文书处理的基本知识

《公文写作与处理基础知识》一、公文的概念1、公文：公文是公司和二级单位在履行管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻、落实党和国家的路线、方针、政策及公司规定，请示和报告问题，批复和部署工作，商洽和交流情况的重要工具。

2、公文处理：公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理必须严格执行《保密工作管理规定》，做到准确、及时、安全。

在公文处理中：公司总经理（党委）办公室是公文处理的管理部门，主管公司机关公文处理工作。

二级单位综合办公室负责本单位公文处理工作。

二、公文的作用1、领导和指导作用。

上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。

上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。

而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。

2、行为规范作用。

通过公文发布的一些法律和法规等，对所辖成员起着规范和准绳作用。

3、宣传教育作用。

公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要讲清道理，说明为什么要这样做。

这就增强了它的宣传和教育作用。

4、联系知照作用。

机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的，还有许多对工作的开展、具有重要意义的信息资料也是这样获得的。

因此，公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。

5、依据凭证作用。

各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。

公文不仅仅传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。

三、公文特点1、作者的法定性。

公文作者是法定的，是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。

公文起草者，只是组织的代笔人。

2、读者的特定性。

公文读者具有特定性。

有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者是社会全体成员。

3、作用的权威性。

公文具有代行法定职权的功能，对受文机关在法定的时间和空间范围内，具有强制性。

文书学自考重点文书学作为一门学科，涉及到文书的制作、处理和管理等方面，是现代社会中不可或缺的一部分。

掌握文书学的基本知识和技巧，对于提高个人工作效率和专业素养具有重要意义。

本文将重点介绍文书学自考的相关内容。

一、文书的定义和分类文书是以书面形式表达思想、交流信息的工具。

按照用途和内容的不同，文书可以分为公文、商文、私文等多个类别。

公文是用于国家机关、组织机构、企事业单位之间传递信息、下达命令、做出决策的书面文件。

商文是商业活动中使用的文书，包括合同、报价单、发票等。

私文是个人日常生活中使用的文书，例如请假条、借条等。

不同类别的文书在格式、内容和表达方式上都有一定的区别，需要根据具体情况进行学习和应用。

二、文书的基本要素和格式文书作为一种特殊的书面表达形式，具有一定的基本要素和格式要求。

首先，文书应包括标题、发文单位、收文单位、主送、抄送等基本要素，以确保文书的准确传达和归属；其次，文书的格式要求包括字体、字号、行间距、页边距等方面，不同类别的文书有不同的格式标准，需要按照规定进行排版；第三，文书的语言要求简明扼要、准确清晰，避免使用太多的修辞手法和生僻词汇，力求表达的内容简洁明了。

三、文书的处理和管理文书的处理和管理是文书学的重要内容之一。

在处理文书时，应注意文书的准确性、规范性和时效性，确保文书的内容和形式符合要求。

文书的管理包括文书的分类、归档和检索等环节，需要建立科学合理的文书管理系统，提高文书的利用效率和保管安全性。

四、文书学的实践应用文书学的学习不仅仅是为了掌握理论知识，更重要的是能够将所学知识应用于实际工作中。

通过学习文书学，可以提高文书的撰写能力和处理能力，进而提高工作效率和专业水平。

实践应用是检验文书学学习效果的重要指标，需要在实际工作中不断锤炼和提升。

综上所述，文书学是一门重要的学科，掌握文书学的基本知识和技巧对于提高工作效率和专业素养具有重要意义。

通过本文的介绍，希望能够让读者对文书学有一个基本的了解，并能够在实践中不断提升自己的文书能力。

文书工作基础知识2004-11-08 11:41:23 ID:205--------------------------------------------------------------------------------【字体：大中小】【关闭】一、填空题1.公务文书是由法定的机关与组织在公务活动中形成和使用的文字材料。

2.公务文书的权威性和合法效力来自其制成机关的法定权威。

3.公文的凭证和依据作用，是文件转化为档案的重要依据。

4.国家权力机关和行政机关制定和颁布的法规文件，是管理国家事务的极其重要的依据。

5.从来源上划分，公文可分为收文、发文、内部文件三种。

6.国家行政机关的公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

7.公告适用于党和国家向国内外郑重宣布重要事项或法定事项。

8.通报主要用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

9.报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

10.公文的体式，指的是文件的体例和格式。

11.公文主题词是指最能确切表达公文主题的、规范化的名词或名词性词组。

12.撰写请示要主题明确，要求具体，一文一事。

13.文书工作通常又叫文书处理工作。

《国家行政机关公文处理办法》中规定:"公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

14．我国机关文书工作组织形式主要有集中、分散两种形式。

15．公文处理程序是指公文在机关内部运转处理的一系列环节。

机关公文处理一般分为收文和发文两个方面。

l6.行文规则是指各机关公文往来时需共同遵守的制度和规范。

17．《归档文件整理规则》从简化整理，深化检查的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化，重新作了设计和规定。

