公文的写作过程分为哪几个步骤
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商务公文写作
商务公⽂写作如何写出好⽂章商务⽂书写作的步骤在了解了商务⽂书写作的概述内容之后，我们来看看商务⽂书写作的以下六个步骤：（⼀）步骤⼀：制定正确的⾏动⽬标在撰写某⼀个邮件、⼀个商务⽂书之前，我们应该⾸先回答⼀个问题，即我们希望该⽂书的对象在收到⽂书之后采取怎样的⾏动，这个⾏动的主体是对⽅，你希望他在读完这个⽂章后会有什么样的感想、什么样的⾏动。
每个⼈每天都会收到很多邮件，那么什么样的邮件最先被⼈阅读？我们如何让⾃⼰的邮件优先级提⾼？这个问题的答案也就是我们撰写商务⽂书的⾏动⽬标。
1.主动⽬标与被动⽬标需要强调的是，这个⾏动的主体是收取商务⽂书的对⽅。
因此，我们撰写商务⽂书说表达出来的意愿只能是⼀个“被动⽬标”，⽽对⽅的实际⾏动才是所谓的“主动⽬标”。
2.将被动⽬标转化为主动⽬标正如前⽂中提到的单向沟通⼀样，⼤多数⼈在撰写商务⽂书时往往陷⼊到⼀个误区当中，即将⾃⼰的被动⽬标当成了主动⽬标——只关注⾃⼰的主观想法或者需要完成的⼯作任务，⽽忽略了接收⽂书的对⽅的感受。
认识到这样⼀个误区，将被动⽬标转变为主动⽬标，就需要在明确之前的第⼀个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务⽂书的撰写者的我们在乎什么？换⽽⾔之，我们从成功撰写商务⽂书、正确传递信息并获得对⽅实际⾏动的响应中，能够收获到什么成果。
只有将我们在乎的内容与希望对⽅采取的⾏动形成⼀致，那么才能有效地把被动⽬标转化为主动⽬标。
【案例】有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发⼀个邮件告知所有的秘书。
这个邮件实际上就是⼀个商务⽂书，相当于⼀个通知。
在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的⾏动⽬标是“让所有的秘书都得去开会”⽽不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。
因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；⽽是应该进⼀步在邮件中要求所有秘书在会议前⼀个星期都对是否参加会议进⾏确认。
公共基础知识-公文写作与处理
公共基础知识-公文写作与处理(总分：81.50，做题时间：90分钟)一、单项选择题(总题数：4，分数：4.00)1.对重要事项或重大行动做出安排，应使用的文种是( )。
A．命令 B．决定 C．意见 D．公告（分数：1.00）A.B. √C.D.解析：决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。
它适用于对重要事项和重大行动做出安排。
由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：制约性、指挥性和指导性。
正确答案为B。
2.以国家强制力推行的用以规定各种行为规范的公文是( )。
A．规范性文件 B．指导性文件 C．公布性文件 D．证明性文件（分数：1.00）A. √B.C.D.解析：规范性文件。
3.作为一般性公文的结构层次序数，正确的是( )。
A．一、1、① B．一、(一)、1、(1)C．(一)、(1)、① D．一、(一)、1、①（分数：1.00）A.B. √C.D.解析：根据《国家行政机关公文处理办法》规定，公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)，第三层为“1”，第四层为“(1)，因此只有B是正确选项。
4.北京市海淀区公安分局就户籍管理事项向位于本行政辖区内的国家某部发文，应使用的文种是( )。
A．通知 B．请示 C．指示 D．函（分数：1.00）A.B.C.D. √解析：通知与指示是下行文，请示是上行文。
只有选项D适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
二、多项选择题(总题数：5，分数：5.00)5.在行政公文中，可用于上行文的公文种类有( )。
（分数：1.00）A.报告√B.请示√C.批复D.意见解析：只要对上行文和下行文定义理解即可，上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。
下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如批复、意见、决定、指示、公告、通知等。
6.不相隶属机关之间相互往来的正式公文的文种是( )。
（分数：1.00）A.请示B.函√C.批复D.证明E.报告√解析：请示、批复、报告都是上下级机关之间的公文文种。
公文写作第四章
(二)说明 1.说明的概念 说明,是一种用确切,简明,平实的语言 来解说事物,阐述事理的语言表达方式. 2.公文常用的说明方法 (1)介绍说明 (2)比较说明 (3)诠释说明 (4)数字说明 (5)分类说明 (6)图表说明
《关于"美的咨询"活动的总结》中有这样一段文字: "美的咨询"活动共包括20个活动项目,为美的 心灵,美的情趣,美的仪表,美的生活四大部分. 在"美的心灵"部分,我们安排了以人生观教育, 科技发展和经济形势宣传,历史责任教育为主要内 容的咨询活动,以及自学高考,恋爱婚姻,青年工 作,演讲朗诵等专题咨询.在"美的情趣"部分, 我们安排了摄影,美术,书法,音乐,集体舞表演 ,健美表演等6个项目的咨询活动.在"美的仪表 "部分,我们重点安排了服装,发型,眼镜,仪容 等方面的美学知识咨询.在"美的生活'部分,我 们安排了烹饪,花卉,幼儿教育,幼儿保健四个项 目的咨询.
