01采购管理制度1
采购管理制度
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第一章总则
第一条目的
为规范物资采购行为，提高工作效率，明确部门权限和经济责任，特制定本制度。
第二条适用范围
包括各类生产用原（辅）材料、固定资产、工装夹具（含零配件、量具、夹具、模具、检查仪器）、办公用品、劳保物品、印刷品，以及其他由供方提供的服务（物流、仓储、施工、维修、维护）等。
第三条职责
1.物资需求（申请）部门：确定采购的必要性，明确采购状态，递交采购申请，并对购进物资进
行检验。必要时与供应商进行技术交流，签订技术协议。
2.采购部门：接受采购申请、询价、提供备选供应商资料、处理相应商务事宜，办理入库、协同
相关部门进行验收，办理付款。
3.财务部：负责对采购合同、采购订单、采购比价表、询价单、付款日期、报销手续及付款的审
核。
4.总经理（含经总经理授权任命的执行副总经理）：审核采购状态和采购必要性，确定最终供应
商及价格，审核与供应商签定的商务合同，审核付款及报销手续。
5.所有采购流程均以书面签字形式确认。
第二章采购流程
第四条采购计划
1.批量（生产用原材料）采购
采购前由采购部准备采购文件；
（1）市场部根据装车计划编制《生产计划（草案）》（月度/周次），并提供给采购人员；
（2）市场部在每月下旬提供次月装车计划，采购人员根据装车计划和仓库库存情况，制定次月的批量采购计划，报总经理批准后执行。
（3）采购人员根据月度采购计划同各供应商制定《订货开口合同》，要求供应商确认后书面反馈（邮件、传真）我方，采购人员将供方回传的《订货合同》通知财务、市场部，以备
仓库做好物料接收和配送，必要时实施看板供货。
（4）采购同各供应商签订采购合同或价格协议，采购物资的价格、支付条件和包装要求按最近签订的协议或合同规定执行。
（5）质检部门向采购提出适用的质量体系标准、编号和版本要求。
2.非批量采购
（1）各部门根据相应需求，依据公司相关资产的采购规定，书面提交《采购申请单》，交给采购办理。
（2）对于长期采购物品，主管部门应提供定期（年、月度）采购计划，并汇同采购进行公开招标确定供货厂家，签订年度供货合同。
（3）需求部门在提交采购申请时应明确采购状态，有图纸的须提供盖章的正式图纸附在采购申请单后面，亦可注明规格型号、性能指标、尺寸参数、品牌等。采购申请时可提供参考供应商及价格信息。
（4）采购申请交于采购人员前必须经相关责任人签字批准，未经审批的申请将不予接收。第五条采购实施
1.批量采购
（1）采购人员将会签后的采购订单电传给供应商，并要求供应商在规定时间内会签回传，确保供应单位保质、按量、及时
供货。
（2）批量生产材料到货后，由供应商将供货清单附《质检报告》交我公司质检部门，质检人员负责对质量、规格、包装等进行验收。
（3）库管员、质检员应协同供应单位将验收合格的原材料按要求摆放并进行标识。
2.非批量采购
（1）采购人员接到经审批的采购申请后，给采购申请单编号（示例：HR-部门代码-Date），同时结合老供应商的价格、质量、服务等综合因素，和需求部门讨论以确定采购方式，采购人员负责进行市场询价。
（2）采购人员将供应商报价信息汇总《比价表》连同《采购申请单》，必要时需附上此供应商以往供货资料，递交分管领导审核签字后，再转交需求部门确定拟定物品是否正确，然后将会签的供应商报价资料交总经理审阅，以确定实施采购的供应商及最终价格。
（3）采购物品若无特殊性，选择的比价供应商不得低于三家，下列情况可以不用三家以上
比价：
a.其中对于单品价格20元以下，一次性采购金额低于500元时，以控制供应商供货质量、
交货期为主。
b.需要订制的产品，即市场上没有现货的产品需求，采购以满足申请部门需求为主。
c.申请部门所采购物品在市场上基本处于被垄断地位。
（4）对于固定资产的采购必须通过招标实施，单件资产金额≥5万元的必须进行五家以上供货单位的公开招标。
（5）经相关责任人审批后的《比价表》，需签订相应采购合同的。采购部门负责填写范本采购合同，经流程审议通过后签字盖章，比价单和供应商报价资料同时转交给合同管理部门，以便付款及审计用。对于没有签订采购合同的，在办理付款手续时将比价单和供应商报价资料转交给财务部门。
（6）非长期合作且未签订年度供货合同的供应商，单品采购金额大于1000元原则上必须签订采购合同，1000元以下则视情况确定是否需要签订合同。
采购合同有两种：物品采购合同，设备采购合同。对于已明确规格型号从经销商处或生产厂家直接购买的五金电器等备品备件、生产用具、办公家具及价值低于2000元的设备或仪器等需签订物品采购合同；对于价值大于2000元的设备签订设备采购合同；所有合同由企管部统一编号。
（7）对长期合作的供应商，可每年签订一次年度采购合同，每次采购通过“一般采购询价单”询价，确认价格后通过发放“一般采购订单”确认，供应商须在规定时期内签字回传确认，否则视为放弃订单。
（8）除非没有选择，否则必须要求供应商开具增值税发票或者普通商业发票。
第六条入库检验（按《仓库管理制度》执行）
第七条报销（按《财务审批及报销制度》执行）
第三章其他事项
第八条供应商监控
采购部门与供方进行商务谈判并签订采购(框架)协议,对于重复性项目采购不再进行每笔价格审核。采购部门汇同财务部及相关部门不定期对供方进行价格、质量、交付情况等进行全面考评。对表现较差的供方限期整改，整改无效者,将取消其供货资格。
第四章附则
第九条本制度由财务部和采购部门负责制定、修改、解释。
第十条本制度自下发之日起，原相关制度同时废止，各相关部门遵照执行。
附件一：批量物资采购流程
附件二：非批量物资采购流程
附件三：非批量采购申请单
附件四：询价单
