电子邮件系统管理办法
第一章总则
第一条为做好xx公司集团电子邮件系统的管理工作，确保集团电子邮件系统安全、稳定、可靠的运行，加快集团信息沟通，特制定本管理办法。
第二条xx公司集团电子邮件系统（以下简称邮件系统），是具有身份认证和加密措施的电子邮件系统，是集团内部传递工作信息的重要工具,仅限于xx 公司集团员工使用。
第三条集团全体在职员工都应重视该系统的应用推广和系统内公务的处理工作，系统内工作信息的处理必须做到准确、及时、安全。
第四条邮件系统内工作信息的处理，要遵循集团保密原则。
第二章系统的使用与管理
第五条邮件系统由集团公司行政部实施管理，集团网络管理员负责维护。同时网络管理员负责指导集团公司员工使用该系统，指导xx公司子公司邮件系统管理员的业务工作。
第六条：电子邮件系统的使用范围：
（一）可以传递各种工作信息；
（二）不得利用系统传递与工作无关的、与国家法律法规相抵触、与社会公德相悖的内容。
第七条电子邮件使用遵循“谁发送、谁负责”的原则，xx公司集团每名员工每天均应登录该系统及时获取工作信息。
第三章电子邮箱的使用与管理
第八条电子邮箱是指每位xx公司集团在职员工在电子邮件系统内的电子邮箱，其所有权属xx公司集团。xx公司集团电子邮箱系统的域名为。
第九条申请人如要注册、开通邮箱需先向集团行政部提出申请，填写申请表，其中集团公司员工填写《集团公司员工邮箱、论坛账户申请表》（见附件1），xx公司子公司员工填写《xx公司子公司员工邮箱、论坛账户申请表》（见附件2）。审核通过后，由集团网络主管为其注册、开通邮箱。
第十条用户的名称、初始密码由网络管理员统一设置，用户从系统管理员处得到邮箱及密码后必须立即更改密码，在使用过程中需要定期更换邮箱的密码，密码由6位以上的数字和字母组成，应具有复杂度和安全性要求。
第十一条用户要严格保守用户密码和系统的内部资料，严禁泄露其他人员。如果出现内部资料或密码泄露情况，须及时向直接上级和集团行政部报告并暂停该邮箱的使用，经审核后由集团网络管理员重新初始化密码，发放给员工使用。
第十二条集团公司各部门、xx公司子公司人员如有忘记密码需重设密码、调整用户空间或其他对本系统改动的需求时，需填写信息变更登记表，审核通过后，由集团网络主管进行相应操作。其中集团公司员工填写《集团公司员工邮箱、论坛账户信息变更登记表》（附件3），xx公司子公司员工填写《xx公司子公司员工邮箱、论坛账户信息变更表》（附件4）。
第十三条用户收发的电子邮件信息要及时备份，避免系统故障造成信息损失。
第十四条用户的邮件下载到本地计算机后应作相应处理，或进行拷贝或彻底删除邮件。
第十五条用户应及时从服务器下载自己的邮件，清理邮箱，长时间不清理会造成服务器资源不足，有可能会丢失信息。
第十六条不要加入不安全的电子邮件列表(组)，从Internet接收的电子邮件可能存在不安全的内容，如：“黑客”程序、病毒程序等。不要打开不熟悉的匿名电子邮件。
第十七条用户利用电子邮件系统禁止从事以下行为：
（一）利用网络故意传播不健康信息，包括淫秽网站、视频、图片、文字等；传播谣言或者破坏社会安定等；
（二）将广告函件、促销资料、垃圾邮件等在网络上进行传送；
（三）将侵犯他人的专利、商标、著作权、商业秘密或其他专属权利内容等进行网络传送；
（四）利用电子信函对他人进行骚扰；
（五）盗用、破坏他人账户；
（六）违反信息安全保密条例造成失密；
（七）违背用户承诺以及其它违反有关网络信息安全管理规定的行为；
（八）利用邮件系统进行盈利、转让等行为或提供其他人员使用。
（九）其它行为。
如经发现上述行为者，将给与当事人以诫勉谈话、罚款、取消其使用资格等处理，并承担相应的责任。
造成严重后果者，处以50-500元罚款，涉黄、涉毒、破坏社会安定等移交公安机关，并予以解除劳动关系。
第十八条当xx公司子公司员工离职时，集团网络管理员凭借其填写的《xx 公司子公司员工邮箱、论坛账户信息变更表》将其邮箱、论坛予以注销；当集团员工离职时，集团网络管理员凭借人力资源部出具的《员工离职交接单》将其邮箱、论坛予以注销。
第十九条集团各部门、各子公司应根据自身人员变动情况及时向集团公司行政部提出申请和变更要求，保证公司新入职员工及时获得信箱注册，已离职人员及时注销公司邮箱。
第二十条集团网络管理员要定期检查、清理、整理用户名单，按照部门人员变化情况随时调整、修改用户分组名单。
第四章附则
第二十一条本办法由集团公司行政部负责制定、修改、发布和解释。
第二十二条本办法自发布之日起实施。
附件：
1.集团公司员工邮箱、论坛账户申请表
2.xx公司子公司员工邮箱、论坛账户申请表
3.集团公司邮箱、论坛账户信息变更登记表
