综合管理部行政助理工作职责
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综合管理行政助理岗位职责岗位概述综合管理行政助理是企业管理中不可或缺的一环,承担着企业日常事务和办公室管理的工作。
综合管理行政助理需要综合运用管理与服务等多方面的知识,做好企业办公室内部的各类工作和协调企业内外部的沟通。
岗位职责一、日常办公室工作1.负责办公室的日常事务,包括接待来访客人、接听电话、收发邮件、资料的整理和归档等工作;2.协调办公室的维修和保洁工作,保证办公室环境整洁和设备正常运转;3.维护办公室后勤服务,保证企业员工的工作和生活秩序正常进行;4.负责会议室的预约和管理,保证各类会议的顺利进行;5.协助领导完成各项行政支持工作,处理好各种突发事件。
二、文件资料管理1.负责企业的电子文件存档和管理工作,保证文件存储的安全和有效性;2.负责文件资料的整理和归档,建立健全的信息资料库;3.维护公司印章,并负责各类文件(合同、证照、公章、财务审批单据等)的扫描、归档和备份工作;4.管理和维护企业知识库,定期更新企业资料信息。
三、招聘管理1.协助上级领导和人力资源部门开展各类招聘活动;2.负责招聘公告的发布和招聘信息的维护;3.初步筛选应聘者,进行简历筛选、面试安排等工作;4.向应聘者通知面试安排和反馈结果,并与应聘者达成一致。
四、合作伙伴沟通1.通过电话、邮件等方式负责公司内外部各种信息的协调与沟通;2.协调与其它部门的工作安排,协调各方资源,为公司提供保障;3.建立关于合作伙伴的详细信息资料库,对合作伙伴信息的时效管理进行跟踪和监督;4.拉近公司与合作伙伴的关系,处理好各种合作事宜和经营活动,为公司的发展提供有力支持。
五、其他工作1.临时和特殊任务:承担部门领导交办的特殊任务和突发事件处理;2.协助上级领导完成与公司相关的行政工作;3.参与公司其他相关的管理工作。
岗位要求1.本科及以上学历,具有相关管理/行政助理工作经验者优先;2.掌握基本的办公软件使用,包括办公自动化、数据处理和简单的图像设计;3.具备良好的协调能力、口头及书面表达能力、组织能力、工作细心耐心;4.良好的沟通与协调能力,好的服务态度和职业操守;5.有责任心、积极进取、勤勉肯干,能适应压力较大的工作环境。
行政助理岗位职责说明书一、岗位概述行政助理是企业中非常重要的一环,负责协助行政工作的开展,包括文件、资料的整理和归档、会议、活动的组织安排、办公设备的管理维护等。
行政助理需要具备良好的沟通和组织能力,能够快速处理日常事务,并且保持高效率的工作状态。
二、岗位职责1. 文件管理1.1 负责管理和维护文件档案,保证文件完整性和安全性。
1.2 根据需要对文件进行分类、归档和记录,确保文件的及时存档。
1.3 负责文件的检索和借阅,保证信息的及时传递。
1.4 协助编写和整理各类文件,如会议纪要、报告、备忘录等。
2. 日常办公管理2.1 协助解决日常办公中的各类问题,包括设备故障、网络异常等。
2.2 维护办公设备和办公环境的正常运转,保证工作效率。
2.3 负责办公用品的采购和管理,确保办公用品的正常供应。
2.4 组织和安排差旅和会议等事宜,提供必要的支持。
3. 会议、活动组织3.1 协助组织会议、座谈会等活动,包括场地预订、邀请函发放、物资准备等。
3.2 负责会议室的布置和会议记录,确保会议顺利进行。
3.3 协助组织企业内部和外部的活动,包括年会、聚餐等。
4. 行政协助4.1 协助上级领导完成工作任务,如行程安排、文件起草等。
4.2 负责接待来访者,并提供必要的协助。
4.3 协助处理来电、来函和传真等通讯事务,确保信息的及时传递。
4.4 负责办公区域的收发工作,包括发放文件、接收快递等。
5. 统计和报表5.1 协助统计和整理数据报表,包括日常工作进展、人员考勤等。
