案卷目录、卷内文件目录录入方法

档案的整理与编⽬⽅法档案的整理与编⽬⽅法（供参考）⼀、档案整理概述（⼀）档案整理的概念和基本要求档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的⽂件材料进⾏系统化、条理化的过程。

档案整理的基本要求：遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件材料之间的有机联系；区分⽂件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利⽤。

档案整理的基本⽅法有两种：1、以案卷为单位整理。

以案卷为单位整理就是⽴卷，即按照⽂件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。

所谓案卷，就是⼀组有密切联系的⽂件的组合体。

⽴卷是⼀个分类、组合、编⽬的过程。

分类即按照⽴档单位的档案分类⽅案，对⽂件材料进⾏实体分类；组合即将经过分类的⽂件材料，按⼀定形式组合起来；编⽬即将经过组合以后的⽂件材料，进⾏系统排列和编⽬。

以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

2、以件为单位整理。

以件为单位整理就是按照⽂件材料形成和处理的基本单位进⾏整理。

⼀般来讲，⼀份⽂书材料、⼀张图纸或照⽚、⼀盘录⾳带或录像带、⼀本表册或证书、⼀⾯锦旗、⼀个奖杯等均为⼀件。

⽂书材料的正本与定稿作为⼀件，转发件与被转发件为⼀件，正件与附件作为⼀件，原件与复制件作为⼀件，来⽂与复⽂可为⼀件。

以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

⼆、⽂书材料的整理⽂书材料是指⽴档单位在党群⼯作、⾏政管理和业务管理活动中形成的、以⽂字和纸质为主要信息记录⽅式的⽂件材料。

（⼀）以案卷为单位整理以案卷为单位整理⽂书材料时应当符合《⽂书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。

1、分类按照⽴档单位的档案分类⽅案，在⽂书部门和业务部门做好平时⽂书材料收集、分类⼯作的基础上，将属于归档范围的⽂书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将⽂书材料按其形成或针对的年度分开。

（2）分保管期限：根据国家有关规定和⽴档单位制定的档案保管期限表，将⽂书材料按不同的保管期限分开。

（3）分内容（1、分类别：将⽂件材料按⽴档单位档案分类⽅案中确定的⼀级类⽬和⼆级类⽬分开。

案卷目录、卷内目录说明
案卷目录说明：
案卷目录应包括序号、档号、案卷题名、总页数和保管期限。

这些信息应与案卷封面所标识的信息一致。

备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

卷内目录说明：
卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期和页数。

序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的排列序号。

文件编号是红头文件的文号，即文件材料印制时的编号，包括代字、年度和序号。

责任者应使用全称或规范性简称填写。

文件题名应照实抄录，如果文件材料没有标题，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

日期是文件材料的形成日期，即盖章落款的日期。

页数应填写该文件的总页数或起止页号。

文书档案案卷目录新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求(文书档案)一、档案录入要求1、文书档案传统方法(1)文书档案案卷目录:必著项目:全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数著录要求:全宗号:4位，例:0051目录号:2位(不足位的在前面补零占位，下同)例:01案卷号:3位，例:001题名:是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例:鞍山市档案局行政办公会议记录年度:4位，例:1995责任者:指立档单位名称，必须著明全称。

例:鞍山市档案局文件起止时间:录入卷内文件成文日期的起始时间。

8位。

例1995年1月2日，录入格式:19950102至:录入卷内文件成文日期的终止时间。

8位。

例:1995年12月1日录入格式:19951201 保管期限:选择著录，例:永久分类号:分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。

例:01分类名称:根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例:党群总页数:无位数要求，以实际为准。

例:一共为63页，著录格式:63(2)文书档案卷内目录:必著项目:全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、页数著录要求:全宗号:4位，例:0051目录号:2位，例:01案卷号:3位，例:001页号:为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。

例:001 卷内顺序号:用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。

例:01文件编号:指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例:鞍档发,2003,004号,其中,2003,不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。

题名:最大长度为60个汉字，例:鞍山市档案局关于XX活动的通知。

文书档案案卷格式（GB/T 9705-2008）1 范围本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。

本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

2.1 文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。

2.2 案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

3 案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

3.1 硬卷皮格式3.1.1 硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用310mm×220mm。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。

