办公室会务工作规范

行政公文会务管理制度第一章总则第一条为规范和规范会务管理工作，提高会务工作效率和质量，保障会议的顺利进行，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部组织的各类会议、活动和培训，具有法律效力，各部门及全体员工必须严格遵守。

第三条会务管理工作应当遵循公开、公平、公正、高效、便民原则，充分发挥会务部门的职能作用，提升公司综合实力和形象。

第四条公司设立会务部门，专门负责公司会务管理工作的组织、协调和执行。

第二章会务管理的责任部门和人员第五条公司会务部门是公司的专业机构，负责公司内部各类会议、培训、活动的策划、组织和管理。

第六条公司会务部门负责会务管理工作的总体规划、组织和指导，对所有会务人员进行培训和指导。

第七条各部门应根据公司的战略规划和工作需要，提前预测和计划公司的各类会议、培训等活动，积极与会务部门协作。

第八条公司会务部门有权调配公司内部各类资源，保障会议、培训的正常进行。

第九条会务部门负责协调、组织和执行各类大型活动的策划和实施，保障活动的成功举办。

第三章会务管理的具体流程和规定第十条公司内部各类会议、培训的策划应提前提交正式申请，会务部门进行审核，并根据实际情况确定预算和周期。

第十一条会议、培训的策划应包括活动主题、邀请人员、场地、时间、预算等内容，必须经过会务部门审核并批准后方可执行。

第十二条会议、培训结束后，各部门应及时提交活动总结报告，反映活动的效果和问题，供会务部门改进和完善。

第十三条对于重大会议、培训，公司应组织专门的策划组，负责全程监督和实施。

第十四条会务部门应建立会务档案，对各类会议、培训的策划、执行和总结进行归档管理，便于查阅和评估。

第四章会务管理的监督和评估第十五条公司领导对会务管理工作负有最终监督责任，对各类会议、培训的规划和执行进行严格把关。

第十六条公司会议部门应定期组织会务管理工作评估，对各部门会务人员进行绩效考核和奖惩。

第十七条公司应建立健全的内部监督机制，对会务管理工作进行随机抽查和检查，确保会务管理工作的规范和顺利进行。

XX区政府办公室会议管理工作规定为进一步规范全区各类会议和会务工作，提高会议的质量和效率，提升行政效能，现将有关事宜规定如下：一、会议通知（一）通知范围1. 省、市政府直接来电、来函，要求区政府领导和有关部门参加的各类会议，由区政府办公室负责通知出席会议的人员或单位。

2．区政府全体会议、区政府常务会议、区长办公会及由区政府决定召开的全区性重大会议，由区政府办公室负责通知出席和列席会议的人员或单位。

3.各业务部门提出召开的专题会议由牵头部门负责通知出席会议的人员或单位。

4.防火、防汛、安全等各类专项工作会议，由牵头部门和各领导小组办公室、指挥部办公室负责通知出席会议的人员或单位。

5.因特殊原因需提请政府办公室通知的，由各业务部门提出申请，并填写《会议通知呈报单》（附件1），经主管区长签批同意后，由区政府办公室负责通知出席人员或单位。

(二)有关要求1．各类会议通知均要明确会议内容、会议时间和地点、参会人员以及是否需要汇报和着正装等要求。

2.在通知会议时，具体工作人员应做好通知记录，将通知时间及接收通知人员姓名记录在案备考。

3.会议通知后，应做好跟踪落实和反馈工作。

二、会议组织区政府常务会议、区长办公会议、区政府专题会议需按照以下要求组织实施。

1.议题提出：提请区政府常务会议、区长办公会议及区政府专题会议讨论的议题，由区长直接提出，或由有关单位、部门根据上级指示和工作需要提出研究决定的事项并经分管副区长审核，填写《议题呈报单》（见附件4），待区长确定后，列为议题。

2.材料准备：议题确定后，议题汇报单位和部门要认真准备讨论材料，经审核同意后，一式十份连同电子版提前报至区政府办公室。

汇报材料的内容一般包括：该议题的背景或缘由、主要内容、需区政府解决或审定的问题、政策依据、可供选择的决策方案、议题协调中的分歧意见等。

（具体格式详见附件2、附件3）3.会议流程：区政府常务会议实行候会制度，区政府办公室根据议题内容排出汇报和讨论时间，各汇报部门应根据会议通知时间分批到候会室候会，等待工作人员组织入场。

