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学校人事档案管理制度范本第一章总则第一条为规范学校人事档案管理，加强对档案的保管和利用，保障档案安全、完整和准确，提高学校运行效率，制定本制度。
第二条适用范围：本制度适用于学校的全体教职工和相关人员。
第三条目标和原则：1. 目标：建立健全的学校人事档案管理制度，保障档案按照法律法规和规章制度的要求进行管理，确保档案的安全、完整和准确。
2. 原则：科学、规范、公正、便捷，保密、安全、合规、可追溯。
第四条主要职责：1. 学校：负责制定和修订学校人事档案管理规定，指导和监督各个部门的档案管理工作。
2. 部门：负责本部门档案的管理、保管和利用工作，并负责向学校档案管理部门提供所需档案。
第二章档案的分类与归档第五条档案分类：1. 行政类档案：包括教职工档案、工资津贴档案、考勤档案等。
2. 人事类档案：包括招聘档案、聘用合同档案、调岗档案等。
3. 职称类档案：包括评审职称档案、职称晋升档案等。
4. 绩效类档案：包括绩效考核档案、奖励档案等。
第六条档案的归档：1. 按照档案分类规定，将档案逐级归档到相应的档案库中，并编制档案目录和档案编号。
2. 档案库应具备良好的环境条件，如保持适宜的温度和湿度，防潮、防火和防震。
第三章档案的管理与利用第七条档案管理：1. 档案管理部门应建立档案管理系统，规范档案管理流程，保证档案的安全和准确。
2. 档案管理员应经过专业培训，具备档案管理相关知识和技能。
3. 档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案的完整和准确。
第八条档案利用：1. 档案利用是指在符合法律法规和规章制度的前提下，对档案进行查询、复印、调阅等操作。
2. 档案利用申请人应提供合法身份证明，并遵守档案利用规定。
3. 档案管理部门应负责对档案利用进行审核，并给予及时答复。
第四章档案的保存与销毁第九条档案的保存：1. 档案管理部门应制定档案保存期限表，规定不同类别档案的保存期限。
2. 档案管理部门应对即将到期的档案进行审查，确定是否需要继续保存或移交档案馆。
学校人事档案管理制度
是一种规范和组织学校人事档案管理工作的制度。
它包括以下几个方面的内容：
1. 档案管理目的和原则：明确学校人事档案管理的目的，例如保护档案资料的完整性和保密性，并制定相应的管理原则，如科学、规范、公正、高效等。
2. 档案管理组织机构和人员：明确学校档案管理的组织机构设置和相应的职责分工，例如设立档案管理部门，指定专人负责档案管理工作。
3. 档案管理流程和操作规范：制定档案管理的具体流程和操作规范，例如建档、归档、调阅、销毁等环节的具体要求和操作方式。
4. 档案管理工具和系统：确定档案管理所使用的工具和系统，例如规定档案的分类、编码和标签，建立电子档案管理系统等。
5. 保密措施和安全管理：制定档案保密措施和安全管理措施，确保档案资料不被泄露和损坏，例如设立封存仓库、规定访问权限等。
6. 档案的保存期限和销毁规定：明确档案的保存期限和销毁规定，例如根据法律和政策规定，规定不同类型档案的保存期限，并制定相应的销毁程序和要求。
7. 档案管理培训和考核：组织档案管理人员进行培训，提高其档案管理意识和专业素养，并制定相应的考核制度，对档案管理工作进行评估和奖惩。
通过建立和实施学校人事档案管理制度，可以有效保护和管理学校的人事档案，提高档案管理的效率和质量，为学校的人事管理提供可靠的依据。
毕业生档案管理制度全第一条：为了规范毕业生档案管理工作，做好毕业生档案的收集、整理、保存和利用工作，提高毕业生档案管理的效率和科学性，保障毕业生档案信息的安全和完整性，制定本制度。
第二条：所有毕业生的档案均应按照本制度进行收集、整理、保存和利用。
第三条：毕业生档案的收集包括个人基本信息、学习成绩、奖惩情况及其他相关信息的收集。
第四条：毕业生档案的整理应按照一定的规范进行，包括信息的分类、编目、整理和归档等过程。
第五条：毕业生档案的保存应符合相关法律法规的要求，确保档案信息的安全和完整性。
档案的保存期限根据法律法规的规定确定。
第六条：毕业生档案的利用应遵循个人隐私保护的原则，且必须经本人同意方可使用。
档案信息的利用应符合相关法律法规的要求。
第七条：对于毕业生档案中的特殊信息，包括但不限于疾病信息、家庭背景等，应加强保密工作，确保相关信息不被泄露。
第八条：毕业生档案的借阅应经过相应的程序和审批，且必须符合相关法律法规的要求。
第九条：毕业生档案管理部门应制定档案管理措施和工作规范，确保毕业生档案管理工作的科学性和规范性。
第十条：违反本制度的，应按照相关规定追究责任，并可能受到相应的处罚或处理。
第十一条：本制度由毕业生档案管理部门负责解释和修订。
毕业生档案管理制度全（二）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。
依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。
学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
学生人事档案管理规定第一部分：背景介绍学生人事档案是记录学生个人信息、学习成绩、荣誉奖励等方面的档案，它对于了解学生的全貌、评估学生的综合素质具有重要意义。
为了有效管理学生人事档案，各个学校纷纷制定了相应的管理规定。
第二部分：档案收集与建立为了建立学生人事档案，学校首先需要收集学生的个人信息。
在学生入学时，学校会要求学生提交基本的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、家庭住址等。
此外，还需要收集学生的身份证件、照片等材料，以便核实学生的身份。
然后，学校将这些信息录入系统，并逐步建立学生的人事档案。
每个学生将被分配一个唯一的档案编号，以方便管理和查询。
第三部分：档案保管与安全学校在建立学生人事档案后，需要妥善保管这些档案，确保其安全性和保密性。
