浪潮集团重大活动档案管理规定

重大活动和突发事件档案管理办法文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2020.12.12•【文号】国家档案局令第16号•【施行日期】2021.06.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局令第16号《重大活动和突发事件档案管理办法》已经2020年11月26日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2021年6月1日起施行。

局长陆国强2020年12月12日重大活动和突发事件档案管理办法目录第一章总则第二章工作职责第三章管理要求第四章档案利用与开发第五章附则第一章总则第一条为了加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》等相关法律、法规，制定本办法。

第二条本办法所称重大活动是指在中华人民共和国境内外组织举办的，对党和国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第三条本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为经济社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第五条各地区各部门应当加强对重大活动和突发事件档案工作组织领导，建立健全工作制度，保证档案管理做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

第六条重大活动和突发事件档案的收集、整理、数字化和移交等工作所需经费应当纳入活动经费预算或保障措施。

第一章总则第一条为加强重大活动档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的重大活动档案管理工作，包括重大活动策划、组织、实施、总结等过程中的各类档案资料。

第三条重大活动档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保重大活动档案的全面、完整，不遗漏重要资料。

2. 准确性原则：档案资料应真实反映重大活动的实际情况，确保信息准确无误。

3. 系统性原则：档案资料应分类有序，便于查询和利用。

4. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄密。

第二章档案收集与整理第四条重大活动档案的收集范围：1. 重大活动策划阶段的相关文件，如活动方案、预算、审批文件等；2. 重大活动组织阶段的相关文件，如人员安排、物资调配、场地布置等；3. 重大活动实施阶段的相关文件，如活动通知、签到表、照片、视频等；4. 重大活动总结阶段的相关文件，如总结报告、评估报告、表彰文件等；5. 其他与重大活动相关的文件、资料。

第五条档案收集的要求：1. 档案收集应做到及时、全面、准确；2. 收集的档案资料应真实、合法、有效；3. 档案资料收集后应及时进行分类、整理。

第六条档案整理的要求：1. 按照档案分类标准进行分类，确保档案的系统性；2. 对档案资料进行编号、登记，便于查询；3. 档案资料应按照时间顺序排列，保持档案的完整性；4. 对破损、褪色的档案资料进行修复、复制，确保档案的准确性。

第三章档案保管与利用第七条档案保管的要求：1. 档案资料应存放在安全、干燥、通风的库房内；2. 档案资料应按照分类、编号进行摆放，便于查找；3. 档案资料应定期进行检查、维护，防止虫蛀、霉变等；4. 档案资料不得擅自借阅、复制、外传，确需借阅的，需经单位负责人批准。

第八条档案利用的要求：1. 档案资料查询应遵循真实性、准确性、完整性原则；2. 查询档案资料应填写查询登记表，记录查询人、查询内容、查询时间等信息；3. 查询档案资料不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 查询档案资料不得用于非法目的。

第一章总则第一条为了规范大型活动档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在大型活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位举办或参与的大型活动档案管理工作。

第三条大型活动档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性和可利用性原则。

第四条本单位应建立健全大型活动档案管理机构，明确档案管理人员职责，确保档案管理工作顺利开展。

第二章档案收集与整理第五条大型活动档案的收集范围包括：（一）活动策划文件：活动方案、活动预算、活动审批文件等。

（二）活动组织文件：活动通知、活动日程安排、活动流程图、活动场地布置图等。

（三）活动实施文件：活动报道、活动照片、活动视频、活动礼品、活动用品采购清单等。

（四）活动总结文件：活动总结报告、活动效果评估、活动反馈意见等。

第六条档案收集应做到以下几点：（一）及时性：活动结束后，应及时收集相关档案材料。

（二）全面性：收集的档案材料应涵盖活动的各个方面，确保档案的完整性。

（三）准确性：收集的档案材料应真实、准确，不得篡改、伪造。

第七条档案整理应遵循以下程序：（一）分类：根据档案材料的性质、内容进行分类。

（二）编目：对每份档案材料进行编号，建立档案目录。

（三）装订：将档案材料按照编号顺序装订成册。

（四）归档：将整理好的档案材料按照类别和顺序归档。

第三章档案保管与利用第八条档案保管应做到以下几点：（一）安全存放：档案材料应存放在安全、干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠的场所。

