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关于印发《厦门市建设工程文件归档整理规定》的通知厦建办〔2012〕2号索引号：XM00116-02-01-2012-006 发布机构：厦门市建设与管理局[2012-03-12 ] 点击：563 字体：[ 大中小]各区建设局、各建设、勘察、设计、施工、监理单位：为规范我市城建档案管理，提高城建档案案卷和电子档案质量，现将《厦门市建设工程文件归档管理规定》印发给你们，请遵照执行。
二○一二年三月十二日厦门市建设工程文件归档整理规定为加强城建档案管理，确保城建档案案卷和电子档案的质量，维护城建档案的完整与安全，便于档案的管理与利用，根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）和《厦门市建设与管理局关于施行建设工程电子文件归档和完善竣工档案工作的通知》（厦建办〔2011〕11号）等规范和文件精神，结合我市具体情况制定本规定。
一、归档范围工程文件的具体归档范围按《厦门市建设与管理局关于施行建设工程电子文件归档和完善竣工档案工作的通知》（厦建办〔2011〕11号）的规定执行。
二、组卷要求1、组卷要遵循文件的形成规律，保持卷内的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、向城建档案馆报送的工程文件应是原件，且齐全、完整、系统、准确、签章手续完备。
3、案卷内文件必须准确地反映城市规划、建设、管理等活动的真实内容。
4、竣工图应与实际图样一致，由设计单位出图（有设计单位的出图章）再加盖竣工图章成为竣工图，由施工单位编制的竣工图使用竣工底图图标。
5、案卷不宜过厚，每卷文字案卷内装文件材料不超过180页、厚度不超过20mm，每卷图纸案卷厚度不超过30mm。
三、案卷内文件材料的排列1、建设工程文件材料按单位工程组卷，以工程准备阶段、监理、施工、竣工验收文件材料和竣工图的顺序排列。
潞蒲常煤总企字〔2012〕70号关于下发XX煤业文件材料收集归档的通知公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档案专篇验收。
根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。
一、工作职责及内容1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。
2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件资料的收集、整理及归档工作。
移交时，要基本完成移交资料的分类、编目等整理工作。
3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。
4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。
二、收集整理范围（一）、整合矿井资料及关闭资料矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等)。
（二）、基建矿井归档资料1、党群工作类：（1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等；（2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映；（3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；（4）、党务干部任免，考查，奖罚，落实政策等方面的决议，决定，通知；党员入党，转正延期，退党，取消预备期等决议，决定，通知及新党员名单等；（5）、工会会员代表大会及有关会议人员名单，会议记录，报告，决议等；职代会有关会议材料；（6）、本单位出席各种劳模大会的先进个人，集体事迹材料，纪念册等。
文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复，在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。
但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。
有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。
）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。
电子文件归档的要求作者：刘立来源：《北京档案》2012年第05期电子文件归档时应符合一定的质量要求和技术要求。
电子文件归档的质量要求是：采取有效措施，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
有关电子文件真实性、完整性和有效性的涵义，在第一讲电子文件的管理原则里已经谈到，此讲不再赘述。
电子文件真实性的具体要求包括五点：一是可靠地保证电子文件自最终形成时起，其内容、结构、元数据和背景信息保持完整，未被更改；二是当电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同或不相同时，保证能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容。
例如，当一份文本文件生成的格式是.doc，它归档时的格式依然是.doc时，说明它的归档格式与生成格式相同，归档的内容要保证与生成时一致。
当它归档的格式转换成.txt时，其归档的格式就与生成时不相同了，但是内容上，包括字符数、表格样式等，仍然要与生成时完全一致。
当一份电子文件从业务部门传送给档案部门时，其操作系统的版本可能会不同，但仍然要保证其内容不变；三是保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠。
这一点是指电子文件的背景信息要保证真实；四是对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性。
这一点是指档案部门要对电子文件实施全过程的管理和监控；五是能够识别电子文件的发送、接收的人员和时间。
这一点是指系统中要设置符合安全要求的、自动启动的电子文件操作日志，从电子文件生成时就开始对其进行严密监管，实时记录电子文件的操作人员、时间、设备、项目、内容等。
电子文件完整性的具体要求包括两点：一是确保应归档的电子文件全部归档。
即：文件形成部门根据本单位规定，将本部门形成的属于电子文件归档范围的文本文件、图像文件、影像文件等全部归档；二是电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
