企业档案管理的通知

各科室、各部门：为加强我单位档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，特制定《XX单位档案管理制度》。

现将有关事项通知如下：一、制度目的1. 规范我单位档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用。

2. 提高我单位档案管理水平，为各项工作提供有力支持。

3. 促进我单位各项业务工作的健康发展。

二、制度范围本制度适用于我单位各部门、各科室及全体员工。

三、制度内容1. 档案管理机构及职责（1）设立档案管理部门，负责全单位档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

（2）档案管理部门负责人及工作人员应具备相应的档案管理知识和技能，遵守档案管理相关规定。

2. 档案收集与整理（1）各部门、各科室应按照档案管理制度要求，及时收集和整理各类档案资料。

（2）档案资料收集应遵循真实性、完整性、连续性原则。

3. 档案归档与保管（1）档案资料归档应按照档案分类标准进行分类、编目、组卷。

（2）档案资料保管应遵守保密规定，确保档案安全。

4. 档案利用与查询（1）档案资料利用应遵循合法、合规、公开、便民原则。

（2）档案查询应按照档案查阅规定进行。

5. 档案鉴定与销毁（1）档案鉴定应遵循真实性、完整性、连续性原则。

（2）档案销毁应按照档案销毁规定进行。

6. 档案保密与安全（1）档案管理人员应严格遵守保密规定，确保档案安全。

（2）档案管理部门应定期对档案进行安全检查，防止档案丢失、损坏。

四、实施与监督1. 本制度自发布之日起实施。

2. 各部门、各科室应认真贯彻执行本制度，确保档案管理工作有序进行。

3. 档案管理部门负责对各部门、各科室的档案管理工作进行监督、检查和指导。

请各部门、各科室予以高度重视，认真贯彻落实本制度，共同做好我单位档案管理工作。

特此通知。

XX单位办公室年月日。

关于进一步加强档案工作规范化管理的通知
为了规范档案的管理，建立完善的档案体系，提高档案管理水平，保证档案资料的齐全、完整、准确和及时归档，使之更好地为办事人员服务，现就加强档案管理有关事项通知如下：
一、提高认识，加强管理
公司档案是公司发展的真实记录，公司档案管理状况如何，直接反映一个公司管理水平的高低。

为此公司根据现有管理制度，实行统一管理的原则，任何人不得把档案资料据为己有，由资料室统一保管，资料管理者不得泄露档案机密。

二、明确责任，规范管理
根据公司现有管理制度的要求，为了进一步明确责任，公司档案借阅、查阅范围为公司内部各部门。

借阅查阅人员需办理相关手续，填写借、查阅申请单，重要档案及机密档案不借、查阅，特殊情况须总经理批准同意方可。

为了保障档案的数量及质量，根据档案管理特殊性，任何档案资料原件不得借出。

特殊情况下如需复印的，须经同意登记后，才能复印。

三、严格制度，遵章执行
1、档案管理者根据管理要求，定期对档案进行核查、整理。

2、档案管理员因工作失误丢失档案，视情况承担相关责任。

3、档案管理人员未经公司批准，擅自将档案资料原件借出，如须发现，将根据公司管理制度严格处理。

4、档案管理人员未经公司批准，擅自将档案资料原件借出，造成遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任，情节严重者给予开除处理。

5、本通知自2012年8月开始执行。

办公室
2012年8月12日。

【文件编号】：[企业名称]发〔[年份]〕[编号]【发布单位】：[企业名称]档案管理部门【发布日期】：[日期]【主题】：关于进一步加强企业档案管理工作的通知各相关部门、全体员工：为加强我企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局有关档案管理的法律法规，结合我企业实际情况，特制定本通知。

一、目的和意义1. 提高档案管理意识：通过加强档案管理工作，提高全体员工对档案管理重要性的认识，形成良好的档案管理氛围。

2. 规范档案管理流程：明确档案收集、整理、归档、利用、销毁等环节的职责和程序，确保档案管理工作有序进行。

3. 保障档案安全：加强档案保管，确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损毁和泄密。

4. 提高档案利用效率：优化档案检索系统，提高档案查询速度，为企业管理提供有力支持。

二、适用范围本通知适用于我企业所有部门、员工及涉及档案管理的各项活动。

三、档案管理职责1. 档案管理部门负责企业档案的集中管理，具体职责如下：（1）建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范化、标准化。