国务院关于同意撤销云南省丽江地区 设立地级丽江市的批复
云南省人民政府: 你省《关于请求撤销丽江地区设立地级丽江市的 请示》(云政发〔2002〕72号)收悉.现批复如下: 一,同意…… 二,丽江市设立古城区.…… 三,…… 四,…… …… 国务院 二〇〇二年十二月二十六日
××党委办公厅 政府办公厅 关于召开全区农村牧区工作会议的通知 …… ……现将有关事项通知如下: 一,会议主要内容 …… 二,参加人员 …… 三,会议报到时间,地点 ……
《关于表彰肖××等同志英勇救列车的通报》中的一段文字: "共青团员肖××同志是××火车站客运班的服务员 .今年1月30日中午一点多钟,她和班里的同志正在站台 迎接快要进站的243次旅客列车.突然,在相距进站的火 车三十多米处,有辆满载卧具的三轮车,由于一个车轮在 接轨股道骤然悬空,连人带车翻到道心,眼看一场人死车 覆的事故就要发生.就在这紧急时刻,肖××毫不犹豫地 冲下站台,扑到道心,拼力往道外扒大堆卧具.共青团员 李××,王××,待业青年杨××也迅速赶来救援,将三 轮车拼命推到了道外.也就在这一刹那,列车呼啸而过, 重大伤亡事故避免了."
公文三部抄
公文三部抄第一部分：开篇在日常工作和生活中，我们经常需要撰写各种公文。
公文作为一种正式文件，具有一定的格式要求和规范，因此在撰写过程中需要遵循相关的规定和标准，以确保信息的准确传达和规范表达。
本文将从公文的起草、审核和签发三个部分展开探讨，希望能为大家在日常写作中提供一些参考和指导。
第二部分：公文的起草公文的起草是整个公文撰写过程中至关重要的一环。
在起草阶段，我们需要明确文种类别、主题内容和撰写目的，以便确保公文的主题明确、内容完整。
在起草过程中，要注意文字的简洁明了，避免使用过多的修饰词和长句，以免影响信息的传达和阅读的效率。
此外，起草时还应注意排版格式的规范性，确保字体、字号、行距等符合相关规定，使公文整体呈现出整齐、规范的外观。
第三部分：公文的审核公文的审核是保证公文质量和规范性的关键环节。
在审核阶段，审核人员需要仔细审查公文的内容和格式，确保信息的准确性和一致性。
同时，还需要检查公文的用语是否得体、逻辑是否清晰，避免出现歧义和模棱两可的表达。
在审核过程中，审核人员应当严格遵守相关规定和标准，确保公文的合规性和规范性，使公文达到预期的效果和目的。
第四部分：公文的签发公文的签发是公文正式发出的最后一个环节。
在签发阶段，签发人员需要对公文的内容和格式进行最后确认，确保公文的准确无误。
签发人员还需要在公文上签字盖章，以确保公文的真实性和权威性。
在签发过程中，签发人员应当谨慎对待，认真核对各项内容，避免出现错误和遗漏，以免影响公文的效力和形象。
结尾部分：公文作为一种正式文件，具有一定的格式要求和规范，需要在起草、审核和签发等环节严格遵循相关规定和标准，以确保信息的准确传达和规范表达。
希望通过本文的介绍和分析，能够帮助大家更好地撰写和处理各类公文，提高工作效率和表达准确性。
让我们共同努力，提升公文写作的水平和质量，为工作和生活带来更多的便利和效益。
公文写作复习题（带答案）
公⽂写作复习题（带答案）⼀、单项选择题1. 公⽂区别于其他信息记录的特点是( D )。
A．传播知识B．具备查考价值C．书⾯⽂字材料 D．具备法定的权威性2. 下⾯公⽂写作中不恰当的是（A）A.我们⼀定要严厉打击少数腐败分⼦，把反腐败进⾏到底B.以上意见如⽆不当，复印批转各有关单位认真遵照执⾏C.我们必须排除种种不利因素，争取第⼀季度建成东⽅贸易商厦D.玻璃制品⼚原党委书记张某⼀伙，⼏年来⼤量贪污盗窃，⾏贿送礼，其中仅⾏贿⼀项即达85000元3. 下列成⽂⽇期，正确的是（B）A.98年2⽉6⽇B.1998年2⽉6⽇C.九⼋年⼆⽉六⽇D.⼀九九⼋年⼆⽉六⽇4．公⽂中的祈使句常常依靠( B )。
A．语⽓词表述B．惯⽤的句式表达C．感叹词表达D．⽆主句表达5. 由机关领导对发⽂稿批注核准发出的意见并签署姓名及⽇期的活动，是发⽂处理中的( D )。
A．会商 B．审核C．注发D．签发6. 以强制⼒推⾏的⽤以规定各种⾏为规范的法规、规章属于( A )。
A．规范性⽂件B．领导指导性⽂件C．呈请性⽂件D．证明性⽂件7．办公室更改电话号码，可⽤( C)公布周知。
A．通知B．通告C．启事D．布告8. 调查报告的结构⼀般包括(A )。
A．标题、导语、正⽂、结语B．标题、正⽂、落款C．开头、导语、主体、结尾D．标题、正⽂、结语9．当问题重⼤，确急需直接上级和更⾼层次的上级机关同时了解公⽂内容时，可采⽤(C )的⽅式。
A．越级⾏⽂B．直接⾏⽂ C．多级⾏⽂D，同时⾏⽂10．公⽂要选择适宜的⾏⽂⽅式，⼀般不得( C )。
A．逐级⾏⽂B．多级⾏⽂ C．越级⾏⽂D．直接⾏⽂11. ⽤于答复下级机关请⽰事项的公⽂是( C )。
A．指不 B. 请⽰C．批复D．命令12．规范性公⽂标题的时间是(A)。
A．公⽂发布的时间B．公⽂撰写的时间C．公⽂打印的时间D．公⽂讨论的时间13．规范性公⽂的⼀致性表现在( A)。