党政机关公文处理工作条例（中办发〔2012〕14号）（2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发）第一章总则第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。
第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章公文种类第八条公文种类主要有：（一）决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示。
适用于向上级机关请求指示、批准事项。
关于做好2012年度各部门资料归档工作的通知各部门、车间：为了做好2012年资料归档工作，确保公司文件、资料的完整性，便为查阅利用，严防毁损、散失和泄密；请各部门主管及本岗位负责人按照《档案的整理与归档工作规范》的收集范围和要求收集、分类、整理本部门及本岗位2012年度归档材料保管工作，维护文件、材料的完整和安全。
希各部门、车间将整理好的归档材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部将检查、登记各部门、车间收集、整理、材料归档情况。
各部门、车间请按照以下要求做好归档工作：一、归档材料内容：凡是在各部门、车间工作中直接形成的具有保存价值的文件和具有查考利用的各类资料、原始计录、数据、图表以及与本公司生产经营活动相关联的材料、文件、报表等都要齐全完整地收集、分类、整理、归档、保管，均属归档文件。
特别要注意收集对公司的历史、经营、发展具有参考、凭证作用的原始材料，如规章制度、统计报表（包括各种上报数据）或以公司名义参加签订的合同、协议等。
不属归档范围的文件材料按归档要求整理成卷，留存本部门、车间资料室备查。
二、归档时间：2012年12月1日—2012年12月10日三、归档材料：财务部：会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料是记录和反应公司经济业务的重要史料和证据，具体包括：1、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它会计凭证。
2、会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产资料、辅助帐薄和其它会计帐薄。
3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其它财务报告，如《部门财务预算》草稿。
4、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册和会计档案销毁清册。
销售部：1、客户资料：包括客户登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、电话、客户背景。
2、与客户签订的合同、协议、销售订单、客户档案、资料情况。
《党政机关公文处理工作条例》：七个变化，九个细节2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法）。
《条例》的发布施行，对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化将发挥重要作用。
与《办法》对比，《条例》中出现了许多新的变化，主要表现在以下七个方面：一、公文处理的概念更加科学《办法》规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，《条例》中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个相互关联、衔接有序的工作环节，简洁明了，“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节（《办法》中隶属于发文办理），同时将整理（立卷）、归档划归至公文办理范畴。
二、公文的种类更加丰富原《办法》中规定公文种类为13种，新《条例》中规定公文种类为15种，增加了“决议”（适用于会议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（适用于公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要”改为“纪要”。
三、公文要素做出了调整《办法》第三章第九条规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。
同时，对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定：涉密文件要标注份号，紧急公文标注“特急”“加急”，联合发文可以单独用主办机关名称，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。
四、行文规则上做了具体规定《条例》中规定向上级机关行文“原则上主送一个上级机关”；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“请示”应当一文一事，并要提出倾向性意见；“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；向下级机关行文也有明确的规定，“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
P DL/T ××××—××××P DL/T ××××—××××火电建设项目档案管理规范The Archives management Technical Specificationsof Thermoelectricity Construction Projects（送审稿）××××-××-××发布 ××××-××-××实施中华人民共和国国家能源局 发布ICS 号： 文献分类号：备案号： 中华人民共和国电力行业标准目次前言 (Ⅲ)引言 (Ⅳ)1范围 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语与定义 (3)4 总则 (3)5 管理职责 (3)5.1 通用职责 (3)5.2 建设单位 (3)5.3 勘察、设计单位 (5)5.4 监理单位 (7)5.5 施工、调试单位 (8)5.6 总承包单位 (9)5.7 工程管理单位 (9)6 项目文件收集 (8)6.1 收集范围 (10)6.2 收集时间 (10)6.3 收集份数 (10)6.4 质量要求 (10)7 项目文件编制 (10)7.1 项目文件编制要求 (10)7.2 竣工图编制要求 (11)8 项目文件整理 (12)8.1 分类 (12)8.2 组卷 (13)8.3排列 (13)8.4 编号与编目 (14)8.5装订 (15)8.6 