时间管理培训教材-计划与合理安排(PPT 60页)

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计划与合理安排

Planning and Prioritizing
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培训目标
• 掌握时间盘点方法
• 用20/80或第二象限法区分日常工作
• 能根据SMART原则有效制定目标 • 掌握制定计划的有效技术
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授权分析
授权程度 不应授权 工作事项
（自己做 ）
可以授权 （可做可 不做）
应该授权 （不应做 ，因某原 因无法让 下属做）
必须授权 （无论如 何不要做 ）
未授权原因
件数
比重
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时间管理启示
一、可以授权一定要授权，这样才能 腾出更多时间做更重要的事情 二、下属没你做得好不代表永远没你 做得好 三、授权刚开始会花费你较多时间， 但下属一旦胜任，你就会节省很多时间 四、做那些应该授权下属去做的事情 很可笑，意味着你在花时间做下属的事 。
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工作紧急性分析
紧急性 工作事项
非常紧急 （马上要做） 紧急 （短时间内 要做） 不很紧急 （可从长 计议） 不紧急 （无时间 要求）
频次 时间
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分析要点 一、每日、每周、每月最紧急的是哪三 项工作 二、“非常紧急”的工作事项，如果频 繁发生，应考虑授权，制度、产品质量 等重大问题与时间管理无关 三、“紧急”事项越多，时间管理问题 越大 四、“紧急”、“非常紧急”、“不紧 急”事项，时间比重越大，时间管理问 题越大 五、除“非常紧急”外，分析所谓“紧 急”事项是否真那么急
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目标管理的好处
一、抓住重点 二、关注结果 三、考核的依据明确 四、激发下属的承诺和工作的主 动性 五、统一目标，劲往一处使 六、在各自层面上工作 七、下属能力提升和职业发展快
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目标设定常见的问题
一、目的与目标的混淆 2004年的目的：增收节支 2004年的目标：行政费用比去年 下降15%
下属、上司、同事、客户、朋友、自己
大 小
二、拖延性干扰中，最需要克服的为 ：缺乏自律，许多因素你无法把握，但 是你可以把握自己。 三、谁干扰了你，偷走你的时间？谁 对你的干扰最大，别人？你自己？
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时间管理的原则
一、80/20原则 例如：80%的销售量来20%的客户 20%的工作占整个工作80%的价值，集 中80%的精力做那20%的工作。 一天中的15件要做的事，占80%价值的 只有三件，认真挑选这三件事。 误区：面面俱到、完全主义、平均分 配
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工作重要性分析
重要性 工作事项
非常重要 （绝对要做） 重要 （应该做） 不很重要 （可做可不做 ） 不重要 （可不做）
频次 时间
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分析要点 一、每日、每周、每月最重要的是哪三项工 作 二、“非常重要”的工作事项，如果很紧急 ，则与时间管理无关 三、“重要”的工作事项越多，时间管理就 越合理 四、一定要消除“不重要”的工作事项，通 过授权压缩“不很重要”的工作事项 五、特别注意对“重要”的工作事项进行分 析
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高效益活动分析
分析 活动
目标（职务） 贡献排序 必要程度排序 所需时间排序 高效益活动 排序
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时间管理启示 一、你能说出你前三项高效益活动吗 二、优先做高效益活动 三、根据活动效益高低安排工作顺序和时 间 四、对每年、每月、每周、每天的高效益 活动有一个分析，以便心中有数 五、高效益活动的三个衡量指标：对目标 （职务）贡献度高、自己去做的必要程度 大、花费时间少。
培训内容
一、时间管理的原则
二、有效设定目标的原则
三、了解计划的技术
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目录
一、时间管理的原则
二、有效设定目标的原则
三、如何做计划
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目录
一、时间管理的原则
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公出分析
公出必要性评估 日 期 必须亲 可去可 可顺便 不必去 自出面 不去 前往 计划 用时 实际 用时 原因 分析
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时间管理启示
一、外出频繁的主管，需进行公出必 要性评估，以便压缩公出时间 二、合理安排拜访路线 三、合理安排拜访时间
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2、发现和使用新的工作方法和技巧 3、权衡长期目标并面对当前问题 4、分析如果不牺牲任何目标，是否能解决冲突；必须择一，延迟较 不重要的，发生冲突，向下属说明原因，如何解决以及这样做的目 的。
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SMART原则
☆SMART原则
Specific – 详细明确 Measurable – 可以量度 Attainable - 可实现的 Relevant - 相关的 Time bound – 订明时限
价值20%的工作分配
事项四：可往后推 事项五：没时间就不做 事项六：可委托下属 ……
四、工作价值分类 五、时间和精力分配
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第二象限工作法
紧急 不紧急
重 要
1第一象限 紧急 重要
2第二象限 不紧急 重要
不 重 要
3第三象限 紧急 不重要
二、有效设定目标的原则
三、如何做计划
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本章重点
1、时间盘点 2、有效的时间管理原则
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常见问题
一、正在埋头写计划，电话又响了…… 二、正在办公室写汇报，客户来了…… 三、会议开了一整天了，还没什么成果…… 四、手上的工作越干越多，越干越乱…… 五、比谁都忙，到处“救火”…… 六、刚给下属布置完工作，还是不放心…… 七、沟通了无数次，越沟越不清…… 八、办事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天…… 九、工作抓不住重点，重要的不做，不重要的抓住不放 十、粗心大意，经常陷入空想和琐事不能自拔 十一、该说“不”却不说，碍于情面答应，却无法按时 兑现