一、总则为加强办公室会务室的管理，提高会务工作效率，确保会务活动顺利进行，特制定本制度。

二、会务室职责1. 负责会务活动的策划、组织、实施和总结；2. 负责会务设备的维护、保养和更新；3. 负责会务资料的整理、归档和保密；4. 负责对会务人员进行培训和管理；5. 负责与其他部门的协调与沟通。

三、会务室管理要求1. 会务室应设立专人负责，明确岗位职责，确保会务工作有序开展；2. 会务室应保持整洁、卫生，确保会议环境舒适；3. 会务设备应定期检查、保养，确保正常使用；4. 会务资料应分类整理，便于查阅和归档；5. 会务活动应提前规划，确保时间、地点、人员、设备等各项准备工作到位；6. 会务人员应具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守工作纪律。

四、会务活动管理1. 会前准备：（1）确定会议主题、时间、地点、参会人员等基本信息；（2）制定会议议程，明确会议流程；（3）准备会议所需的资料、设备、场地等；（4）通知参会人员，确保按时参加。

2. 会中管理：（1）引导参会人员签到，核实参会人员身份；（2）维护会场秩序，确保会议顺利进行；（3）做好会议记录，及时整理会议资料；（4）负责会议设备的调试和维护。

3. 会后总结：（1）整理会议资料，归档备查；（2）对会议效果进行评估，总结经验教训；（3）对会务人员进行绩效考核，表彰先进、激励后进。

五、会务设备管理1. 会务设备应按照规定使用，不得随意搬动、拆卸；2. 会务设备出现故障时，应及时报修，确保会议顺利进行；3. 会务设备使用完毕后，应进行清洁、保养，保持设备完好。

六、会务人员管理1. 会务人员应具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守工作纪律；2. 会务人员应接受培训，提高业务水平；3. 会务人员应服从领导安排，积极完成工作任务；4. 会务人员应定期进行绩效考核，确保工作效率。

七、附则1. 本制度由办公室会务室负责解释；2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

市委办公室会务工作制度认真负责地做好会前的各项准备工作，严格准确地组织落实好会中的各项活动，耐心细致、善始善终地处理好会后的一切事宜，热情周到地搞好会议期间的服务工作。

会务工作的具体任务，主要有以下几项：一、拟定会务工作方案一般应包括以下内容：会议名称、会议内容、参加会议范围和人数，会议议题、会议时间和日程、会议编组和确定小组召集人，会议组织领导和会议工作组织，宣传报道工作，印发文件及分发范围，会议经费预算，食宿和文娱活动安排，保卫、保密工作等。