本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

3.1.2 案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。

各项目具体位置、尺寸（见附录B）。

3.1.3 封面项目的填写方法3.1.3.1 全宗名称全宗名称相同于立档单位的名称。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。

不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。

3.1.3.2 类目名称类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。

在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

3.1.3.3 案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。

案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

文字应力求简练、明确。

3.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。

3.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

3.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

专指传统老方法的档案：
一、 案卷目录录入（指整卷装订的案卷）：
案卷管理 案卷著录
案卷题名：（封皮题名）
全宗号：如005（保留三位数）
目录号：如001或002或003
案卷号：如0001
年度：如1999
类别（机构）：XXX 类
归档号：（不用填）
分类号：（不用填）
保管期限：（永久或长期或短期）
页数：（本卷总页数）
案卷起始时间：（指本卷时间最早那份文件时间）如19990101 案卷终止时间：（指本卷最晚那份文件时间）如19991230
（前面0为填加位数，全宗号、目录号保留三位数，案卷号为四位数）
二、卷内文件目录录入（指整卷装订的案卷）：
档案著录正题名：（文件标题）
副题名：（不用填）
文号：如港区办发〔1999〕1号
责任者：（落款单位）
档号：全宗号--目录号--案卷号--文件序号
如005-001-0001-001
005-002-0001-001 （前面0为增加位）
005-003-0001-001
全宗号目录号案卷号文件序号
（注：前面0为填加位数，全宗号、目录号、文件序号保留三位数，案卷号为四位数）
年度：如1999
类别（机构）：如XXX类
归档号：（不用填）
保管期限：（永久、长期、短期）
主题词：（可填可不填）
分类号：（如0001即为案卷号）
缩微号：（不用填）
载体类型、张数、图像文件：（不用填）
时间：如19990809
页号：（文件所在第几页）。

卷内目录编写说明一、1）卷内目录按照统一的格式填写；2）卷内目录的右上角标明案卷类目代号,如，“党办”标“1998-DQ11”，字体是“宋体”，字体大小“10”，不加粗。

二、文号写全称，如年代写19**、20**；##号前去掉0。

三、1）责任者除了明确的简称，大多要写具体；2）校内部门前都要冠以“上海电专”，如：“上海电专教务处”；3）本市单位大多前面冠以“市”，如“市教委”、“市委组织部”“市劳保局”；4）“上海电气（集团）总公司”等单位写明确的全称；5）“##委员会”和“##办公室”如果语句通顺，可以简称“##委”和“##办”；6）一个格子里尽量一个词一行字，力求排版的美观。

四、1）题名里的年月日也要写全称，尽量用阿拉伯数字；2）语句要通顺；如“##部门关于##的通知”；3）一份文件里的几个大问题用分号隔开，或者用“1>2>3>……”标明；每个问题另起一行；4）如果一格里一份文件内容写不下，转下一行，下一格内容写完设置为“靠上”；下一条文件相应往后挪一行。

五、1）日期是本年，就只要用“**.**”表示月日就可以；如果不是本年，就要用“20**.**.**”表示年月日；2）如果日期是“**.10”、“**.20”、“**.30”，要设置单元格-数字-自定义-0.00；如果光有月份，比如7月，就用“7.”表示。

六、1）页号前不要“0”；2）一份案卷的最后一条文件的页号用“**-**”表示；注意写好会不会变成乱码，如果乱码，就设置为“**--**”，或者“**—**”等。

七、1）在填写的时候可根据具体情况缩小字体，使页面整洁；2）编写好之后做“页面设置”，选“A4纸”；页边距：上“1.5”、下“3.5”、左“2.9”、右“0.9”；3）分页预览：如果一个表格在2页以上，就在分页预览里，用分页符将表格拉成一页。

八、打印预览：最后效果以打印预览为准，检查错误。

九、每个部门做好卷内目录存盘，移交档案室，因为可能做小的调整，不用打印出来；另外，每个部门在自己的电脑里备份一下卷内目录，防止遗失。

文书档案立卷归档操作说明一、收集范围根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，收集的归档文件材料应组件齐全、内容完整，做到真实、准确、系统。

