点点 四、要介绍后主办方接待人员或领导要主动握手。
一．会议接站
接站工作的程序和要求如下：
6．安排与会人员上车
小轿车座位的礼宾次序通常为： 右为上 左为下 后为上 前为下
➢ 即小轿车的后排右位为上座，安排坐客人； ➢ 后排左位为次座，安排坐主办方领导人； ➢ 接待人员坐在司机旁的座位。
《会议管理实务》课件——19.突发事件
表3-5-1 会议应急方案的内容和应对措施①
突发特事点件：类型 人员问题
健康与安全问题
突发情况
预防和应对措施
发言人、参加者或关键代表缺席或无法 按时到会，致使会议无法按时开始，或者造 成参会人数不足，从而影响会议的规模、财 务收支和公共关系。
发言人不能按时到会，可以考虑替代，甚至临时 修改会议议程；可临时额外给每位发言人10分钟自由 提问时间，以弥补发言人的缺席。
一．突发事件
2. 突发事件的特点
（3）变化发展的不确定性
➢ 突发事件发生后，事态的变化、发展趋势以及事件影 响的深度和广度不能事先描述和确定，难以预测。
（4）处置的紧迫性
➢ 对突发事件的反应越快，反应决策越准确， 突发事件所造成的损失就会越小。
会议突发事件的类型和
预防应对措施
PART
2
二．会议突发事件的类型和预防应对措施
资料问题
参会人员超出既定人数，或是由于会议 资料印刷质量欠佳可能造成会议资料不足的 问题；有时由于各种原因，可能致使会议资 料无法按时送到会议地点。
秘书要随身带一份会议活动安排及会议需要使用 文件的原稿，以便在会场附近随时复印，若会议资料 无法按时送到会场，秘书应及时通知并催促相应的工 作人员。
二．会议突发事件的类型和预防应对措施
三．处置突发事件的基本要求
如果在会议召开期间发生突发事件，应注意做到以下几点：
3．妥善处理善后工作
➢ 事件（事故）处理工作结束后，写出事件（事故）处理经过， 报领导审阅后归档。
4．处理突发事件
➢ 既要大胆、果断，又要注意细致、稳妥。
谢谢聆听
THANKS FO当或某些参会人员行为不
审核发言人以往的情况，并在发言前加强与其沟
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9
知识链接
• 会议方案的结构
•
标题（召开单位+会议名称+文种）
• 会议方案 正文（开头+主体+结尾）
•
签署发文机关、日期
10
知识链接
• 会议方案的正文写法 • 开头部分应写明开会的原由、单位、会议
名称、会议时间、地点、会期等， “指导 方针”、“总体设想”部分 • 会议方案 的主体部分，要写出会议的宗旨、 规模、议程、做法和准备情况，相当一般 方案中“主要目标”、“实施步骤”和 “政策措施”三项。 • 结尾语部分的写作，要根据 会议方案 的性 11 质而定 。
15
二、任务实施
• 任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题 人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施 步骤
• 步骤1：公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点 在公司总部的三楼会议室举行
• 步骤2：宣布议程。 • 步骤3：说明有关人员缺席情况。 • 步骤4：宣读并通过上次会议的记录。 • 步骤5：东部地区销售情况总结。 • 步骤6：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 • 步骤7：公司销售人员的招聘和重组。 • 步骤8：销售二部经理的人选。 • 步骤9：下季度销售目标。
3
一、任务描述
• 2．训练任务
1
拟写会议通知
2
拟写会议筹备方案
3
制作会议记录模板
4
准备会议相关文件
5
拟定会议议程表
4
二、任务实施
• 任务1——要素分解
1
2
明确 会议目的 及议题
确定 会议时间地点 参会人员 及其他事项
3
明确 会议通知 格式规范
5
知识链接
➢会议通知 • 会议通知按形式分，有口头通知和书面通
17
知识链接：
➢ 1．会议议程的制定程序
➢ （1）明确目标和参加者 ➢ （2）安排各议程事项的时间 在编排议程的时候，遵循以下两个原则： 一是议案的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个 议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。 ➢ （3）确定每一项议程 ➢ （4）决定会议讨论形式 ➢ （5）决定会议决策的方式
项目一 拟定会议方案
项目一：拟定会议方案
•
•
知识目标
掌握会议通知的写作要 求
•
•
能力目标
能熟练拟写会议通知
• 了解会议方案的概念和 • 能拟写会议筹备方案
格式
• 能制作会议记录模板，
• 明确会议记录的格式与 写作要点
并能正确、全面进行会 议记录。
•
了解准备会议议程所需 • 要的资料，并能有序整
能制定会议议程，并熟 练掌握其合理次序
理
2
一、任务描述
• 1、情境导入
• 新世界公司经理办公会决定于20××年1月 7日召开一次如何加强公司经营管理的研讨 及交流会，届时还要邀请商务部领导及管 理学专家做报告。要求各分公司经理和部 门经理必须到会，且要准时，地点在公司 第一会议室。作为总经理办公室秘书，请 你根据这次会议的主旨规模和会期等因素， 拟写相关的会议文书。
二、任务实施
• 任务3——要素分解
•
新世界公司会议记录（要素结构）
• 会议名称：×××××××××
• 会议时间：二○××年×月×日×时
• 会议地点：公司办公楼五楼大会议室
• 出席人：××××××××××××××……