卷皮、卷内表格规格和制成材料 (15)8.7 编制检索工具 (15)9照片收集与整理 (15)9.1 照片的收集 (15)9.2 照片档的整理 (16)9.3 照片档案的编目 (16)10电子文件归档与整理 (16)10.1 电子文件归档 (16)10.2 电子文件整理 (17)10.3 电子文件登记 (17)10.4 电子文件的交接 (17)11项目档案移交 (18)11.1 移交份数与时间 (18)11.2 移交审查 (18)11.3移交签证 (18)12项目档案专项验收与评价 (18)12.1 验收组织 (18)12.2 验收要求 (18)12.3 验收程序 (19)12.4 验收与评价 (19)附录A（规范性附录）建设单位项目档案分类、各参建单位归档范围及保存单位期限划分表 (20)A.1 建设单位项目档案分类简表 (20)A.2 建设单位项目档案分类详表、各参建单位归档范围及保存单位期限划分表 (24)附录B（资料性附录）档案用表 (146)前言本规范依据《国家能源局关于下达2009年第一批能源领域行业标准制（修）订计划的通知》（国能科技[2009]163号）要求进行制定的。
《风力发电企业科技文件归档及整理规范》NB/T 31021-20121 范围本标准规定了风力发电企业科技文件归档及整的技术要求。
本标准适用于风力发电企业科技文件的归档及整理。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件、GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 11822 科学技术档案卷构成的一般要求GB/T 18894 电子文件归档及管理规范DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 42 企业档案工作规范DL/T 5191 风力发电场项目建设工程验收规程3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 科学技术文件 scientific and technological records记录和反映企业科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器检修维护等活动中形成的文字、图表、声像等不同形式文件的总称，简称科技文件。
3.2 科学技术档案 scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应归档保存的科技文件，简称科技档案。
3.3 文件归档 filing lf document风力发电企业在生产运营、科学研究、项目建设和设备仪器检修维护工作完成后，各职能部门及有关单位具有保存价值的文件经系统整交档案部门保存的过程。
3.4 整理 archives arrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编日，使之有序化的过程。
3.5 分类 classification根据档案的来源、形成时间、内容、形成等特征对档案实体进行有层次的分类。
3.6 档案移交 transfer of records企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。
通信工程项目文件整理归档方法农网改造升级工程通信工程项目文件整理归档工作包括：项目文件的质量管理、收集、整理、归档移交。
具体要求如下：一、文件质量管理1.通信工程项目文件表式、格式及签署等应符合《关于印发〈辽宁省电力有限公司通信工程验收管理规定〉的通知》（辽电科信通〔2012〕728号）和辽宁省电力有限公司农电工作部编写的《10千伏及以下配电工程监理标准化工作手册》及相关文件的要求。
2.项目文件的编制质量应符合《农网改造升级工程文件整理归档总体要求》。
二、文件归档范围通信工程项目文件归档范围参照《通信工程项目文件归档范围及分类导则（试行）》执行。
根据不同工程项目的性质和规模，据实收集相关项目文件。
三、文件整理通信工程项目文件按照《农网改造升级工程文件整理归档总体要求》整理。
四、档号编制方法1.通信工程档案档号的组成全宗号—目录号（项目代号）—分类号—案卷号例：120415-810101-8100-0012.通信工程档案档号的含义全宗号：县级供电公司档案全宗号，六位阿拉伯数字组成。
例中“120415”为国网沈阳供电公司法库供电分公司全宗号，由所属市供电公司档案部门拟定，国网辽宁省电力有限公司确认。
目录号：工程项目代号，六位阿拉伯数字组成。
例：810101工程项目顺序号（第101个工程）工程类别（通信工程）分类号：依据《通信工程项目文件归档范围及分类导则（试行）》给定，四位阿拉伯数字组成。
案卷号：为同一分类方案，最后一级目录下的案卷顺序号，三位阿拉伯数字组成。
五、案卷目录模板案卷目录见通信工程案卷目录参考。
根据工程项目实际情况，可在同一分类号下适当合卷或增卷。
六、归档移交1.施工、监理等单位完成各自职责范围内项目文件整理编目后，向建设单位工程管理部门移交。
附农网改造升级工程归档移交清单、工程档案移交（接收）登记簿。
2.建设单位工程管理部门汇总、审查全部工程档案后，向建设单位档案室移交项目档案。
附农网改造升级工程档案移交清单、工程全部档案移交（接收）登记簿、全引目录。
资料整理归档要求
资料整理归档主要有以下要求：
1. 完整性：资料必须全面，不能有遗漏。
每份资料都应包含其应有的信息，不应有任何信息的缺失。
2. 准确性：资料的内容必须真实、准确，能够反映事物的真实情况。
不能有任何错误或模糊的信息。
3. 规范性：资料的格式、内容、表达方式等都应符合规范，以便于查阅和使用。
4. 及时性：资料的整理和归档应及时，不能拖延太久，以免影响后续工作的开展。
5. 安全性：资料应妥善保管，防止丢失和泄露，确保其安全性和保密性。
6. 可追溯性：对于重要的资料，应保留其原始记录和来源，以便于后续的追溯和查证。
7. 分类清晰：资料应按照一定的分类标准进行分类，以便于查找和使用。
分类应科学、合理、易于操作。
8. 标识明确：每份资料都应有明确的标识，包括文件名、日期、编号等，以便于识别和使用。
9. 电子化管理：对于电子化的资料，应建立电子化管理系统，实现资料的电子化管理，便于存储、检索和使用。
10. 遵循法律法规：资料的整理和归档应遵循相关的法律法规和标准，确保合法合规。
以上是资料整理归档的基本要求，具体要求可能会根据不同的行业、不同的部门、不同的用途有所差异。
在实际工作中，应根据具体情况制定相应的整理和归档要求。
国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》作者：来源：国家档案局2012年12月20日国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》已经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2013年2月1日起施行。
