各种档案组卷内容要求

凡需立卷得文件村料,从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字,一律使用有装订线得稿纸与专用打印纸。

文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔(兰黑墨水)书写,严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料、1、2案卷厚度文字材料一般不超过１５mm,图样材料一般不超过5０ｍｍ、1、３文字材料与图样材料分别组卷。

ﻫ文件材料数量少得也可合并组卷。

密不可分得文件依序排列在一起,文字材料在前,图样在后;若以图样材料为主,文字材料就是对图样材料得补充说明,就可图样在前,文字材料在后、２、组卷得方法组卷要便于档案得利用与保管。

２、本公司档案得组卷同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别得文件要一起立卷;文件得正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷、组卷应注意以下几点:(1)、分年度将档案按其形成或针对得年度分开、(２)、分大类、分二级类将文件按单位得职能分工分开。

(3)、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关与非隶属机关,但联系紧密得上、下级文件,如上级得批复,下级得请示等,应与本级文件放在一起、(4)、分机构将文件按其形成或承办部门分开。

外单位得要把直接主管与非主管单位分开。

(5)、分问题将文件按其所反映得问题分开。

ﻫ (６)、分期限将文件按不同得保管期限分开。

ﻫ (注:永久卷中不许有短期保存得文件)２。

２基本建设类2、2、1按子项工程,单项工程,专业性质等特征组卷２、2、2前期工程中得动迁协议书按年度组卷,不同年度得文件一般不得放在一起组卷,但跨年度得请示与批复放在复文件组卷。

水、电、地质勘探等资料分别组卷。

ﻫ2。

２、3设备仪器购置,安装与调试,使用与维修,更新改造阶段形成得文件材料,应与设备档案合并一起组成一卷。

3、卷宗内文件材料得排列 3.１由同一个责任者关于同一问题得3。

2文件材料所组成得案卷,按重要程度或形成日期顺序排列。

ﻫ由同一个责任者得不同问题文件材料所组成得案卷,按问题结合重要程度或形成日期顺序排列。

档案资料整理、组卷要求一、档案资料整理、组卷标准建设工程的档案资料进行整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。

二、档案资料排列顺序及组成容1．工程基建档案由五大部分组成（1）·建设单位组卷资料（2）·质量监督部门组卷资料（3）·监理公司组卷资料（4）·设计单位组卷资料（5）·施工单位组卷资料2．英文大写字母排列顺序根据顺序，各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。

例: ·A—建设单位组卷资料·B—质量监督部门组卷资料·C—监理单位资料·D—设计单位资料·E—施工单位资料三、该项目基建档案主要组成容1．可行性研究、任务书（由建设单位立卷汇总）2．设计基础资料（由勘察单位立卷，建设单位汇总）3．设计文件（由设计单位立卷，建设单位汇总）4．工程管理文件（由建设单位立卷汇总）5．施工文件（由施工单位立卷，建设单位汇总）6．监理文件（由监理单位立卷，建设单位汇总）7．竣工文件（由建设单位立卷、汇总）8．财务器材管理（由建设单位、立卷）四、归档组卷整理工作包括组成案卷和编目两个过程。

根据基建档案主要立卷容，归档围的顺序归档组卷；保管期限见附表。

1·组卷的要求组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷文件容之间的系统联系。

由文件材料的主要形成单位负责立卷；组成的案卷要便于利用和保管。

2．组卷的步骤和方法归类、初排、补缺，保证文件齐全完整，缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救；保证案卷质量。

归挡的文件材料必须达到以下质量要求：（1）归档文件材料容真实；必须是该项工程在建设过程中直接形成的。

（2）归档文件材料准确、有效。

文件材料记载的容与实际相符、图物相符。

按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。

（3）归档文件材料必须耐久、易读。

档案组卷原则和案卷的装订档案组卷原则和案卷的装订内容摘要：档案组卷原则和案卷的装订找文章到东方(://)范文每日更新,资源应有尽有!]1、质量要求1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、档案组卷原则和案卷的装订找文章到东方(://)范文每日更新,资源应有尽有!]1、质量要求1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。

凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。

文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。

1.2案卷厚度文字材料一般不超过15，图样材料一般不超过。

1.3文字材料与图样材料分别组卷。

文件材料数量少的也可合并组卷。

密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。

2、组卷的方法组卷要便于档案的利用和保管。

2.本公司档案的组卷同一问题、同一事件、同一会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。

组卷应注意以下几点：（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。

（2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。

（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。

（4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。

外单位的要把直接主管与非主管单位分开。

（5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。

（6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。

（注：永久卷中不许有短期保存的文件）2.2基本建设类2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。

为加强城市建设档案管理，提高建设工程档案案卷质量，参照国家标准GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》，结合工程档案特点，特对建设工程档案组卷质量作如下要求：一、组卷原则：建设工程档案案卷，应是一组具有有机联系的应当归档并具有保存价值的建设文件材料的集合体。

