对外文书的应用

二、涉外函电的格式和写法
建立贸易关系函
示例—涉外函电—
××国××××有限责任公司：
从我驻意大利使馆商务处来信中获悉，贵公司希望与我国经营工艺品的外贸公司建立业务联系，所以我们很高
兴地来函通知贵公司，我们愿意在这类商品的贸易方面与贵公司合作。
我公司经营的工艺品有绣品、草竹编、灯具、涤纶花、珠宝首饰以及仿古器物和书画等，这些品种均制作精美，
××市××旅游风景区管理局
美国××公司
代表：×××
代表：×××
××××年×月×日于××市
【评析】这是一份协议类备忘录。双方就合作开发问题达成了共同意向，就尚待解决的具体问题表明了双
方的立场和观点，为下一步的合作奠定基础。行文简洁，格式规范，观点明确。
三、备忘录的写作要求
第一，内容必须忠于事实，不能随意添加、变换角度或断章取义，只能取舍、概括、提炼原 来的实际内容。
三、涉外应用文的作用
（一）联系作用 涉外应用文是能加强各个国家（或地区）之间的联系和沟通，能增进双方感情、交流信息，在平 等互利的基础上促进友谊。 （二）约束作用 涉外应用文中有很大一类，如经济合同、商品经销代理文书等都具有法律效力，任何一方不得违 反。它有助于对外交往主要是贸易往来的法制化，是维护世界经济秩序的基本保证。 （三）依据作用 有些涉外应用文能为有关部门制定对外经济贸易的方针政策提供依据和参考，如涉外商情调研报 告既能反映各有关国家的政治、经济状况，又能反映世界市场的变化趋势。这些涉外应用文能推动外 贸工作的健康发展。
二、备忘录的格式和写法
备忘录由标题、前言、主体和落款四部分组成。 （一）标题 标题可以只写“备忘录”，也可以采取“事由+文种”的形式，如“中欧纺织品贸易问题备忘录”。 （二）前言 前言又称引言、开头语。协议类备忘录一般用简洁明了的语句介绍达成协议的背景，包括各方的名称、会谈的 时间、地点、事由及主要事项，为下文表达观点做铺垫。一般用“双方达成了谅解，承诺如下”或“双方达成如下 谅解”过渡。非协议类备忘录一般用简洁的语言说明写作备忘录的原因。 （三）主体 协议类备忘录在主体部分要写明达成协议的具体内容，一般采用条款形式；最后一般还要写明未尽事宜的洽谈 方式及大致的日程安排等，如交代“期望在今后×个月内再进行接触，以便进一步商洽合作事宜”等，留有余地。 非协议类备忘录在主体部分一般采取叙议结合的方式，明确本方观点态度。最后提出希望，以引起对方的重视。 （四）落款 落款由签署备忘录的单位签字，面交的备忘录可以不盖章，送交的备忘录还要加盖印章，协议类备忘录需要双 方签字盖章。另外，在单位签字下方注明签署年、月、日和地点。