A．与其他⽂件、作者权利具有⾼度统⼀的⼀致关系B．⽂件结构的周密有效C．⽂件的⽂字条理清楚14. 公⽂的主体部分称为（B）。
公文写作的七个基本步骤_1
公文写作的七个基本步骤文件编号文档大小是为了方便注册、分类、存储和查询。
文档大小由三个元素组成：xx代字、年份和序号。
比如“国发三号”，它的顺序是不能颠倒的。
年份必须用方括号括起来，不能缩写。
如果是联名书写，只注明主办xx文号。
xx替代的确定要科学、清晰、易懂，不要与其他xx混淆，一般由xx部门统一规定。
xxxx的代词多为“人民的头发”和“人民的政治头发”；部门的替代词通常是“* *”。
第二，发一份xx文件Xx应写全称或标准化缩写。
如“中共xx办公厅”、“中共山东省委”。
第三，秘密层面秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。
其密级的书写位置一般在文字左上角。
然而，并不是所有的正式文件都应该评分。
四.紧急程度急件要分别标“急”“急”，急件电报要分别标“急”“急”“急”，书写位置与分类相同。
如果正式文件必须同时注明紧急程度和机密级别，紧急程度一般写在机密级别以下。
动词（verb的缩写）发行人发行人表面上看不到下一个平和的写法。
提交的正式文件应在首页注明发行人名称。
例如，最后一份文件中的报告和请示应在文件编号的右侧，主管xx应签名以表明他对该文件的责任和批准。
书写位置与文档大小在同一水平线上。
不及物动词标题标题是文档的轮廓，位于文档正文上方X醒目的地方。
它的作用是通过标题，对公文的性质和要求以及公文内容所反映的主要问题有一个大概的了解，便于公文处理。
完整的标题应该由三部分组成：发帖xx、理由和语言。
比如3354《国务院关于加强xx档案工作的决定》，这是国务院高行政发布的文件标题。
发布xx——《国务院》，标题中X前面要写。
理由——“加强xx档案”是文件内容反映的xx问题，应写在标题中间部分。
原因部分通常由介词“关于”和一个高度概括公文内容的短语来表示。
在标题的语言结构中，它们充当了体裁的属性。
类型——“决定”应该写在标题的后X部分，在原因和类型之间加上“的”字。
体裁是根据体裁的目的、体裁与内容性质的关系来确定的，必须准确使用，不能随便混淆。
公文的写作步骤与方法
公文的写作步骤与方法公文的写作步骤与方法通常包括以下几个方面：1. 明确目的和目标：首先要明确写作公文的目的和目标，知道自己想要传达的信息和达到的效果是什么。
例如，是要通知、请求、建议还是报告等。
2. 收集和整理资料：在写作公文之前，需要对相关的信息、数据和材料进行收集和整理。
这些资料应该是具有权威性和可靠性的，以支持公文的内容和观点。
3. 制定提纲：在开始撰写公文之前，可以制定一个提纲，明确公文的结构和逻辑。
提纲可以包括标题、摘要、介绍、主体和结论等部分，以便整理思路和展开写作。
4. 确定语言风格和格式：公文通常需要遵循一定的语言风格和格式，要根据实际需要选择合适的表达方式。
例如，公文需要使用正式的语言和专业术语，并遵循特定的格式要求。
5. 写作和修改：在写作公文时，可以按照制定的提纲和结构逐步展开内容。
写完之后，需要进行修改和润色，确保语言通顺、准确，逻辑严密，表达清晰。
6. 校对和审查：完成公文后，需要进行校对和审查，确保没有错误和遗漏。
可以请同事或专业人士进行审查，对公文的内容、语法和格式进行仔细检查。
总的来说，公文的写作需要明确目的和目标，收集和整理资料，制定提纲，确定语言风格和格式，进行写作和修改，最后进行校对和审查，确保公文的质量和效果。
7. 注意公文的正式性：公文是一种正式的文件，因此需要遵循一些特定的规范和格式。
例如，使用正式的语言风格，注意文体的统一和文法的准确性。
同时，还要注意字体和字号的规范，行距和段落的设置等。
8. 突出重点和逻辑清晰：在写作公文时，要尽量准确和简明地表达要点，突出重点信息。
可以使用标题、标号、分段和要点总结等方式来帮助读者快速了解公文的主要内容。
同时，要确保公文的逻辑性强，条理清晰，让读者可以更好地理解和接受公文的内容。
9. 注意语气和态度：在公文中，语气和态度要冷静、客观和中立。
不应带有过多主观色彩或个人情感，而是要基于事实和理性进行表述。
避免使用带有情感色彩的词语和表达方式，以免造成误解或引起冲突。
文书撰写的基本步骤与方法
③《XX县民政局转发XX市民政局转发自治区民 政厅关于认真做好拥军优属工作的通知的通 知的通知》
例①公文主题不简明扼要，应改为《XX市教育 局关于认真贯彻中纪委X号通报精神，做好应 届大学毕业生分配工作的通知》。
例②标题显得十分臃肿冗长，可改为《中共XX 县委、XX县人民政府关于印发全县计划生育 工作会议三个文件的通知》。
（三）公文主体：
1.按事物发展的时间顺序排列。通报、 报告、会议纪要常用。
2.按事件构成要素的逻辑次序排列。即按时间、 地点、人物（单位）、过程、原因、结果、 善后等逻辑次序组织正文。报告、通报、通 知常用。
3.按提出问题——分析问题——解决问题的事 理逻辑层次排列。大多数公文可用。