二、组卷（一）卷的构成。

各部门文书档案以卷为单位进行立卷归档。

归档文件一般以一个事由归一卷，按文件形成先后顺序排列。

（二）卷内文件排序。

正本（红头文件）与定稿（包括法律法规重要文件的历次修改稿）为一件，正本在前，定稿在后；转发文与被转发文本为一件，转发文在前，被转发文在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；来文与复文（请示与批复，函与复函等）为一件，复文在前，来文在后；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；收文处理用纸与来文为一件，收文处理用纸在前，来文在后；内部请示、报告（签报用纸）为一件。

三、分类方法按照“年度－机构－保管期限”三级分类。

（一）按年度分类。

将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度。

临时性机构形成的文件，视情况可以按年度立卷，也可以放在工作结束的年度立卷。

（二）按机构分类。

将文件按其形成或承办部门分类，涉及多个部门形成的文件归入文件主办部门，其他部门将相应的复制件归档。

（三）按保管期限分类。

根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》每卷保管期限分为永久、30年、10年。

不同年度、不同保管期限的文件不得混淆。

四、修整（一）凡是破损，字迹难以辨认的文件材料要进行修补复制。

（二）不得用废纸打印文件、立卷归档（若不慎有用废纸打印的情况，应用铅笔将废弃一面划掉）。

（三）过小的纸张应加贴A4衬纸；装订部位有字迹或过窄应加贴纸边，胶水应干透；纸张大于卷面的文件应折叠整齐。

公安机关刑事案件卷宗材料装订顺序一、刑事侦查卷正卷（一）诉讼文书及技术性鉴定材料部分1. 卷宗封面2. 卷内目录3. 立案、管辖文书（1）《接受刑事案件登记表》、《接受刑事案件笔录》（2）《立案决定书》（3）《不予立案通知书》、《不服不立案决定复议申请书》、《复议决定书》（经复议决定立案的此3种文书入卷）（4）检察院《立案通知书》（5）《指定管辖决定书》（6）《移送案件通知书》4. 回避、律师参与诉讼文书（1）《回避申请书》、《回避/驳回申请回避决定书》、《不服驳回申请回避决定复议申请书》、《复议决定书》（2）《安排律师会见非涉密案件在押犯罪嫌疑人通知书》（3）《涉密案件聘请律师决定书》（4）《准予会见涉密案件在押犯罪嫌疑人决定书》5. 强制措施文书（1）《拘传证》（2）《拘留证》、《拘留通知书》（3）《延长拘留期限通知书》（4）《释放通知书》、《释放证明书》（对被拘留的犯罪嫌疑人）（5）《提请批准逮捕书》（6）检察院《批准逮捕决定书》（7）检察院《不批准逮捕决定书》、《要求复议意见书》、检察院《复议决定书》、《提请复核意见书》、检察院《复核决定书》（8）《逮捕证》、《逮捕通知书》（9）《提请批准延长侦查羁押期限意见书》、检察院《批准延长侦查羁押期限决定书》、检察院《不批准延长侦查羁押期限决定书》（10）《延长侦查羁押期限通知书》（11）《重新计算侦查羁押期限通知书》（12）《释放通知书》《释放证明书》（对被逮捕的犯罪嫌疑人）（13）《取保候审申请书》、《不予取保候审通知书》（14）《取保候审决定书》、《变更强制措施通知书》（15）《取保候审保证书》（16）《收取保证金通知书》（17）《退还保证金决定书》、《退还保证金通知书》（18）《没收保证金决定书》、《没收保证金通知书》、《对保证人罚款/没收保证金复核决定书》（19）《对保证人罚款决定书》、《对保证人罚款/没收保证金复核决定书》（20）《责令具结悔过决定书》、《悔过书》（21）《解除取保候审决定书》（22）《监视居住决定书》、《变更强制措施通知书》（23）《解除监视居住决定书》6、侦查文书（1）《传唤通知书》（2）《未成年犯罪嫌疑人法定代理人到场通知书》（3）《搜查证》（4）《提讯证》（5）《通缉令》、《关于撤销××号通缉令的通知》7、检验、鉴定、认定结论及相关文书（1）《解剖尸体通知书》、《尸体检验报告书》（2）《鉴定聘请书》、《鉴定结论通知书》，补充鉴定申请，重新鉴定申请，形势技术鉴定、法医鉴定、精神病医学鉴定、价格鉴定、会计鉴定、电子数据鉴定等的鉴定书（3）《道路交通事故认定书》（4）《火灾原因认定书》、《火灾原因重新认定决定书》（5）《火灾事故责任书》、《火灾事故责任重新认定决定书》8、结案文书（1）《起诉意见书》（2）检察院《补充侦查决定书》、《补充侦查报告书》（3）被害人提出附带民事诉讼的有关材料（4）《撤销案件决定书》（5）《死亡通知书》9、卷宗封底（二）证据部分1. 