日常生活中常用的应用文文种
在日常生活中，我们经常遇到或使用各种应用文。

以下是几个常见的应用文文种：
1.邀请函：用于正式邀请某人参加活动或会议。

2.感谢信：在收到礼物、帮助或款待后，用以表达感激
之情。

3.祝贺信：在庆祝或纪念特殊场合时，向他人表示祝
贺。

4.慰问信：在得知亲友遭遇困难或生病时，表达慰问和
关心。

5.道歉信：对自己的不当行为或错误表示歉意。

6.推荐信：为他人提供正面评价或推荐，常用于求职或
申请学校等场合。

7.求职信：向招聘方展示自己的能力和适合程度，以申
请工作职位。

8.简历：简要介绍个人的教育背景、工作经历和技能。

9.电子邮件：现代通信方式，可用于多种应用文场合，
如商务沟通、日常问候等。

10.备忘录：用于提醒自己或他人某件事情或某个日
期。

这些应用文在不同的场合都有其特定的用途和格式要求，使用
得当能有效地增进人际关系和商务交流。

对外文书使用的要求对外文书使用是指在国际贸易、外交交往、合同签订等方面，使用非母语的外语完成的各种书面材料。

对外文书的使用要求十分严格，除了正确性、规范性、合法性、统一性等方面的要求外，还需要考虑到目标读者的文化背景和语言习惯。

本文将从几个方面来详细介绍对外文书使用的要求。

一、正确性和精准性在使用外语完成对外文书时，正确性和精准性是非常重要的要求。

因为外国人对于外语的运用非常注重语法、单词的用法和语言的逻辑性等方面，一旦出现错误或意思不清晰的地方，不仅会降低信任度，还可能引起不必要的麻烦。

在写外语文书时，应注意以下几点：1.语法错误：不要出现语法错误，不要忽略句子中的细节。

句子中出现过长、复杂的子句，容易影响阅读者的理解。

尽可能使用简单句子，保证语法正确。

2.单词的用法：使用单词时，应选择最精确的单词，保证用词准确。

不要出现语言上的歧义。

3.语言的逻辑性：在写外语文书时，应注意语言的逻辑性，确保文句通顺、合理。

二、规范性和术语准确性外国人对于对外文书的规范要求也很高，主要是体现在字体、排版、格式、编号等方面。

在写外语文书时，一定要掌握使用外语中各类场合中的语言、书写的习惯和术语。

以下是一些在写对外文书时应该遵循的规范：1.书写格式：外语文书的格式有许多种类。

在书写时，应按照国际通行规定的格式写作。

例如，信函应该包含日期、地址、称呼、正文、结束等。

2.文本排版：排版应该根据国际通行规定来写作。

例如，一般情况下应该使用宋体，但在某些场合还要使用特定的字体。

3.文件编号：文件编号应该使用规范的国际编号法。

编号应该精准，便于查询和排列。

4.用词准确：在对外文书中应正确且准确使用术语和行业词汇。

词汇与上下文的关系应明确。

如果文书中使用了不特别常见的术语，应在下文中注明其含义。

三、清晰度和易读性写好对外文书还要注意清晰度和易读性。

因为外国人对于对外文书的阅读非常注重语言的简洁性、明了性。

以下是一些注意点：1.简明扼要：要求表述清晰、言简意赅。

对外文书使用的要求
对外文书使用的要求可以包括以下几个方面：
1. 语言要求：外文书一般需要使用标准的、流利的、准确的语言来进行表达，以确保
正式和专业。

对于英语文书来说，要求使用标准的英语表达，避免使用口语化或俚语
化的表达方式。

2. 文体要求：外文书的使用可以涉及不同的文体，如正式信函、报告、演讲稿等。

对
于不同的文体，要求使用相应的格式和结构，例如正式信函要包括标准的信头和称呼，报告要有明确的目录和结构等。

3. 格式要求：外文书需要符合相应的格式要求，例如使用规定的字体、字号和行距，
设定合适的页边距和缩进等。

一般来说，外文书的格式要求会更为严格，需要遵循一
定的标准。

4. 规范要求：外文书的使用还需要符合相应的规范要求，包括符合学术道德、尊重知
识产权、遵循学术诚信等。

特别是涉及引用他人观点、数据或研究成果时，需要注意
正确引用的方法和格式。

5. 翻译要求：如果外文书是翻译的文稿，要求翻译准确、清晰，并符合目标语言的表
达习惯和约定。

对于重要的外文文书，还可以需要进行专业的翻译认证。

总的来说，对外文书的使用要求会更为严格和规范，需要严谨的语言表达、正确的格
式和结构，以及遵循相关的学术规范和翻译要求。

2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发 的《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种公文。
1.决议
• 决议是用于经会议讨论通过的重要决策事项的公文。在实际 工作中, 除了机关外, 人民代表大会系统也常常使用决议。决 议这一文种常常被用来修改、实施法律、法令条例; 批准国民 经济计划的安排, 财政预算、决算; 设置、调整、撤消重要机 构, 调整领导人员, 通过工作报告; 决定重要问题等。现代企业 也经常使用这一文种。