18．归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

19．归档文件的整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

文员必学的知识点总结作为一名文员，你需要掌握各种文书处理、组织协调、信息传递等技能，以及对办公软件的熟练运用。

下面我们将为你总结文员必学的知识点，帮助你成为一名优秀的文员。

1. 文书处理文员的主要工作是处理各种文书，包括信函、公文、报告、备忘录等。

在处理文书时，需要注意以下几点：- 格式规范：不同类型的文书有不同的格式要求，例如公文的格式要求严格、规范，而备忘录的格式则比较灵活。

- 表达清晰：文书应该使用简洁、准确的语言，避免使用过于复杂或模糊的词语。

- 要点突出：在处理文书时，需要突出重点，让读者一目了然。

2. 组织协调文员需要协助上级领导进行日常工作的组织与协调，这需要对各项工作进行合理的安排和安排。

因此，文员需要掌握以下几点技能：- 时间管理：合理利用时间，安排好日常工作的处理顺序，提高工作效率。

- 协调能力：有能力协调各种资源，处理各种复杂工作情形，安排好各项工作的优先级。

- 团队合作：良好的团队合作能力是文员在组织工作中非常重要的技能。

3. 信息传递文员需要负责管理信息的传递，处理各种文件，并将相关信息传达到相关部门或个人。

在信息传递方面，文员需要注意以下几点：- 信息的准确性：传递的信息需要准确，不得有误差。

- 信息的及时性：处理相关文件时需要注意时效性，确保信息能够及时传递。

- 信息的安全性：在传递保密文件时需要注意信息的安全性。

4. 办公软件的应用文员需要对办公软件有一定的熟练掌握程度，以便高效地处理工作。

需要掌握的软件包括以下几种：- 文字处理软件：例如Word，用于处理各种文书。

- 表格处理软件：例如Excel，用于处理各种统计数据。

- PPT软件：例如PowerPoint，用于制作演示文稿。

在使用这些软件时，需要协助上级领导进行日常工作的组织与协调，并且需要注意以下几点：- 熟练掌握基本操作：尤其需要熟练掌握常用的功能和快捷键。

- 利用模板：在处理文书时，可以利用模板加快处理速度。

文书处理基本知识
文书处理是指对文件、文档、合同等文字材料进行整理、归档、编辑和管理的过程。

以下是一些文书处理的基本知识：
1.分类与整理：将文档按照一定的规则分类，确保文件能够有序、清晰地排列。

这包括建立文件夹、标签、目录等。

2.文件命名规范：建立统一的文件命名规范，以便轻松识别文件内容。

规范可以包括日期、项目名称、文件类型等信息。

3.版本控制：对于经常修改的文件，采用版本控制系统，确保能够追踪文件的修改历史，避免混淆和错误。

4.编辑和校对：对文书进行编辑和校对，确保语法正确、表达清晰，排除拼写和语法错误。

5.保密性和安全性：对于涉及敏感信息的文书，保持保密性，采取适当的安全措施，如密码保护、加密等。

6.备份与存储：定期进行文件备份，确保文件的安全性和可恢复性。

选择适当的存储介质，考虑云存储等现代化方式。

7.归档和销毁：定期对不再需要的文件进行归档，按照法规和组织政策销毁过期的文件，以保持文档库的整洁和合规性。

8.数字化管理：将纸质文档或文件数字化，利用电子文档管理系统，提高文档的检索、共享和管理效率。

9.合规性：遵守相关法规和组织规定，特别是对于一些法律文件、合同等，确保文书处理符合法律要求。

文书处理是组织运作中不可或缺的一环，它有助于提高工作效率、减少错误，并确保组织的信息资源得到妥善管理。

文书处理的基本知识（2课时）【教学目标】1、知识目标：（1）掌握文书处理的基本职能、任务和具体工作内容是什么？（2）懂得公文的行文制度是怎样的。

2、技能目标：能够熟练运用公文的行文方式。

3、情感目标：以学习小组形式，进行讨论思考，增强学生的观察、分析、研究创新的能力以及与小组合作、沟通能力。

【教学重点】懂得公文的行文制度是怎样的，让学生掌握、强化知识点。

【教学难点】能够能够熟练运用文书公文的行文规则【教学方法】小组归纳要点质疑法、小组合作探究法前置作业1.从文中找出文书处理的基本职能、任务和具体工作内容是什么？2、公文的行文制度是怎样的？3．公文的行文规则如何？【教学过程】一、安全教育小演讲（学生上台发言）二、导入新课（活动导入）以鹤山职中的文书处理为例，讲讲与教育局的行文关系等。

