第08章 档案工作标准与标准化

===========================================================================================档案学概论重点知识梳理第一章：档案概念与档案现象一、对已有档案定义的剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势直观描述型定义：是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。

这类定义的优势是直观、易理解，能使人的现实中识别什么东西是档案；劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。

（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势抽象揭示型定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。

目前档案界及社会上所使用得档案定义大多是这种定义。

其优势是能揭示事物本质的含义；劣势是其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。

二、对档案定义的理解1.《档案工作基本术语》定义：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2.一种确切揭示其内涵的定义“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录的固化信息”。

①社会性：档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

②历史性：从时态上来讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”，维系人类社会的时空统一性和连续整体性。

③确定性：档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。

★④原始记录性：档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。

这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，具有明显的相对性、动态性特点，只要对人们了解、考证以往的历史事实聚成程度最高、最可信赖的原始记录作用，就会将其视为档案，作为档案来保存、使用，这也是实存形态复杂、多种多样的根本原因。

浅谈如何实现档案管理工作规范化和标准化【摘要】档案管理在现代社会中扮演着重要的角色，如何实现其规范化和标准化成为了当前急需解决的问题。

本文首先介绍了建立档案管理制度的重要性，其次探讨了规范档案管理流程和加强档案管理培训的实践方法。

进一步探讨了利用信息化技术和监督评估档案管理工作的手段。

结论部分强调了规范化和标准化档案管理工作的重要性，并展望了未来的发展方向。

通过本文的阐述，读者可以更深入地了解如何实现档案管理工作的规范化和标准化，从而提升工作效率和保障信息安全。

【关键词】关键词：档案管理、规范化、标准化、制度、流程、培训、信息化技术、监督、评估、重要性、发展、总结。

1. 引言1.1 背景介绍档案管理是一项非常重要的工作，它涉及到组织内部的信息资产，对于保障组织的正常运转和发展起着至关重要的作用。

由于各种原因，许多组织的档案管理工作并不规范和标准化，存在着诸多隐患和问题。

随着信息化技术的不断发展和普及，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。

加强档案管理工作的规范化和标准化，成为当前许多组织需要认真思考和努力解决的问题。

本文将就如何实现档案管理工作的规范化和标准化进行探讨，旨在为各个组织提供一些建议和思路，使档案管理工作更加科学高效，为组织的可持续发展提供有力保障。

1.2 问题意义档案管理工作规范化和标准化是当前社会发展的必然要求，具有重要的实践意义和现实意义。

随着社会信息化的不断推进和信息技术的飞速发展，各种信息数据在组织和管理中扮演着愈发重要的角色，档案作为信息的一种重要形式，其管理工作的规范化和标准化显得尤为重要。

规范化和标准化的档案管理工作能够提高信息资源的利用效率，为组织决策和工作提供可靠的信息支持。

通过建立科学的档案管理制度和流程，能够使得各类档案信息得到更好的保护和利用，确保信息的完整性和准确性，提高工作效率和决策质量。

规范化和标准化的档案管理工作有利于加强组织内部的管理和监督，提升工作的透明度和合规性。

档案管理工作的规范化和标准化作者：王瑜来源：《环球市场信息导报》2016年第03期档案管理工作是一个相对复杂的档案整理工作，档案管理工作的规范化和标准化有助于提高档案管理水平，提高工作效率和质量。

档案管理的主要工作意义是便于以后工作中需要查找档案，实现档案规范化和标准化是现代化档案管理工作的必然要求。

本文从多个方面对档案管理工作的规范化和标准化进行了深入的分析研究，总结出了档案管理的重要措施，以促进档案管理工作现代化的发展。

档案整理工作相对比较繁琐，且枯燥无味，主要的工作内容是对档案资料和数据的收集及整理，并对档案数据的完整性和安全性进行日常的维护。

传统的档案管理工作主要是靠管理人员人工分类整理，工作量较大，随着科学技术的不断发展，计算机技术得到了很大的应用，档案管理工作现代化的发展要求，需提高档案管理工作的规范化和标准化，提高档案管理工作的效率和质量。

档案管理工作规范化和标准化基础工作研究档案管理工作繁琐性提高了档案管理工作的难度，对于档案管理工作要遵循其规范化和标准化管理原则，保证档案资料和数据的完整性和安全性，便于档案资料和数据的搜寻。

