大学的 现代秘书学与秘书实务笔记整理

现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。

这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。

3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。

1、秘书活动的根本对象是领导者。

2、秘书活动的根本职能是辅助管理。

3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。

4、秘书的根本性质是辅助性。

第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。

秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。

秘书实务考试大一知识点秘书实务考试是一门综合性考试，旨在测试学生在秘书实务方面的知识和能力。

对于大一学生而言，秘书实务考试的知识点主要围绕着基础知识的掌握和实践技能的培养。

本文将为大一学生介绍一些秘书实务考试的重点知识点。

一、办公自动化技术办公自动化技术是现代办公环境中不可或缺的一部分。

大一学生需要了解办公自动化技术的基本概念和常用工具。

这包括电子邮件、文件管理软件、会议管理工具等。

此外，大一学生还需要学会使用这些工具进行办公任务的协调和处理。

二、文件处理文件处理是秘书实务中的核心任务之一。

大一学生需要学会处理各种类型的文件，包括来文、发文、备忘录等。

在处理文件时，大一学生需要注意文档的格式、样式和语言表达的准确与流畅。

另外，学生还需要熟悉文件的分类、归档和检索方法，以提高工作的效率和准确性。

三、会议组织和纪要撰写会议组织和纪要撰写是秘书实务中的重要环节。

大一学生需要了解会议组织的流程和步骤，包括确定会议议题、制定会议日程、召开会议等。

同时，学生还需要学会撰写会议纪要，准确记录会议内容和决策结果，并及时分发给相关人员。

良好的组织和纪要写作能力对于秘书工作至关重要。

四、行政管理知识作为秘书，了解行政管理知识是必不可少的。

大一学生需要学习行政管理理论和实践，包括组织结构、人员管理、协调沟通、决策分析等。

此外，学生还需要了解行政法规和政策，以确保工作合规和规范。

五、商务礼仪和沟通技巧在秘书实务中，良好的商务礼仪和沟通技巧是必备的。

大一学生需要学习规范的商务礼仪，包括着装、言谈举止等。

同时，秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与上级、同事和外部人士有效地进行沟通和协调。

六、文件保密和信息安全保护文件的保密和信息的安全是秘书工作中非常重要的一环。

大一学生需要了解文件保密的原则和方法，学会使用密码保护文件和加密传输工具。

此外，学生还需要了解网络安全的常识和应对措施，避免信息泄露和网络攻击。

七、时间管理和工作效率良好的时间管理和高效的工作能力对于秘书来说至关重要。

00510秘书实务笔记秘书实务是一门与办公室管理和行政工作相关的课程，涵盖了各种秘书职责和技能。

下面是关于秘书实务的一些笔记：1. 秘书的职责，秘书在办公室中扮演着重要的角色，负责组织和协调日常工作，安排会议和行程，处理文件和信函，以及提供一般的行政支持。

2. 会议管理，秘书需要具备良好的会议管理能力，包括预定会议室、发送会议邀请、准备会议议程和材料、记录会议纪要等。

同时，秘书还需要协调与会人员的行程安排，确保会议的顺利进行。

3. 文件处理，秘书负责处理和管理各种文件和信函。

这包括收发邮件、整理归档文件、起草和编辑文件、保管机密文件等。

秘书需要具备良好的组织和沟通能力，确保文件的及时处理和准确传达。

4. 行程安排，秘书需要协助上级安排行程，包括预订交通工具和酒店、安排会议和活动、处理行程变更等。

良好的时间管理和协调能力对于成功完成行程安排至关重要。

5. 电话和接待工作，秘书通常是公司或组织的前台接待人员，需要接听和转接电话，处理来访者的咨询和安排。

秘书需要友好、专业地与来访者和电话联系人沟通，给予他们正确的信息和帮助。

