工程建立合同实施的保证体系

建立合同实施的保证体系

（一）落实合同责任，实行目标管理

合同和合同分析的资料是工程实施管理的依据。合同组人员的职责是根据合同分析的结果，把合同责任具体地落实到各责任人和合同实施的具体工作上。

1、组织项目管理人员和各工程小组负责人学习合同条文和合同总体分析结果，对合同的主要内容做出解释和说明，使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定、管理程序，了解承包商的合同责任和工程范围，各种行为的法律后果等。使大家都树立全局观念，避免在执行中的违约行为，同时使大家的工作协调一致。

2、将各种合同事件的责任分解落实到各工程小组或分包商。分解落实如下合同和合同分析文件：

合同事件表（任务单，分包合同）；施工图纸；设备安装图纸；详细的施工说明等。

并对这些活动实施的技术的和法律的问题进行解释和说明，最重要的是如下几方面内容：

工程的质量、技术要求和实施中的注意点；工期要求；消耗标准；相关事件之间的搭接关系；各工程小组（分包商）责任界限的划分；完不成责任的影响和法律后果等。

3、在合同实施过程中，定期的进行检查、监督，解释合同内容。

4、通过其他经济手段保证合同责任的完成

对分包商，主要通过分包合同确定双方的责权利关系，以保证分包商能及时地按质按量地完成合同责任。如果出现分包商违约或完不成合同，可对他进行合同处罚和索赔。

对承包商的工程小组可通过内部的经济责任制来保证。落实工期、质量、消耗等目标后，应将它们与工程小组经济利益挂钩，建立一整套经济奖罚制度，以保证目标的实现。

（二）建立合同管理工作制度和程序

在工程实施过程中，合同管理的日常事务性工作很多。为了协调好各方面的工作，使合同实施工作程序化、规范化，应订立如下几个方面的工作程序：

1、建立协商会办制度

业主、工程师和各承包商（在项目上的委托代理人——项目经理）之间，项目经理部和分包商之间以及项目经理部的项目管理职能人员和各工程小组负责人之间都应有定期的协商会办。通过会办可以解决以下问题：

（1）检查合同实施进度和各种计划落实情况；

（2）协调各方面的工作，对后期工作做安排；

（3）讨论和解决目前已经发生的和以后可能发生的各种问题，并做出相应的决议；

（3）讨论合同变更问题，做出合同变更决议，落实变更措施，决定合同变更的工期和费用的补偿数量等。

承包商与业主，总包和分包之间会谈中的重大议题和决议，应用会谈纪要的形式确定下来。各方签署的会谈纪要，作为有约束力的合同变更，是合同的一部分。合同管理人员负责会议资料的准备，提出会议的议题，起草各种文件，提出对问题解决的意见或建议，组织会议；会后起草会谈纪要（有时，会谈纪要由业主的工程师起草），对会谈纪要进行合同法律方面的检查。

对工程中出现的特殊问题可不定期地召开特别会议讨论解决方法。这样保证合同实施一直得到很好的协调和控制。

2、建立合同管理的工作程序

对于一些经常性工作应订立工作程序，如各级别文件的审批、签字制度，使大家有章可循，合同管理人员也不必进行经常性的解释和指导。

具体的有：图纸批准程序；工程变更程序；分包商的索赔程序；分包商的账单审查程序；材料、设备、隐蔽工程、已完工程的检查验收程序；工程进度付款账单的审查批准程序；工程问题的请示报告程序等。

（三）建立文档管理系统，实现各种文件资料的标准化管理

合同管理人员负责各种合同资料和工程资料的收集，整理和保存工作。这项工作非常繁琐和复杂，要花费大量的时间和精力。工程的原始资料在合同实施过程中产生，它必须由各职能人员、工程小组负责人、分包商提供。这个责任应明确地落实下去。

1、各种数据、资料的标准化，规定各种文件、报表、单据等的格式和规定的数据结构要求。

2、将原始资料收集整理的责任落实到人，由他对资料的及时性，准确性全面性负责。如工程小组负责人应提供：小组工作日记；记工单；小组施工进度计划；工程问题报告等。分包商应提供；分包工程进度表；质量报告；分包工程款进度表等。

3、规定各种资料的提供时间。

4、确定各种资料、数据的准确性要求。

5、建立工程资料的索引系统，便于查询。

（四）建立严格的质量检查验收制度

合同管理人员应主动地抓好工程和工作质量，协助做好全面质量管理工作，建立一整套质量检查和验收制度，例如：每道工序结束应有严格的检查和验收；工序之间、工程小组之间应有交接制度；材料进场和使用应有一定的检验措施等。

防止由于自己的工程质量问题造成被工程师检查验收不合格，试生产失败而承担违约责任。在工程中，由此引起的返工、窝工损失，工期的拖延应由承包商自己负责，得不到赔偿。

（五）建立报告和行文制度，使合同文件和双方往来函件的内部、外部运行程序化

承包商和业主、监理工程师、分包商之间的沟通都应以书面形式进行，或以书面形式作为最终依据。这是合同的要求，也是经济法律的要求，也是工程管理的需要。在实际工作中这特别容易被忽略。报告和行文制度包括如下几方面内容：

1、定期的工程实施情况报告，如日报、周报、旬报、月报等。应规定报告内容、格式、报告方式、时间以及负责人。

2、工程过程中发生的特殊情况及其处理的书面文件，如特殊的气候条件，工程环境的突然变化等，应有书面记录，并由监理工程师签署。对在工程中合同双方的任何协商、意见、请示、指示等都应落实在纸上。相信“一字千金”，切不可相信“一诺千金”。

在工程中，业主、承包商和工程师之间要保持经常联系，出现问题应经常向工程师请示，汇报。

3、工程中所有涉及双方的工程活动，如材料、设备、各种工程的检查验收，场地、图纸的交接，各种文件（如会议纪要，索赔和反索赔报告，账单）的交接，都应有相应的手续，应有签收证据。

（六）建立实施过程的动态控制系统

工程实施过程中，合同管理人员要进行跟踪、检查监督，收集合同实施的各种信息和资料，并进行整理和分析，将实际情况与合同计划资料进行对比分析。在出现偏差时，分析产生偏差的原因，提出纠偏建议。分析结果及时呈报项目经理审阅和决策。

二、合同实施控制

（－）工程目标控制

合同确定的目标必须通过具体的工程实施实现。由于在工程施工中各种干扰的作用，常常使工程实施过程偏离总目标。控制就是为了保证工程实施按预定的计划进行，顺利地实现预定的目标。

1、工程中的目标控制程序