卷宗封面2. 卷内目录3. 犯罪嫌疑人供述、辩解（1）《盘问笔录》（2）《讯问笔录》（3）犯罪嫌疑人亲笔供述、辩解材料4、证人证言、被害人陈述及相关文书（1）《询问通知书》（2）《未成年证人/被害人法定代理人到场通知书》（3）《询问笔录》、报案材料、被害人亲笔陈述材料、证人证明材料5、勘验、检查、搜查、调取、辨认所获证据及相关文件（1）《现场勘验笔录》、现场图、现场照片、《扣押物品文件清单》，《复验复查笔录》及照片、《扣押物品文件清单》（2）《检查笔录》及照片、《复验复查笔录》及照片（3）《侦查实验笔录》及照片、绘图（4）对犯罪嫌疑人、场所的《辨认笔录》（5）《搜查笔录》、《扣押物品、文件清单》（6）《调取证据通知书》《调取证据清单》（7）书证（8）物证、物证照片（9）视听资料内容打印件、记录件（10）对书证、物证的《辨认笔录》（11）《处理物品、文件清单》（12）《发还物品、文件清单》（13）《随案移交物品、文件清单》（14）《销毁物品、文件清单》（15）《扣押/解除扣押通知书》（16）《查询存款/汇款通知书》、《冻结/解除冻结存款通知书》6、犯罪嫌疑人身份材料（1）犯罪嫌疑人身份证明（2）犯罪嫌疑人出生时间证明（3）犯罪嫌疑人前科材料7、卷宗封底二、刑事侦查卷副卷1、卷宗封面2、案情说明表3、卷内目录4、卷内材料（1）《破案报告》（2）《结案报告》（3）检察院《要求说明不立案理由说明书》、《不立案理由说明书》（检察院通知立案的入卷）（4）《呈请×××报告书》（按形成时间顺序排列）（5）有领导批示的《提请批准逮捕书》底稿（6）有领导批示的《起诉意见书》底稿（7）《涉密案件聘请律师审批表》（8）《会见涉密案件在押犯罪嫌疑人申请表》（9）《羁押期限届满通知书》（10）《换押证》（11）侦查工作方案（12）询问计划（13）调查计划（14）研究讨论案件纪录（15）《办案协作函》（16）有关案件线索的文书材料（17）与案件有关的公函、信件（18）未入诉讼卷的侦查询问材料及其他调查取证材料（19）先期采取行政措施的有关文书、材料（20）检察院《不起诉决定书》、《有求复议意见书》、检察院《复议决定书》《提请复核意见书》、检察院《复核决定书》（21）检察院《起诉书》（22）法院《判决书》5、备考表6、卷宗封底说明：1、装订顺序中未列出的文书、材料，需要入卷的，根据其性质、类别订入卷内合适的位置。

第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。

主要应用于档案馆和规模较大的档案室。

其具体形式一般为簿册式。

其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。

（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。

（四）全宗单详细登记每一全宗情况的登记形式。

主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。

其形式为单页式。

每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。

其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。

（五）全宗卡片它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。

其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化情况报道表”结合使用。

（六）档案成分和数量变化情况报道表档案成分和数量变化情况报道表是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。