4.按构成事物总体的各“部分”的性质及相互 关系排列。规范性文件、指导性文件常用。
（三）要单一、鲜明，有强烈的针对性。单 一，就是一篇公文只能有一个主题。鲜明， 就是肯定什么、否定什么、赞扬什么、批评 什么、提倡什么、制止什么，不能含糊不清。 强烈的针对性，就是主题所包含的意见、主 张、办法、措施，是为何人、何事、何问题 而提出的，清清楚楚，便于人们容易理解、 把握、贯彻和执行。
（二）根据作者的法定权限选择文种。如“命令”等。
（三）根据行文目的和行文要求以及表现主题的需要 选择文种。如“请示”、“报告”等。
四、总体构思 拟写提纲
【小训练】
根据下列故事，发散思维，尽可能多地列出议 论角度。
有一次，苏东坡游山累了，到山中小庙歇息。 主事的老道见来了一位衣着简朴的陌生人， 就淡淡地说：“坐！”并对道童喊：“茶！” 两人坐定交谈后，老道发现对方句句珠玑， 才华横溢，料想此人来历不凡，就请客进厢 房，客气地说：“请坐！”又叫道童：“敬 茶！”
公文写作的基本过程包括主题素材选材结构行文
公文写作的基本过程包括主题素材选材结构行文
摘要：
一、公文写作基本过程概述
1.主题确定
2.素材选材
3.结构设计
4.行文撰写
正文：
公文写作是一个有序的过程，它包括主题确定、素材选材、结构设计和行文撰写四个主要环节。
首先，主题确定是公文写作的第一步。
在这一阶段，作者需要明确公文的主题，即公文的中心思想和主要内容。
主题的确定要准确、明确，能够概括公文的主要内容，使读者一看主题就能明白公文的性质和内容。
其次，素材选材是公文写作的重要环节。
素材选材要求作者根据公文主题，选择与主题相关的、有说服力的材料。
这些材料可以来源于各种渠道，如书籍、文件、报告、网络等。
素材选材要求准确、全面，能够有力地证明公文的观点。
再次，结构设计是公文写作的关键环节。
结构设计要求作者根据公文主题和素材，设计公文的整体框架。
公文的结构通常包括引言、正文和结尾三个部分。
引言部分要概括主题，正文部分要详细论述主题，结尾部分要总结主题。
结构设计要求清晰、合理，能够使公文内容条理分明，便于读者阅读和理解。
最后，行文撰写是公文写作的最后一步。
行文撰写要求作者根据公文结构，用恰当的语言表达公文的内容。
公文的语言要求简洁、准确，避免使用模糊、复杂的句子。
行文撰写要求流畅、得体，能够使公文内容准确地传达给读者。
总之，公文写作是一个包含主题确定、素材选材、结构设计和行文撰写四个环节的过程。
着手公文主体部分写作五个步骤
着手公文主体部分写作五个步骤
1. 确定公文的目的和受众：在着手公文主体部分写作之前，首先需要明确公文的目的和受众。
公文的目的可以是传达信息、提出建议、解决问题等，而受众则是指公文的读者，例如上级领导、同事、客户等。
2. 列出要点和主题：根据公文的目的，列出需要在主体部分涵盖的要点和主题。
要点是指公文中需要提及的关键信息或观点，而主题则是指公文整体的核心内容或主旨。
3. 组织思路和结构：在写作公文主体部分之前，需要先组织思路和结构。
可以使用逻辑顺序、时间顺序、问题解决顺序等方法来组织公文的内容，确保信息的有序传达和逻辑清晰。
4. 编写段落和句子：根据要点和主题，将公文的内容分成若干段落，并在每个段落中逐步展开。
每个段落应该有一个明确的主题句，用于引出该段落的主要内容。
句子应该简洁明了，避免冗长和复杂的表达方式，同时要注意使用正确的语法和标点符号。
5. 修订和编辑：在完成公文主体部分的写作之后，需要进行修订和编辑。
检查公文的逻辑性、连贯性和准确性，确保信息的准确传达和文章的整体质量。
可以注意排版格式、语言风格、用词准确性等方面，使公文更加规范和专业。
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竭诚为您提供优质文档/双击可除公文的写作过程分为哪几个步骤篇一：公文写作的步骤公文写作的步骤商务文书写作需要经过六个步骤：制定正确的行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定文章的层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。
一、如何制定正确的行动目标二、撰写商务文书的行动目标是希望该文书的对象收到文书后采取什么行动。
三、1.制定目标的误区四、在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。
因此，撰写商务文书时撰写者的意愿是“被动目标”，目标读者的实际行动才是“主动目标”。
很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区——把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书方的感受。
五、认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。
