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第一章总则第一条为加强公司文件电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文件的归档、保管、利用和销毁。
第三条公司电子档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案内容必须真实反映公司业务活动和历史面貌。
（二）完整性原则：电子档案应包括所有相关文件，确保档案的完整性。
（三）安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的安全、保密和不被篡改。
（四）规范管理原则：严格按照国家和公司有关档案管理的法律法规、标准和规范进行管理。
第二章电子档案的归档第四条公司电子档案的归档范围包括：（一）公司内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；（二）公司对外发文、合同、协议、招投标文件等；（三）公司各类规章制度、操作规程、技术标准等；（四）公司业务往来中的各类电子文件；（五）其他具有保存价值的电子文件。
第五条电子档案的归档应当符合以下要求：（一）归档文件应当完整、准确，符合国家档案管理要求；（二）电子档案的格式应当符合国家规定或行业标准；（三）电子档案的存储介质应当符合国家档案管理部门的要求；（四）归档文件应当经过整理、分类、编号，并填写归档目录。
第三章电子档案的保管第六条电子档案的保管工作由公司档案管理部门负责，实行专人负责制。
第七条电子档案的保管应当符合以下要求：（一）电子档案存储设备应当定期进行检查、维护，确保设备正常运行；（二）电子档案的存储环境应当满足档案存储的要求，防止数据丢失、损坏；（三）电子档案的备份应当定期进行，确保数据安全；（四）电子档案的访问权限应当严格控制，防止未经授权的访问和修改。
第四章电子档案的利用第八条公司内部人员因工作需要，可向档案管理部门申请查阅电子档案。
第九条查阅电子档案应当遵守以下规定：（一）查阅人员应当出示有效证件；（二）查阅人员应当遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅人员应当爱护档案，不得随意复制、摘录档案内容；（四）查阅完毕后，应当及时归还档案。
电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。
随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。
因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。
一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。
归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。
二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。
三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。
1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。
然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。
本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。
一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。
电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。
以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。
传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。
2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。
例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。
3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。
对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。
二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。
该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。
以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。
例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。
2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。
例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。
3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。
例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。
三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。
企业电子文件归档和电子档案管理指南企业电子文件归档和电子档案管理已经成为现代信息化管理的重要组成部分，其有效运用能够帮助企业更好地控制和利用信息资源，提升企业管理水平，提高工作效率。
本文旨在从宏观角度阐述企业电子文件归档和电子档案管理的相关概念与基本原则，并为企业提供实用的管理方法和具体指南。