要点： 1、分清主要与次要目标 2、目标在3-5个内即可
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目标设定常见的问题
四、目标冲突 例：2004年下半年目标
目标一：减少销售费用
目标二：增加两名业绩最好的销售人员的工资，作为激励 要点：
1、评估冲突的重要性，在目标间确立优先顺序
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时间管理盲点
一、忙就好 二、时间管理没用 三、身不由己 四、江山易改，习惯难移
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时间价值分析
年薪 15000 25000 35000 45000 55000 65000 75000 85000 100000 每天价值 62.0 103.3 144.6 186.0 227.3 268.6 309.9 351.2 413.2 每小时价值 8.86 14.76 20.7 26.6 32.5 38.4 44.3 50.2 59.0 每分钟价值 0.15 0.25 0.34 0.44 0.54 0.64 0.74 0.84 0.98
4第四象限 不紧急 不重要
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四象限原理解析
紧急 重 要 1紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作 不紧急
2准备工作 预防措施，价值观澄清 计划 人际关系建立 真正的再创造能力 增进自己的能力
不 重 要
3造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事
二、有效设定目标的原则
三、如何做计划
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本章重点
1、什么是目标管理
2、如何根据SMART原则设定目 标
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目标管理的六个特征
一、上司与下属共同参与制定 二、与高层一致 三、可衡量 四、关注结果 五、及时的反馈与辅导 六、以事先设定的目标评估绩 效
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80/20原则的运用
一、列出一天内所有的工作 二、对工作进行分类
价值80%的工作 价值20%的工作
事项一 事项二 事项三
事项四 事项五 事项六……
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80/20原则的运用 三、时间和精力分配
价值80%的工作分配
事项一：需2小时集中精力 事项二：需1小时不受干扰 事项三：需2小时高效时间
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养成习惯
九、文件柜、办公桌整洁、条理清晰 十、在固定的时间处理往来函件 十一、丢掉无用的文件 十二、将每件事善始善终，避免多头处 理 十三、万不得以才召开会议 十四、常年使用工作效率手册 十五、学会休息、娱乐与业余爱好
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目录
一、时间管理的原则
干扰因素分析
分析 干扰因素
缺乏自律 红色：突发性 干扰者 排序 后果 对策
文件杂陈
拖延 不会说不 职责混淆 突然约见 当下想做的事太多 经常救火 条理不清 计划不周 不速之客 电话干扰
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蓝色：拖延性
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时间管理启示
一、突发性干扰的大小顺序为
4忙碌琐碎的事 处理文件 电话 浪费性时间 逃避性活动
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养成习惯 一、每周将工作排出优先次序 二、在高效时间里完成重要工作 三、授权 四、有效对付干扰 五、明确的生活和工作目标 六、保证一天内有一段时间不受干扰 七、会利用零星时间 八、有得力助理或文员、充分利用电脑等 现代办公设备
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制定符合SMART原则目标范例
要做什么 结果是什么 条件是什么 什么时间
缩短
18%
开发
达到或超越3.5级
生产周期
本年年底
新的功能软件包
2004年12月1日正 式推出
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会见分析
会见分类
会见人 计划会见 时间 实际会见 时间 延误时间 原因分析
每日必须会见 的人
经常要见但不 是每日必须
不定时但是必 须经常会见的 人 会见不经常往 来的人 不速之客 来自资料搜索网() 海量资料下载
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时间管理启示
一、会见前或会见开始时，约定会见 所用时间 二、事先约定会见的具体目标 三、不良会见容易打乱其他时间安排 ，要坚决克服 四、学会对付无故拖延
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目标设定常见的问题
二、定量目标与定性目标
定量目标：下半年销售额增加产15% 定性目标：下半年制定新的行政考核标准
定性目标的误区：
无法衡量 方法：制定时同时定出标准
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目标设定常见的问题
三、多重目标的问题
例：2004年人事助理目标： 1、7月完成毕业生接收 2、5月完成所有员工档案计算机管理 3、10月建立公司人才储备库 4、12月建立分类测评系统
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会议分析
日 期 会议 名目
会议 倡议 计划 用时 实际 用时 原因 分析 会议必要性评估
必须的 目的 明确 目的不 明确 可不开 的
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时间管理启示 一、主管用于开会的时间约占工作时间的 20%，如何用好时间很关键 二、自行主持召开的会议主要有“部门例会 ”“专题讨论会”等，自己可以决定的会议 ，要事先评估开会的必要性 三、养成以简明书面形式而非简单口头通知 开会，即使只有几个人或十几个人。 四、严格会议纪律 五、参加别人召集的会议，可请求召集人确 定会议规则，以免浪费时间
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时间清单分析
时间 活动事项 计划用时 实际用时 浪费/超时 原因
8:30-9:00
9:00-9:30
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分析哪些问题
一、计划性如何 二、有多少时段记不起来做什么 三、浪费/超时多少（<20%,>50%) 四、时间利用率（<30%） 五、各工作事项、延误、浪费了多少时间 六、一个工作日中，总共浪费了多少时间 七、寻找原因与对策