秘书工作职责和要求范本
工作职责
1、按7S标准整理董事长办公环境。
2、负责董事长日常行程安排和事务安排,做好酒店和机票的预定。
3、负责组织并参与董事长所需参加会议,并做好会议记录。
4、负责整理会议记录并经与会人员的签字后下发有关部门归档存放。
5、负责监督检查会议内容的落实情况,及时报告董事长。
6、负责收集公司内部各部门工作报告,及时上呈董事长批阅。
7、负责起草与董事长工作相关的各种指示、通知、总结、信函等,下发有关部门并督促执行、落实、检查。
8、负责处理董事长授权范围内的文件、电话和邮件,并经过仔细筛选后报告董事长。
9、按照董事长意见,并根据宾客来访时间和职务等级进行会晤安排。
10、按董事长要求参加宴请来访宾客,并处理各项接待
工作。
11、完成董事长交代的其他工作。
要求:
1、自我规范
(1)注重仪表
衣着:工作时间必须穿公司统一服装,配饰与服装匹配,保持清洁,应佩戴工作证,外务可选择正式得体的服装。
头发:保持头发清洁,长发扎起,端庄大方。
指甲:不宜过长,指甲油尽量用浅色。
口腔:保持清洁,无异味。
化妆:需淡妆。
(2)联系畅通
24小时开机。
2、操作规范
(1)接电话:轻拿轻放,用规范语言。如需转接至董事长办公室,需斟酌是否敲门请示后再进行转接处理。
(2)接待:接待访客,首先询问拜访意图,电话请示董事长意见后方可敲门请客人进入办公室。如果是公司内部员工,有预约者请示董事长后敲门进入,如无预约需询问来访意图,事先处理后再提请董事长。
(3)日常工作:请示工作需先电话请示,再敲门进入办公室。开关门需请示
3、语言规范
(1)接电话:您好,上海沃迪。请问您找哪位?
请问您是哪位?
请问您有预约吗?
赵董现在不在公司,可以跟我说吗?我是他的秘书,我可以帮您转达。
好的,还有其他事情吗?
再见。
(2)接待:下午好,请进。再见。等。
语速不要过快,声音轻柔。