（二）定期检查：定期对档案材料进行检查，确保档案的完好。

（三）保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案材料，应采取相应的保密措施。

第九条档案利用应遵循以下原则：（一）合法性：档案利用应符合国家法律法规和政策要求。

（二）真实性：提供档案材料时，应确保其真实、准确。

（三）及时性：及时提供档案材料，满足用户需求。

第十条档案查询与借阅：（一）查询：用户可通过电话、邮件、现场等方式查询档案信息。

国家重点研发计划项目档案管理要求国家重点研发计划项目档案是重要的历史遗产和宝贵的文化资源，具有科技研发过程、成果和效应的记录与评价，以及科技成果的知识产权管理、政策制定和决策参考等功能。

为了做好国家重点研发计划项目档案管理工作，需要遵循以下要求：一、明确档案管理部门及职责国家重点研发计划项目档案管理工作由开展该计划任务的主管单位的档案管理部门负责。

档案管理部门应当承担从项目成立、实施、验收到档案保管的全过程管理工作。

具体职责包括：（1）制定并推广项目档案管理制度、规范、流程和方法；（2）协调项目编制实施中的档案管理工作；（3）对项目档案进行审核、整理、采集、鉴定、排序、归档、保管和利用；（4）维护国家重点研发计划项目档案的完整性、保全性、机密性和可用性。

二、按照统一规范进行档案管理（1）制定项目档案管理规范与实施细则，做好档案管理工作记录；（2）制定并完善项目档案文件及其编号、分类、鉴别标志、整理和盒装等标准；（3）建立完整的基础档案与技术性档案；（4）利用现代化手段建立项目档案数字化管理系统；（5）对档案的交接、调取、借阅、复制等操作应作出详细规定。

三、强化档案保密管理国家重点研发计划项目档案涉及国家的科技成果，可能涉及到国家的重大利益和劳动成果，必须要进行保密管理。

具体要求如下：（1）严格履行项目涉密性审查程序，建立涉秘档案清单；（2）对于涉密材料执行严格的鉴定、存储和访问等管理；（3）对档案保管单位和人员进行涉密档案的保密教育和管理；（4）保密追责制度建立，对违反秘密管理规定者追究相应的责任。

四、加强档案保护和利用（1）根据档案材料的性质、历史价值和使用需求，制定完善的档案保存、修缮、消毒、调储、公开与保密、利用相应规定；（2）通过制作数字化档案、实施档案信息化、充实档案库等途径提高档案利用水平；（3）积极利用档案资源，推动相关学科研究和成果的产生和应用；（4）定期开展档案展览、文化社会活动等宣传教育，弘扬优秀文化传统。

浪潮ERP协同办公系统方案概述 系统总体框架浪潮协同办公系统是浪潮集团根据16年对于办公自动化软件不断应用和更新的基础上，结合政府办公行业规范和企业应用智能的基础上，采用.net开发的一套基于web基础上的管理软件。

产品以政府行业办公为基础，包括公文管理规范、档案管理标准、会议制定规则等等应用，一方面解决业务协同应用，另一方面实现部门的协同工作，简化工作步骤，灵活、规范。

浪潮协同办公系统构成从宏观上讲主要包括两个部分：门户、办公；从微观上分就分为信息和功能两大部分,包括门户(领导办公门户、部门办公门户、个人办公门户)等信息展现、公文管理、工作计划、档案管理、会议管理、信访登记、车辆管理、资料管理等几十个模块，能够满足客户方这样的集团企业办公自动化的需要。

图浪潮协同办公系统架构浪潮协同办公系统的主要目标是实现一个集成的协同办公环境，让所有工作人员能够利用平台实现协同工作和协同知识。

主要包括以下几个方面：1、建立内部协作平台使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

单点化集成的即时通讯工具无疑是本方案的集中亮点，可以通过浪潮自助开发的或集成的即时通讯工具单点登陆软件，实现客户端消息提醒工具，不用登陆微软的IE便可以登陆系统或者处理事务，大大方便您的使用；2、建立信息发布平台在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

通过多级分类，使得信息协同处理，灵活调用。

解决信息发布的知识存储、分布，采用AJAX技术实现信息窗口的拖动、布局、样式等多方式处理，灵活，简单，使得您的办公和访问网页查询新闻近在一步；3、实现工作流程的自动化这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。

各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，达到可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。

重大活动档案登记制度
为了加强对单位重大活动、重点工作档案的登记管理工作，保证各项活动所形成的档案齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合本单位实际制定本制度。