一、企业电子文件归档和电子档案管理概述1、什么是企业电子文件归档和电子档案管理？企业电子文件归档和电子档案管理是指企业内部各部门建立、管理、保存其存储在电子介质上的文件、数据、资料，以实现信息汇聚、整合、有效调度等整个流程的一种方式。
它主要由归档、检索和管理等组成，是企业信息系统的重要组成部分。
2、企业电子文件归档和电子档案管理的目的企业电子文件归档和电子档案管理的核心目标是确保企业内部文件系统的安全性、完整性和有效性，为企业科学管理提供有效保障。
企业电子文件归档和电子档案管理的更大目的是有效控制、管理和使用企业内部资源，为企业提供全面、系统的保障。
二、企业电子文件归档和电子档案管理的基本原则1、把握数字时代的特点电子文件归档和电子档案管理应体现数字时代特征，体现信息化的特点，是以满足电子企业信息化需要为主线。
2、把握企业规划的进程企业规划决定企业电子文件归档和电子档案管理的主流程，因此，要充分考虑企业未来的发展方向，做好电子文件归档和电子档案管理的长远规划。
3、突出安全性企业电子文件归档和电子档案管理要强调安全性，从数据资源存储至传输安全均要进行详细设计和管理，以确保信息安全。
4、加强管理机制企业电子文件归档和电子档案管理要加强其管理机制，包括建立良好的文件归档流程，制定文件归档实施指导意见，建立文件归档规则，建立监控检查机制等管理机制，以确保文件归档系统的运行有序。
三、企业电子文件归档和电子档案管理的具体实施1、建立企业电子文件归档系统要建立企业电子文件归档系统，必须明确电子文件类别、建立分级目录、归档需求，并设计好文件归档流程、运行机制，按照企业实际情况制定文件归档策略，严格执行文件归档管理制度，并建立监控检查机制。
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。
电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。
为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。
一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。
可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。
同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。
2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。
另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。
可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。
二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。
同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。
2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。
可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。
同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。
3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。
销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。
对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。
三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件归档及管理规定1.目的为进一步规范公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据国家有关法律法规，特制订本规定。
2.定义电子文件，是以数码形式存储于电脑、U 盘、移动硬盘等载体，包括但不限于各部门工作产生的合同、档案、资料、图纸、表格、图片、视频、录音、PPT 等。
3.电子文件涉及保密内容的，部门内部应做好加密保管，不可随意外传，如有违反一经发现将按照保密协议严厉惩处。
4.行政人事部对各部门电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
5.凡有保存价值的电子文件，各部门均必须定期向行政人事部归档。
6.电子文件归档的基本要求：6.1及时完整原则：所有文件应在产生之后及时并完整的收集；6.2真实有效原则：所有文件应如实产生，如实保存，确保有效；6.3规范管理原则：文件归档要求责权明确，管理科学规范；6.4通用软件原则：专用软件产生的电子文件应尽量转换为通用型电子文件。
7. 电子文件归档时，《电子文件目录表》、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
8.归档电子文件移交前，各部门必须认真检测电子文件，并填写《电子文件目录表》一式两份，一份随电子文件移交给行政人事部，一份由电子文件形成部门保存。
9.电子文件的检验应包括以下项目：9.1有无病毒；9.2核实电子文件的真实性、完整性、有效性；9.3核实目录表、说明资料等是否准确、齐全；9.4对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本等是否完整。
10. 各部门负责人为电子文件管理第一责任人，负责领导、督促内部资料管理专人有序、有效的规范管理各类文件，并定期移交归档。
11. 各部门应安排专人定期对电子文件进行归档及备份，每月15日前将电子文件归档至行政人事部。
12. 行政人事部将不定期的对电子文件进行验收，对检验不合格者，应退回相关部门重新制作。
13. 行政人事部档案管理人员应做好公司所有电子文件的管理归档工作，记录各部门归档时间和归档人，并于每月25日前填写《归档电子文件管理登记表》。