档案的前身是公文，公文制发对档案管理有着一定的影响力。

公文纸质的质量决定着档案资料的存放时长，对档案资料的安全性和完整性有着重大影响。

档案纸质的尺寸规格要统一规范，便于存放和档案室资料质量的整洁性。

在档案的标准过程中不易使用容易褪色的笔种或墨水，要考虑到后续长久保管，保证字迹经过长时间保存仍然清晰如初。

公文档案标题要明确，不可采用简化的形式进行标注，要经过多方审核审批公文标题的准确性，根据公文标题对档案进行分类整理。

根据档案整理需求，对档案的文中要规范化和标准化，制定统一的标准，方便后续档案的查找。

档案管理工作人员的规范化管理档案管理工作人员是档案整理的执行者，其工作素质的培养将关系着档案管理的规范化和标准化。

首先是档案管理人员专业素养的管理，现代化的档案管理工作随着计算机科学技术的应用，进入了信息时代，档案管理人员要具有专业的操作技术，能够很好的完成档案管理工作需求。

浅谈如何实现档案工作的规范化与标准化档案是历史的原始记录，为各个领域的科学研究提供最真实、最可靠的资料；它还是领导决策及机关工作人员和企事业单位职工的工作考查的依据，在各机关和企事业单位日常工作中的发挥着不可或缺的作用。

所以，加快推进档案管理工作的规范化、标准化发展迫在眉睫。

而目前，我国当前的档案管理工作中存在一些问题，本文将从这些问题谈起，分析其原因，并探讨如何才能实现档案工作的规范化和标准化。

标签：档案管理规范化标准化对策档案具有极高的科研价值和保存价值，而档案管理方法得当与否直接关系着科研机构、国家机关和企事业单位日常工作能否顺利进行。

目前，我国的档案管理工作中存在一些问题亟待解决，而传统的档案管理理论、管理方法和工作方式，已经越来越不适应当今经济社会快速发展的要求。

所以，加快推进档案管理的规范化和标准化进程应成为我国当前档案管理工作的重中之重。

一、当前档案管理工作中的问题及其原因随着社会经济的发展，各部门、各行业的档案信息量越来越多，档案管理工作也越来越繁重，同时，档案管理工作中查找、维护、更新困难等问题也日益显现。

这些问题主要表现在：一是硬件设施建设和维护不到位。

有的档案房房屋简陋、年久失修、设备简单、环境潮湿，而且防潮、防虫措施不到位，致使实体档案的纸张因长期受潮而发霉变质，字迹模糊不清，或是遭到虫蛀、鼠咬，致使档案材料破损，甚至遗失；二是领导和档案管理工作人员思想上不重视，管理工作人员素质差。

许多单位因领导不重视档案信息库的建设和管理工作，出现了档案不完整、无人管理或是派些非专业管理人员应付差事的现象。

而档案管理人员也受上级领导的影响，认为档案管理无足轻重，平时工作敷衍了事；三是管理不善。

许多单位管理模式和管理制度落后，而档案管理人员平时又疏于管理，造成档案管理非常混乱，用时查找费时费力甚至查找不到，严重影响科研工作和机关、企事业单位日常工作进度。

我国当前档案管理工作中的问题具有复杂性，因此，导致这些问题出现的原因是多方面的：一是许多资金不足的单位为节省开支，大大削减或是砍掉了档案管理部门的维护经费，希望以此来改变运营困难的窘境，从而划拨经费安装计算机和互联网技术这一高科技来武装档案管理部门也使不可能的；二是社会主义市场经济条件下，人们盲目追求经济利益，同时也对档案管理存在误解，再加上国家对档案管理知识的宣传不到位，致使人们没有意识到档案管理的重要性，从而忽视了为社会各项事业服务的档案管理工作；此外，管理人员职业责任感不强，道德观念和法律意识差，新的管理模式、管理理论知识宣传不到位等都是出现上述档案管理问题的原因之一。