6. 人际关系管理，秘书在办公室中扮演着连接各个部门和人员的角色，需要与不同层级和背景的人员进行沟通和协调。

秘书需要具备良好的人际关系技巧，能够处理各种人际关系问题和冲突。

7. 保密和机密性，秘书通常会接触到一些敏感信息和机密文件，因此需要具备保密意识和保护机密的能力。

秘书应该严格遵守保密协议，确保信息的安全和保密性。

8. 技术和软件应用，现代秘书需要熟练掌握办公软件和办公自动化工具，如Microsoft Office套件、电子邮件、日历管理工具等。

掌握这些技术和工具可以提高工作效率和准确性。

9. 专业素养和自我提升，作为一名秘书，不仅需要具备相关的职业技能，还需要不断学习和提升自己。

秘书应该关注行业动态，参加培训和进修课程，提高自己的专业素养和能力。

这些是关于秘书实务的一些笔记，涵盖了秘书的职责、技能和要求。

第一章秘书实务概述1、理解秘书实务的含义，秘书职能分为哪几个方面？P1-2秘书实务就是秘书工作的实际事务：从秘书学科体系的角度来看，它是秘书学科的一门分支学科；从秘书工作的职能角度来看，它是指秘书工作中具体办理事务的职能。

其职能可以概括为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务。

2、秘书实务的内容和作用？P1-2内容：拟写文书；处理文书；组织会议；安排领导活动；接待工作；信访工作；督查工作；协助领导处理危机；其它日常办公事务，如保密，值班。

作用：①推动管理信息环流；②实现秘书工作职能；③提高领导管理效率。

3、为什么说从属性和服务性是秘书实务的性质？P3秘书实务中大量的事务都是因领导工作的需要而发生，并且围绕领导工作这一核心展开的，因此，秘书实务应当从属于领导工作，总体上呈现被动性，即它具有从属性。

从根本上说，秘书实务的目的就是辅助领导实施管理，因此，为领导机关和领导人服务，这是它的根本出发点和落脚点，是秘书实务的首要任务。

因此，秘书实务具有服务性。

4、结合实际理解秘书实务的特点？P3-5特点：㈠综合性：①范围广泛（根据领导职权范围所涉及的工作而定）②形式多样（如打字印刷，电话传真等多种方式）③相互交织（涉及的各项工作内容彼此联系，相互交融）；㈡繁复性（涉及范围广，工作头绪多，具有繁杂，琐碎和重复的特点）。

㈢程序性（包括自然性、理论性、指令性、法定性、技术性和经验性）。

㈣突击性（常遇到的一类是计划中需要集中办理的事务，如领导重要活动的安排；另一类是事先无法预料，无法做出安排的事务，如突发性危机事件）；㈤潜隐性（表现在活动名义的假借性，活动过程的幕后性和劳动成果的利他性三个方面）；㈥机要性（秘书要接触大量的秘密）第二章文书写作1、文书、公文的相互关系？P13-15文书是人们为了凭证和传递的需要，在一定介质上记录文字、图像信息而形成的书面材料，包括公务文书和私人文书。

公文是指法定组织在其公务活动中所形成、具有法定效力和规范体式的、对外发出的公务文书。

秘书实务读书笔记有谁写过《秘书学概论》的读书笔记吗秘书学概论秘书学是高等学校文秘专业的必修课，也是培养学生具备必要的秘书理论、秘书业务和较强的实践能力的一门基础课。

普通秘书学的通用性，决定了内容具有涵盖面广、实用性强的特点。

本书既有对我国秘书工作历史的简略介绍，又有对秘书理论知识的必要阐释，更有对秘书工作实践的具体指导。

将秘书史、秘书理论、秘书实务融为一体，使之对秘书实践更具指导意秘书学概论的学习感悟500字每个学校的情况不同秘书有政务秘书（实质上就是公务员）和企业秘书之分我就南师大的高级文秘专业而言：高级文秘专业设在文学院（当然，学校不同有可能也有设在公管院的吧）要学的课程有公共课和专业课。

公共课大一大二上，主要是英语、马毛列三、计算机、体育等。

专业课又分基础课和专业课。

基础课主要有古代文学、现当代文学、外国 Wen学、古代汉语、现代汉语、写作学等。

专业课主要有秘书学概论、公务员制度、秘书实务、应用文写作、档案学等。

另外，还开设有公关与礼仪、演讲与口才、广告学、传播学概论、日本文学等课程。

南师大高级文秘主要培养的是政务方面的秘书《现代秘书工作实务》读后感因未实际阅读过文章，所以无法提供文章，但是可以提供读后感的写作要点，供参考：一、读后感的概念读后感的概念有两重含义：一是真实的、不受任何约束的读后感，二是一种作文的体裁，考试时要接受各种条件的约束。