局长杨冬权2012年12月17日企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。
第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。
第四条企业文件材料归档范围是：（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
第五条企业下列文件材料可不归档：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。
归档文件整理方法和要求档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。
归档整理工作分为三大部分：文书档案整理、声像档案整理、实物档案整理。
第一部分文书档案整理归档文件是以“件”为单位进行整理的。
各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作：一、收集即按单位编制的归档范围收集文件材料。
收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件的材料的收集。
1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。
2、中央、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。
3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。
4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。
二、归档鉴定即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。
凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
国家档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。
三、确定件立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
一般以每份文件为一件进行装订。
正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。
以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等。
会议记录一次会议作为一件。
四、装订装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。
纸张少的使用不锈钢订书针，纸张多的使用备用夹，备用夹装订不了的采用“三孔一线”。
保管期限为10年或短期的不需重新拆装，保持文件原貌即可。
在装订时，采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的应将左、上侧对齐。
件内文件的排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单放在文件前面。
五、分类一般采用“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方法。
注意正确判定文件所属年度及保管期限。
1、按年度归档分类（1）一般文件归入文件签发年度。
如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。
如处理案件，同一问题的来文和复文等。
（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档。
（4）几份文件作为一件时，判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准。
（5）临时性机构，存在时间不长（2年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。
没有标明落款日期的文件材料，应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度整理归档。
2、按保管期限分类按照国家档案局8号令的要求，现在文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
（1）已完成8号令审批工作的单位，文书档案的保管期限采用永久、30年、10年来划分。
（2）没有完成8号令审批工作的单位，保管期限仍旧采用永久、长期、短期的划分方法。
3、按机构分类按机构分类，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。
原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。
如“办公室”、“业务科”、“法规科”等。
4、按问题分类按问题分类，就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。
要求各类特点明确，不能互相包含。
只有在不适合按机构分类时，才采用问题分类法。
一般不会采用单一的分类方法，而是采用复式分类法。
1、按“年度—机构—保管期限”分类即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。
这种分类方法适用于内部机构不复杂的立档单位。
2、按“年度—问题—保管期限”分类即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在年度下面按保管期限分类。
这种方法多用于机构变化复杂的机构。
六、排列在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。
同一事由的归档文件应集中排列，不同事由归档文件的排列可以按时间、重要程度等方法。
七、编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
归档章一般采用红色印泥盖在归档文件首页上端居中的空白位置，不要遮盖领导批示、收文章或文件内容。
并按规定填写全宗号、年度、保管期限、室编件号等必备项。
分类方案中设置了机构或问题的应予填写。
归档章式样如图：①全宗号：档案馆给立档单位的代号。
②年度：指归档文件的形成年度。
填写时，采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注，如“2008”。