电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理组织内部的电子文件与电子档案的归档和管理工作，确保信息的可访问性、安全性和可持续性。
本制度适用于所有与电子文件和电子档案管理相关的部门和人员。
2. 定义2.1 电子文件电子文件是指以电子形式存在的各种文档、图像、音频、视频等信息载体。
2.2 电子档案电子档案是指利用信息技术手段对电子文件进行组织、分类、存储、检索和保管的记录性文件。
3. 电子文件归档3.1 归档流程电子文件归档的流程包括几个环节：1.文件鉴定：对待归档的电子文件进行鉴定，确保其符合归档的要求和标准。
2.文件分类：根据文件的内容和属性，对电子文件进行分类和整理，建立合适的分类目录。
3.文件命名：规范文件的命名方式，使用有意义、简洁明了的文件名。
4.文件存储：将文件存储至指定位置，确保文件的安全性和可访问性。
5.归档记录：对归档的文件进行记录和备案，包括文件的归档日期、归档位置等信息。
3.2 归档要求电子文件归档要求遵循原则：1.安全性：对归档文件进行加密和权限控制，确保文件不被非授权人员访问和修改。
2.可访问性：建立合理的文件目录结构，确保文件可以被快速检索和访问。
3.完整性：归档文件应保留原始的完整性，不得随意删除、修改或更改文件内容。
4.保存期限：根据文件的重要性和法律法规的要求，设定合理的归档保存期限。
4. 电子档案管理4.1 档案组织电子档案管理要求进行档案组织，包括方面：1.档案分类：将电子档案按照业务类型、时间周期等进行分类，建立清晰的档案分类体系。
2.档案编目：对归档的电子档案进行编目，建立档案目录和检索工具，便于查找和使用。
3.档案保管：确保电子档案的安全存储，包括定期备份、灾备措施等。
4.2 档案检索和利用电子档案管理要求方便地进行检索和利用档案，包括工作：1.档案检索：提供多种检索方式，如关键词检索、日期范围检索等，便于用户快速找到需要的档案。
电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件的快速增长和电子档案管理的复杂性使得一个健全的电子文件归档和档案管理制度成为一个组织中不可或缺的一部分。
本文将介绍一个电子文件归档与电子档案管理制度的制定和实施。
2. 目标电子文件归档与电子档案管理制度的目标是确保组织能够高效地管理其电子文件和档案，保证文件的可访问性、完整性和安全性，并满足合规要求。
3. 制度内容3.1 电子文件归档原则标准化命名规范：制定明确的文件命名规则，包括文件名格式、日期格式、部门代码等，以确保文件能够被轻松地识别和分类。
文件分类与归档规则：确定不同类型文件的分类方法，建立文件目录结构和归档规则，以便于文件的查找和管理。
文档版本控制：确保文档的版本唯一性和可追溯性，为文档修改和更新提供准确的历史记录。
3.2 电子档案管理流程文件收集与整理：明确文件的来源和格式要求，并建立文档接收流程，确保文件能够及时收集，并根据相关规定进行整理。
文件存储与备份：确定合适的电子存储介质和存储设备，定期进行备份，以防止文件的丢失和损坏。
权限管理与审计：建立权限管理机制，以确保只有授权人员能够访问和修改文件，同时开展定期的安全审计，发现并纠正潜在的安全风险。
3.3 电子档案保护与合规性数据安全措施：确保文件的机密性和完整性，采取数据加密、网络安全等措施，防止非授权人员访问和篡改文件。
合规性要求：遵守相关法律法规和标准，如隐私保护法、电子数据保存法等，确保电子文件的合规性和法律效力。
灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，针对可能发生的系统故障、网络中断等情况，制定恰当的应急措施，尽快恢复档案系统的正常运作。
4. 制度实施4.1 培训和宣传制定电子文件归档与电子档案管理制度后，组织应组织相关培训和宣传活动，确保所有人员了解并遵守制度要求。
4.2 系统建设与运营为了支持电子文件归档与电子档案管理制度的实施，组织应购置合适的电子档案管理系统，并定期维护和更新系统，确保其正常运行。
电子资料归档与电子档案管理制度一、引言本文档旨在制定一套电子资料归档与电子档案管理制度，以确保电子资料的安全性和可追溯性，促进组织的高效运作。
该制度将指导员工在电子资料管理过程中的操作，并提供保护和归档电子档案的具体措施和要求。
二、定义1. 电子资料归档指将电子文件按照一定的分类、命名和存储方式进行整理和保存的过程。
归档后的电子资料应具备完整性、准确性和可靠性。
2. 电子档案管理指对电子资料进行管理和组织，包括电子档案的存储、检索、备份和销毁等操作。
电子档案管理应符合相关法律法规和组织内部规定。
三、电子资料归档原则1. 分级归档原则：根据文件的重要性和保密性，对电子资料进行分类和分级归档，确保敏感信息的控制和保护。
分级归档原则：根据文件的重要性和保密性，对电子资料进行分类和分级归档，确保敏感信息的控制和保护。
2. 命名统一原则：制定统一的命名规则，使每个电子文件都能清晰地表明其内容和相关信息，便于检索和管理。
命名统一原则：制定统一的命名规则，使每个电子文件都能清晰地表明其内容和相关信息，便于检索和管理。
3. 备份归档原则：定期对电子资料进行备份，确保在意外损失或系统故障时能够及时恢复。
备份归档原则：定期对电子资料进行备份，确保在意外损失或系统故障时能够及时恢复。
4. 权限控制原则：对各类电子资料设置权限控制机制，明确各个角色在电子档案管理中的操作权限，防止未经授权的访问和操作。
权限控制原则：对各类电子资料设置权限控制机制，明确各个角色在电子档案管理中的操作权限，防止未经授权的访问和操作。
四、电子档案管理措施1. 电子档案库建设：建立安全可靠的电子档案库，确保电子档案的物理存储环境和网络存储设备符合相关要求，防止文件损坏、丢失或被篡改。
电子档案库建设：建立安全可靠的电子档案库，确保电子档案的物理存储环境和网络存储设备符合相关要求，防止文件损坏、丢失或被篡改。
2. 权限管理：根据岗位职责和需要，对电子档案的访问权限进行分级管理，明确各个角色的权限范围和操作权限。
公司电子文件归档与电子档案管理规定第一章总则第一条为加强公司电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件真实、完整、可用和安全，根据相关制度，结合实际，制定本规定。