二、发出会议通知要在会前将会议的内容、要求、参加范围、会期、报到时间、地点和联系电话等有关事项通知给参加会议的单位或个人。

会议通知以明传电报或文件发出，也可用电话通知。

为给会议做好准备工作，一般会议通知应及早发出，如具体时间暂时定不下来，可先把会议内容通知下去，具体时间另行通知。

三、会场布置包括主席台、会标、标语、话筒、座席名签（大型重要会议还要印发会议证或入场证，如工作人员证、代表证、出席证、列席证）、饮用水等。

电视会议、电话会议要主动与各有关部门（电业、邮电、分会场）通力协作，并在会前搞好试播，防止发生故障。

四、管理好会议秩序，做好会议服务组织好参会人员签到，掌握未到会人员名单及原因，在会议正式召开前将出缺席情况报告会议主持人。

对中途退场人员做好问询和记录，必要时向全市通报会议缺席及早退情况。

为参会领导和人员做好服务，注意发现和及时解决会场中出现的各种问题，保证会议顺利进行。

五、会议文件的印发和管理根据会议安排，及时印发会议文件，并认真加强管理。

需要收回的文件，要认真收缴及时处理。

参会人员可带走的文件，要编印会议文件目录，发给与会人员和所在单位办公部门，以备归档。

文件分发要做到及时、准确。

会后要及时做好文件归档工作，特别是各部门以市委、市政府名义召开的会议，会后主办部门应按规定及时将会议文件送市委办公室文书室归档。

六、做好会议的保密及安全工作凡属秘密性较强的会议，都要制定会议保密制度，严防失泄密。

办公室规范汇编
一、工作职责 (1)
二、工作流程 (1)
（一）会务工作流程图 (2)
（二）公文管理流程图 (3)
（三）文印管理流程图 (4)
（四）印章使用流程图 (6)
（五）车辆调度流程图 (7)
（六）档案管理流程图 (8)
（七）公务接待流程图 (9)
（八）信访工作流程图 (11)
如皋市司法局
二○○八年十月
办公室工作规范
一、工作职责
（一）负责局机关重要活动的组织实施和检查落实，协助局领导组织协调机关的日常工作；
（二）负责综合性文件的起草和其他业务部门起草需以局名义发出的文件文字审核；
（三）负责文秘、统计、档案、信访、安全和保密工作；
（四）负责本局国有资产的管理及各项社会工作，做好机关行政事务及全系统装备物资的计划申报、组织发放和管理；
（五）负责局机关的财务管理和后勤保障工作；
（六）承办市人大代表、政协委员提案的答复工作。

（七）负责本局政府信息公开及电子政务有关工作；
（八）负责落实市委、市政府及“两办”有关交办事项。

二、工作流程
（一）会务工作流程图
（二）公文管理流程图
（三）文印管理流程图
（四）印章使用流程图
（五）车辆调度流程图
（六）档案管理流程图
（七）公务接待流程图
10
（八）信访工作流程图
12。

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综合办公室工作规范为使办公室工作实现规范化、制度化、科学化管理，在公司生产经营管理工作中更好地发挥承上启下、协调左右、联系上下的纽带作用和传递信息、调查研究、提供服务的参谋助手作用，结合服务部实际情况，特制定本工作规范。

一、工作流程（一）公文处理程序1.外部来文（1）上级主管机关文件、地方政府及相关单位的重要文件，以及上级领导的批示，在第一时间呈送公司主要领导阅批。

其呈阅程序是：文书登记→综合办公室主任拟办→主要领导阅批→主管领导阅处→主管部门阅办→综合办公室立卷、归档。

（2）上级主管机关部门文件呈阅程序：文书登记→综合办公室主任拟办→主管领导阅批（重要的应呈主要领导阅知）→科室阅办→阅办科室立卷、归档。

（3）中介机构、社会团体和新闻媒体关于有偿宣传的函件、传真件，直接转送相关科室阅处。

其转送程序是：文书登记→综合办公室主任拟办→相关科室阅处、立卷、归档。

2.内部来文（1）一般性请示、呈批件的处理程序是：基层单位（科室）呈报→主管领导阅批（或主管领导主持专题会议讨论）→批复请示单位执行（批转呈报部门办理）→承办部门立卷、归档。

（2）重要请示、呈批件的处理程序是：基层单位（科室）呈报→文书登记→综合办公室主任拟办→主管领导阅批（或专题会议讨论）→主要领导阅批（或常务会议讨论）→批复请示单位执行（批转呈报部门办理）→承办部门立卷、归档。

（3）一般性报告、情况汇报的处理程序是：基层单位呈报→主管领导阅示（重要的应呈主要领导阅示）→业务主管科室阅知→阅办科室立卷、归档。

（4）涉及人、财、物等重要事项的报告、情况汇报，在收文当日内呈送主要领导阅示。

其处理程序是：单位（部门）呈报→文书登记→综合办公室主任拟办→主管领导阅示→主要领导阅示→科室阅办→综合办公室立卷、归档。

3.公文制发（1）党政公文科室起草（规章制度由主管领导主持专题会议讨论）→相关部门会审（规章制度由经理办公会议讨论）→综合办公室审核、套模、排版→主管领导会签→主要领导签发→文书编号、盖章、复核、上传、分发、立卷、归档。