③室编件号：归档文件的排列序号。
室编件号应在同一年度内、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号（例如，2008年形成的永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，30年期的从“1”开始编一个流水件号，10年期的也从“1”开始编一个流水件号。
）④机构或问题：分类方案中设置了机构或问题的应予填写。
一般不必填写。
⑤保管期限：按归档鉴定时划定的保管期限填写。
⑥馆编件号：暂不必填写。
八、编目录应根据统一规范的格式编制归档文件目录。
要求采用市档案局开发的归档软件或泰坦DARMS管理系统生成并打印出目录。
目录要求一式三份，一份放在档案盒内，一份单独装订成册并编制封面供平时利用，一份放在档案室留存备用。
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
归档文件目录的填写（1）件号。
填写室编件号。
（2）责任者。
责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。
填写时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等。
（3）文号。
填归档文件上的发文号。
（4）题名。
即填归档文件上的标题。
一般情况下，文件只有一个题名（正题名），填写时照实录入；有的文件还有副题名，当正题名能够反映文件内容时，副题名无须录入；当文件没有题名，或以文种作为题名时，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”；会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容；会议记录要以一次会议的记录作为一件，并拟写题名。
有些归档文件的附件独立性强，或者附件是正文的重要补充和说明，在正件与附件作为一件时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。
（5）日期。
填写归档文件的形成时间，即发文时间（文件的落款时间）。
具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2006年10月5日，标注为20061005。
作两排书写，文件上若未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。
（6）页数。
填写一件归档文件的总页数。
计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。
大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。
来文与复文，正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
如关于××问题的请示和批复分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。
标识页码时，使用铅笔在正面的右下角和反面的左下角进行标识。
（7）备注。
填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。
如果有些文件须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。
九、装盒装盒是将归档文件严格按照件号的先后顺序装盒，与目录一一对应，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的工作。
应注意的是：①填写档案盒封面。
②填写档案盒盒脊：盒脊的填写要求整齐、清晰、美观。
盒脊统一采用黑色印泥盖印填写。
使用标准尺寸条章盖印填写（黑色印泥）③备考表置于盒内文件之后，要求对盒内情况进行说明，并注明整理人、检查人及日期。
每盒内均要求填写备考表。
备考表式样图如下：每年不断号，三个保管期限三个流水号，定期30年、定期10年分别从“1”开始编盒号（使用铅笔填写）。
本盒内排列最前的归档文件的件号 使用铅笔连接右上角和左下角划对角线 本盒内排列最后的归档文件的件号十、档案排架依据编制的盒号，按从左至右、从上到下的方法上架排列。
第二部分声像档案整理声像档案分为照片档案（纸质照片和数码照片）和录音、录像文件。
一、纸质照片档案凡是单位及其领导在公务活动中所形成的，一切具有保存价值的照片文件（含照片、文字说明材料）均为重点收集的范围。
1、收集对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，主要照片应具备主体鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
2、整理第一步：分类按年度——内容（或专题）分类。
即将同一全宗的照片首先按照年度分开，然后将统一年度的照片按问题或专题排列。
第二步：入册照片洗5寸大小，大幅照片可缩小为5寸之后再放入照片册，如无法缩小的，保持原件，用照片盒装置整理归档。
第三步：说明填写①相册内页填写题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等，以上要素尽可能齐全。
照片号：即照片排列顺序号。
用阿拉伯数字表示。
照片数量不多的可只编一个流水号，照片数量多的可1年1个流水号。
底片号：和照片号同号参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体的件号。
时间：用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。
示例：2007年3月12日写作：20070312.摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。
文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。
组合照片说明的填写：一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。
采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简；组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项；应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。
同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。
组联符号按组依次采用①、②、③……同组中的照片其组联符号相同。