第二条本规定适用于公司电子文件与电子档案的管理。
第三条公司电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。
第四条基本术语(一)电子文件是指公司在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
(二)电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
(三)元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
第五条公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，加强电子文件前端控制，对有价值的文件采取相应的保护措施，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。
第六条相关文件GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 47版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48基于XML的电子文件封装规范DA/T 46文书类电子文件元数据方案DA/T 54照片类电子档案元数据方案DA/T 63录音录像类电子档案元数据方案DA/T1档案工作基本术语DA/T 58电子档案管理基本术语《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《公司档案工作管理办法》第二章管理机构与职责第七条公司办公室负责牵头建立电子文件及电子档案管理工作协同机制，推进电子档案标准规范建设、电子文件归档与电子档案管理工作。
第八条各单位、各部门职责各单位、各部门作为电子文件归档管理责任部门负责按照归档范围开展电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作，对电子文件的真实、完整、可用负责，指定兼职档案员统一管理并确保人员稳定；对于公司外工程项目的电子档案，应- 2 -由工程项目的项目经理负责电子文件归档工作，所在单位、部门负责监督、检查。
第九条公司办公室职责（一）档案室职责1.负责宣传、贯彻、执行国家关于电子档案管理的有关规定，制定电子文件归档与电子档案管理制度规范。
2.制定电子档案元数据方案。
3.负责电子文件接收归档和电子档案整理、保管、处置、统计等工作，并提供电子档案利用，定期对电子档案进行检测。
4.对公司电子文件归档及电子档案管理工作进行指导、监督和检查。
5.提出电子文件归档及电子档案管理系统建设需求，参与系统规划、设计、开发、实施、培训与验收工作。
6.做好电子档案备份、灾备及恢复工作，保证电子档案的安全性。
7.积极探索电子档案知识化服务，充分利用信息技术提高电子档案服务水平。
（二）信息技术科职责1.推动业务系统电子文件归档工作，将电子文件归档相关功能需求纳入业务系统建设范围。
2.推动业务系统与档案管理系统集成建设，实现业务系统的电子文件归档。
（三）网络设备科职责负责档案服务器的维护、提供网络环境及软硬件支持。
第三章业务系统、电子档案管理系统建设及集成第十条业务系统应对电子文件全生命周期进行有效管控，确保归档电子文件真实、完整、可用和安全。
第十一条建设业务系统时，应充分考虑电子文件归档的需求，按照本规定要求，形成、收集、归档电子文件及元数据。
第十二条以业务办理流程为依据，结合业务特点，明确各业务系统电子文件及元数据归档范围及规范，建立电子文件与元数据之间的关联关系。
第十三条业务系统应采取严格的安全措施，保证电子文件不被篡改。
第十四条电子档案管理系统应具备以下功能：（一）系统配置管理功能。
（二）电子档案管理功能，包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等功能。
（三）电子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能。
- 4 -（四）系统管理功能，包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配、事件报告等功能。
（五）传统载体档案辅助管理功能，包括对电子档案和传统载体档案同步编目、排序、编制档号等功能。
第十五条业务系统应与电子档案管理系统无缝对接。
新建业务系统或者原有业务系统升级时，归档接口应与业务系统同设计、同开发、同测试、同实施，实施时未开发归档接口的业务系统应及时通过二次开发实现。
第十六条归档接收接口应具备以下功能：（一）对归档的电子文件及其元数据的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，防止存在瑕疵的电子文件归档；（二）将归档成功的电子文件转入已接收文件并防止重复归档。
第十七条应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境及实际情况，确定电子文件及其元数据归档接口建设方式。
第十八条电子档案管理系统应具备良好的扩展能力，能接收业务系统移交归档的电子文件及元数据。
第十九条为保证电子文件的安全性，电子档案管理系统的相关服务器须安装国内通用杀毒软件，并定期升级，更新病毒库，对操作系统进行漏洞扫描。
第四章电子文件的形成、收集与归档第二十条公司电子文件归档依据公司文件材料归档范围和档案保管期限表执行，电子文件的背景信息和元数据的保管期限与电子文件内容信息保管期限一致。
电子文件收集归档时间按照各类档案管理规定执行。
第二十一条不同类型电子文件的收集格式要求(一)采用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时一并保留文字处理工具软件。
文字型电子文件以XML、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PPT、PPTX、TIFF、PDF、OFD为通用文件格式。
(二)使用数字设备采集或制作的二维图像电子文件为非通用文件格式时，应转换为通用文件格式后收集。