办公室会务工作规范一、接受会议指令办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

二、会议方案制订根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。

三、会议方案审批将拟定的会议方案报发指令领导或分管领导、主要领导审批。

四、会前筹备（一）会议通知1、会议一般应发书面或网上通知。

电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿，以传真为主。

2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。

3、通知范围：参会领导、其他参会人员、本单位列席人员、媒体记者及相关单位，确定报名日期，要求在报名截至日期之前反馈参会人员的姓名、性别、单位、职务和联系方式。

4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。

5、邀请省部级领导参加的会议，要以文件形式向领导人或者有关部门发。

（二）会议文件准备由相关单位负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发，并与会务承办部门做好协调工作。

会议文件主要有：1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。

2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。

3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。

（三）会场布置布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。

1、会场装饰（1）党代表大会和党代表会议，背景布置党徽和红旗。

（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。

（3）根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。

2、会场座次排列（1）主席台人员座次的排列。

会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。

办公室会务工作要求
一、会议通知
1.办公室人员接到有关会议通知后，与会议主办单位（部门或人员）确认会议名称、时间、地点、参会人员等，按要求通知参会人员并确认信息传达到参会人员。

2.会议通知人员要及时将上述会议信息通知会议服务人员，由会议服务人员做好会议相关准备。

二、会议准备
1.会前20分钟应检查会议室卫生，如发现会议室脏乱等应及时安排人员打扫，务必保持干净、整洁；
2.会前打开强调会议纪律的PPT；
3.会议室内备有签到表、信笺纸、水性笔，有外来人员时需摆好纸张和笔；
4.提前开启会议室内灯光、投影、音响、升降电脑、空调等设备；
5.检查一号座位是否放有激光笔（激光笔每月5号前充电一次，由**负责）；
6.茶水服务（每20分钟添茶水一次）；
7.会议期间，服务人员进入会场需将手机调至静音状态，并禁止接打电话或与他人交头接耳；
8.会后及时关闭会议室设备并通知人员做好卫生清洁。

未尽事宜，另行通知。

会务工作须知一、会前工作（一）会议方案1.市政府主要领导主持的重要会议（活动）方案，市政府办主任审核、送签、印发实施；其它市级领导主持的会议（活动）方案，由分管主任牵头制作、送签、印发实施。

（相关文秘人员负责）2.会议方案报送程序：（1）所有会议（活动）方案在审签之后立即在刘雪飞处登记；（2）文秘人员在1小时之内复印1份送市委常委办备案。

3.会议服务原则上由相关部门负责，政府办负责指导；市政府综合性会议，由政府办负责会场服务。

4.未经办公室领导审核的且市政府领导已签署的会议方案，均由部门自行承办。

（二）会议通知1.一般情况下，不通知以下单位主要负责人参会：纪委、法院、检察院、统战部、组织部、宣传部、公安局；2.会议通知一般不使用电话，而采用短信、书面等形式；3.会议召开前，相关文秘人员应核对参会人员到会情况并及时通知未到会人员尽快到会。

（涉及企业参会的由经信、商务部门负责通知；涉及学校参会的由教育部门负责通知；涉及到人大代表、政协委员参会的建议由人大办、政协办负责通知；涉及到宗教人士参会的建议由统战部门负责通知。

）（三）会议布置1.会标制作应准确，会标悬挂应美观。

2. 会场座位（1号会议室）应按会议内容进行调整（如：中心组学习、较大的座谈会等会议要将座位及时调整为“回”字形、矩形等。

）3. 座牌制作时应注意字体的统一性（即所用座牌必须使用同一种字体）。

4. 涉及会议使用的花草、绿色植物及桌布应提前到位。

5.政府1会议室会议原则上安排2名服务人员。

6. 涉及会议所用的服务人员、无线话筒、矿泉水、纸巾、水果、香烟（如全市各界人士座谈会、新春团拜会等）要提前到位。

7. 涉及会议所用的音响需要提前调试；召开大型会议时，音控师必须始终在场；电视电话会议信号必须提前1.5小时调试。

8.会议资料要提前摆放。

9.由政府主要领导在1会议室组织召开的会议需要提前制定座次表并摆放到位。

（四）会议签到1.会议签到时间一般安排在会前30分钟。