（2）制定档案收集、整理、归档、利用、销毁等环节的具体流程。

（3）负责档案的保管、修复、鉴定、统计、检索等工作。

（4）对各部门的档案管理工作进行指导和监督。

2. 各部门负责本部门档案的收集、整理和归档工作，具体职责如下：（1）明确本部门档案收集范围和标准。

（2）对收集到的档案进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。

（3）按照规定时间将整理好的档案送交档案管理部门归档。

3. 全体员工应积极配合档案管理工作，具体职责如下：（1）遵守档案管理制度，自觉维护档案的完整、准确和安全。

（2）在业务活动中，及时收集和整理相关档案材料。

（3）不得擅自销毁、泄露档案信息。

四、档案管理要求1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围和标准，及时、全面地收集档案材料。

2. 档案整理：对收集到的档案材料进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。

随着公司的持续发展与日益壮大，档案管理工作显得尤为重要。

为进一步规范公司档案管理，确保资料的完整性、安全性和易检索性，现就公司档案管理制度作以下通知：一、档案分类归档制度根据公司运营和管理的需要，所有档案资料将按照其性质和用途分为财务档案、人事档案、合同档案、项目档案等类别。

各部门需按照《档案分类指南》的要求，对各自负责的文件材料进行严格分类，并及时归档到指定的档案管理系统中。

二、电子档案备份制度鉴于信息化管理的便捷性和安全性，公司推行电子文档管理制度。

各部门负责人须确保所有重要文件都有电子版本，并进行定期的数据备份。

备份工作应由专人负责，确保数据的可恢复性和防篡改性。

三、档案借阅与归还制度任何员工在需要查阅档案时，必须填写《档案借阅申请表》，明确借阅目的、时间及归还日期。

借出档案应妥善保管，不得随意涂改、折损或丢失。

借阅期满后，应及时归还至档案室，由档案管理员检查确认档案完好无损后方可办理归还手续。

四、档案保密制度公司档案涉及商业秘密和个人隐私，全体员工必须严格遵守保密规定。

未经授权，任何人不得擅自复制、传播或泄露档案内容。

违反保密规定者，将视情节严重程度给予相应的纪律处分。

五、档案销毁制度对于超过保存期限的档案，由档案室提出销毁申请，经相关部门审核无误后，按照规定的程序和方法进行销毁。

销毁过程中应有两人以上在场监督，确保销毁彻底，同时做好销毁记录。

六、档案管理责任制度各部门主管为本部门档案管理的第一责任人，负责监督本部门员工的档案管理工作，确保档案的完整、准确和安全。

档案室负责全公司档案的统一管理和指导，定期对各部门的档案管理工作进行检查和评估。

七、培训与提升制度为提高员工档案管理水平，公司将定期组织档案管理培训，提升员工对档案重要性的认识以及档案管理技能。

鼓励员工积极参与培训，不断提升自身专业素养。

公司鼓励员工积极提出档案管理的合理化建议，持续优化和完善档案管理流程。

对于实施效果显著的建议，公司将给予表彰和奖励。

公司通知关于档案整理的通知公司通知关于档案整理的通知尊敬的全体员工：为了更好地管理和利用公司档案资源，促进工作效率和信息共享，现决定进行档案整理工作。

具体通知如下：一、目的和意义档案是企业管理和发展的重要资产和基础。

通过档案的整理和管理，可以实现以下目的和意义：1. 提高工作效率：整理档案可以减少查找和检索时间，为员工提供快速和准确的信息支持，提高工作效率。

2. 统一管理标准：档案整理过程中，会制定统一的分类、归档和保存标准，保证档案信息的一致性和规范性。

3. 节约成本：对于冗余、重复或过期的档案，可以进行筛选和清理，节约存储和管理成本。

4. 保护知识产权：档案整理可以确保公司重要的知识产权和商业机密得到妥善保护。

二、整理范围和内容1. 档案整理范围：本次档案整理将涵盖公司各部门和岗位的相关档案。

所有员工必须配合和参与整理工作，确保档案资料的完整性。

2. 档案整理内容：根据公司业务特点和工作需求，档案整理主要包括以下内容：- 文件整理：将文件按照分类和归档规则进行整理，确保不同类别文件的有序存放。

- 档案鉴定：对档案进行鉴定和评估，确保保留有用信息并清理过期文档。

- 档案数字化：对重要的纸质档案进行扫描和数字化处理，加强信息的安全性和便捷性。

- 档案存储：为整理后的档案提供合适的存储空间和设备，确保存储环境的安全和可靠性。

三、工作安排和要求1. 工作时间和周期：档案整理将于本月底开始，预计持续一个月。

工作时间可根据实际情况灵活调整，但需保证按时完成整理任务。

2. 部门协作：各部门需协同配合，共同完成档案整理工作。

部门负责人应组织人员参与，并配合完成相关数据的整理和录入。

3. 档案移交：各部门应按照要求，将整理好的档案及时移交给档案管理部门，并填写移交清单。

四、指导和培训为保证档案整理工作高效进行，我们将组织相关指导和培训活动，具体内容如下：1. 档案管理培训：邀请专业档案管理人员进行培训，介绍档案整理的基本原则、方法和注意事项。

