7-1.北京市政府采购项目档案管理暂行办法

采购和档案管理制度细则1. 引言采购和档案管理对于任何组织来说都是至关重要的。

采购制度确保了组织能够以最佳的价格和质量获取所需的商品和服务，而档案管理制度则确保了组织的文件和记录能够被有效地保存和管理。

本文档旨在规定采购和档案管理的细则，确保在组织内部有一套清晰的规范和程序。

2. 采购管理细则2.1 采购流程任何采购活动都应该按照既定的流程进行。

具体流程如下：1.需求确认：部门负责人确认所需的商品或服务，并填写采购申请表。

2.供应商选择：采购部门收到采购申请后，根据需求选择合适的供应商，并提供供应商名单给部门负责人进行确认。

3.报价和谈判：采购部门与供应商进行报价和谈判，以确定最终价格和条件。

4.合同签订：双方达成一致后，签订正式合同，并确保所有必要的文件和凭证按照规定保存。

5.采购执行：采购部门负责监督供应商的供货过程，并确保按照合同要求执行。

6.问题解决：如果出现任何问题或纠纷，采购部门应及时处理并与相关方沟通解决。

2.2 采购审批为了确保采购活动的合规性和透明性，必须设立采购审批制度。

具体措施如下：•采购申请：所有采购活动必须通过采购申请表进行申请，并由部门负责人进行审批。

•采购预算控制：采购金额必须在预算范围内，并经过预算负责人的审批。

•采购合同审批：采购合同必须经过法务部门的审批，确保合同内容的合法性和合规性。

3. 档案管理细则3.1 档案分类和标识为了便于管理和检索，档案应按照一定的分类和标识规则进行组织。

具体规则如下：•档案分类：将档案按照不同的类型或主题进行分类，例如财务档案、人事档案、合同档案等。

•档案标识：每个档案应当有独立的编号或标识，以便于唯一识别和检索。

3.2 档案保存和销毁档案保存和销毁需要严格控制，以确保信息的安全性和完整性。

具体措施如下：•档案保存：档案应保存在专门的档案室或档案柜中，避免遭到损坏或丢失。

应有明确的管理人员负责档案的借阅与归还，并记录相应的借阅记录。

采购档案管理办法试行一、背景介绍采购是企业日常运营中不可或缺的环节之一，对采购过程的管理和记录具有重要意义。

采购档案是记录采购活动相关信息的重要资料，对于企业日后的审核、查询、统计和管理都具有重要价值。

为了规范企业采购档案管理工作，提高档案信息的保存和利用效率，制定本办法。

二、目的和原则本办法的目的在于规范和管理企业采购档案，确保档案信息的完整、准确、及时，便于后续审计、查询和管理。

本办法实施的原则包括： 1. 规范性原则：制定统一的采购档案管理规则，确保所有采购活动都按照统一的流程和标准进行记录和管理。

2. 完整性原则：采购档案应包含全部的采购信息，确保所有环节的记录都完备。

3. 准确性原则：采购档案应准确反映采购活动的真实情况，避免错误和遗漏。

4. 机密性原则：保护采购档案中涉及到的商业机密和个人隐私信息。

三、档案管理的内容和方法1.采购档案的内容包括但不限于：–采购活动的立项和审批相关文件；–采购需求和采购计划；–供应商评估和筛选的相关材料；–采购合同、订单和付款记录；–采购到货验收记录以及质量检验报告；–采购活动的跟踪和监控记录；–采购活动的总结和评估报告等。

2.档案管理的方法：–采用电子化管理方式，将采购档案以电子文档的方式进行存储和管理，确保档案的安全性和可查询性。

–采用分类编码的方法对采购档案进行归档，建立详细的目录，便于查询和管理。

–采用权限管理的方式，限制档案访问权限，确保档案信息的机密性。

四、档案管理的流程采购档案管理的流程一般包括以下环节： 1. 档案创建和归档： - 根据采购活动的具体情况，创建采购档案，并按照分类编码规则进行归档。

- 确保在采购过程中产生的相关文件和资料都记录在档案中。

2.档案的存储和管理：–将采购档案以电子文档的方式进行存储，确保档案的安全性。

–建立详细的档案目录，便于查询和管理。

3.档案的使用和查询：–根据需要，对采购档案进行查询和使用，提取相关信息和数据。

北京市财政局关于北京市本级政府采购项目采取公开招标以
外采购方式有关问题的通知
【法规类别】政府采购
【发文字号】京财采购[2007]173号
【发布部门】北京市财政局
【发布日期】2007.02.08
【实施日期】2007.02.08
【时效性】失效
【效力级别】地方规范性文件
【失效依据】北京市财政局关于贯彻落实政府采购非招标采购方式管理办法的通知
北京市财政局关于北京市本级政府采购项目采取公开招标以外采购方式有关问题的通知
（京财采购[2007]173号）
市属各预算单位、北京市政府采购中心、各政府采购代理机构：
为进一步规范政府采购工作，加强市本级政府采购项目管理，现将政府采购项目执行过程中采取公开招标以外采购方式的有关问题通知如下：
一、根据《政府采购法》的要求，公开招标应作为政府采购的主要方式。