5.2 负责生成和发送各类报表,确保信息的准确性和及时性。
5.3 协助上级领导进行数据分析和决策支持。
6. 其他行政事务6.1 协助处理与行政相关的其他事务,如人事调动、员工福利待遇等。
6.2 参与制定和完善公司的行政管理制度和规范。
6.3 完成上级领导交办的其他任务。
三、任职要求1. 本科及以上学历,行政管理、办公自动化等相关专业优先。
2. 具备良好的沟通能力和团队合作能力,能够与各部门有效协作。
综合管理部助理工作职责
1.遵守公司的各项规章制度。
服从领导,听从指挥,保守公司机密。
2.负责综合管理部文秘、信息、机要和保密工作,做好公司档案收集、整理、归档。
3.负责公司会议的准备、组织、记录工作。
4.负责公司印章使用管理。
5.负责公司资质及所需各类证件的管理工作。
6.负责公司办公及劳保用品采购、发放、管理工作。
7.负责建立、健全员工人事档案。
8.负责公司员工考勤整理汇总工作。
9.协助部门主管做好车辆管理工作。
定期上报车辆各项费用支出情况。
10.负责公司用餐人员、费用支出的统计工作。
11.负责安排公司员工节假日值班。
12.负责公司来客人员的接待、服务工作。
13.负责公司水电费缴纳、登记管理。
14.负责公司办公设施日常保养、维护。
15.完成公司领导交办的其他工作。
行政助理:夏子
2018.2.3。
行政助理岗位职责行政助理岗位职责1一、行政方面1、负责办公室日常办公制度维护、管理。
2、负责办公室各部门办公后勤保障工作。
3、处理公司对外相关联络接待,对内接待来访,接听电话及传递信息工作。
4、组织公司内部各项定期和不定期集体活动。
5、协助总经理处理行政外部事务及做好公司各部门之间的协调工作。
6、按照公司行政管理制度处理其他相关事务。
二、人事方面1、负责公司各部门人员考勤。
2、负责公司人员招聘(发布招聘信息、筛选应聘人员资料、组织安排面试)3、协助总经理处理公司人力资源相关事务。
行政助理岗位职责21、负责驻外资企业的资产清查、登记、报损、报废、统计报告等基础性工作。
2、协助管理行政部门的'日常行政工作,确保管理服务以最高效率和有效的执行。
3、协助上级对部门的固定资产管理、密钥管理以及仓库管理,作出有效的监控。
4、负责文件打印,归档管理等工作。
5、协助上级完成公司的后勤管理工作及其他工作任务。
行政助理岗位职责31、负责公文办理,相关文件、报告、总结等正式文字材料的起草与撰写;2、负责各种会议的组织与安排,做好现场记录,撰写和跟进落实会议纪要;3、配合处理外部公共关系。
负责信息、报告、文件等各类材料的收集和审核,提出专业性意见并做好汇报;4、协助领导对各职能部门进行管理,协调部门关系;5、督促落实公司重要事务的`安排,收集、汇报执行情况和各种反馈信息。
行政助理岗位职责4一、每日工作1、上班例行:每一天到大厦一层信报箱取信,并派发;开复印机、饮水机、碎纸机、打印机,并及时加纸。
2、下班例行:关前台、会议室、茶水间的窗户,关碎纸机、打印机、复印机、饮水机、办公区电脑、空调。
3、前台接听、接转总机电话,处理日常行政接待,酒店、机票、火车票的预定事务。
4、维护公司日常办公秩序和办公环境。
5、每一天关注白板,员工请假及外出及时填在白板上。
5、负责管理、维护办公设备器材,及时补充办公耗材。
6、办公用品的登记、管理与发放。
综合行政助理岗位职责综合行政助理是一个非常重要的职位,他们负责支持公司的日常运营和管理工作。
在这篇文章中,我将详细介绍综合行政助理的岗位职责,包括他们在各个方面的工作内容和能力要求。
综合行政助理的主要职责之一是协助组织和安排会议。
这包括预定会议室、发送会议通知、准备会议文件、记录会议纪要、安排会议后续工作等。
综合行政助理需要具备良好的组织和沟通能力,能够高效地协调各方面资源,确保会议的顺利进行。
另外,综合行政助理还需要负责办公室设备的管理和维护。