下面这篇读后感，就接近于第一种读后感。

写这种读后感，主要是给自己看的，一定要真实，有什么感想（当然感想应当有意义，值得一写）就写什么感想，与心得笔记不同，它要展开来写，尽量像一篇文章，尽量写得生动、实在、深刻。

一般应当写清楚读了什么，有什么感想，联想到了什么，对自己有什么作用等。

它不追求文体、格式框框，写起来也可长可短。

二、读后感的写法写读后感最重要的一点是要读出所读书籍或者文章的“眼睛”，它是你展开来写的基础、中心和出发点，这个问题我们已经在上一讲里说过了，这里就不多讲了。

《秘书实务》学习心得在《秘书实务》这门课程中，我通过学习秘书的职责、技能和工作流程等内容，对秘书职业有了更深刻的了解。

通过学习心得的总结，我将从三个方面进行阐述：学习的主要内容、学习的收获和对未来发展的规划。

一、学习的主要内容1. 秘书的职责和角色：我们学习了秘书的基本职责，包括接待、信息管理、文件处理、数据分析等。

同时，还了解了秘书在组织中的角色定位，如组织协调者、信息沟通者、决策顾问等。

2. 秘书的专业素质和技能：课程中重点培养我们的专业素质和技能。

我们学习了简洁明了的写作技巧，学会了如何整理和处理大量的文件和资料，提高了自己的组织协调能力和沟通能力。

3. 会务和公关管理：作为一名秘书，会务和公关管理是必备的技能之一。

我们学习了会议组织的流程和注意事项，学会了如何撰写会议纪要和工作报告。

同时，我们还了解了公关活动的策划和执行，提高了项目管理的能力。

4. 电子办公和信息安全：在现代办公环境中，电子办公已经成为不可缺少的一部分。

在课程中，我们学习了办公软件的使用技巧，学会了利用电子邮件和网络进行高效沟通。

同时，我们还学习了信息安全的知识，了解了保护个人和组织信息的重要性。

二、学习的收获通过学习《秘书实务》，我收获了很多宝贵的经验和知识。

首先，我对秘书职业有了更深入的了解。

以前我对秘书的印象只停留在接待和安排行程等表面层面，而通过这门课程的学习，我才真正了解了秘书的工作范围和职责。

我明白了秘书在组织中的重要性，他们是组织运转的中枢，起到了桥梁和纽带的作用。

其次，我提高了自己的职业素养和技能。

通过课程中的练习和实践，我学会了如何处理和管理大量的文件和资料，学会了如何进行高效的会务管理，并且掌握了一些电子办公工具的使用技巧。

这些技能的提升将对我未来的职业发展起到积极的推动作用。

最重要的是，我学会了如何有效地沟通和协调。

作为秘书，沟通和协调是必不可少的技能。

通过课堂上的讨论和实践活动，我学习了如何与不同的人群进行沟通，如何处理复杂的人际关系。

秘书实务课程相关知识点秘书是一个组织中不可或缺的角色，他们负责协助管理层进行日常工作，处理文件、组织会议和安排行程等。

作为一个合格的秘书，掌握秘书实务的相关知识点是非常重要的。

在本文中，将会逐步介绍秘书实务课程的一些关键知识点。

1.文件管理文件管理是秘书工作中最基础也是最重要的一项任务。

它包括收集、整理、归档以及检索文件。

在处理文件时，秘书需要注意保密性和文件的存储方式。

例如，秘书应该定期备份重要文件，确保文件安全可靠。

2.会议组织秘书在组织会议方面发挥着重要作用。

他们需要协调与会人员的日程安排，准备会议议程以及发送邀请函。

在会议当天，秘书还负责记录会议纪要，并将其分发给与会人员。

因此，秘书应该具备良好的组织能力和协调能力。

3.行程安排秘书经常需要为管理层安排行程，包括预订交通工具和酒店，制定详细的行程安排以及解决可能出现的问题。

因此，秘书需要对各种交通方式、旅行政策和目的地有一定的了解。

同时，灵活应对突发情况也是秘书的必备技能之一。

4.电子邮件和电话管理秘书通常是负责筛选和回复领导的电子邮件和电话的第一道关口。

他们需要判断哪些邮件或电话是紧急或重要的，并及时转达给领导。