一、本制度所称重大活动档案，是指本中心重大会议、重大工作事项安排、科技等活动中所形成的文字、图表、声像资料及实物。

二、重大活动的主办科室和有关人员应当在活动开始前通报档案室。

并填写“重大活动档案登记表”。

三、登记的范围为：
(1)举办的重大会议、科技、文化、体育等活动形成的档案；
(2)本中心与其他城市相互往来形成的档案；
(3)本中心报请局以上有关部门批准的重大活动、制度；
(4)重大自然灾害以及抢险救灾形成的档案；
(5)在国内、省内、市内有重大影响的工作方法和典型经验形成的档案；
(6)县级以上领导干部及知名人士来本中心视察工作形成的档案；
(7)其他重大活动形成的档案。

三、各项重大活动的文字材料、照片、录像均应按归档要求，由参与科室指定专人负责，活动结束后一周内及时进行整理、归档、立卷，严防丢失，任何个人和单位不得据为己有。

四、对重大活动档案实行由档案室集中保管原则，以保持其完整性。

五、保管重大活动档案的科室必须采取有效措施，确保档案的安全和完整。

对因保管条件恶劣或者其他原因可能导致重大活动档案严重损毁和不安全的，档案室有权提前接收。

六、根据工作要求档案室负责对已存档的重大活动档案进行分析、研究，积极开发档案信息资源，简化手续，做好各项归档材料对现实工作中重大活动的服务工作。

2024年档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度本机构秉承档案集中统一管理之原则，严格依照档案法律法规的相关规定，由各相关部门负责搜集完备档案资料，并进行系统整理、立卷，定期移交给档案室。

档案管理人员负责严格审查、分类整理、编制检索工具，并妥善存放。

任何部门或个人均不得私自占有档案材料，长期存放或拒绝归档。

档案资料的归档、保管、借阅、保密、登记及销毁，均须遵循以下规定：一、归档所有在本单位职能活动中产生的，具备查考利用价值的文件、图纸、表格、声像、实物、电子等不同类型和载体的资料均应纳入归档范畴。

1、归档时间。

各部门应按时搜集、整理各类文件资料。

各业务部门在工作中形成的具有保存价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员负责收集并统一归档。

文书档案应在每年年底前完成收集、整理和归档工作。

档案立卷由项目主持人提供资料，相关业务人员负责归档。

设备档案、声像档案和实物档案则应随时归档。

2、归档要求。

档案工作人员应细致完成档案的收集、整理、分类、鉴定工作，确保文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。

卷内文件应按照规定顺序排列，一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须为原件。

同时确保字迹清晰、内容完整、签章手续完备、保管期限准确。

归档的照片应附简要说明，录像带应附内容提要。

3、归档份数。

本单位通常归档两份，并必须保存一套档案原件。

4、归档手续。

各部门整理归档后，应按规定移交给档案中心，并办理交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

二、保管1、确保资料档案质量符合完整、准确、系统的标准，进行分类编号并妥善保管；2、资料档案应按照档号排放，档案柜应编制顺序号，并张贴相关档案资料管理规章和制度；3、借出的档案必须按时归还，使用后的档案应立即归还原位；4、严禁窃取、出售或篡改档案；5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉等措施；6、监测并记录档案室的温湿度；7、每半年对档案室进行全面检查、清点，及时处理发现的问题。

专题档案是指国家机构、社会组织以及个人在某项重大活动（事件）中直接形成的各种载体的档案，是党委、政府以及本单位作出科学决策时的重要借鉴材料、同时为编史修志和工作查考提供可靠的依据。

但过去由于缺少规范，监督各类重大活动档案管理工作的渠道不畅，活动结束以后，活动中形成的各类文件材料没能及时收集和有效管理，造成了档案材料割裂、散失、损毁和流失，给档案信息资源建设带来了巨大损失。

因此，做好专题档案的收集归档、管理与服务工作，是档案工作的当务之急。

一、专题档案管理的原则重大活动档案管理工作应遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

具体说来，有收下几项原则：（一）提前介入原则。

各类重大活动一般都要设立一个临时性的综合协调领导机构，档案工作人员要介入。

（二）专人专管的原则。

每一项专题工作或专项活动形成的资料，都应该固定专人管理。

由于目前各地区的党政机关、企事业单位、社会团体开展的各类专题活动越来越多，形成的材料也越来越多，所以档案部门打破常规，设专人管理，否则容易造成专题档案无人管理的情况。

