收稿日期:2005-05-08
作者简介:于建华(1973-),男,河南民权人,主要从事商务英语研究。
第21卷第6期2005年12月商丘师范学院学报
JOU RNAL OF SHANGQIU TEACHERS COLLEGE Vol.21 No.6Dec. 2005
商务英语信函的措辞原则
于 建 华
(商丘师范学院外语系,河南商丘476000)
摘 要:商务英语措辞应遵循四个原则:
简洁原则;生动原则;周到原则;正确原则。
关键词:商务英语书信;措辞;简洁;生动;周到;正确
中图分类号:H315
文献标识码:A 文章编号:1672-3600(2005)06-0161-02
在当今日益频繁的国际交流,尤其是贸易活动中,书信
交流非常重要。尽管现代化的通信技术非常发达,有电报(telegram)、电传(telex )、传真(facsimile)和电子邮件(e -mail),但是商务书信仍为现代商务交流中经常使用的一种重要手段。一次贸易从建立商务关系到交易成功,这期间的磋商工作大多是通过英文商务书信进行的。尤为重要的是,商务书信具有法律责任。同时,商务书信也是商务英语教学的一个重要内容。
但是现在许多英语商务书信存在着许多问题,措辞方面尤为突出。主要表现为:1 信件冗长累赘而不着要点;2 表达模棱两可;3 信函中充满陈词滥调、晦涩的行话和难懂的专业术语:4 措辞粗鲁无理、空洞无物;5 拼写及语法错误。
U sing the right word at the rig ht time (Fow ler),这句话对于商务书信选词仍有指导意义。商务信函讲究实效,能准确无误、及时地传达信息,这就要求在草拟时做到用词简单易懂,平实简洁,使阅信人一目了然。应用文体有其特点和要求,而措辞更有自己的原则。为求达到有效交际的效果,本人想就以下四个方面谈一谈商务书信措辞原则。
一、简洁原则
简洁并非仅仅就是简单。写信时要做到简明扼要,短小精悍,切中要点。Jo hn Woods 在 商务信函 一书中提出 7C (clear,complete,concise,concrete,co nstruct ive,conversational,correct)方法,对我们很有借鉴之处。我门应注意以下几方面:
1.用简单词,避免使用累赘词。如下面例子:a number of some/many in or der to to
take into consideration co nsider dur ing the course of during prior to befor e
左边用词明显没有右边用词简洁。此外在英语词汇搭配上也有一些累赘现象。如 free g ift ,gift 不言而喻就是免费的,是馈赠的。再如 foreign import ,impor t 本身就是从国外进口。再如下面左边的就要用右边的替代:
small in size small absolutely perfect per fect past histor y history tuit ion fees tuitio n
2.使用小词。要熟悉和善于使用小词,用简单的言辞来交流思想,使人感到亲切。试比较下面两个句子:
1 We will or der all the mater ials on this list you furnished.
2 We will order all the mater ials on this list y ou sent.现代商务英语的词语日趋简练,平易和直率。长词,大词(pompous w ords)日渐不受欢迎。如P erspir atio n 远不如用sweat 简洁。
3.使用具体的词语。商业书信要力求具体,言之有物。要求对方做出明确回答,或是答复对方的要求,都要写得具体,避免笼统。多用能够得到的数字、比例和事实,而不是散文式的词语来替代。英语中有些词,如highly,soon,fair,good 等都比较抽象,应少用。如下面左边词应用右边的换掉:
most 80percent;often 37time out of;fruit banana
4.避免使用过时的、陈腐的用语。商业书信中遗留着较多的陈腐用语,如,
As per your request,Enclosed please find 。Pursuant to our conversatio n,
在措辞上应尽量用现代的、日常常用的语言来代替。如 T his w ill ackno wledg e your recent letter 就不如 T hank you for your recent letter ,让人看了舒服。
5.慎用专业术语。术语又称行话(jarg on),是一种隐语,私下的只有一部分人懂的语言,如OAG,V IP 等等。现代商
务书信中也有许多涉及进出口、金融和经济管理等方面的专业术语。如L/C(Letter of credit);B/L(Bill of L ading);M/T (M etr ic ton);S.S.(steam ship)等。在现代商业书信中,应使用大众的,大部分人都懂的语言。这是草拟书信应当遵循的一个重要原则。但也并不是说不用术语,合理的使用会使行文更加简洁明了。如果双方都熟悉术语,用了效果会好些,如果对方不了解术语,还是尽量少用,以免产生误解。
二、生动原则
书信的文字生动,能够吸引对方的注意(attention)、兴趣(inter est)和欲望(desire),从而达到发信人预期的目的。
1.信要写得生动活泼,就要求撰稿人多在文字修养上下工夫。试比较下列词组:
thin bony
worry fr et
inv est igate snoop
右边的词组较为生动、形象。
英语中的表意动词可增添信文的生气。如:
Planning is significant part of the manag er ial process.