第八章档案工作标准与标准化
第一节“档案工作标准概述”思考题
1.制订档案工作标准应当注意哪些方面的问题？
2.档案工作标准的种类有哪些？
3.档案工作标准的属性是什么？
4.档案工作标准有哪些方面的作用？
第二节“档案工作标准化的含义和形式”思考题
1.什么是档案工作标准化？实现档案工作标准化应当注意哪些
方面的问题？
2.是不是所有保管期限的档案，都需要按照统一的标准来整理，而不必考虑管理成本问题呢？
3.档案工作标准化的主要形式有哪些？其中哪些属于初级形
式？哪些属于高级形式？
第三节“制订档案工作标准的原则、要求与方法”思考题
1.制订档案工作标准应当坚持哪些原则？
2.制订档案工作标准的一般性要求有哪些？
3.我国的现行档案工作标准体系之中主要存在哪些方面的问
题？应当如何解决？
4.制订档案工作标准的一般程序是什么？
第四节“档案工作标准体系”思考题
1.简述我国档案工作标准体系的基本建设历程。

2.说明我国档案工作标准体系的构成。

3.档案工作标准的贯彻需要注意哪些问题？档案行政主管部门
制订的档案工作标准，能否在实践中强制推行？为什么？。

第八章档案工作标准与标准化一、档案工作标准◎1、涵义：档案工作标准,是以档案工作领域的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称;它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。

就本质而言,档案工作标准是一种“统一规定”,是各有关方面需要“共同遵守”的行为准则和依据。

◎2、档案工作标准的种类：(1)性质不同——管理标准和技术标准(2)实际法定效力不同——强制性标准和推荐性标准☞强制性标准：是指保障国家档案财富安全的标准和国家通过法律、行政法规规定强制执行的标准☞推荐性标准：国家档案局将全部档案工作的国家标准和行业标准界定为推荐性标准，并规定今后通过全国档案工作标准化技术委员会审查上报的档案工作标准都作为推荐性标准。

(3)相关程度不同——正式标准和参照标准☞正式标准：是指档案工作标准中同档案、档案管理直接相关的标准。

☞参照标准：是指由于目前尚无正式的档案工作标准可循，而不得不借鉴的其他行业制定的相关工作标准。

(4)适用范围不同——国际标准、区域标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准☞国际标准：是指经过国际上的威信组织制定，在国际上得到普遍承认和通过的标准。

☞区域性标准：是指只适用于世界某一区域的、经过世界区域性标准化组织通过的标准。

也称为"国际区域性标准"☞国家标准：是指对全国经济、技术发展有重大意义，必须在全国范围内统一的标准。

☞专业标准(行业标准)：是指由专业主管部门批准、发布，在该部门范围内统一的标准。

☞企业标准：是指在企业内部遵守的技术标准。

其内容应当服从于国家标准和专业标准，也可制定高于国家标准或行业标准要求的技术标准，以改进企业生产技术与提高管理水平，增强企业的市场竞争力。

3、档案工作标准的属性(特征)(1)工作程序专门化——标准的制定与审核和批准等工作程序都有专门的规定。

(2)代号格式统一化——标准都有固定的代号，格式整齐划一。

(3)标准内容专一性——标准内容有相对专一性，一个档案工作标准一般只解决一个实践性的问题，文字要求准确简练。

【档案管理】档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。

在改革开放和现代化事业蓬勃发展的今天，档案工作情况发生了很大的变化，档案工作要适应新形势，自觉以”三个代表”重要思想指导档案工作，解放思想，实事求是，与时俱进，开拓创新，敢于突破那些与时代发展不适应的工作理念和工作模式，使档案工作具有新的活力和价值。

为了使档案工作进一步规范化、标准化，我认为应该采取以下措施：一、建立完善且符合实际的档案管理制度档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。

档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。

库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。

其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。

应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。

归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。

最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、公文的制发的规范化是档案工作的规范化和标准化的基础公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。

可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。

因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

探究档案管理工作的规范化和标准化随着社会的不断发展，档案管理工作也逐渐受到社会的重视，未来的档案管理工作应当更加规范和标准，管理的效率不断提高，只有这样才能适应社会发展的节奏，才能为人们的生产和生活提供更多的帮助。

为此，本文主要提出一些提升档案管理工作规范化和标准化的措施，希望能够为相关工作带来一些帮助。

标签：档案管理；规范化；标准化1、提高档案管理科学化水平的意义1.1顺应信息化时代的必然要求各种媒体技术和网络传播技术的发展，不仅便利了我们的生活，也使传统的档案管理方式不再适用于发展迅速的社会。