因此，秘书需要具备良好的沟通能力和敏锐的判断力。

5.商务礼仪作为管理层的代表，秘书需要具备良好的商务礼仪。

这包括穿着得体、言谈举止得体、懂得与人交往的技巧等。

商务礼仪的重要性在商务场合中不言而喻，因此，秘书必须时刻注意维护自己和组织的形象。

6.人际关系管理秘书经常需要与各级员工、合作伙伴以及客户进行沟通和协调。

良好的人际关系可以提高工作效率，促进团队的凝聚力。

秘书需要学会与不同性格和背景的人合作，并处理好各种人际关系问题。

7.时间管理秘书的工作通常比较繁忙，因此，良好的时间管理能力是必不可少的。

他们需要优先处理重要事务，合理安排工作时间，并能够应对多任务的情况。

良好的时间管理有助于提高工作效率和减少压力。

8.保密与职业道德秘书经常处理机密文件和敏感信息，因此，他们需要具备良好的保密能力。

文法系汉语113 1132808 张珊珊现代秘书实务笔记第一章现代秘书角色定位第一节现代秘书的定义一、“秘书”概念的渊源流变（一）“秘书”一词最早出现于汉代，意指“书籍”。

在《汉书·叙传》中记载的“秘书”指宫中秘藏之书；在《后汉书·郑玄传》中记载的“秘书”指那些用隐语预卜吉凶或未来的谶纬、图箓之书。

（二）东汉后期，“秘书”一词用于官职。

负责掌管古书典籍、掌典机密。

魏晋南北朝时，曹操所设的秘书令，是我国历史上首次出现的与现代秘书涵义基本相同的古代秘书官职。

（三）清代后期至中华民国时期，“秘书”一词具有现代意义，是秘书职务与秘书工作的统一体。

（四）中国共产党诞生和新中国成立，“秘书”涵义有了诉诸文字的界定，秘书工作逐步走向规范化。

（五）进入21世纪，“秘书”一词涵义大大扩展，是职务、工作和机构名称三位一体。

二、现代秘书的定义秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手。

第二节现代秘书的定位一、秘书的职业角色（一）秘书是为领导服务的人员1、从职责上看，秘书活动具有被动性。

秘书工作是为满足领导工作的需要而展开的，受领导活动的制约和支配。

秘书可以有自己的工作计划和安排，但不能脱离领导，而必须以领导活动为中心，制定或调整自己的工作计划，决不能脱离领导或不顾领导的需要而另搞一套。

2、从职能上看，秘书活动具有从属性。

具体说，秘书活动的从属性体现在三个方面：（1）秘书的工作总是围绕领导工作而展开，领导工作涉及哪里，秘书工作才能介入哪里。

（2）秘书在工作中只能根据领导意图或领导精神办事，不能自作主张、自行其是，否则就是超越职权。

（3）秘书参与领导层会议，只有发言权，没有决策权。

（二）秘书是管理班子中不可或缺的重要组成部分。

二、秘书与领导的关系（一）组织上：领导与被领导、下级与上级的关系（二）工作上：同志关系（三）职能上：辅佐关系（四）生活上：诤友关系类型：a.参与决策经营，负责企业管理，协调工作关系。

秘书实务知识点总结一、秘书的职责和作用1.1 秘书的基本职责秘书是一种行政职务，在组织中负责管理、协调、沟通等工作。

一个好的秘书应该具备良好的组织能力、协调能力、应变能力和沟通能力。

秘书也是一个组织的窗口和纽带，可以帮助领导者处理日常事务，维护组织内部的秩序和协调各部门之间的关系。

1.2 秘书的作用秘书在组织中扮演了至关重要的角色，其作用主要包括：（1）提供行政支持：秘书协助领导者处理文件、安排日程、筹备会议等行政工作；（2）协调沟通：秘书应该与各部门、各层级的员工进行良好的沟通与协调，促进信息的流通和工作的协同；（3）保密工作：秘书在日常工作中可能接触到一些敏感信息，所以需具备严格的保密意识和能力；（4）组织管理：秘书需要组织和管理各类会议，确保会议顺利进行并记录会议纪要；（5）处理危机事件：在紧急事件发生时，秘书需要迅速采取行动，处理各种突发事件，保持组织的正常运转。