档案管理制度通知为进一步规范和加强档案管理工作，保障档案资料的安全和完整性，提高档案管理效率，特制定本档案管理制度通知，现将有关事项通知如下：一、档案管理目的和原则1、本制度旨在规范单位档案管理工作，确保档案资料的准确无误，保护档案资料的安全完整，提高档案管理效率。

2、本制度遵循依法、合规、谨慎、高效的原则，确保档案管理工作的合法性、规范性和效益性。

二、档案管理范围和内容1、本制度适用于单位内所有的档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

2、档案管理内容包括档案的收集、保管、利用和销毁等工作，以及档案管理制度的评估、调整和完善等工作。

三、档案管理机构和人员1、单位设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织和实施。

2、档案管理部门的工作人员应具有相关档案管理专业背景，熟悉档案管理相关法律法规和规章制度，具有较强的工作责任心和执行力。

四、档案管理流程和制度1、档案的收集：建立档案收集清单，明确档案的来源和数量，及时收集和整理档案资料。

2、档案的保管：建立档案保管制度，保证档案资料的安全性和完整性，确保不丢失、不破损、不泄漏。

3、档案的利用：建立档案利用制度，规范档案的查阅和借阅流程，提高档案利用效率。

4、档案的销毁：建立档案销毁制度，明确档案销毁的条件、程序和责任，确保档案的安全销毁。

5、档案管理制度的评估和调整：定期对档案管理制度进行评估和调整，不断完善档案管理工作。

五、档案管理责任和监督1、单位领导应高度重视档案管理工作，明确档案管理的重要性和必要性，对档案管理工作负总责和监督责任。

2、档案管理部门负责档案管理工作的实施和监督，确保档案管理工作的有效进行。

3、全体员工应做到档案管理工作的积极配合，严格遵守相关档案管理规定和制度。

六、其他事项1、档案管理制度通知将于下发之日起正式实施，各单位应严格执行。

2、如有档案管理工作中的问题和困难，应及时报告档案管理部门，寻求解决方案。

3、如对本制度有任何疑问或建议，欢迎向档案管理部门反馈。

国家档案局、国家经贸委、国家计委关于印发《企业档案管理规定》的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2002.10.20•【文号】档发[2002]5号•【施行日期】2002.09.01•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局、国家经济贸易委员会、国家计划委员会关于印发《企业档案管理规定》的通知（档发[2002]5号）各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团档案局、经贸委、计委：为加强企业档案工作，规范企业档案管理，更好地为企业改革与发展服务，现发布《企业档案管理规定》，请认真贯彻执行。

二00二年十月二十日企业档案管理规定第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。

任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。

各相关部门、单位：为进一步加强我单位档案管理工作，规范档案收集、整理、保管、利用等各个环节，提高档案管理科学化、规范化、信息化水平，确保档案安全，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，现将《档案管理制度办法》予以印发，请各相关部门、单位认真贯彻执行。

一、总则1. 为了加强我单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本办法。

2. 本办法适用于我单位各部门、各岗位涉及档案管理的相关工作。

3. 档案管理工作应遵循以下原则：（1）统一领导，分级管理；（2）集中统一，分级负责；（3）安全第一，预防为主；（4）规范管理，提高效率。

二、档案管理职责1. 单位领导对档案管理工作负总责，分管领导具体负责档案管理工作。

2. 档案管理部门负责组织实施档案管理工作，具体职责如下：（1）建立健全档案管理制度，制定档案工作规划；（2）负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作；（3）组织开展档案宣传教育，提高档案工作人员的业务水平；（4）指导、监督、检查各部门、各岗位的档案管理工作；（5）组织开展档案信息资源的开发利用。

3. 各部门、各岗位负责本单位档案的收集、整理、归档等工作，具体职责如下：（1）按照档案管理制度要求，及时收集、整理本单位档案；（2）将档案按类别、时间、重要程度等进行分类、编号、登记；（3）定期将档案送交档案管理部门进行归档；（4）加强对档案的保管，确保档案安全。