政府采购项目采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前获得北京市财政局的批准。

二、在公开招标过程中出现以下三种情形，均应废标：
（一）投标截止时间结束后出现参加投标的供应商不足三家或在评标期间符合专业条
件的供应商、对招标文件作实质响应的供应商不足三家的（以下简称“情形一”）；
（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的（以下简称“情形。

北京市人民政府办公厅关于市政府有关部门实施招标投标活动行政监督有关问题的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 北京市人民政府办公厅关于市政府有关部门实施招标投标活动行政监督有关问题的通知市编办：你办《关于报请办公厅印发市政府有关部门实施招标投标活动行政监督的职责分工的意见的请示》（京编办文[2002]23号）收悉。

经市政府同意，现就有关事项通知如下：一、原则同意《关于市政府有关部门实施招标投标活动行政监督的职责分工的意见》（以下简称《职责分工》），由你办自行公布并组织试行。

二、《职责分工》试行过程中，市政府各有关部门要提高认识，顾全大局，严格依法履行监督职责。

市编办要加强与有关部门的联系沟通，在实践中不断总结经验，理顺关系，协调完善。

北京市人民政府办公厅2002年11月5日附：关于市政府有关部门实施招标投标活动行政监督职责分工的意见（京编办函[2002]47号）各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：根据《国务院办公厅印发国务院有关部门实施招标投标活动行政监督的职责分工意见的通知》（国办发[2000]34号）及《北京市人民政府办公厅关于市政府有关部门实施招标投标活动行政监督有关问题的通知》（京政办函[2002]90号）精神，经市政府批准，现就市政府有关部门实施招标投标活动行政监督的职责分工，提出如下意见：一、市发展计划行政主管部门负责指导和协调全市招标投标工作；指定发布招标公告的报刊、信息网络或其他媒介；会同有关行政主管部门拟定《北京市招标投标条例》配套规章草案、有关政策和必须进行招标的项目范围、规模标准以及不适宜进行招标的项目，报市政府批准。

政府采购档案管理提高对政府采购工作的重视，完善政府采购制度，应用电子信息技术对档案进行电子化管理，及时总结档案管理工作中出现的问题，并提出切实有效的改善措施，以促进政府采购档案管理工作的开展。

那么具体应该如何加强政府采购档案的管理呢？政府采购是一项巨大的、精细化的工程，全方位、多层面的真实记录和反映其活动过程，形成完整、科学的档案资料，对于政府采购来说具有深远的历史现实意义。

政府采购档案是反映采购程序、记载采购过程、维护采购权益的重要资料，是政府采购管理工作中形成的文字、图表、声像、纸质、磁盘等不同介质载体的真实记录，包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，是采购活动的全程见证。

政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标(成交)公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。

一、政府采购档案管理的重要作用政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。

首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。

其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。

最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。

二、政府采购档案管理现状档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。

第一，主体不明。

《政府采购法》中规定采购人、采购代理机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。

政府采购需求管理办法第一章总则第一条为加强政府采购需求管理，实现政府采购项目绩效目标，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国政府采购法实施条例》等有关法律法规，制定本办法。

第二条政府采购货物、工程和服务项目的需求管理适用本办法。

第三条本办法所称政府采购需求管理，是指采购人组织确定采购需求和编制采购实施计划，并实施相关风险控制管理的活动。

第四条采购需求管理应当遵循科学合理、厉行节约、规范高效、权责清晰的原则。

第五条采购人对采购需求管理负有主体责任，按照本办法的规定开展采购需求管理各项工作，对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。

主管预算单位负责指导本部门采购需求管理工作。

第二章采购需求第六条本办法所称采购需求，是指采购人为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。

技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。

商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。

第七条采购需求应当符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定，符合国家强制性标准，遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定，符合采购项目特点和实际需要。

采购需求应当依据部门预算（工程项目概预算）确定。

第八条确定采购需求应当明确实现项目目标的所有技术、商务要求，功能和质量指标的设置要充分考虑可能影响供应商报价和项目实施风险的因素。

第九条采购需求应当清楚明了、表述规范、含义准确。

技术要求和商务要求应当客观，量化指标应当明确相应等次，有连续区间的按照区间划分等次。

需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目，应当说明采购标的的功能、应用场景、目标等基本要求，并尽可能明确其中的客观、量化指标。