二、秘书的职业素养2.1 专业知识作为一名秘书，要求具备良好的专业知识，包括组织管理、信息管理、行政协调等方面的知识。

此外，还需要掌握一定的法律知识、财务知识以及相关技术知识，以便更好地应对各种工作场景。

2.2 沟通能力秘书职责繁重，需要与各层级的员工进行沟通，处理日常事务。

因此，良好的沟通能力对于一名秘书来说至关重要。

秘书应该具备清晰的口头表达能力、写作能力和人际交往能力。

2.3 协调能力秘书需要协调各部门之间的工作，需要解决不同部门的矛盾和冲突，需要协调不同员工的利益。

协调能力是一名优秀秘书必备的素养。

2.4 保密意识秘书通常会接触到一些敏感信息，因此需要具备严格的保密意识，不得泄露机密信息，确保信息的安全。

2.5 职业道德一名合格的秘书应该具备良好的职业操守和职业道德，公正、廉洁、谨慎地履行自己的职责。

三、秘书实务知识点3.1 文件管理（1）文件的分类和整理：秘书在日常工作中需要处理大量的文件，需对文件进行分类、整理，确保文件的完整性和易于检索。

秘书实务课堂笔记会议结果：会议结束时实现目标的程度。

会议的结果通常以文件的形式记载下来，可以归档表存，也可以公布、传达。

相关术语：过程文件记录会议过程的文件，如：会议记录和会议简报最后文件决议，决定，纪要，会议中签订的条约，谅解备忘录，发表的声明共同文件条件：双边会议或多边会议会议时间：一是指会议的起止时间，二是指会议的时间跨度。

相关术语：会期时间跨度，从开始到结束的时间跨度。

和会议效率成反比。

会议周期同一种系列的会议两次会议之间的时间跨度休会会议召开的过程中休整的时间复会和休会对应闭会会议闭幕到下次开会之间的时间会议地点：举行会议活动的场所。

相关术语：主会场大型会议举办的主要场所，会期中最重要的会议分会场小组讨论，新闻中心，会议秘书处等二、会议的类型1.按照会议的性质划分（法定性会议，如，两会董事会会议；非法定性会议）2.按照与会者来自或代表的地域范围划分3.按照与会者的相互关系来划分（纵向关系会议，如上下级关系会议；横向关系会议，如，与会者之间的关系是平等的）4.按照会议的保密程度划分（保密性会议；内部会议；公开性会议）5．按照会议的方式划分（现场会，电话会，视频会，招待会）第二节建立会议管理系统、一、会议领导机构组织委员会筹备委员会主席团资格审查委员会1.组织委员会◆制定会议活动的目标、任务、主题、规划、规则、程序◆确定会议举办时间和地点◆组织会务工作班子，任命工作人员，明确分工◆负责新闻宣传和公关◆开发会议资源，筹措活动经费◆做好善后工作，总结会议经验◆处理先相关法律事务2.筹备委员会筹委会负责会议的筹备工作，一旦会议产生出领导机构，筹备委员会的使命结束了。

3.主席团主席团是在会议举行期间按照议事规则和既定的程序主持会议，决定会议中的重要事项，对会议活动实施集体领导的机构。

4.资格审查委员会代表性会议，微保证出席会议的代表符合胡依依规则的要求，须设立专门的资格审查委员会，按照组织章程和会议规则中有关代表资格的规定，对与会者中的正式代表进行资格审查，并向全体大会报告。

秘书实务知识点整理一、办公环境管理一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。

（一）开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。

封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。

开放式优点1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备缺点1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间封闭式优点:1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独混合式是指把在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。

这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，扬长避短，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是较为合理的办公室布局模式。

（二）常见的工作场所和常用设备的隐患1.办公建筑隐患，主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。