• 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，是一种重要的 领导、指导性下行公文，主要是针对带普遍性、倾向性的问 题或亟待解决的问题进行具体指导，阐明工作的意义、原则、 目的、要求和策略、措施、方法、步骤等。意见一经下发， 即成为下级单位开展工作、执行政策的依据和准绳。但目前 意见在行文关系上使用较为宽泛，上下级单位对某项重要问 题提出见解并上报上级单位时也可使用。
8.通知
• 通知“适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶 属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知 或者执行的事项，任免人员”，是一种晓谕性的公文，多用于 下行文，也可用于平级单位。
9.通报
• 通报是国家机关、社会团体、企事业单位用于表彰先进、批 评错误、传达重要精神或者情况时所使用的一种下行文种。
（四）文书的结构与语言
• 1．文书的结构 • 2．文书的语言
1.文书的结构
• 结构，指的是一篇文书的内部构造及文书内容的组织和安 排。构思和安排结构的过程，通常也称为“谋篇布局”，即考 虑这篇文书分几个层次、段落，安排什么内容，选用什么 材料，如何开头、结尾、过渡、呼应等。
2.文书的语言
12.批复
• 批复，即审批答复。它适用于“答复下级单位的请示事项”， 它针对下级单位报送的请示，就其中的问题表明意见，答复 提出请示的单位。批复是适用性最为单一的文种，只与请示 相对应，没有请示，也就没有批复。

物业对外公文撰写编制要求一、目的规范对外文件的编写、排版、打印、审批发布工作。

二、范围1、适用于所有向业主发布的通知、温馨提示等文件。

2、内外联系用的报告、请示、公函等文件可参照使用。

三、职责1、事务管理人员负责文件的草拟。

2、资料员负责编写文号、排版、润色、打印、存档。

3、部门负责人负责文件的审批签字并确定有效期限。

4、保安队长负责按指定的位置组织张贴。

5、清洁班长负责组织文件在有效期限后的回收。

四、规范内容1、对外发文必须统一使用公司信笺纸打印并编号存档一份。

2、通知的文本结构一般由文号、标题、正文、附件、单位落款、发文日期、印章、主题词、悬挂时间、拟稿人、审批人组成。

3、标题应能准确概括文件的主要内容，采用2号加粗黑体，居中放置。

4、文号按临时文件规定编号，即部门代码-顺序号/年份；年份标全称（2007不能写成07）；小4号宋体字，放在标题右上方。

5、正文用四号宋体，合理划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字，层次序号采用“一、二、三……”，行距以1.5～2倍为宜。

6、有附件的，应在正文之下空一行，置于落款的左上侧，空两格注明“附件：XXXX”字样；要写附件的全称；字体与正文相同。

7、单位落款放在正文的右下角，字体与正文相同。

8、发文日期须大写（如“二○○七年九月十日”），字体与正文相同，零写为“○”（调出“符号栏”，输入落款中日期“○”）。

9、落款处必须加盖红色公章，不得用复印章。

公章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。

10、文尾顶格标明主题词，使用四号加粗宋体字，下加分隔线。

11、分隔线下方为审批栏，用小四号宋体，内容包括悬挂时间、拟稿人、审批人三项。

部门负责人须仔细审阅发文的内容和排版格式，确认无误后签字发布。

12、行文应使用书面语言，条理清楚，层次分明，文件整体清晰美观。

13、称呼行一律使用“尊敬的业主/住户：”，后面不使用“您们好”或“您好”字样；对于提示性的语言建议采用“在此服务处特别提醒您”，结尾空一行标明“感谢您对服务处工作的支持与配合！”，节日可增加祝贺性的语言。

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------对外文书使用的要求格式使用对外文书首先要注意格式，不要用错。

如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。

人称人称要与文书格式相适应。

正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。

在正式照会中，一般不用“我们”一词，普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，不可用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。