这就需要思考一个问题：作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。
六、2.避免误区的案例七、以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。
八、某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求秘书在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。
九、这封邮件就是一个商务文书。
在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，因此邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。
十、要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。
总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。
换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。
二、如何确定文章的正式程度1.判断依据：正式指数判断商务文书的正式程度，可以依据正式指数。
正式指数主要由三个问题来确定：●撰写者本身是否了解目标读者？●目标读者的地位比撰写者低吗？●商务文书的内容是好消息吗？商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1～10分之间予以打分。
例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7分，不了解的或者很不了解的为1～3分；给下属写文书为10分，给平级写为5分，给上级写为1分；内容为好消息的为10分，坏消息的为1分。
三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。
2.正式程度的表现商务文书的正式程度表现在三个方面：形式形式是指商务文书采用的媒介形式，如电子邮件、书信或便签等。
媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。
按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉；一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。
称谓称谓就是指对目标读者的称呼。
语气语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。
篇二：公文写作的步骤公文写作的步骤商务文书写作需要经过六个步骤：制定行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。
以下对这六个步骤的要点做详细说明。
一、制定行动目标在撰写某一个商务文书之前，应该首先回答一个问题，即希望该文书的对象收到文书后采取什么行动，这个问题的答案就是撰写商务文书的行动目标。
1.制定目标的误区在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。
因此，撰写商务文书表达的意愿是“被动目标”，对方的实际行动才是“主动目标”。
很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区，把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书的对方的感受。
认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。
这就需要再问自己一个问题：作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有将撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。
2.避免误区的案例下面以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。
在某公司中，总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求她在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。
这封邮件就是一个商务文书。
在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，而不是简单地通知会议的时间和地点。
因此，在邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样并不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。