2.办公室物理环境方面的隐患，如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。

3.办公家具方面的隐患，如家具与设备摆放不当，阻挡通道；家具与设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。

文秘笔记（5篇材料）第一篇：文秘笔记拟订会议议程、日程(一)会议议程和会议日程的含义及作用1.会议议程的内容会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。

大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。

2.会议日程的内容会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3.会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。

(二)会议议程的制定程序会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。

(三)会议日程的编制方法(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。

(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。

(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

(5)保密性较强的议题一般放在后面。

(四)注意事项1.会议议程和会议日程的区别会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。

会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。

2.会议临时动议如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。

提供会议地点的备选方案(一)会议地点选择的要求会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：(1)交通便利;(2)会场的大小应与会议规模相符;(3)场地要有良好的设备配置;(4)场地应不受外界干扰;(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;(6)场地租借的成本必须合理。

现代秘书实务期末重点(整理版)现代秘书实务期末重点-----Miss魏1、现代秘书的分类。

(1)按服务对象分：a、公务秘书：国家工作人员，非国家工作人员。

B、非公务秘书。

（2）按所在行业的职能划分：a、一般秘书。

B、业务秘书：商务秘书，政务秘书，法务秘书。

（3）按工作内容划分：a、文字秘书b、机要秘书c、行政秘书：事务秘书，通讯秘书，生活秘书。

（4）按职权大小分：高级秘书，中级秘书，处级秘书。

2、秘书工作的具体内容。

（事务性工作，管理性工作，沟通支援性工作）A办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。

B、接待客人和接打电话，给客人端茶送水和送客人出门，接电话并转达电话内容等。

C、文书D、日程管理：日常日程表的管理，会面的预约和登记。

E、准备会议：会场的安G、照H书的工作。

3、秘书工作的基本方法。

A授意：接受和领会领导意图。

BC、报告。

向上级领导反映情况，提出建议。

4、秘书的职能。

5、秘书的职责AB、接件的处理等。

DE、调查研究事务。

搜索FH、I、其他领导临时交办的任务。

6、78人格特质：温和而坚毅，心胸宽广，做事细致周到；社交能力；与人沟通的能力；语言能力。

9、秘书的心理障碍。

压抑心理；焦虑心理；厌烦心理；依赖心理；羞怯心理；自负和自卑心理。

10、秘书心理调适的方法。

博览群书，开阔胸襟；培养广泛兴趣，丰富业余生活；善于反省，自我调适；倾诉、宣泄、调节情趣；培养自信心，科学安排工作；积极参加体育锻炼；做事有百折不挠，坚持到底的勇气和毅力；具有自信、热忱、乐观、沉着、饱满的情绪及幽默感；培养自己的交往能力，充分发挥自己的主观能动性。