以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。

另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。

如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。

在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如元首对元首，总理对总理，外长对外长。

但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。

其他的对外函件可根据实际情况书写。

客套用语客套用语要与格式相适应。

如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身1 / 6份、关系和场合相适应。

如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”;给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。

事务性的文书，亦用“顺致崇高的敬意”。

致敬语不能自成一页，应紧跟正文后另起一段。

称呼文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一出现职衔、姓名也要全称。

第二次出现则可用简称。

国名文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。

文中第一次出现时用全称，以后可用简称。

但有些国家由于情况特殊，如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。

对外文书的应用对外文书是对外交往的书信形式，是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。

各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规，所以起草和发送对外文书是政策性很强的工作。

即使是一件纯属礼节性的函件，如果格式与行文不合常规，也可能引起收件人的误解和不愉快，如果文内有其他错误，则会造成更为严重的后果。

因此，书写对外文书要求文字严谨、精炼、准确，客套用语合乎惯例，格式要美观大方，打印要整洁。

收到各类文书要尽快处理，切勿拖压，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予臵理以至拒收退回，都反映一种政治态度。

因此对外文书处理要十分慎重。

一般情况下，除某些纯属通知性的文电外，应以相应的文书进行答复或复谢。

一、几种对外文书（一）照会照会分正式照会和普通照会两种。

正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成。

一般不盖机关印章。

普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。

但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。

正式照会和普通照会的区别还在于它们使用范围不同。

正式照会用于：1．重大事情的通知。

如国家领导人的变更，大使、领事的更换，承认、断交、复交等事项的正式通知。

2．重要问题的交涉。

如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。

3．隆重的礼仪表示。

如表示庆贺、吊唁等等。

4．为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。

普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。

由于外交文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要国际问题的来往，现在也多使用普通照会。

普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。