三、学习成果汇报（师生活动）1、学习小组就有关前置作业进行讨论，然后归纳总结出本次学习的最后结论。

老师巡视、引导。

2、老师在学生讨论的时候要巡视并加入小组，听听他们的想法。

3、学生上台发表4、根据学生的回答，鼓励小组之间互相提问题，质疑，从而更深一步的理解课本的知识点。

5、在学生回答问题的过程中提练要点，进行总结，做好板书、点评。

四、老师归纳总结本课时知识要点：一、文书处理部门的基本职能和具体工作：正确认识文书处理的重要性，介绍古代文书处理部门的地位：仅次于国王和主教。

1、基本职能：负责单位文书的拟制、处理和管理工作及建立有关制度；保管及立卷归档工作等。

2、基本任务：组织文书处理工作；辅助领导处理文书。

3、具体工作：A监督、指导文书工作；B文书形成过程的管理；C文书处理的具体业务工作；D文书的管理和立卷归档二、行文制度1、什么是行为制度？——包括行文关系、行文方式、行文规则。

2、重要性：行文制度是搞好文书处理工作、提高单位管理效能的一项重要制度。

（一）行文关系1、什么是行文关系？——指发文机关与收文机关之间公文的往来关系。

公文处理相关知识要点公文（公务文书）写作是一门学科。

公文是否规范、质量高低体现一个单位的形象。

那么，制发的公文怎样才能更加规范呢？首先，要懂得公文格式；其次，要有高度的责任感，有严格认真、一丝不苟的工作态度。

如果抱着不拘小节、无所谓的态度，可以肯定，从你手中出来的公文永远都无法规范。

因为公文是很讲究格式的，有板有眼，甚至一个标点、一个空格都有规定，不得随意改变；再次，至少都要双重把关，一是办公室主任要把好文字关，二是打字员要把好格式关；第四，盖章前必须再行审核。

市局举办公文处理知识讲座，目的是要使我市安监系统的公文处理更加规范、文秘质量更高，提高文秘队伍的整体素质。

公文处理的内容很多，今天着重介绍常用文秘的格式和公文的运转等内容，至于如何拟写公文等方面不作介绍。

一、公文的有关问题和常用文种及处理方法（一）什么叫公文？公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）公文处理的依据。

国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），2001年1月1日起施行。

（三）什么叫公文处理？公文处理包括公文的办理（发文、收文）、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（四）拟制公文的原则和要求。

坚持实事求是、精简、高效的原则。

一是程序正当，职权明确；二是文种正确，格式规范；三是确有必要，合法有效；四是依据充分，意见齐全；五是合乎逻辑，符合语法；六是按时办结，及时回报；七是重视保密，妥善保管。

发文流程：1.由业务科室拟文，打出初稿——2.科长（主任）审核签名——3.交办公室审核签名后，交回拟文科室——4.呈分管领导或主要领导签发——5.送办公室编文号、打印——6.用印、分发。

县区发文，对应办理。

（五）公文种类1．行政机关公文13种（国发〔2000〕23号）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

[写作指导]应用文书基本知识：对材料处理的要求应用文书基本知识：对材料处理的要求(一)确凿确凿，即真实、准确，是指写进应用文书里的材料，必须做到一真二准，确凿无误。

这是应用文书选择材料必须坚持的一条基本原则。

(二)切题切题，是指写进应用文书里的材料，必须有针对性，能紧扣写作主旨;有实用性，能具体显示或说明观点。

材料是否切题的实质是观点和材料是否统一的问题，我们应当做到观点统率材料、材料表现观点。

材料与观点分离是应用文书写作的大忌。

(三)典型典型，是指写进应用文书里的材料，应该是深刻地揭示事物的本质，又具有代表性与说服力的材料。

典型的材料能以一当十，令人注目，起到支撑观点的作用。

(四)新颖新颖，是指写进应用文书里的材料，必须有强烈的时代感，能够表现客观事物的发展变化趋势，反映客观事物的最新面貌，以及现实生活中人们最关心的那些新人、新事、新思想、新成果和新问题。

为此，写作者要跟上时代步伐，进行科学思维，用新的眼光考察各种现象，以高度的敏感发现新事物、新经验、新问题，以选出新颖的写作材料来。

(一)类化法这是按材料的共同属性和特征将纷繁的材料进行梳理和归并，使之显示出“类”的特点。

这个工作的关键在于确定一个能反映事物本质特征的、与分类目的相适应的、始终一贯的标准，没有这个标准的分类是没有多少意义的。

应用文书写作中，用这种方法可以找出各“类”间的内部联系，从而逐渐提炼出有价值的小观点甚至全篇的主旨。

这种类化后的材料因其具有重要的类别特征而极具使用价值。

(二)筛选法这种方法强调对材料的选用不能停留在一般的认识上，必须像掘土找矿、沙里淘金那样，反复地多次地鉴别、筛选，力求从纷繁的材料中找到那个最切合主旨的切合点。

(三)浓缩法这是把有价值但又非常详尽纷繁的材料加以压缩，使之更为凝炼、更突出精华的处理材料的方法。

用这种方法处理材料要采用留主干、抓要点、除细节、科学抽象等方法，以凝聚出对表现事实或说明观点最有价值的内容。