组卷要遵循建设工程文件材料的自然形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管的原则。

二、组卷要求：1、归档的文件材料必须是原件，内容应齐全、真实、准确。

2、案卷内文件材料要有齐全的审批签章手续。

3、案卷内建设工程文件材料的制作材料和书写材料必须利于长期保存。

三、案卷内文件材料的排列组卷时，一般将文字部分与图纸部分分开组卷。

各种文字材料排列为审批文件在前，申请文件在后（具体见“苏州市建设工程项目文件材料归档内容及排列顺序”）。

竣工图组卷时，按建筑、结构、水、暖、电、设的图号顺序排列，组成一卷或若干卷。

四、编号：１、编写案卷页号：页号，又称序号，是给每一项文件材料编上一个序号，其目的是固定保管单位内每一页文件材料的顺序，确切的统计保管单位内文件材料的数量。

案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

页号统一用阿拉伯数字从“1”开始。

（1）编写位置：单面书写的文件材料在右上角编写页号；双面书写的文件材料正面在右上角，背面在左上角编写页号。

（2）图纸在折叠成4#图幅后的右上角编写页号。

（应尽量编在图纸正面）（3）案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。

（4）数张小纸裱贴在一张标准尺寸纸上的编号方法，应对每张小纸进行编号，顺序是从左到右，自上而下编写页号。

但不能编在裱贴纸上。

2、案卷内封面的编制：编写案卷内封面，它是编目的重要内容。

案卷内封面包括以下几个方面的内容：（1）档案号：填写档案的分类号和案卷顺序号。

（2）档案馆（室）号：填写国家给定的本档案馆（室）的编号。

（如国家未给档案馆（室）有编号，可暂不填写）（3）缩微号：填写缩微时给本卷的编号。

工程资料组卷要求黄河内蒙古民族团结扬水灌区北干渠灌域节水工程资料组卷要求一、组卷依据1、《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-20012、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T118922-20003、《水利工程建设项目档案管理规定》水办【2005】480号4、《水利科学技术档案管理规定》二、一般规定为加强工程资料管理，做到工程档案的统一，特对黄河包头段近期防洪工程的组卷做出如下规定1、案卷封面1）格式要求：根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001附录D填写。

2）填写要求：参照附件1《案卷封皮》填写。

其中案卷题名中第三行“案卷名称”根据组卷原则中所属卷册名称填写，如：施工技术及质量保证资料、工程质量评定资料等。

3）背书：竣工资料每次都要有背书，背书统一为黑体字加粗，竖向排开，内容为：“黄河内蒙古段近期防洪工程（包头市段）施工（监理）第X标段、第X卷、第X册”。

4）封面颜色：堤防标段资料封面统一为浅蓝色，险工标段资料封面统一为浅绿色，监理标段资料统一为浅黄色。

2、案卷目录及备考表1）格式要求：根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001附录B填写。

2）填写要求：每册前需附单位工程竣工资料总目录，总目录中应明确工程资料各卷（册）的主要内容；总目录后附本册《卷内目录》，卷内目录写明本册所含主要资料，并标明页次。

序号以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1开始依次标注。

3）备考表：在每册最后一页附备考表，并履行立卷与审核手续。

3、页号编写1）案卷封面、总目录、卷内目录和备考表不编写页号。

2）单面书写的文件页号编写在右下角。

三、组卷原则施工单位竣工资料由五卷组成，他们包含的内容分别是：1、第一卷，施工技术及质量保证资料卷包含的主要资料有：单位工程开工资料；施工技术准备文件；施工现场准备文件；分部工程开工资料；工程图纸变更记录；施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告；施工日志。

工程档案组卷要求归档工程档案组卷要求一、工程名称及代号工程名称必须规范,保持其唯一性。

工程代号:以运检给得代号为准。

二、依据文件《科学技术档案案卷构成得一般要求》GB/T 11822—2022 《电子文件归档与管理规范》GB/T188942022《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》(办文档〔2022〕72 号) 《电网建设项目文件归档与档案整理规范》DL/T13632022《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》国家电网办〔2022〕72号文件《输变电工程安全质量过程控制数码照片管理工作要求》国家电网基建安质〔2022〕56号文件三、工程文件立卷要求( ( 一) ) 立卷得原则与方法立卷应遵循工程文件得自然形成规律,保持卷内文件得有机联系,便于档案得保管与利用。

