第08章 档案工作标准与标准化

===========================================================================================档案学概论重点知识梳理第一章：档案概念与档案现象一、对已有档案定义的剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势直观描述型定义：是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。

这类定义的优势是直观、易理解，能使人的现实中识别什么东西是档案；劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。

（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势抽象揭示型定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。

目前档案界及社会上所使用得档案定义大多是这种定义。

其优势是能揭示事物本质的含义；劣势是其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。

二、对档案定义的理解1.《档案工作基本术语》定义：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2.一种确切揭示其内涵的定义“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录的固化信息”。

①社会性：档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

②历史性：从时态上来讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”，维系人类社会的时空统一性和连续整体性。

③确定性：档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。

★④原始记录性：档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。

这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，具有明显的相对性、动态性特点，只要对人们了解、考证以往的历史事实聚成程度最高、最可信赖的原始记录作用，就会将其视为档案，作为档案来保存、使用，这也是实存形态复杂、多种多样的根本原因。

浅谈如何实现档案管理工作规范化和标准化【摘要】档案管理在现代社会中扮演着重要的角色，如何实现其规范化和标准化成为了当前急需解决的问题。

本文首先介绍了建立档案管理制度的重要性，其次探讨了规范档案管理流程和加强档案管理培训的实践方法。

进一步探讨了利用信息化技术和监督评估档案管理工作的手段。

结论部分强调了规范化和标准化档案管理工作的重要性，并展望了未来的发展方向。

通过本文的阐述，读者可以更深入地了解如何实现档案管理工作的规范化和标准化，从而提升工作效率和保障信息安全。

【关键词】关键词：档案管理、规范化、标准化、制度、流程、培训、信息化技术、监督、评估、重要性、发展、总结。

1. 引言1.1 背景介绍档案管理是一项非常重要的工作，它涉及到组织内部的信息资产，对于保障组织的正常运转和发展起着至关重要的作用。

由于各种原因，许多组织的档案管理工作并不规范和标准化，存在着诸多隐患和问题。

随着信息化技术的不断发展和普及，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。

加强档案管理工作的规范化和标准化，成为当前许多组织需要认真思考和努力解决的问题。

本文将就如何实现档案管理工作的规范化和标准化进行探讨，旨在为各个组织提供一些建议和思路，使档案管理工作更加科学高效，为组织的可持续发展提供有力保障。

1.2 问题意义档案管理工作规范化和标准化是当前社会发展的必然要求，具有重要的实践意义和现实意义。

随着社会信息化的不断推进和信息技术的飞速发展，各种信息数据在组织和管理中扮演着愈发重要的角色，档案作为信息的一种重要形式，其管理工作的规范化和标准化显得尤为重要。

规范化和标准化的档案管理工作能够提高信息资源的利用效率，为组织决策和工作提供可靠的信息支持。

通过建立科学的档案管理制度和流程，能够使得各类档案信息得到更好的保护和利用，确保信息的完整性和准确性，提高工作效率和决策质量。

规范化和标准化的档案管理工作有利于加强组织内部的管理和监督，提升工作的透明度和合规性。

档案管理工作的规范化和标准化作者：王瑜来源：《环球市场信息导报》2016年第03期档案管理工作是一个相对复杂的档案整理工作，档案管理工作的规范化和标准化有助于提高档案管理水平，提高工作效率和质量。

档案管理的主要工作意义是便于以后工作中需要查找档案，实现档案规范化和标准化是现代化档案管理工作的必然要求。

本文从多个方面对档案管理工作的规范化和标准化进行了深入的分析研究，总结出了档案管理的重要措施，以促进档案管理工作现代化的发展。

档案整理工作相对比较繁琐，且枯燥无味，主要的工作内容是对档案资料和数据的收集及整理，并对档案数据的完整性和安全性进行日常的维护。

传统的档案管理工作主要是靠管理人员人工分类整理，工作量较大，随着科学技术的不断发展，计算机技术得到了很大的应用，档案管理工作现代化的发展要求，需提高档案管理工作的规范化和标准化，提高档案管理工作的效率和质量。

档案管理工作规范化和标准化基础工作研究档案管理工作繁琐性提高了档案管理工作的难度，对于档案管理工作要遵循其规范化和标准化管理原则，保证档案资料和数据的完整性和安全性，便于档案资料和数据的搜寻。