三、档案收集与整理1. 档案收集（1）各部门、各岗位应按照档案管理制度要求，及时、全面地收集各类档案；（2）档案收集范围包括：文件、图表、照片、录音、录像、电子文件等；（3）档案收集方式：通过归档、移交、捐赠、交换、购买等途径。

2. 档案整理（1）档案整理应遵循分类、排序、编目、装订等原则；（2）档案分类应按照档案内容、形式、时间、来源等进行分类；（3）档案排序应按照档案类别、时间、重要程度等进行排序；（4）档案编目应按照档案分类、排序、装订等要求编制档案目录；（5）档案装订应使用专用档案袋、文件夹等装订材料。

各部门、各单位：为进一步加强我单位档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，现就进一步加强档案管理制度通知如下：一、加强组织领导1. 成立档案管理工作领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各部门、各单位负责人为成员，负责统筹协调、监督指导全单位档案管理工作。

2. 各部门、各单位要明确档案管理工作负责人，负责本部门、本单位的档案管理工作，确保档案管理的各项工作落到实处。

二、完善档案管理制度1. 制定《档案管理制度》，明确档案管理的范围、职责、程序、标准、保密、奖惩等内容。

2. 制定《档案收集与整理制度》，规范档案的收集、整理、归档、保管、销毁等工作流程。

3. 制定《档案保密制度》，加强档案的保密管理，确保档案信息安全。

4. 制定《档案利用制度》，明确档案的查阅、复制、借用、外借等利用方式及审批程序。

5. 制定《档案数字化管理制度》，推动档案数字化工作，提高档案利用效率。

三、规范档案收集与整理1. 各部门、各单位要按照档案管理制度的要求，及时、完整、准确地收集各类档案资料。

2. 档案收集工作要遵循“统一领导、分级负责、归口管理”的原则，确保档案资料的完整性和准确性。

3. 档案整理工作要按照《档案整理规范》的要求，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目、装订等。

4. 档案整理工作要确保档案的物理安全和信息安全，防止档案丢失、损毁、泄密等情况发生。

四、加强档案保管与维护1. 各部门、各单位要设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，确保档案的物理安全。

2. 档案保管工作要按照《档案保管规范》的要求，对档案进行分类、存放、温湿度控制、防虫防霉、防尘防污等。

3. 档案数字化工作要按照《档案数字化规范》的要求，对重要档案进行数字化处理，提高档案的利用效率。

4. 档案维护工作要定期对档案进行清洁、消毒、修复等，确保档案的完整性和可用性。

关于发布《XX企业档案管理制度》的通知各相关部门、全体员工：为了加强企业档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高企业综合管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我企业实际情况，特制定《XX企业档案管理制度》。

现将有关事项通知如下：一、制度目的1. 规范企业档案管理工作，确保档案资料的完整性和安全性。

2. 提高档案资料利用效率，为企业管理决策提供有力支持。

3. 促进企业文化建设，传承企业历史。

二、制度范围本制度适用于XX企业内部所有部门、员工以及与企业业务相关的档案资料。

三、组织机构及职责1. 成立企业档案管理领导小组，负责企业档案管理工作的全面领导。

2. 设立企业档案室，负责企业档案的收集、整理、保管、利用等工作。

3. 各部门指定档案管理员，负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作。

四、档案管理制度1. 档案分类与编号：按照国家档案分类标准，对企业档案进行分类和编号，确保档案资料的可检索性。

2. 档案收集与整理：各部门应按照档案收集范围，及时、准确、完整地收集档案资料，并定期进行整理。

3. 档案保管与维护：档案室应配备必要的档案保管设施，确保档案资料的安全、完整和耐用。

4. 档案利用与保密：档案资料应在规定范围内利用，涉及保密的档案资料需严格保密。

5. 档案销毁：档案资料达到保管期限后，经批准方可销毁，销毁前应进行登记、鉴定和审批。

五、奖惩措施1. 对认真履行档案管理职责，取得显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度，造成档案资料损坏、丢失或泄露的，视情节轻重，给予通报批评、罚款或纪律处分。

六、实施与监督1. 本制度自发布之日起施行。

2. 企业档案管理领导小组负责本制度的解释和修订。

3. 企业档案室负责对本制度执行情况进行监督检查。

请各部门、全体员工认真遵守本制度，共同做好企业档案管理工作。

特此通知。

XX企业档案管理领导小组年月日。