要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。
总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。
换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。
二、确定文章正式程度确定文章的正式程度时，需要把握以下内容：1.判断依据：正式指数判断商务文书中应该采用的正式程度时，可以应用“正式指数”操作。
正式指数主要根据以下三个问题确定：●撰写者本身是否了解目标读者？●目标读者的地位比撰写者低吗？●商务文书的内容是好消息吗？商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1－10之间予以打分。
例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7、8分，不了解的甚至很不了解的为1－3分；给下属写文书则为10分，给平级写则为5分，给上级写则为1分；内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。
三个问题的得分之和越低，相应的商务文书应该越正式。
2.正式程度的表现了解了正式指数的内容之后，就需要了解商务文书正式程度的表现方面：形式形式是指商务文书采用的媒介形式，例如电子邮件、书信或便签等。
媒介形式不同决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。
按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉。
一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。
称谓称谓就是指对目标读者的称呼。
语气语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。
三、确定文章总体风格撰写商务文书的第三个步骤是确定文章的总体风格。
1.把握依据：游说矩阵把握商务文书的总体风格时，可以依据游说矩阵。
如图1所示，在游说矩阵中，纵坐标表示资源的充足程度，即沟通内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难，横坐标代表商务文书的撰写者与目标读者立场的一致程度，即双方是否相互认可。
这两方面的因素共同决定了商务文书的总体风格。
图1游说矩阵由此可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：第一象限的简单型，特点是撰写者与目标读者立场一致，并且资源充足、不存在障碍；第二象限的说服型，特点是资源充足，但撰写者与目标读者立场不一致；第三象限的艰难型，特点是撰写者与目标读者立场不一致，资源也不充足；第四象限的解决问题型，特点是撰写者与目标读者立场一致，但资源并不充足。
2.总体风格设定根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商务文书的总体风格：简单型简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。
简单型商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也保持一致，所以在内容上只要告诉目标读者要发生的事情即可，篇幅可以尽量简短。
说服型由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍然需要与目标读者进行反复沟通。
因此，这类商务文书通常篇幅较长，简短的形式无法表达清楚，并且需要突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。
解决问题型解决问题型商务文书通常用于员工与领导进行沟通并且意见不一致的时候，总体风格是有问有答且篇幅较长。
换言之，在这类商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式向目标读者提供一种甚至多种方法的解决方案。
艰难型艰难型商务文书在资源和立场上都遇到了障碍，达到有效沟通的几率很小，是否有值得花费精力撰写就要三思而后行。
【案例】安排新年晚会某公司总经理要求秘书安排公司的新年晚会，预算是5000元。
在这个事件中，秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件：1.秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近，且饭菜可口，预算也没有超出5000元。
这种情形属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。
2.秘书找到了一个场所，各方面都符合要求，只是报价。