机关事业单位档案文书整理流程

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文书档案整理的步骤文书档案整理，这可不是一件小事儿呀！它就像是给一堆杂乱无章的拼图找到正确的位置，让它们变得清晰有序。

首先呢，得把那些文书档案都收集起来，这就好比是把散落在各处的宝贝都找回来，一个都不能少。

你想想，要是少了一块拼图，那整幅画面不就不完整啦？所以要仔细地把所有相关的文书都搜罗到一起。

接下来，就是给这些档案分分类啦。

这就像把不同颜色、不同形状的积木分开一样。

可以按照时间呀、主题呀、部门呀等等来分类。

这样一来，原本混乱的局面就开始变得有条理了。

然后呢，要给每一份档案编个号。

这编号就像是它们的身份证号码一样，独一无二。

这样以后找起来就方便多啦，就像你知道了每个人的身份证号，就能快速找到对应的人一样。

再之后，就是要把档案整理得整整齐齐的。

该折叠的折叠，该装订的装订。

这就好像给衣服整理平整，挂在衣橱里一样，看着就舒服。

还有啊，别忘了给档案做个目录。

这目录就像是一本书的索引，能让你快速找到你想要的那部分内容。

你说要是没有目录，在一堆书里找特定的内容，那得多费劲呀！在整理的过程中，可得细心再细心。

不能马马虎虎的，不然出错了可就麻烦啦。

这就像走钢丝一样，得小心翼翼地保持平衡。

而且呀，整理档案也不是一劳永逸的事儿。

就像家里要经常打扫卫生一样，档案也需要定期检查、更新。

不然时间久了，又会变得乱糟糟的。

整理好的文书档案呀，那可真是个宝库。

当你需要查找资料的时候，就能快速准确地找到，那感觉多棒呀！就好像你拥有了一个万能的知识库，随时都能从中获取你需要的信息。

总之啊，文书档案整理可不是随随便便就能做好的，需要我们认真对待，一步一个脚印地去完成。

只有这样，才能让那些档案发挥出它们最大的作用，为我们的工作和生活提供便利呀！你说是不是呢？。

机关文书档案的整理归档方法和要求一、什么是文件材料的归档整理？是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、上述定义包括以下几层含义：1、办理完毕的；2、文书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。

三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

四、工作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。

2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。

各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。

（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。

确保按时完成一般运用三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。

（3）归档要求A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。

制成材料要耐久规范。

字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。

B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。

C、文电合一。

D、底稿随印件一起收集。

若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。

文书档案归档整理操作方法文书档案、科技档案、会计档案、干部职工档案、诉讼档案、照片档案、音像档案和电子档案等，不同种类的档案有不同的整理方法和要求，但整理原则是相同的，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

为了整理好文书档案，必须研究领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

归档文件的整理包括将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒等过程。

归档的意义在于将文件转化为档案，是文书处理的终点和档案管理的起点。

全宗指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。

一般来说，一个立档单位的全部档案就是一个全宗。

全宗号是档案馆给立档单位的代号。

整理方法包括收集、整理、编目、装盒等步骤。

收集是整理的前提和根本，没有收集齐全完整的文件材料，整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。

因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整，收集范围是本单位的收文、发文和内部文件。

立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本，并根据归档范围收集所登记的“红头文件”的归档。

同时，应检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档，如会议材料、综合材料等。

本单位在工作过程中收集了许多“红头文件”和“白头文件”，这些文件是立档单位必须收集的文件材料。

归档单位需要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（___令第8号）的归档范围和不归档范围，对收集到的材料进行判断和筛选。

不符合归档范围的文件材料需要剔除，剩下的文件材料则必须归档。

第三局部文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案◆分类是文书档案整理工作中必不可少的根本步骤。

◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。

复式分类法1、年度—机构—保管期限分类法2021年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2021年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2021年：……复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久30年10年2021年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上2021年：办公室……业务处…… 同上排列指导处……2021年：……复式分类法2、年度—问题—保管期限分类法2021年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2021年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2021年：……复式分类法3、保管期限—年度—问题分类法永久：2021年……党群类、业务类、行政类2021年……党群类、业务类、行政类2021年……30年：2021年……党群类、业务类、行政类2021年……党群类、业务类、行政类2021年……10年：2021年……党群类、业务类、行政类2021年……党群类、业务类、行政类2021年……复式分类法4、保管期限—年度—机构分类法永久：2021年办公室、业务处、指导处……2021年办公室、业务处、指导处……2021年……30年：2021年办公室、业务处、指导处……2021年办公室、业务处、指导处……2021年……10年：2021年办公室、业务处、指导处……2021年办公室、业务处、指导处……2021年……保管期限—年度—机构分类法◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。

归档文件整理的一般步骤归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。

归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用第一步：收集整理资料（一）、收集收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。

凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。

归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。

（1）归档范围的划分：凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。

凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。

（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成（3）归档要求a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。

（二）、整理要求归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：（1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；（3）收文处理单位与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件为一件；（5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；（8）归档中的中文与外文为一件。

港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。

一、文书档案整理的步骤1、收集—--2、分年度——-3、确定归档范围———-4、分类（归档方法）————5 、立卷(整理成件）—--6、分保管期限-—-7、文件排列—--8、装订--—9、编号—-—10、数页码-—-11、装盒—-—12、编目-—-13、放置备考表—-—14、上架。

二、文书档案整理的具体方法1、收集。

文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本)，各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。

第二类：对外文件，指的是本机关（或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。

第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。

如:“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组（党委）会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料.（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料.（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4)、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报.（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议）(6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等.2、分年度。

按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围。

(1）、文件材料归档范围（2)、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件；二是重复性文件。

文书档案整理工作要求与流程一、归档材料的要求1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。

2、归档文件不能有重份3、归档材料必须是同一年度。

二、工作流程收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。

(一)、收集应归档文件一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。

涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。

具体范围如下：1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；(5)、上级机关转发本机关文件的文件。

2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。