公司业务招待费管理制度
业务招待费管理制度
业务招待费管理制度
文件编号: 公司ZD-0052 发行版次: 01 修订次数: 0 页数: 1/1
编制人: 营销中心修订人: 制度建设小组批准人: 总经理
日期: 2012-12-23 日期: 2012-12-25 日期: 2012-12-30
一、目的
为规范公司各类业务招待行为,切实厉行勤俭节约,有效控制公司的业务招待费支出,提高费用使用效益,节约成本费用,提高公司的经营管理水平,进一步强化财务管理,防范费用浮滥支出,结合公司的实际情况,特制定本制度。
二、适用范围
业务费:是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。
2.招待费:是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用;因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观费、旅游费等;在公司食堂招待时发生的就餐费;因招待领用的酒水、饮料及香烟等。
3.与开拓市场、维护客情关系、打通渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。(不包含市场公关费)
1)上级主管部门领导来我司检查、指导、协调工作;
2)客户公司的领导、员工因公来我司考察、联系业务、洽谈工作;
3)外单位来公司或与相关单位联系业务、洽谈合作事项;
4)其他因公需要招待事项。
4.公司所有业务招待支出均属之。
三、职权和职责
1.业务招待费报销:部门负责人、分管领导、财务中心门负责人、财务总监、
总经理、董事长。
2.业务招待核准:审计部、营销中心总经理(业务部门)、总经理或董事长(管理部门)。
四、管理标准和管理要求
业务招待费定义
指企业为经营业务的合理需要而发生并支付的应酬费用。包括:
1)因业务需要宴请的开支(包括饭后娱乐、交通开支)。
2)因业务需要招待客人参观旅游景点的费用(含交通费)。
3)因业务需要赠送土特产、礼品以及代币券(卡)等的费用。
4)因业务需要报销来企业办事的非本单位员工的差旅费(含住宿、餐费、交通
费及杂费)
使用原则
管理原则:先申请、后执行;预算总额控制;实行分级负责、对口接待,专款专用,全程监督。
2)业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待,不接待”, “可发生可不发生费用,不发生”,“态度热情,费用从简”的原则。
3)陪同人员坚持适度从紧原则,原则上不能超过需接待人员的1/2。(原则上不
能多于需接待人员,特殊情况可以请示公司领导批准后执行。)
4) 严格执行规定限额和招待标准,分档次接待原则,坚决控制非业务性接待,严禁随意超标进行业务招待,特殊情况需说明原因,经请示总经理同意后方可进行招待,否则,财务部门不予报销。
5)招待工作本着热情、礼貌、细致、勤俭、周到的原则。
6)年初根据年度工作计划,各部门编制相关往来单位及个人的工作联系表,交分管领导、总经理、董事长审批,以明确招待范围。工作联系人发生变动的,须及时更新工作联系表。
7)坚决控制非业务性接待,适当控制业务接待。态度热情,费用从简。
8)严格分档次接待,按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度,对应接待,禁止越档次接待。
9)接待用餐时,严格控制陪客人数。坚持高档接待的执行中司机不参与陪客就
餐规定。同时,原则上陪客人数不得超过3人,若公司陪同用餐人员多于3人时,应事先经过总经理或董事长批准。
3.业务招待的种类
1)因公往来单位或个人,临时性之喜庆丧事或庆祝活动之花篮、礼金、礼品等
费用。
2)特定业务目的公关性之宴请或礼品金。
3)一般工作往来之业务招待餐费及礼品。
4)事先向总经理、董事长报准之交际礼金。
4.开支标准
1)招待相关职能部门经常打交道的经办人员,单次招待费用控制在300元以内(单次:是指为接待某人从开始接待到终止接待的所有费用),根据人员多少调节。
2)招待一般来宾来客,每席餐费不超过800元(含酒水等),酒水标准白酒控制在200元/瓶以下。
3)招待政府部门正股级以上副局级(含副局级)以下干部、客户企业部门经理级别人员每席不超过1200元(含酒水等),酒水标准白酒控制在300元/瓶以下。
4)招待政府部门正局级及分局一把手每席不超过1800元(含酒水),酒水标准白酒控制在400元/瓶以下。
5)招待政府主要领导及政府部门关键领导、客户企业副总以上领导,费用标准由董事长另行确定。
6)招待用白酒一般不超过2瓶,特殊情况最多一次不能超过3瓶(每席标准),并且白酒不得超过标准。
7)中国的传统佳节端午节、中秋节、春节,各部门根据需要,结合公司的具体要求决定是否要安排过节费和礼品走访,确实需要的,根据各岗位的重要性,标准分别为500元/人、1000元/人、2000元/人、5000元/人。不在工作联系表范围内或要求超过上述标准安排的,须报董事长特别批准。
8)大型、专项、异地接待任务,经办人应制定接待方案,确定接待标准,提交接待预算报总经理审核、董事长批准,经办人在批准的预算内掌握使用。
5. 接待计划(接待方案)的拟定与接待分工:
1接待计划(接待方案)包括迎送、陪同人员、日程、交通工具、食宿安排,以及领导会见、宴请等内容。
2上级领导及相关单位领导来公司的指导、考察等接待工作,由行政部根据相关规定,经公司领导的批示拟定接待计划,报请领导审批后由行政部和有关部门负责承办。
3其他业务部门人员的接待工作,经公司领导批准,履行相关手续后,由业务相关部门负责接待,需要的物资(票务、宾馆及酒店预定、会场需用物资等)可由行政部按接待部门交至的《业务招待费申请单》的领导批示,配合接待部门提前做好统一安排。(讨论是否需要接待计划)
6.业务招待执行
(1)承办人员于在招待工作执行前,应填写《业务招待申报单》,经分管领导批准后为之。经批准之《业务招待申报单》由财务备案保管。