档案的前身是公文，公文制发对档案管理有着一定的影响力。

公文纸质的质量决定着档案资料的存放时长，对档案资料的安全性和完整性有着重大影响。

档案纸质的尺寸规格要统一规范，便于存放和档案室资料质量的整洁性。

在档案的标准过程中不易使用容易褪色的笔种或墨水，要考虑到后续长久保管，保证字迹经过长时间保存仍然清晰如初。

公文档案标题要明确，不可采用简化的形式进行标注，要经过多方审核审批公文标题的准确性，根据公文标题对档案进行分类整理。

根据档案整理需求，对档案的文中要规范化和标准化，制定统一的标准，方便后续档案的查找。

档案管理工作人员的规范化管理档案管理工作人员是档案整理的执行者，其工作素质的培养将关系着档案管理的规范化和标准化。

首先是档案管理人员专业素养的管理，现代化的档案管理工作随着计算机科学技术的应用，进入了信息时代，档案管理人员要具有专业的操作技术，能够很好的完成档案管理工作需求。

浅谈如何实现档案工作的规范化与标准化档案是历史的原始记录，为各个领域的科学研究提供最真实、最可靠的资料；它还是领导决策及机关工作人员和企事业单位职工的工作考查的依据，在各机关和企事业单位日常工作中的发挥着不可或缺的作用。

所以，加快推进档案管理工作的规范化、标准化发展迫在眉睫。

而目前，我国当前的档案管理工作中存在一些问题，本文将从这些问题谈起，分析其原因，并探讨如何才能实现档案工作的规范化和标准化。

标签：档案管理规范化标准化对策档案具有极高的科研价值和保存价值，而档案管理方法得当与否直接关系着科研机构、国家机关和企事业单位日常工作能否顺利进行。

目前，我国的档案管理工作中存在一些问题亟待解决，而传统的档案管理理论、管理方法和工作方式，已经越来越不适应当今经济社会快速发展的要求。

所以，加快推进档案管理的规范化和标准化进程应成为我国当前档案管理工作的重中之重。

一、当前档案管理工作中的问题及其原因随着社会经济的发展，各部门、各行业的档案信息量越来越多，档案管理工作也越来越繁重，同时，档案管理工作中查找、维护、更新困难等问题也日益显现。

这些问题主要表现在：一是硬件设施建设和维护不到位。

有的档案房房屋简陋、年久失修、设备简单、环境潮湿，而且防潮、防虫措施不到位，致使实体档案的纸张因长期受潮而发霉变质，字迹模糊不清，或是遭到虫蛀、鼠咬，致使档案材料破损，甚至遗失；二是领导和档案管理工作人员思想上不重视，管理工作人员素质差。

许多单位因领导不重视档案信息库的建设和管理工作，出现了档案不完整、无人管理或是派些非专业管理人员应付差事的现象。

而档案管理人员也受上级领导的影响，认为档案管理无足轻重，平时工作敷衍了事；三是管理不善。

许多单位管理模式和管理制度落后，而档案管理人员平时又疏于管理，造成档案管理非常混乱，用时查找费时费力甚至查找不到，严重影响科研工作和机关、企事业单位日常工作进度。

我国当前档案管理工作中的问题具有复杂性，因此，导致这些问题出现的原因是多方面的：一是许多资金不足的单位为节省开支，大大削减或是砍掉了档案管理部门的维护经费，希望以此来改变运营困难的窘境，从而划拨经费安装计算机和互联网技术这一高科技来武装档案管理部门也使不可能的；二是社会主义市场经济条件下，人们盲目追求经济利益，同时也对档案管理存在误解，再加上国家对档案管理知识的宣传不到位，致使人们没有意识到档案管理的重要性，从而忽视了为社会各项事业服务的档案管理工作；此外，管理人员职业责任感不强，道德观念和法律意识差，新的管理模式、管理理论知识宣传不到位等都是出现上述档案管理问题的原因之一。

第八章档案工作标准与标准化
第一节“档案工作标准概述”思考题
1.制订档案工作标准应当注意哪些方面的问题？
2.档案工作标准的种类有哪些？
3.档案工作标准的属性是什么？
4.档案工作标准有哪些方面的作用？
第二节“档案工作标准化的含义和形式”思考题
1.什么是档案工作标准化？实现档案工作标准化应当注意哪些
方面的问题？
2.是不是所有保管期限的档案，都需要按照统一的标准来整理，而不必考虑管理成本问题呢？
3.档案工作标准化的主要形式有哪些？其中哪些属于初级形
式？哪些属于高级形式？
第三节“制订档案工作标准的原则、要求与方法”思考题
1.制订档案工作标准应当坚持哪些原则？
2.制订档案工作标准的一般性要求有哪些？
3.我国的现行档案工作标准体系之中主要存在哪些方面的问
题？应当如何解决？
4.制订档案工作标准的一般程序是什么？
第四节“档案工作标准体系”思考题
1.简述我国档案工作标准体系的基本建设历程。

2.说明我国档案工作标准体系的构成。

3.档案工作标准的贯彻需要注意哪些问题？档案行政主管部门
制订的档案工作标准，能否在实践中强制推行？为什么？。