Planning co ntributes significantly to the manag er ial process.
同时,主动和被动语态的巧用也会使信函有生气。如:
T he final decision must be made by me.
I must make t he final decision.
2.现代商务英语的趋势是日渐口语化,生动活泼,而非生意腔和官员腔。非正式的、交谈式的和生动活泼的语言更让人容易理解。信函中的责任和限制有时是无法避免的,但随意的文风会产生更有效的沟通效果。试比较下面两组句子:
Upon receipt of your check,further attention w ill be g iven to your r equest.
When we receive your check,we ll begin work on your re-quest.
很明显下面的句子要比上面的更让人容易接受。口语化也不是说要俚语化,而是使用简单(simple)、自然(natural),和直截了当(straig htforw ard)的词语来表达。
多选用口语化和非正式(info rmal)的语言。文绉绉的,咬文嚼字的正式语言(formal language),就会使信文缺少生气。
3.写作上应采用正面的,积极的词语,避免使用消极的词语。因为消极的词语会使人有怒气或者是无知,要劝说对方,使用积极的语言更有效。
三、周到原则
写商务书信时,要考虑对方,体谅对方,注意对方的要求、愿望和感情,措辞应做到以下几点:
1.信文多用礼节性词汇。要注意礼貌,不要盛气凌人,更不要以命令的口气待人。如可多用以下词组:please/thank you/may I/if you can等等。
2.要做到有礼有节,又要不卑不亢。
3.用词上尽量避免使用容易造成种族、残疾(handicap)、年龄、性别、宗教及偏见等使人产生不愉快感觉的词语。如下面左边词应用右边的来代替:
actress actor
waitress waiter
may girl may secretary
boy man
cleaning woman domestic housekeeper
adolescents young people
lame disabled
再如,在造句时,要避免使用一些有歧视的词语。例如:
T he manag er w ill call a meet ing with his staff.
此句明显表明这位是 男性 ,为避免这种感觉,应对此做出修改:
T he manag e w ill call a staff meeting.
四、正确原则
准确无误是书信写作中的最重要的原则。正确不仅要求用词、造句、语法、拼写、和标点符号规范而合乎习惯,更要求书信措辞的正确,恰如其分。
1.要注意常出错的词语的用法。在商业书信中,有些词语与其他词语由于发音或拼写上类似,容易混淆,导致错误。如hopefully是抱有希望,并不是 希望 和 盼望 的意思。
Hopefully the situatio n w ill improve.
其中的hopefully被当成hope来用,就是误用。
2.有些词是非正式和不常用的,如irregardless,而常用regardless。在这种情况下。应选用常用的,以免费解。
参考文献:
[1]Jo hn Woods.商务信函(中译本)[M].上海:上海人民出版
社,2002.
[2]戚云方.新编外经贸英语写作与套语[M].杭州:浙江大学
出版社,2002.
[3]欧阳延平.商务英语书信的用词特点[J].湛江师范学院
报,2002,(9).
W ording of the Business English Letter
YU Jian-hua
(English Department of Shangqiu T eachers College,Henan Shangqiu476000)
Abstract:T he aut hor discusses the wording of the Business English L etter fr om four aspects:
Concise、vivid、consideration、correct for the effect ive communicat ion.
Key words:business Eng lish letter,w ording,concise,vivid consideration,correct
162商丘师范学院学报 2005年