如无法转换，则应将相关软件一起收集。
二维图像电子文件以PDF、OFD、JPEG、TIFF为通用文件格式。
(三)采用计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的三维图形电子文件(如设计模型等)，收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。
三维图像电子文件以DWG、PDF、OFD、JPEG、TIFF为通用文件格式。
- 6 -(四)用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
影像数据以MPEG4、AVI为通用文件格式。
(五)用数码相机拍摄的照片，或将纸质照片转化为电子照片的电子文件应转换为通用文件格式后收集。
照片数据以PDF、OFD、JPEG、TIFF为通用文件格式。
(六)用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。
(七)纸质档案数字化成果应以PDF、OFD、JPEG、TIFF为通用文件格式。
第二十二条对专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则收集时应当连同专用软件一并收集。
第二十三条电子文件的归档方式（一）业务系统自动归档，归档的电子文件应包括正文、附件、著录信息及背景信息等内容，在办理完毕后归档。
（二）手工归档方式，由电子文件形成部门离线移交归档，档案管理员在档案管理系统内完成电子文件著录，同时上载相应的电子文件。
第二十四条档案管理部门应对归档的电子文件进行检验并接收，检验不合格的，需组织重新归档。
第二十五条以项目移交的电子文件均需填写《电子文件登记表》（附件2），并将电子文件与《电子文件登记表》一同刻录光盘保存，参见《电子文件归档规范》（附件1）。
第五章电子档案的保管与利用第二十六条电子文件整理包括分类、组成保管单位、保管单位内文件编号、排序等。
可以件为管理单位整理电子文件,整理活动应保持电子文件内在的有机联系,建立电子文件与元数据的关联。
第二十七条电子档案的保管（一）应采用一次写光盘、磁带、磁盘等离线存储介质对电子档案及元数据等进行离线备份。
禁止使用软磁盘、U盘作为电子档案长期保存载体。
（二）存储电子文件的载体须使用装具存放，装具应贴有标签（附件4），存储电子档案的载体应设置成只读状态。
（三）电子档案离线存储介质应至少制作一套，可采用异质保管方式。
离线载体应按要求进行标识。
（四）电子档案离线备份要求离线备份介质的保管除满足纸质档案保管要求外，还应满足以下要求：- 8 -1.应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；2.应装盒、竖立存放或平放，避免挤压；3.应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；（五）应定期对磁性载体进行抽样检测，抽样率不低于10%。
抽样检测过程中发现永久性误差时，应扩大抽检范围或进行100%检测，并立即对发生永久性误差的磁性存储介质进行复制或更新。
（六）封存的电子档案载体不得外借使用，利用时提供拷贝件；未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子档案。
第二十八条公司业务系统应从制度、技术上对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等方面做好防范措施，采用符合系统安全和保密等级要求的网络设备，采取具备信息安全、数据安全和操作安全的保证措施。
第二十九条电子档案的利用电子档案利用参见下表执行：- 10 -（一）应根据工作岗位、职责等要求在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限。
原则上可编辑格式的电子档案需审批后提供参考利用。
（二）利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案及其元数据。
（三）电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借,其使用应在档案管理部门的监管范围内。
第六章电子档案的鉴定与处置第三十条电子档案的鉴定销毁按照《公司档案工作规定》执行。
销毁电子档案应填写电子档案销毁登记表（附件3）并归档保存。
第三十一条电子档案长期保存管理（一）长期保存文件格式应满足真实性保证、格式透明、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、持续可解释、持续可用、可转换、易存储的要求符合长期保存要求的电子档案存储格式：1.文本型电子文件以XML文档和RTF、OFD、PDF为长期保存格式。
2.图像类电子文件以 JPEG、TIFF 为长期保存格式。
3.音频类电子文件以 WAV、MP3 为长期保存格式。
4.视频类电子文件以 MPG、MP4、FLV、AVI 为长期保存格式。
5.数据库文件以ET、XLS、XML、DBF为长期保存格式。
6.电子邮件以EML为长期保存格式。
7.网页、社交媒体类电子文件以HTML为长期保存格式。
8.图形类二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF 为长期保存格式；三维矢量文件以STEP为长期保存格式。
（二）电子档案的迁移1.出现以下但不限于以下情况时，应实施电子档案及其元数据的转换或迁移：电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换；因技术更新、介质检测不合格等原因需要更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换；支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施电子档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移；档案管理系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。