• 缺席人：××××××××××……
• 主持人：总经理××
• 记录人：办公室主任刘××
7
二、任务实施
• 任务2——要素分解
拟写
会议筹备方案
服务
预算
后勤
会议
议程 人员
8
知识链接
➢会议筹备方案 • 会议筹备方案是会议的预演，通过想象和
策划，将计划全过程形成文字，以便安排 布置会议事宜 • 在编写会议工作方案的过程中，应注意会 议工作方案要点齐全，体现出总体方案的 特点。 • 由于内容的限制，会议筹备方案有许多附 件，因此起草时应根据背景资料将附件制 作齐全。 • 参考例文：
12
任务3——要素分解
• 一、议题 主持人发言：×××
• 二、讨论 与会者发言：×××
• 三、决定 • 散会 • 主持人：×××（签名） • 记录人：×××（签名） • （本次会议记录共×页）
13
知识链接
➢一般会议记录的格式包括两部分: 一部分是会议的组织情况，要求写明会议
名称、时间、地点、出席人、缺席人、列 席人、主持人、记录人等。
另一部分是会议的内容，要求写明主要议 题、发言记录和决议事项，这是会议记录 的核心部分。
14
知识链接
• 会议记录的内容
• 这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定 模式。一般包含有以下方面：
•
会议议程；
•
会议讨论和发言；
•
会议决定和决议；
•
• 这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同， 先后次序会有所不同。
知； • 书面通知：以寄、发书面文字的形式所进
行的会议通知。 • 会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形
式。 ➢会议通知的格式 参考例文：
关于召开2006年颜料行业工作会议的通知
6
知识链接
➢会议通知的内容 • 会议通知主要用于上级机关或有关部门通
知重要会议或大型会议的召开，以保证会 议如期举行。内容一般包括：会议名称， 召开的根据和目的，会议的时间、地点和 报到的时间、地点、会议内容、会议要求、 与会人员，会议要求与注意事项等，收费 标准，乘车路线，联系单位（联系人、联 系电话）等。
法。
•
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。ຫໍສະໝຸດ •掌握渲染会议气氛的方
法和手段。
•
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
20
参考评分标准
• 学生训练成果评价表
项目
项目1 拟定会议方案
任务序号
任务得分 及 任务完成情况评价
1
2
3
4
5
总分
学生签字： 指导教师签字： 年 月 日
21
项目二 会场布置
项目二：会场布置
• 知识目标
• 能力目标
•
掌握会场布置的意义以
及分类。
•
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
•
掌握不同会场布置的方
18
知识链接：
➢ 2．会议日程的编制方法
➢注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和 本公司章程有无对会议议程顺序的明确规 定。 ➢明确会议活动的人员、日期和时间、地点、 有关的餐饮安排 ➢宣布议程 ➢将同类性的问题集中排列在一起， ➢保密性较强的议题，一般放在后面
19
参考评分标准
• 任务1：总分20分 • 任务2：总分20分 • 任务3：总分20分 • 任务4：总分10分 • 任务5：总分30分
知识链接
• 会议方案的结构
•
标题（召开单位+会议名称+文种）
• 会议方案 正文（开头+主体+结尾）
•
签署发文机关、日期
10
知识链接
• 会议方案的正文写法 • 开头部分应写明开会的原由、单位、会议
名称、会议时间、地点、会期等， “指导 方针”、“总体设想”部分 • 会议方案 的主体部分，要写出会议的宗旨、 规模、议程、做法和准备情况，相当一般 方案中“主要目标”、“实施步骤”和 “政策措施”三项。 • 结尾语部分的写作，要根据 会议方案 的性 11 质而定 。
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二、任务实施
• 任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题 人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施 步骤
• 步骤1：公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点 在公司总部的三楼会议室举行
• 步骤2：宣布议程。 • 步骤3：说明有关人员缺席情况。 • 步骤4：宣读并通过上次会议的记录。 • 步骤5：东部地区销售情况总结。 • 步骤6：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 • 步骤7：公司销售人员的招聘和重组。 • 步骤8：销售二部经理的人选。 • 步骤9：下季度销售目标。
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一、任务描述
• 2．训练任务
1
拟写会议通知
2
拟写会议筹备方案
3
制作会议记录模板
4
准备会议相关文件
5
拟定会议议程表
4
二、任务实施
• 任务1——要素分解
1
2
明确 会议目的 及议题
确定 会议时间地点 参会人员 及其他事项
3
明确 会议通知 格式规范
5
知识链接