（三）坚持及时收集归档原则。

做好专题文件材料的及时归档，对保证归档文件材料的齐全至关重要。

档案部门需要主动出击，在活动结束后及时收集整理，做到重大活动中形成的专题档案齐全完整。

二、专题档案收集的具体要求和范围（一）专题档案收集的具体要求1、领导重视，超前管理。

做好各项重大活动档案的管理工作，关键在于加强领导，狠抓落实。

各单位领导要充分认识到重大活动档案的重要性，重视重大活动档案的管理工作。

2、制度保障，规范管理。

档案管理部门要根据档案工作实际，制订出本单位各种专项工作和专项活动档案管理的实施意见，建立健全资料的收集工作制度、管理制度、保密制度、查阅资料制度等管理制度。

3、落实责任，建立一支稳定的专项活动档案管理兼职干部队伍。

要明确各种专项工作和专项活动档案管理的负责人和收集档案的责任人，明确各参与单位、部门档案管理的兼职档案员，由责任人定期向各兼职档案员收集。

第一章总则第一条为加强重大活动档案的科学管理，确保档案的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合我国实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我国境内各级机关、团体、企事业单位以及其他社会组织举办的具有重大意义或重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动以及应对突发事件过程中形成的各类档案。

第三条重大活动档案是反映国家和社会发展历程的重要历史记录，对于维护国家利益、促进社会进步、提高治理能力具有重要意义。

第二章档案分类与范围第四条重大活动档案分为以下几类：1. 文字档案：包括会议纪要、讲话稿、通知、请示、报告、总结等；2. 图表档案：包括活动海报、展板、流程图等；3. 声像档案：包括照片、录像、录音等；4. 实物档案：包括奖杯、证书、纪念品等。

第五条重大活动档案的范围包括：1. 重大活动筹备阶段形成的各类文件材料；2. 重大活动实施阶段形成的各类文件材料；3. 重大活动总结阶段形成的各类文件材料；4. 应对突发事件过程中形成的各类文件材料。

第三章档案管理职责第六条重大活动档案管理工作由活动主办单位负责，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，明确档案管理职责；2. 组织档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 建立档案检索系统，方便查阅；4. 定期对档案进行鉴定和销毁；5. 加强档案信息化建设，提高档案管理水平。

第四章档案收集与整理第七条重大活动档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的齐全，不得遗漏；2. 真实性原则：档案内容应真实反映活动情况；3. 及时性原则：档案收集工作应与活动同步进行。

第八条重大活动档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案类别进行分类整理；2. 规范命名：档案命名应规范、准确；3. 编制目录：编制档案目录，方便查阅。

第五章档案保管与利用第九条重大活动档案保管应遵循以下要求：1. 安全保管：确保档案安全，防止丢失、损毁；2. 环境适宜：保持档案库房温度、湿度适宜；3. 防虫、防霉：定期进行档案防虫、防霉处理。

2024年档案管理重点工作安排及举措随着信息化和数字化时代的到来，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。

为了更好地保护和利用档案资源，推动档案事业的发展，2024年的档案管理重点工作将主要围绕以下几个方面展开。

一、数字化档案管理随着信息技术的快速发展，数字化档案管理成为未来档案工作的重要方向。

为了提高档案信息的便捷性和可利用性，档案管理部门将加大数字化档案工作的力度。

具体举措包括：1.推进数字化档案建设。

加快对历史档案、重要文件和资料的数字化处理，建立高效可靠的数字化档案管理系统，满足各级各类档案的数字化管理需求。

2.加强数字档案安全保护。

建立健全数字档案安全管理机制，加强数字档案信息系统的安全监控，确保数字档案的完整性和可靠性。

3.推动数字档案资源共享。

加强各部门档案资源的共享和开放，推动数字档案资源的互联互通，为社会公众提供更加便捷的档案查询和利用服务。

二、档案信息化管理随着社会的发展和档案资源的增加，档案信息化管理成为当前和未来的重要任务。

具体举措包括：1.加强档案信息平台建设。

建立健全档案信息管理平台，整合各类档案信息资源，为各级各类档案管理机构提供便捷的信息管理服务。

2.推进档案信息化应用。

加强对档案信息化管理系统的建设和应用，提高档案管理工作的信息化水平，提升档案管理效率和服务质量。

3.加强档案信息安全保护。

建立完善的档案信息安全管理制度，加强对档案信息的安全保护和风险防范，确保档案信息的机密性和完整性。

三、档案资源开发利用档案是历史的见证和珍贵的文化遗产，开发和利用档案资源对于促进社会发展和文化传承具有重要意义。

具体举措包括：1.推进档案资源开发工作。

加强对历史档案和文化遗产的开发利用，挖掘和整理具有历史价值和研究意义的档案资源，为社会和学术研究提供更加丰富的历史文化资源。

2.加强档案资源数字展示。

利用现代科技手段，加强对档案资源的数字展示和宣传，提高档案资源的知名度和影响力，吸引更多的社会公众参与档案文化的传承和保护工作。