他们需要处理办公用品的采购、维修和库存管理,确保办公室设备的正常运行和供应充足。
此外,他们还需要与供应商和服务提供商进行有效的沟通和合作,确保办公室设备的及时维修和更新。
综合行政助理还需要处理日常文书工作。
这包括处理文件、信函、报告的拟写和编辑,保证文书的准确性和规范性。
他们还需要处理公司和员工的文件档案,保持档案的完整和安全。
此外,他们还需要处理和回复公司来往的邮件和电话,确保及时处理和解决各类问题。
除了上述职责,综合行政助理还需要协助人力资源管理工作。
这包括协助招聘和入职事宜,如发布招聘信息、筛选简历、安排面试等;协助薪酬和福利管理,如计算和调整员工薪资、管理员工福利等;协助培训和发展管理,如组织培训活动、跟踪员工培训进展等。
此外,综合行政助理还需要协助公司的行政工作。
这包括办公场地的租赁和管理、员工出差和差旅的安排、保险和外部合同的管理等。
综合行政助理需要具备良好的协调和解决问题的能力,能够及时处理和解决各类行政问题,确保公司日常运营的顺利进行。
综合行政助理还需要具备一定的财务管理能力。
他们需要协助处理公司的财务事务,如资金预算和管理、费用报销和审批、账务记录和报表的编制等。
综合行政助理需要具备一定的财务知识和技能,能够熟悉公司的财务流程和制度,确保财务工作的准确和规范。
最后,综合行政助理还需要具备一定的跨部门协作能力。
他们需要与公司各部门的员工和领导进行有效的沟通和合作,协调各方面资源,共同完成公司的目标和任务。
综合管理行政助理岗位职责综合管理行政助理岗位职责一、综合管理行政助理职责的概述综合管理行政助理是一个关键的职位,对于一个组织或企业的高效运作至关重要。
他们负责组织和协调设施,资源和活动以支持组织的日常运作。
他们还提供行政支持,协助管理层和团队完成各种任务和项目。
二、综合管理行政助理职责的具体描述1. 协助处理日常行政事务:综合管理行政助理负责处理日常行政事务,包括记录会议纪要,负责文件和报告的准备和存档,跟踪并处理日常邮件和电话沟通。
2. 支持行政管理工作:综合管理行政助理负责协助管理层进行日常工作,包括预订会议室,安排差旅和会议,处理文件和数据,维护办公设备和供应品。
3. 协助人力资源管理工作:综合管理行政助理负责人力资源管理方面的工作,包括招聘和面试候选人,制定和更新员工手册,处理员工福利和补偿,协助处理人事事务。
4. 与外部联系和沟通:综合管理行政助理负责处理与外部合作伙伴的联系和沟通,包括供应商、客户和承包商。
他们还负责安排会议和活动,并与相关方面协调工作。
5. 文件和报告的准备和分发:综合管理行政助理负责准备和分发各种文件和报告,包括会议议程和材料,内部公告,政府文件和报表。
6. 助理级别人员的培训和指导:综合管理行政助理负责培训和指导初级和助理级别的行政人员。
他们提供技术支持和指导,确保他们能够高效地完成工作。
7. 组织活动和项目的协调:综合管理行政助理负责组织和协调各种活动和项目,包括团队建设活动,培训和研讨会。
8. 维护和管理办公设施和设备:综合管理行政助理负责维护和管理办公室设施和设备,包括保持办公区的整洁和有序,确保设备的正常运作。
9. 提供行政支持:综合管理行政助理提供行政支持,包括制定和执行行政政策和程序,协助解决日常行政问题,并密切与其他部门合作以确保顺畅运营。
10. 经费管理:综合管理行政助理负责协助管理日常开支和预算,监督和审查花费,并提供经费管理建议。
三、综合管理行政助理的技能和要求1. 具备良好的组织和协调能力:综合管理行政助理需要能够有效地组织和协调各种工作任务和项目。
综合行政助理岗位职责
综合行政助理是一种多任务型职位,需要具备综合管理技能和
组织能力。
主要职责如下:
1. 组织会议和活动:负责策划、安排和组织会议和各种活动,
并协调参与者的日程表。
需要准备材料、场地和设备,并跟进与会
人员的反馈和建议。