因此只有不断关注最新科技的发展，不断创新档案管理的形式、载体和储存方式，才能不被信息的洪流扰乱正常的档案管理工作，才能更加高效、规范、科学地进行档案管理事业。

1.2促进档案管理健康有序发展的有效途径档案管理随着我国社会的不断发展和一系列政策的改进有了极大的进步，但目前也存在着很多困难，文件内容的增加、信息形式的多变、管理制度的固化、储存空间和方式的局限、管理人员整体科学素质水平跟不上发展的数据库技术等都对档案的分类和有效利用产生一定的影响。

1.3增强国家文化实力的重要措施档案是一个个体，是企业，甚至国家成长和发展的见证，它涵括过去，包含现在，指引未来。

档案的形式多种多样，涉及的内容方方面面。

它作为历史的重要载体，蕴藏着丰富的信息，对于国家来说是非常重要的文化资源。

科学化的档案管理能使档案管理工作朝着标准和制度化发展，有利于信息的共享和利用，有利于我国文化软实力的提升。

2、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题2.1缺乏正确的认识档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。

很多单位从负责人到管理人对档案管理的规范化和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改進，导致了管理水平长时间难以提高。

档案管理的规范化和标准化不仅仅是工作态度严谨就能实现的，还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。

档案工作规范化与标准化诠释摘要:档案工作繁琐枯燥,但对工作的开展却极为重要,为了使档案工作规范化、标准化,必须建立健全切合实际的档案管理制度,实施“以我为主”的立卷归档原则,严格公文的制发,提高纸质档案立卷的质量,做好文书以及电子文件的处理工作。

关键词:档案工作;规范化;标准化档案工作繁琐枯燥,但对工作的开展却极为重要,所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。

作为卫生监督机构,在管理一些日常文书性档案的同时,还有大部分档案是在日常工作中形成的,这类档案管理原来以科室负责为主,但实践表明,此种管理模式不利于工作开展,于是各科室执法档案也由所统一管理,这样既符合档案工作的基本原则,又能满足卫生监督业务开展的需要,是非常正确的。

为了使档案工作进一步规范化、标准化,笔者以为应该采取以下措施:一、建立健全切合实际的档案管理制度二、严格公文的制发公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。

可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。

因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

提高公文质量,首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。

排版形式为横写横排,左侧装订。

二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。

三是公文字迹要牢固清晰。

各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。

四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。

第1篇第一章总则第一条为加强公司安全档案管理，提高安全档案的规范化、标准化水平，确保安全生产工作的顺利进行，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有与安全相关的档案管理，包括但不限于安全生产责任制、安全教育培训、隐患排查治理、事故调查处理等档案。

第三条安全档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：安全档案的收集、整理、归档和保管应符合国家法律法规和行业标准。

（二）真实性原则：安全档案应真实反映安全生产工作的实际情况。

（三）完整性原则：安全档案应全面、系统地反映安全生产工作的全过程。

（四）连续性原则：安全档案应保持连续性，确保档案的完整性和连续性。

（五）保密性原则：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的安全档案应严格保密。

第二章组织机构及职责第四条公司设立安全档案管理领导小组，负责公司安全档案管理的统筹规划和组织实施。

第五条安全档案管理领导小组下设安全档案管理办公室，负责具体的安全档案管理工作。

第六条安全档案管理办公室职责：（一）制定安全档案管理制度和实施细则；（二）组织安全档案的收集、整理、归档和保管；（三）负责安全档案的查阅、借阅、复制和销毁；（四）对安全档案进行定期检查和评估；（五）组织安全档案的培训和宣传；（六）协调各部门之间的安全档案管理工作。

第七条各部门应设立安全档案管理员，负责本部门安全档案的日常管理工作。

第八条安全档案管理员职责：（一）负责本部门安全档案的收集、整理、归档和保管；（二）协助安全档案管理办公室开展安全档案的查阅、借阅、复制和销毁工作；（三）对安全档案进行定期检查和评估；（四）参加安全档案的培训和宣传；（五）向上级汇报本部门安全档案管理工作情况。

第三章档案收集与整理第九条安全档案的收集应遵循以下要求：（一）按照国家法律法规和行业标准，收集与安全生产相关的各类档案；（二）收集的档案应真实、完整、准确；（三）收集的档案应具有可追溯性。

第十条安全档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案的种类、时间、内容等进行分类整理；（二）对收集到的档案进行编号、登记、立卷；（三）整理过程中，确保档案的完整性和连续性；（四）整理后的档案应便于查阅和保管。