档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。

（七）案卷目录登记簿案卷目录登记簿是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。

主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。

其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。

（八）总登记簿总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。

主要应用于档案室。

二、档案工作状况登记簿（一）工作日志工作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。

其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。

一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。

一、使用“永乐”文档一体化软件录入文书档案卷内文件目录，注意事项：1、“档号”，其组成符合规定，为19位连续字符（位数为44344，不含“—”号）。

组成规则：全宗号—归档年度—目录号—案卷号—页号。

尤其要注意其间“页号”表示文件在卷内的起始页码，不是该文件在卷内排列的顺序件号。

2、“责任者”，重在规范。

一般要录入全称或规范简称，不要出现“本单位”、“本局”等样式。

3、“题名”，重在全面，不拘泥于原标题，要能便于关键词检索。

①机构调整、人员任免职、职称评聘文件中涉及多人的，要在“题名”内补录人名。

②录入会议材料类材料目录，“题名”中要包含会议具体名称。

③期刊类材料，按“期号”分成若干条文件目录分别录入，“期号”在“题名”栏反映。

④标题内容太长，保留检索关键词，适当精简。

4、“成文日期”，8位有效数字组成，不足用“0”补足。

5、注意卷内文件目录要与卷内实体文件一致，不缺漏，不重复。

6、注意此次移交的实体案卷起始案卷号（大多数从1997年起）与上次移交（至1996年止）的衔接。

7、使用“永乐”文档一体化软件时，分别检索此次需移交的文书档案案卷目录、文件目录，导出形成“Dbase 3”格式类型的两个“*.dbf”文件进行移交。

若不清楚如何选择导出时，可检索并导出所有案卷目录、文件目录，移交于市档案馆进行处理。

检索出所有目录的条件是“档号”、“大于等于”、“空”（“给定的值”中不输入内容表示“空”）。

二、少部分单位未使用“永乐”文档一体化软件录入文书档案案卷目录、卷内文件目录的，除了要关注上述要点外，另有注意以下几点：1、移交的案卷目录、卷内文件目录电子数据目录都必须是Excel格式的单一工作表文件。

①文书档案案卷目录，Excel工作表第一行录入下表所示的字段名称，类型全为文本格式，所有列宽见下表。

字段名顺序不能颠倒；每条目录录入一行，两行之间不允许留空行。

②文书档案卷内文件目录，Excel工作表第一行录入下表所示的字段名称，所有格式类型、列宽见下表，字段名顺序不能颠倒；每条目录录入一行，两行之间不允许留空行。

大庆市建设工程归档文件卷内目录案卷题名编写规定题头：工程名称单体工程名称文件名称工程准备阶段文件简写为工程准备阶段【注】：1．如工程准备阶段文件分为多卷，文件内容每卷文字内容又不单一，则编辑题头为 xxx 工程工程准备阶段文件（一），工程准备阶段文件（二）…2．如当卷内只有单一文件则编辑题头为 xxx工程工程准备阶段（四） xxx文件3．如单一文件数目过多需分为多卷（如热工计算书、施工许可证等），则编辑题头为xxx 工程工程准备阶段（四） xx文件（1）4．如分卷内文件量少则编辑题头为 xxx工程工程准备阶段（一） xx文件、xx文件竣工验收文件简写为竣工文件监理文件简写为监理文件【注】：如竣工验收文件与监理文件合成为一卷统一填写竣工、监理文件建筑安装工程类建筑安装工程建筑与结构施工文件简写为建筑与结构建筑安装工程桩基子分部工程施工文件简写为桩基文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程预应力分项工程施工文件简写为预应力文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程钢结构子分部工程施工文件简写为钢结构文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程幕墙子分部工程施工文件简写为幕墙文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程建筑给水、排水及采暖分部工程施工文件简写为水暖文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程建筑电气分部工程施工文件简写为电气文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程通风与空调分部工程施工文件简写为通风与空调文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程建筑智能分部工程施工文件简写为智能文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程电梯分部工程施工文件简写为电梯文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程消防分部工程施工文件简写为消防文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写建筑安装工程建筑节能分部工程施工文件简写为节能文件【注】：参照建筑与结构文件简写要求简写室外建筑环境工程附属建筑子单位工程类【注】具体配套工程咨询馆内工作人员垃圾收集站分部（子分部）工程施工文件连廊分部（子分部）工程施工文件【注】具体配套工程咨询馆内工作人员道路分部（子分部）工程施工文件【注】具体配套工程咨询馆内工作人员场坪绿化分部（子分部）工程施工文件【注】具体配套工程咨询馆内工作人员室外给水系统分部（子分部）工程施工文件【注】具体配套工程咨询馆内工作人员室外供电系统分部（子分部）工程施工文件【注】具体配套工程咨询馆内工作人员市政基础设施工程类市政基础设施工程道路(广场)工程施工文件简写为道路（广场）文件市政基础设施工程桥梁(隧道)工程工程施工文件简写为桥梁（隧道）文件【注】：参照道路（广场）文件简写要求简写市政基础设施工程给、排水管网工程施工文件简写为给排水官网文件【注】：参照道路（广场）文件简写要求简写市政基础设施工程供热管网工程施工文件简写为供热管网文件【注】：参照道路（广场）文件简写要求简写市政基础设施工程污水处理工程施工文件简写为污水处理文件【注】：参照道路（广场）文件简写要求简写市政基础设施工程路灯(照明)工程施工文件简写为路灯（照明）文件【注】：参照道路（广场）文件简写要求简写。