2. 行政支持:为高级管理人员提供办公室支持,例如文件整理、时间表管理、行程安排等,并协助完成各种紧急任务。
3. 邮件和电话回复:处理所有入站电话和电子邮件,定向对话,并解决各种问题。
4. 数据记录和文件管理:维护公司资料、档案系统,并负责信
息的记录和文档管理工作,确保文件和数据的准确性和完整性。
5. 申请和审批:为员工和客户提供申请和审批服务,包括差旅
报销、采购申请、假期申请等,遵循公司政策和流程。
6. 人力资源支持:为人力资源部门提供支持,包括面试安排、
档案管理、员工培训和福利计划等。
7. 办公设施维护:确保办公室设施和设备的良好状态,维护设备、保养卫生、处理照明和空调等设施问题。
总之,综合行政助理需要有一定的管理、协调和执行能力,能
处理多项任务,并且具备良好的沟通和人际交往技巧。
部门行政助理岗位职责范本一、负责部门日常行政事务的协调与处理- 负责日常办公室设施和设备的管理维护,确保办公环境整洁有序;- 协调部门人员的日程安排和会议安排,确保各项工作的顺利进行;- 组织相关会议并记录会议纪要,确保会议内容的准确传达和执行;- 协助上级完成各项行政工作,如文件资料的整理、报告的准备等;- 负责办公用品及文具等物资的采购及库存管理,提供及时的支持和供应;- 协助上级进行日常文件的归档和管理,确保文件的安全可查;- 处理与其他部门或外部合作伙伴的日常联络和协调工作;- 管理和监督部门内部通信工具的使用,保障信息的畅通传达;- 协助上级处理员工的考勤、请假、报销等相关事务。
二、负责行政管理制度的执行和落实- 负责公司行政管理制度的起草和修订工作,在岗工作要求等方面提出优化建议;- 负责行政管理制度的宣贯工作,确保全体员工了解并遵守相关规定;- 监督和执行行政管理制度的执行情况,及时发现并解决问题;- 组织相关培训和培训材料的制作,提高员工对行政工作的了解和能力;- 负责内部行政管理信息的收集和整理,提供数据支持和分析报告。
三、协助部门内部人员的工作安排和协调- 协调部门内部人员的工作安排和协调,确保各项工作的进度和质量;- 协助上级安排部门内部工作会议,协调各项工作计划和任务的分配;- 监督部门内部人员的工作情况,协助上级对困难和问题的解决;- 协助上级进行绩效考评和绩效管理,提供数据支持和建议。
四、参与部门的项目管理和业务支持工作- 参与部门的项目管理工作,负责编制项目进度表和项目文件管理;- 协助上级制定项目计划和任务分工,确保项目进度的顺利进行;- 支持部门业务工作,如客户接待、资料整理、数据分析等。
五、协助上级完成其他临时交办的工作任务- 协助上级完成其他与岗位职责相关的临时工作任务;- 配合上级开展各项调研和工作,提供相关支持和帮助。
六、负责部门的保密工作- 负责部门内部信息的保密工作,确保机密信息的安全性;- 监督部门内部人员对保密工作的执行情况,及时发现并解决问题;- 负责制定和宣传保密制度,提高员工对保密工作的认知和重视。
综合行政助理岗位职责概述行政助理是企业内部管理团队的一员,重要负责支持管理层的日常工作,处理沟通和协调方面的事物。
行政助理职责的实在性质和范围可能会因公司规模,行业和内部组织结构而不同。
然而,行政助理的工作几乎涉及到了各个方面,包括文件管理,日程布置,人力资源管理,财务管理等等。
实在职责1. 文件管理行政助理在全部电子和纸质文件方面具有专业学问,全程管理公司内部和外部文件。
这个职责可能包括建立和维护公共文件系统、管理文档和合同的存档位置和跟踪报告和合同的状态。
以及向公司内部和客户发送文件,并跟进文件交流状态。
2. 日程管理行政助理需要为高管布置他们每日的行程,这包括预订机票和酒店,并跟踪全部常规和特别会议的时间和地点。
他们必需与内部和外部联系人进行沟通以确保时间表得以妥当布置。
3. 准备会议行政助理是会议筹备的关键角色。
他们负责布置会议的场地、技术设备、食品和饮料,并确保与会者能够参加会议。