例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。

行政类应用文一、引言行政类应用文是指用于行政事务的文件或文书，是行政工作中常用的一种文书形式。

行政类应用文具有规范性、权威性和约束力强等特点，可用于行政机关的内部管理和对外交流。

二、行政类应用文的种类1. 通知：用于传达行政机关的决定、要求或通告等重要信息，如会议通知、活动通知等。

2. 通告：用于向公众发布重要事项或公告，如招标公告、考试通告等。

3. 请示报告：用于向上级行政机关请示或报告有关事项，如请示文件、报告材料等。

4. 申请书：用于向上级行政机关申请办理相关事宜，如申请公务用车、申请请假等。

5. 证明材料：用于证明某种情况或身份的文件，如身份证明、学历证明等。

6. 表格：用于收集和整理相关数据或信息，如人事档案表、报销表格等。

7. 呈批件：用于行政机关内部处理事务时，上级机关对下级机关的请示报告作出决策意见或批示。

8. 公文：用于行政机关之间或行政机关与其他组织之间的交流，如函件、公函等。

三、行政类应用文的要素1. 标题：简明扼要地概括文书的内容，便于查阅和归档。

2. 发文单位：标明发文机关的名称和地址，使收文单位能够识别发文机关的身份和所属部门。

3. 发文日期：标明文书发出的具体日期，便于掌握时间顺序和办理时限。

4. 收文单位：标明收文机关的名称和地址，使发文单位能够准确指定收文单位。

5. 正文：包括文书的主要内容，要求语句通顺、内容准确、条理清晰。

6. 印章：行政类应用文需加盖发文机关的公章或专用章，以确保文书的合法性和真实性。

四、行政类应用文的撰写要点1. 根据不同的文种和文体，选择合适的语言风格和文字表达方式，如正式文体、简明扼要的表述等。

2. 依据文书的用途和目的，明确行文的主题和重点，确保信息传达的准确和完整。

3. 在撰写过程中，要注意使用规范的法律、法规和政策文件的术语和表述，避免产生歧义或错误信息。

4. 注意文书的格式规范，包括文本的字体、字号、行距等，以及标题、段落、页眉页脚等的设置。

对外法律文书引用内部工作规定人民法院的裁判文书应当依法引用相关法律、法规等规范性法律文件作为裁判依据。

引用时应当准确完整写明规范性法律文件的名称、条款序号，需要引用具体条文的，应当整条引用。

并列引用多个规范性法律文件的，引用顺序如下：法律及法律解释、行政法规、地方性法规、自治条例或者单行条例、司法解释。

同时引用两部以上法律的，应当先引用基本法律，后引用其他法律。

引用包括实体法和程序法的，先引用实体法，后引用程序法。

规则三民事裁判文书应当引用法律、法律解释或者司法解释。

对于应当适用的行政法规、地方性法规或者自治条例和单行条例，可以直接引用。

规则四规范性文件，根据审理案件的需要，经审查认定为合法有效的，可以作为裁判说理的依据。

规则五人民法院制作裁判文书确需引用的规范性法律文件之间存在冲突，根据立法法等有关法律规定无法选择适用的，应当依法提请有决定权的机关做出裁决，不得自行在裁判文书中认定相关规范性法律文件的效力。

规则六理由部分需要援引法律、法规，司法解释时（此点应特别注意，与规则一不同），应当准确、完整地写明规范性法律文件的名称、条款项序号和条文内容，不得只引用法律条款项序号，在裁判文书后附相关条文。

引用法律条款中的项的，一律使用汉字不加括号，例如“第一项”。

规则七裁判文书不得引用宪法和各级人民法院关于审判工作的指导性文件、会议纪要、各审判业务庭的答复意见以及人民法院与有关部门联合下发的文件作为裁判依据，但其体现的原则和精神可以在说理部分予以阐述。

司法指导性文件体现的原则和精神，可在理由部分予以阐述或者援引。

规则八指导性案例不作为裁判依据引用。

正在审理的案件，在基本案情和法律适用方面与最高人民法院颁布的指导性案例相类似的，应当将指导性案例作为裁判理由引述，并写明指导性案例的编号和裁判要点。

规则九引用最高人民法院的司法解释时，应当按照公告公布的格式书写。

关于规范性法律文件的理解对于法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例、司法解释等文件如何统称，从现有法律规定来看，立法法中没有规定。