采购需求可以直接引用相关国家标准、行业标准、地方标准等标准、规范，也可以根据项目目标提出更高的技术要求。

北京市政府投资建设项目管理暂行规定正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 北京市政府投资建设项目管理暂行规定（1999年10月9日京政发[1999]31号）第一章总则第一条根据《国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知》（国办发[1999]16号）要求，为加强对政府投资建设项目的管理，规范投资建设程序，强化投资责任制和风险约束机制，保证建设工程质量，提高投资效益，特制定本规定。

第二条本规定中的政府投资建设项目，是指使用市财政预算内用于固定资产投资资金和土地批租收入用于固定资产投资的部分，城市基础设施“四源”建设费、市政公用设施建设费、社会事业建设费、水利建设基金等专项建设资金，中央补助投资和由计划、财政部门承诺还款的借款资金的项目。

第三条凡按照国家有关法律、法规和政策规定，属于本市审批管理权限范围内的，全额使用政府投资的建设项目以及政府参与投资并出资500万元以上（含500万元）的建设项目，均按本规定管理。

第四条政府投资建设项目的主要范围：为社会发展服务、不以赢利为目的、难以直接回收投资的公益性项目；具有垄断性或者建设周期长、投资大而收益低的基础设施和部分基础产业项目；对本市经济发展有重大作用的支柱产业和高新技术产业等竞争性项目。

第五条北京市计划委员会（简称市计委）是本市政府投资建设项目管理的主管部门；北京市财政局（简称市财政局）对本市政府投资建设项目的财务活动实施财政财务管理和监督。

第六条政府投资建设项目要按照国家规履行报批手续，严格执行建设程序。

建设程序主要包括：项目建议书、可行性研究报告、初步设计、建设工程规划许可证、开工报告和竣工验收等。

北京市财政局关于贯彻落实政府采购非招标采购方式管理办法的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 北京市财政局关于贯彻落实政府采购非招标采购方式管理办法的通知（京财采购〔2014〕263号）市属各预算单位、市政府采购中心，各政府采购代理机构：为贯彻落实财政部令第74号《政府采购非招标采购方式管理办法》（以下简称《办法》），规范非招标方式政府采购行为，提高政府采购效率，现将我市市本级政府采购非招标采购方式适用有关问题通知如下。

一、充分认识《办法》出台的重要意义长期以来，对采用竞争性谈判、单一来源和询价方式的采购活动，依据的只有《政府采购法》的原则性规定，缺乏具体制度规范。

《办法》的出台，对竞争性谈判、单一来源、询价等三种非招标采购方式进行了统一具体规范，详细规定了三种采购方式的程序，为采用非招标采购方式提供了统一的操作和监管依据。

非招标采购方式采购周期较短，选择供应商的方式和评审程序等更为灵活和简便，对进一步扩大政府采购范围，推进政府购买公共服务，建立健全适应服务项目政府采购工作特点的新机制，具有重要意义。

二、灵活运用非招标采购方式（一）采购人、采购代理机构采购以下货物、服务和工程之一的，可以采用竞争性谈判、单一来源采购方式，采购货物的，还可以采用询价采购方式：1.依法制定的集中采购目录以内，且未达到公开招标数额标准的货物、服务；2.依法制定的集中采购目录以外、采购限额标准以上，且未达到公开招标数额标准的货物、服务；3.达到公开招标数额标准、经批准采用非招标采购方式的货物、服务；4.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的政府采购工程。

北京市财政局关于《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》的补充通知
正文：
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 北京市财政局关于《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》的补充通知
(京财采购〔2007〕1705号)
市属各单位、北京市政府采购中心及采购代理机构：
为加强北京市本级政府采购项目档案的管理，结合北京市财政局部分处室职能调整后的工作，根据“政府采购管理系统”启用后市本级政府采购项目档案资料的变化，进一步明确存档资料的目录，确保档案管理工作的顺利进行。

现将有关问题补充通知如下：
一、市本级政府采购项目档案管理工作继续执行《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》；
二、政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构根据采购方式建立市本级政府采购项目档案，需参照《市本级政府采购项目档案目录》（附件）；
三、属于政府采购监督管理部门保存的市本级政府采购项目档案资料全部报送北京市财政局部门预算处室；
四、市本级政府采购项目的合同由采购人报送北京市财政局部门预算处室，北京市政府采购办公室不再收取、保存市本级政府采购项目的合同。

请遵照执行。

执行中如有问题，请及时函告北京市政府采购办公室。

附件（略）
二○○七年八月一日
——结束——。