他们还负责跟进会议内容和记录会议记录。
4. 人力资源管理行政助理在人力资源方面也具有肯定程度的专业学问。
他们负责员工的入职和离职流程,包括合同草拟、文件存档和其他正式文件的制作,同时为员工供给日常的支持和帮忙。
5. 财务管理行政助理还需要具有肯定的财务管理阅历。
他们必需能够掌控公司开支,与供应商和客户进行谈判,确保公司资金流的正常运转。
他们需要准备月末报销和财务报告,并确保公司符合全部税务和会计原则。
6. 问题解决作为团队成员,行政助理常常需要解决问题并适时通知管理层。
这可能涉及到与供应商的沟通、员工的问题解决及其他突发事件的处理。
7. 公共关系行政助理在处理公司内部事务的同时,还需要与公司合作伙伴和客户保持良好的关系。
他们必需确保透亮沟通,维持公司的声誉,并由此获得更多的商机。
职位要求- 拥有肯定的文凭或证书,或拥有相关的工作阅历- 杰出的时间管理本领和组织本领- 杰出的沟通技巧和客户服务技能- 娴熟把握Microsoft Office等常用办公软件- 对财务管理和问题解决具有肯定的了解- 在处理多任务和各种问题方面有本领- 对业务流程和公司内部运营有深入的理解结论综上所述,行政助理作为一个紧要的职位,必需具备广泛的技能和学问。
综合管理行政助理岗位职责综合管理行政助理是一个紧要的职位,通常是任何组织或企业的执行管理团队的重要支持。
他们通常是执行管理人员的助手,帮忙解决一系列的问题,保证企业的正常运转。
他们处理企业的日常行政工作,执行管理团队指示,协调多个部门之间的沟通。
在一些较小的企业中,他们可能还要承当财务和人力资源管理的职责。
他们是一个高度组织性和计划性的职位,需要具备良好沟通,协调和时间管理技能。
一、日常行政助理工作1. 为管理团队成员组织会议,并汇总会议记录和行动计划。
2. 处理来自公司员工和外部客户的电子邮件和电话咨询。
3. 组织并记录企业文件和文档。
4. 协调企业的日常行政工作,包括进出口,物流,设施维护和修理和清洁等。
5. 帮助聘请人员,并保证全部的工作流程、人员文档和个人档案得以归档和存储的规范化。
6. 处理员工办公用品和设备的购买。
7. 负责公司行政工作的预算和审批。
8. 与管理团队的其他成员协调和解决日常行政问题。
9. 处理员工出差布置和差旅费用。
二、财务管理1. 处理企业财务账目。
2. 统计销售数据,并协调客户付款。
3. 组织和处理企业项目的费用报告。
4. 组织并归档财务文件和文档。
5. 处理企业的年度财务报告。
6. 协调企业的年度预算规划和设定。
7. 处理企业税务事宜,并与会计事务所进行沟通。
三、人力资源管理1. 处理聘请流程,并组织面试和选人工作。
2. 确保员工档案和相关文件的管理符合国家和地方法规要求。
3. 协调和维护企业的员工考勤表和工资单。
4. 参加企业员工绩效管理系统的建设和执行。
5. 处理员工培训计划,并组织培训会议。
6. 处理员工福利和保险的管理和协调。
综上所述,综合管理行政助理是企业日常运营的紧要环节之一,负责协调和处理日常行政、财务和人力资源管理的工作,确保企业高效、顺当地运转。
因此,一名优秀的综合管理行政助理不仅需要具备优秀的组织、计划和时间管理技能,还要具备杰出的沟通、协调和团队合作精神。
综合管理部行政助理工作职责
一、安排好公司的各项会议,合理使用会议室,整理会议
纪要,并根据会议精神发布通知。
二、做好往来文件处理,按规定的流程,传达文件的精神
和处理意见。
三、做好日常保障工作,包括办公区环境、低值易耗品(申
购、统计、分发)、费用报销、票务预订等。
四、完成公司员工上下班考勤整理工作;
五、严格把关员工食堂安全,加强食堂在饭菜质量和食品
安全方面的管理;
六、做好文件和所负责事务的各项保密工作;
七、做好公司的日常接待工作;
八、完成领导交办的其它工作。
综合管理部
2013年2月16日。