医院关于医院行文的有关规定一、背景介绍作为一家医疗机构，医院需要与内部员工、外部合作伙伴以及患者进行沟通和交流。

为了保证文书的规范性、准确性和专业性，医院制定了一系列关于医院行文的规定，以确保信息的传达和接收的准确性，并提高医院整体形象。

二、文书撰写规范1. 文书格式：(1) 标题：简明扼要地概括文书内容，字体使用宋体，居中书写。

(2) 正文：使用宋体，字号为小四号，行距为1.5倍，段落首行缩进2个字符。

(3) 页眉：包括医院名称、文书名称和页码，居中书写。

(4) 页脚：包括文档编制日期和文档版本号，居中书写。

2. 语言表达：(1) 语言简洁明了，避免使用过于复杂的词汇和长句。

(2) 使用专业术语时，应确保准确性，并在文中给予解释。

(3) 避免使用口语化的表达，保持正式和专业的语气。

(4) 文章结构清晰，逻辑严密，段落之间过渡自然。

3. 内容要求：(1) 文章要求准确、全面地反映事实，不得夸大、缺漏或歪曲。

(2) 文章应具备可读性和可理解性，避免使用过多的专业术语和缩写词。

(3) 文章要求客观中立，不得包含个人情感或偏见。

(4) 文章要求严谨，不得出现不实信息或未经证实的传闻。

三、文书分类和要求1. 内部文书：(1) 通知公告：涉及医院内部事务的通知，应包括标题、正文、签发人和签发日期。

(2) 决策文件：涉及医院重大决策的文书，应包括标题、正文、签发人和签发日期。

(3) 会议纪要：记录医院会议的重要内容和决策，应包括会议名称、时间、地点、与会人员、会议内容和决策结果。

(4) 工作报告：记录医院工作进展和成果，应包括工作内容、完成情况、存在问题和改进措施。

2. 对外文书：(1) 合作协议：与外部合作伙伴签订的协议，应包括协议名称、双方信息、合作内容、权益保障和解决争议的方式。

(2) 患者告知书：向患者提供的医疗知情同意书，应包括医疗项目、风险提示、手术风险和患者签字确认等。

(3) 医疗报告：记录患者的病情、治疗方案和治疗效果，应包括患者基本信息、病情描述、治疗措施和医生建议。

对外文书使用的要求外文书是指用外语书写的文件。

在国际交往、外事活动、境外工作等场合，外文书使用是非常普遍的。

为了确保外文书的准确性、规范性和可读性，有一些基本的要求需要遵守。

本文将详细介绍对外文书使用的要求。

一、语言准确性外文书使用应确保语言表达准确无误。

要注意语法、拼写和用词的准确性。

可以借助英语辞典、语法书等工具来查找和核对表达方式，以避免翻译错误或不准确的用词。

二、格式规范性外文书的格式应当符合国际通用的标准或相关组织的规定。

例如，在书信中，要包括日期、称呼、正文、落款、署名等要素，并按照惯例进行排版。

不同的外文书可能有不同的格式要求，如合同、报告、证明文件等，应根据具体情况选择合适的格式并严格遵守。

三、篇幅适宜外文书的篇幅应适当控制。

要尽量言简意赅，避免冗长的陈述和重复的内容，以免影响外文书的可读性。

同时，在篇幅允许的情况下，要确保表达完整，不遗漏重要信息。

四、段落结构清晰外文书的段落结构应该清晰，每个段落只表达一个主题或一个观点。

段落之间要有适当的过渡，使全文的逻辑关系更加流畅。

可以使用段落开头的话语来引出新的主题，或者用总结性的话语来结束上一个主题。

五、标点符号准确使用外文书中标点符号的使用要准确无误。

不同的标点符号具有不同的用途，如逗号用于分隔并列成分，句号用于结束句子等。

在使用标点符号时，要遵循相关的语法规则，确保文意的准确传达。

六、排版整洁美观外文书的排版应该整洁美观，使其易于阅读和理解。

可以使用合适的字体、字号和行距来提高可读性，保持段落对齐，避免出现过多空行或堆积的文字。

同时，避免使用花哨的排版和过多的装饰元素，以确保文本的专业性和正式性。

七、专业术语恰当使用外文书涉及到各个领域的专业术语和行业术语，要确保其使用准确恰当。

可以查询和参考专业词典、技术手册等，确保所使用的术语符合领域的规范和约定，避免术语的滥用或误用。

总结：对外文书使用的要求包括语言准确性、格式规范性、篇幅适宜、段落结构清晰、标点符号准确使用、排版整洁美观和专业术语恰当使用。

如何根据不同场合选择合适的办公文书类型在当今的工作环境中，办公文书的运用无处不在。

无论是内部沟通、向上汇报、对外联络，还是商务谈判、项目策划等，都离不开各种类型的办公文书。

然而，要想让文书发挥最大的作用，就需要根据不同的场合选择合适的类型。

这不仅能够提高工作效率，还能准确传达信息，避免误解和延误。

首先，我们需要明确常见的办公文书类型。

大致可以分为以下几类：报告类，如工作报告、述职报告等；计划类，包含工作计划、项目计划等；通知类，例如会议通知、放假通知等；函件类，像商洽函、询问函等；以及合同类、纪要类等等。

在内部沟通的场合，比如团队成员之间交流工作进展、问题反馈等，邮件和即时通讯工具是常用的方式。

如果是比较正式且需要留存记录的沟通，邮件会是更好的选择。

此时，根据内容的详细程度和重要性，可以选择不同的主题和格式。

比如，简单的工作进展汇报可以采用简短明了的邮件正文；而对于涉及到重要决策、复杂问题的讨论，则可以以附件的形式附上详细的分析报告。

再来说说向上汇报的场合。

当向领导汇报工作成果、项目进展时，工作报告是常见的选择。

如果是定期的工作汇报，如周报、月报，通常会包含工作内容概述、成果展示、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等板块。