( ( 二) ) 立卷过程中宜遵循下列要求案卷不宜过厚,尽量使用 20mm60mm 得档案盒,根据文件具体厚度,少用或者不用 60mm 得档案盒。

独立成册、成套得项目文件,应保持其原貌,不宜拆散组卷。

不同载体得文件应分别组卷。

( ( 三) ) 案卷封面编制1、案卷封面采用内封面形式,案卷题名为(工程名称+案卷名称)。

案卷名称得填写,应简明、准确地揭示卷内文件得内容。

主要包括工程名称、阶段、代字、代号等。

工程名称由业主依据核准文件确定,可用全称,也可用规范得简称。

2、编制单位应填写卷内文件得形成单位,可用简称。

3、保管期限分为永久、长期、短期三种期限,按规定得保管期限填写。

4、密级等级按文件要求填写,若无具体要求则不填。

5、立卷单位,应填写单位全称。

起止日期,应填写案卷内科技文件形成得最早与最晚得时间年、月、日。

( ( 四) ) 文件页号编写1、卷内文件均按有书写内容得页面编号。

每卷单独编号,页号从“1”开始。

2、页号编写位置:单面书写得文件在右下角;双面书写得文件,正面在右下角,背面在左下角。

折叠后得图纸一律在右下角。

3、案卷封面、卷内、卷内备考表不编写页号。

工程监理档案组卷与移交一、工程监理档案组卷与移交要求工程资料按载体不同分为纸质资料和数字化资料(电子资料)，工程监理/工程咨询/项目管理档案组卷与移交分为纸质档案组卷与移交、电子档案整理与移交。

(一)纸质档案组卷1.监理公司要求的归档资料按保存期限不同可分为三类:第一类即保存期限为长期的资料；第二类即保存期限为5年的资料；第三类即保存期限为2年的资料。

如果工程监理/工程咨询/项目管理合同约定的乙方工作内容包括造价咨询或负责工程造价结算，与工程造价有关的资料应单独组卷，工程结算后移交，保存期限为工程结算后 2年。

2.资料归档时应按上述分类方法分别装盒，尽量将保存期限相同的同类资料装于同一盒内。

并附盒内资料目录，目录格式参考《资料管理规程》DB11/T695-2017，档案盒标签应清晰标注盒内资料明细。

3.档案盒标签上的“共盒第盒”为本工程的第几类中的共几盒第几盒，如:长期保存类共5盒第1盒。

4.资料装盒时应尽量装饱满，以防存放过程中压瘪压坏。

5.如工程规模较小，资料量不大时，可根据现场实际情况进行归档组卷，但档案盒内的目录应细致明确。

(二)电子档案整理与归档1.电子档案数据格式应符合相关的数据标准，以保证数据化资料在格式上的通用性。

2.电子档案分为经计算机生成的电子文档(可转化为PDF格式)和纸质文件电子扫描生成的 PDF 格式文件。

3.工程监理/工程咨询/项目管理工作启动后，就要做好电子档案整理的规划，过程中随时进行电子扫描件的收集整理，避免工程竣工后进行大量的电子扫描工作。

4.电子扫描应清晰可分辨，采用拍照形成电子图片的，图片应周正清晰可分辨，同一个文件的扫描件或图片宜按照顺序编入 WORD 或 WPS 文档中,并转成 PDF 格式便于查阅。

5.电子档案应按照文件的分类分别建文件夹，应对文件和文件夹进行编号，以便于查阅。

6.归档的建设工程电子文件的内容必须与其对应的纸质档案一致，内容应真实和可靠。

案卷组卷要求案卷组卷是指通过合理的方式，将相关案卷分类整理，形成一份具有逻辑性和完整性的档案卷。

在进行案卷组卷时，需要遵循一定的要求和原则，以确保档案的有效管理和使用。

本文将介绍案卷组卷的要求和注意事项。

一、案卷组卷的基本要求1. 分类准确：案卷组卷的首要要求是分类准确。

根据案卷的内容和属性，将其归入相应的文件类别中。

分类准确可以提高档案管理的效率，便于查找和利用档案信息。

2. 文件完整：每个案卷应包含完整的文件资料，确保案卷中的文件能够反映出相应的事项完整的过程。

每份文件都应贴有文件封签，上面标注有案卷的名称、卷号和文件的题名等信息，以便统一管理。

3. 文件排序合理：案卷中的文件应按照时间、地点或者事件的先后顺序进行排序。

文件排序合理可以使档案资料的查阅更加方便，也有利于后续档案的整理和维护。

4. 档案封面规范：每个案卷都应有一份档案封面，上面应标明案卷的名称、编制单位、卷号、时间范围、责任者和备注等信息。

档案封面的规范可以方便归档和检索，也便于对档案进行监管和管理。

5. 案卷注释齐全：对于案卷中的关键文件，应在案卷的附页或备注处进行注释。

注释内容应包括文件的摘要、制作目的、产生背景等相关信息，以便于后续使用和了解。

二、案卷组卷的注意事项1. 统一标准：案卷组卷应按照统一的标准和规范进行，遵循档案管理的相关规定。

统一标准可以提高档案管理的规范性和效率，减少管理过程中的疏漏和错误。

2. 档案编号唯一：每个案卷都应有唯一的编号，以保证档案的唯一性。

档案编号应遵循一定的编制规则，例如按照年份、部门和顺序进行编号，同时应记录在档案目录中，以便日后查阅。

3. 案卷保管措施：案卷组卷完毕后，应妥善保管。

档案室应配备恰当的防潮、防尘、防火设施，确保案卷的安全性和保密性。

同时，应建立案卷借阅登记制度，记录档案的借阅和归还情况。

4. 定期检查整理：定期检查已组卷的案卷，确保文件的完整性和可读性。

如有文件遗失或损坏，应及时补充或修复。