工业企业档案案卷格式2007-11-30 15:20:58DB37/T181-931 主题内容与适用范围本标准规定了工业企业档案案卷卷皮格式、案卷封面、脊背格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分的排列格式。

本标准适用于各类工业企业档案馆（室）。

交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业亦可参照执行。

2 名词术语2.1 案卷是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。

2.2 卷内文件目录案卷内登记文件及其排列次序的条目组合。

2.3 卷内备考表说明案卷内文件状况的表格。

3 卷皮格式卷皮可采用硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷夹四种形式。

3.1 硬卷皮格式3.1.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为280mm×210mm。

封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折迭纸舌。

3.1.2 脊背厚度尺寸为10、15、20mm三种。

3.1.3 前封面、封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见图1）。

3.1.4 硬卷皮使用250克牛皮纸制作。

3.2 软卷皮格式注：使用软卷皮订的案卷，必须装入卷盒内保存。

3.2.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为270mm×195mm。

封底翻口处另有70mm宽的折迭纸舌（见图2）。

3.2.2 软卷皮脊背根据案卷厚度临时折迭。

3.2.3 软卷皮使用150克牛皮纸制作。

3.3 卷盒格式3.3.1 卷盒上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图3）。

3.3.2 厚度尺寸为12、20、30、40、50、60mm六种。

3.3.3 卷盒使用250克牛皮纸双裱压制。

3.4 卷夹格式3.4.1 卷夹上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图4）。

3.4.2 厚度尺寸为20mm。

3.4.3 卷夹使用250克牛皮纸双裱压制，也可用黄板纸制作，外裱牛皮纸。

3.5 硬卷皮、软卷皮适用于党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案案卷；卷盒适用于产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案不装订案卷；卷夹适用于装订案卷。

（一）卷内文件的编号：
1.编制页号一律使用阿拉伯数字，从“1”开始，有效数字前均不得出现“0”。

2.编号要求认真慎重，务求准确。

编后仔细检查，发现问题应即时采取措施补救：
①重号：将重号改为支号式。

如6号为重号，可改为“6—1”和“6—2”，在备注栏注明第六页共两页。

②漏号：采用分号式。

如第6页应是7而编成8，可将第6页改为“6—7”在备注栏注明“6—7”页共1页。

③错号：将错号能刮则刮，不能刮则划掉，重新填上正确页号。

3.页号位置：正面文件打在右上角，反面文件打在左上角。

小册子每本编一个页号【如所有权证】，但必须在备注栏中注明：“本卷第XX页为一册，共XX页”。

4.封面、扉页、卷内目录、底页或无字无图的页面均不编号。

5.为规范编号，页号可用自动编号机，碳素墨水或油墨打印。

（二）编制卷内目录：
卷内目录应按卷内文件排列的顺序填写，卷内目录上的内容应与卷内文件的份数及排列的顺序相一致。

不重登，不漏登，不错登。

1.顺序号：卷内文件按顺序编的流水号，每份文件有一个顺序号。

2文件作者、文件名称：由于房地产产权档案类别多，所形成的文件内容也不同，事先无法印制统一模式，可采用下列几种方式：
①事先印好统一的排列模式，有哪项填哪项。

②由档案人员用钢笔或中性笔书写，要求字体端正，整齐美观。

③共性资料相同的十户以上，由档案人员抄写后，微机打印。

3.文件号：即文件字号，指发文机关编写字号的文件。

3.页号：指卷内文件所在之页的编号。

4.备注：留待案卷发生变化情况之用。

档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。

如：单位全称：盐商集团人事行政部规范的简称：人事行政部不规范的简称：人事部责任者在著录时应前后保持一致。

如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。

个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。

会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。

如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。

1.2日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。

如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203211.3文号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。

如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。

2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。

2.2著录格式：2.2.1档号：格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。

位数不足的，以“0”补齐。

如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg2.2.2案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。