而对于特定项目的阶段性汇报或者重要成果的汇报，则需要更加突出重点，以数据和事实为支撑，清晰地阐述项目的关键节点、成果和对组织的价值。

对外联络的场合中，函件的运用就显得尤为重要。

商洽函用于与合作伙伴商讨合作事宜，询问函用于向相关方获取信息。

在撰写函件时，语言要规范、得体，表达清晰、准确，同时要注意格式的规范，包括函件的编号、称呼、正文、落款等。

在商务谈判的场合，合同是必不可少的文书类型。

合同的起草需要严谨、细致，明确双方的权利和义务、交易的条款和条件、违约责任等。

在谈判过程中，可能还会用到意向书、备忘录等文书，用于记录双方初步达成的共识和有待进一步商讨的事项。

会议场合也是办公文书频繁出现的地方。

对外函件标准格式介绍对外文书是对外交往的书信形式，是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。

各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规，所以起草和发送对外文书是政策性很强的工作。

即使是一件纯属礼节性的函件，如果格式与行文不合常规，也可能引起收件人的误解和不愉快，如果文内有其他错误，则会造成更为严重的后果。

因此，书写对外文书要求文字严谨、精练、准确，客套用语要合乎惯例，格式要美观大方，打印要整洁。

收到各类文书要尽快处理，切勿拖压，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，都反映一种政治态度。

因此对外文书处理要十分慎重。

一般情况下，除某些纯属通知性的文电外，应以相应的文书进行答复或复谢。

一、几种对外文书（1）照会照会分正式照会和普通照会两种。

正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成。

一般不盖机关印章。

普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。

但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。

正式照会和普通照会的区别还在于它们使用范围不同。

正式照会用于：1．重大事情的通知。

如国家领导人的变更，大使、领事的更换，承认、断交、复交等事项的正式通知。

2．重要问题的交涉。

如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。

3．隆重的礼仪表示。

如表示庆贺、吊唁等等。

4．为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。

普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。

由于外交文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要国际问题的来往，现在也多使用普通照会。

普通照会以同样内容普遍分给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。

例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。

应用文1、指导性应用文，指具有指导作用的应用文，用于上级对下级的行文，如命令（令）、决定、决议、指示、批示、批复等。

2、报告性应用文，指具有报告作用的应用文，用于下级对上级的行文，如请示、工作报告、情况报告、答复报告、简报、总结等。

3、计划性应用文，指具有各种计划性质作用的应用文，常用于对某件事或某项工程等开始前的预计，如计划、规划、设想、意见、安排等。

4、一般性应用文，指法定公文以外的应用文。

一般应用文又可以分为简单应用文和复杂应用文两大类。

简单应用文指结构简单、内容单一的应用文，如条据（请假条、收条、领条、欠条）请贴、聘书、文凭、海报、启事、证明、电报、便函等；复杂应用文指篇幅较长，结构较繁、内容较多的应用文，如总结、条例、合同、提纲、读书笔记、会议纪要等。

5、公务文书又称为公文，指国家法定的行政公务文书。

6、财经应用文。

指各类只为财经工作所用的财经专业类文书，是专门用于经济活动的经济应用文体的统称。

7、银行应用文。

是银行企业在日常经营工作中所使用的一类应用文文体，它是在处理和解决银行如存款、信贷、计划、核算、管理等具体工作而撰写的文种，它的内容同银行的资金运动有关，是银行经营活动内容的反映。