➢会议通知 • 会议通知按形式分，有口头通知和书面通
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知识链接：
➢ 1．会议议程的制定程序
➢ （1）明确目标和参加者 ➢ （2）安排各议程事项的时间 在编排议程的时候，遵循以下两个原则： 一是议案的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个 议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。 ➢ （3）确定每一项议程 ➢ （4）决定会议讨论形式 ➢ （5）决定会议决策的方式
项目一 拟定会议方案
项目一：拟定会议方案
•
•
知识目标
掌握会议通知的写作要 求
•
•
能力目标
能熟练拟写会议通知
• 了解会议方案的概念和 • 能拟写会议筹备方案
格式
• 能制作会议记录模板，
• 明确会议记录的格式与 写作要点
并能正确、全面进行会 议记录。
•
了解准备会议议程所需 • 要的资料，并能有序整
能制定会议议程，并熟 练掌握其合理次序
理
2
一、任务描述
• 1、情境导入
• 新世界公司经理办公会决定于20××年1月 7日召开一次如何加强公司经营管理的研讨 及交流会，届时还要邀请商务部领导及管 理学专家做报告。要求各分公司经理和部 门经理必须到会，且要准时，地点在公司 第一会议室。作为总经理办公室秘书，请 你根据这次会议的主旨规模和会期等因素， 拟写相关的会议文书。
二、任务实施
• 任务3——要素分解
•
新世界公司会议记录（要素结构）
• 会议名称：×××××××××
• 会议时间：二○××年×月×日×时
• 会议地点：公司办公楼五楼大会议室
• 出席人：××××××××××××××……
• 缺席人：××××××××××……
• 主持人：总经理××
• 记录人：办公室主任刘××
7
二、任务实施
• 任务2——要素分解
拟写
会议筹备方案
服务
预算
后勤
会议
议程 人员
8
知识链接
➢会议筹备方案 • 会议筹备方案是会议的预演，通过想象和
策划，将计划全过程形成文字，以便安排 布置会议事宜 • 在编写会议工作方案的过程中，应注意会 议工作方案要点齐全，体现出总体方案的 特点。 • 由于内容的限制，会议筹备方案有许多附 件，因此起草时应根据背景资料将附件制 作齐全。 • 参考例文：
12
任务3——要素分解
• 一、议题 主持人发言：×××
• 二、讨论 与会者发言：×××
• 三、决定 • 散会 • 主持人：×××（签名） • 记录人：×××（签名） • （本次会议记录共×页）
13
知识链接
➢一般会议记录的格式包括两部分: 一部分是会议的组织情况，要求写明会议
名称、时间、地点、出席人、缺席人、列 席人、主持人、记录人等。
另一部分是会议的内容，要求写明主要议 题、发言记录和决议事项，这是会议记录 的核心部分。
14
知识链接
• 会议记录的内容
• 这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定 模式。一般包含有以下方面：
•
会议议程；
•
会议讨论和发言；
•
会议决定和决议；
•
• 这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同， 先后次序会有所不同。
知； • 书面通知：以寄、发书面文字的形式所进
行的会议通知。 • 会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形
式。 ➢会议通知的格式 参考例文：
关于召开2006年颜料行业工作会议的通知
6
知识链接
➢会议通知的内容 • 会议通知主要用于上级机关或有关部门通
知重要会议或大型会议的召开，以保证会 议如期举行。内容一般包括：会议名称， 召开的根据和目的，会议的时间、地点和 报到的时间、地点、会议内容、会议要求、 与会人员，会议要求与注意事项等，收费 标准，乘车路线，联系单位（联系人、联 系电话）等。
法。
•
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。ຫໍສະໝຸດ •掌握渲染会议气氛的方
法和手段。
•
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
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参考评分标准
• 学生训练成果评价表
项目
项目1 拟定会议方案
任务序号
任务得分 及 任务完成情况评价
1
2
3
4
5
总分
学生签字： 指导教师签字： 年 月 日
21
项目二 会场布置
项目二：会场布置
• 知识目标
• 能力目标
•
掌握会场布置的意义以
及分类。
•
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
•
掌握不同会场布置的方
18
知识链接：
➢ 2．会议日程的编制方法
➢注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和 本公司章程有无对会议议程顺序的明确规 定。 ➢明确会议活动的人员、日期和时间、地点、 有关的餐饮安排 ➢宣布议程 ➢将同类性的问题集中排列在一起， ➢保密性较强的议题，一般放在后面
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参考评分标准
• 任务1：总分20分 • 任务2：总分20分 • 任务3：总分20分 • 任务4：总分10分 • 任务5：总分30分