11、秘书的职业道德规范。

A文明礼貌。

B、爱岗敬业：主动，务实，持久。

C、诚实守信。

D、办事公道。

E、勤劳节俭。

F、遵纪守法。

G、团结互动。

H、开拓创新。

12、日常公务礼仪。

1.称呼、致意、握手和介绍（1）称呼。

在国际交往中，一般称男士为先生;对于女性,称“小姐”、“女士”、“夫人”。

6.1秘书的日常事务工作6.1.1提高工作效率和时间管理(工作方法,一般出面试题)(一)工作安排按照“优先顺序”或“轻重缓急”处理工作A紧急且重要的事B紧急但并不重要的事C不紧急但重要的事D不紧急也不重要应按ABCD的顺序处理面试一收到2份重要文件，如何处理？1内容不同，处理方法不同2分轻重缓急，按程序处理3文件有四种情况（1）办文（2）办事（3）办会（4）传阅，纵式传阅文书处理要点：（1）P107发出文件的处理方法：草拟审核签发复核缮印校对用印登记分发（2）P108收到文件的处理方法：签收拆封登记审核传阅拟办批办承办二接到总经理和副总经理们的电话，同时又有一个来访者，如何处理？1事多且急，但要忙而不乱，工作有序2按轻重缓急，将事情排序，按领导要求办3理清思路，沉着应对，注意记录三如果你是公司经理的秘书，你的上司正在与客人谈话，有人大电话来找他，你告诉对方，上司怒目前不在，但对方说有急事，你说去联络看看，然后，你征询了上司的意见答：（1）要把谁大电话来，有什么事，写在便条纸上，（2）征求上司意见时，尽量不要让面谈的客人知道重点安排领导日程的原则（重点）1注重时效，不搞形式主义2注意张弛有度，劳逸结合3要留有充分的机动时间4要充分尊重领导本人的意见5要注意保守机密P459答案答：安排领导日程的原则：1注重时效，不搞形式主义2注意张弛有度，劳逸结合3要留有充分的机动时间4要充分尊重领导本人的意见5要注意保守机密（1）参加各种礼仪性活动过多（2）领导的主要职责是决策和用人，领导应集中精力抓大事6.1.2一、某机关办公室要进行办公室设计，在设计办公室之前，要了解哪些基本情况？1小办公室：领导办公室在最里面，秘书办公室在领导办公室的旁边，复印与打印机离领导办公室远一些，接待与会客室靠近前台处。

大办公室领导在最里面，用玻璃隔开2了解办公室需要配置的器械，如桌椅、电脑和电话等，便于空间安排3考虑办公室的物理环境因素，如温度、照明、色彩和噪声等二、某机关办公室要进行办公室色彩设计，请你说出注意要点1心理学家认为，冷色系列（白色、兰色）给人以宁静、凉爽的感觉，使人情绪稳定，暖色系列（红色、橙色等）给人以喜悦、温暖的感觉，产生热烈、刺激的效果2行政机关办公室是工作的地方，对环境的要求要体现安静的秩序，一般应该用冷色系，如墙壁、灯光以白色为宜，使用白色能够使办公室更加明亮。

现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。

从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。

秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。

秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。

秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。

2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。

（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。

首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。

③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。

秘书实务（课堂笔记）秘书的素质要求除了职业道德和知识素养外，还包括政治素质、能力素质、心理素质等内容。

秘书工作的特殊性，要求秘书在加强道德修养时要能够做到无事常思己过，不断提升道德境界、胸襟宽广，光明磊落，增强责任感和事业心、大公无私、襟怀坦白、堂堂正正、做人先于做事。

办公室环境管理--人文环境；物理环境：室内设施与空间环境管理；光线、色彩、声音、空气等环境管理。

接待环境中的自然环境主要有室内外的绿化环境、空气环境、光线环境、声音环境。

值班工作的主要任务：处理来函、来电；接收和传递信息；公务接待；处理领导交办的其他事务及突发性事件。

值班工作的基本要求：坚守值班岗位；做好安全保卫工作；掌握各方面的情况，熟悉业务做好值班记录；做好交接班。

值班记录的主要内容和要求：（1）做好值班电话记录：来电时间、来电单位、姓名、来电内容、对方的电话号码。

（2）做好接待记录：外来人员的姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位。

（3）做好值班日记：对外来信函、电报电话、反映情况都作认真登记。

对一般秘书部门而言，保密工作主要内容是文件保密、会议保密。

保密期满的档案一般应自行解密。

涉外接待工作的一般程序：（1）了解外宾基本情况；（2）制定接待计划上报审批；（3）根据接待方案准备有关材料；（4）根据外宾习惯安排好其吃、住、行及迎送车辆与人员；（5）商定活动日程和时间地点；（6）安排好相应规格的会见及会谈；（7）安排好业余活动与保安工作；（8）送行与接待总结。

秘书人员为办公会议所做的服务工作主要有：①收集办公会议议题；②议题汇总后报主管领导人审定；③打印并分发经领导人审定后的议题；④将办公会会议时间、地点通知有关领导和有关部门的负责人；⑤准备会议室⑥搞好办公会的会议记录⑦根据办公会的有关决定，形成文件（或口头通知），交有关部门予以落实；⑧催办、查办落实情况；⑨及时向领导人反馈落实信息。

领导办公会的服务工作主要内容有安排议题，确定会议的时间和地点，发会议通知，会议通知反馈，准备会议文件和资料，会议室准备和落实，准备会议用品，会议记录，编写会议纪要，整理和保管会议文件，设定事项的催办与反馈。