8、外贸应用文。

是对外经贸企业专用的一门使用英语的应用文体。

它是从事对外投资贸易工作的业务人员在沟通、处理和解决对外经贸的具体工作时一门用英文撰写的专业文种。

扩展资料日常应用文总是针对工作学习或生活中所出现的具体事情而写的。

往往是问题已摆在眼前或即将发生，必须想办法处理或解决时才使用的。

如开会要先写通知，请假要先写请假条，入党入团要先写申请书等。

强调这种及时性是日常应用文的基本特征。

应用文的文风要朴实自然，所讲事情要符合实际情况，数字要确实无误，办法要切实可行。

实事求是是应用文的起码要求。

不能为了达到某种目的而夸大或缩小一些真实情况。

一句话，应用文要做到文实相符、文如其事，来不得半点虚假。

要做到实事求是，就必须深入生活，亲自调查，不闭门造车。

第九章 涉外文书第一节 涉外文书概论一、涉外文书的概念涉外文书是应用文的一个分支。

顾名思义，应用文是研究问题、反映活动、处理事务的一种书面文体形式，那么，涉外文书就是在涉外工作中反映外事活动、处理外事业务时所使用的一种应用文。

随着改革开放的不断深入，我国的外事交往也越来越频繁，涉外文书也就成了外事活动中一个重要的工具，许多正式和非正式的场合，都需写作涉外文书。

就说外贸业务文书，在很多场合需运用。

如与外商洽谈交易、签定合同，要写有关交易信函与合同、协议书；为推销商品，要写外贸广告；为更好地选择市场、选择客户，就要作商情调研，写商情调研报告；与外商合资经营工厂、企业，就要写项目建议书、可行性研究报告等等。

涉外文书在我国对外工作中发挥着积极的作用。

二、涉外文书的特点涉外文书除了有一般应用文对象明确、有惯用的固定格式、习惯用语等特点外，还有其自身的特点，主要体现在以下几个方面：1、强调政策和策略。

涉外工作和对外的一切活动都牵涉到一个国家、一个企业、一个团体甚至于一个人的声誉和国际影响的问题，因此，在撰写涉外文书时，要特别注意谨慎对待，必须以国家的方针政策为指导，必须符合国家的有关方针、政策。

如果违背了国家的方针、政策，则不仅会导致交往的失败，带来经济上的损失，更会给国家带来政治上的不良影响。

另外，对外活动，错综复杂，所以，在与外国人打交道时，在写作涉外文书时，我们还要灵活机动，注意策略性，努力把各项工作做好做活，有利于祖国的四化建设。

2、注重及时和有效。

涉外文书要讲究时效性，即及时和有效，及时方能体现效益，才谈得上有效，因此在撰写时应有明确的时间观念。

如说一些外事函件，都要及时发送；发盘、还盘都有严格的时限，向外商索赔也有严格的时限，如果拖拉疏忽，不及时处理，就会坐失良机，造成重大的损失。

再如国际市场的预测和信息了解，不及时，也难以得到最新的情报，涉外文书也就不能起到传递信息、提供依据、指导交易的作用了。

满 洲 和 蒙 古 最 先 的 通 问 之 辞 就 是 书 信 。 天 命 四 年 （６ ９ １ １ 年 ） 月 ， 哈尔林 丹 汗及 喀 尔 喀五 部众 贝勒遣 使 带 着书 十 察
信 到 金 ， 中说 ：统 四 十 万 众 蒙 古 国 主 巴 图 鲁 成 吉 思 汗 ， 信 “
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宣 统 退 位 ， １２ ６ 。 这 漫 长 的 近 三 百 年 的 时 间 里 ， 历ｔ ９年 在 ￣ 中
华 民 族 由 盛 及 衰 ．经 历 了 由 繁 荣 富 强 的 天 朝 帝 国 向 满 目 疮 痍 的 半 封 建 半 殖 民 地 的 转 变 。 在 对 外 关 系 和 对 外 政 策 上 ． １ ４ 年 鸦 片 战 争 为 界 ． 生 了 翻 天 覆 地 的 变 化 。 这 以 ８０ 发
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封 或谕 告外 藩 。 朝藩 属 国如朝鲜 、 球 、 南 、 禄 、 掌 清 琉 越 苏 南
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