学校通常会指定专门的人员负责档案的保管工作，并采取安全措施，防止人为破坏或泄露。
此外，学校还会建立档案管理制度，明确规定档案的使用权限和访问途径，以避免档案被未经授权的人员查阅或篡改。
第四部分：档案更新与维护学校将根据学生的学习情况和个人发展情况，不断更新学生的人事档案。
每学期末，学校将汇总学生的学习成绩，并记录在档案中。
此外，学校还会记录学生的荣誉奖励、参加的社会实践和志愿服务等信息，以全面展示学生的综合素质。
学校还会定期对档案进行维护和整理，确保档案的完整性和准确性。
第五部分：档案查询与使用学生本人和相关教职工拥有查询学生人事档案的权利。
学生可以通过申请，查询自己的档案信息。
教职工可以根据工作需要，查询与学生相关的档案信息。
学校会制定相应的档案使用规定，明确档案的使用范围和用途，以保障档案信息的安全和合法使用。
第六部分：档案归档与留存学生人事档案的归档和留存是档案管理的重要环节。
学生毕业或离校后，学校会对其档案进行归档处理，确保档案的完整性和安全性。
学校根据相关法律法规规定，将学生人事档案留存一定时间，以备后续的参考和使用。
在档案归档和留存过程中，学校要注意保护学生的个人隐私。
大学人事档案管理办法第一章总则第一条根据组织部和省委组织部有关干部人事档案工作的规定，结合我校实际情况，制定本管理办法。
第二章人事档案的查（借）阅第二条为干部工作、人事工作及其它工作提供服务是人事档案工作的根本目的，既要满足利用人事档案的工作需要，又要坚持按规定范围和手续利用，确保人事档案的安全和保密。
第三条阅档人必须符合下列条件之一：（一）被查阅人所在部门的员领干、专职组织人事干部。
（二）经组织部、人事处批准的其他员干部。
第四条阅档人只能查阅本部门人员的人事档案，确因工作需要，查阅本部门以外人员的人事档案，需经组织部、人事处领导批准。
任何干部不得查阅或借阅本人及其亲属的档案。
第五条严格履行手续，校内人员阅档要认真填写《查阅人事档案审批表》，提出查阅对象、理由、内容及查阅人。
经部门分管人事工作的领导签署意见后方可查阅中级专业技术职务、科级及其以下人员的档案；经组织部或人事处领导签署意见后方可查阅高级专业技术职务、处级干部的档案。
校外人员需持《查阅人事档案审批表》方能查阅人事档案，凭调查证明材料介绍信不得查阅人事档案。
第六条档案管理人员应根据查阅用途、理由，确定是否提供和提供什么材料，只同意查阅人事档案有关部分内容的，不得翻阅全部档案。
对不能直接提供查阅的应由档案管理人员代为查阅。
第七条查阅档案时应有专人负责监检查阅，未经主管部门同意不得摘抄或复制档案内容，摘录档案要用摘录档案专用纸，摘录的材料需经档案管理人员校对并签署意见后方可使用，用后及时归还。
第八条查阅人员严禁拆散档案，严禁涂改、圈划、加批、折叠、抽取、撤换档案材料，严禁边阅档边抽烟、喝水等，确保人事档案不受损。
第九条查阅人员不准随便将档案拿出阅档室，不准边阅档边议论档案内容，不准泄露或擅自向外公布档案内容。
违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
属于假公济私者，按违反《档案法》处理。
第十条档案一般不外借，因特殊需要必须借出使用时，要说明理由，经档案主管部门负责人批准并办理借用手续后方可借出，借出时间一般不得超过两周，用后及时归还，对借用的档案，要妥善保管，严格保密，不得将零散材料遗漏在外，不得交无关人员翻阅，不得擅自转借和复制。
XXXX大学人事档案管理暂行规定第一章总则第一条为加强学校人事档案管理，合理有效地保护和利用人事档案信息，更好地为学校建设与发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、中组部《干部档案工作条例》（组通字（XXXX）13号）、教育部和国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发（20XX）12号）等有关要求，结合学校实际，制定本暂行规定。
第二条人事档案是指在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩（德、能、勤、绩、廉）等内容的材料，是个人人生轨迹客观体现的重要依据，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
第三条在人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，必须坚持人事档案的真实性、完整性、机密性原则，严密保管，确保档案的完整与安全。
第四条学校人事处负责集中管理全校在职、离退休、死亡教职工的人事档案。
第二章档案材料的收集与归档第五条人事档案材料收集归档范围第一类：履历材料这类材料主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。
其中，知青、教师、军人、工作人员、党员干部登记表或简历表；干部履历表；中央和地方各级党委委员（候补委员）简历；人大常委会委员、政协委员简历等材料。
第二类：自传材料这类材料主要包括自传和属于自传性的材料。
自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。
其中，自传；以自传为主的履历表或简历表；领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
第三类：考察、考核、鉴定材料这类材料主要包括干部人事管理工作中，组织人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。
其中，在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料；年度考核登记表；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档），出国人员、国外工作期间鉴定表; 审计、离任审计等材料。
第一章总则第一条为了规范大学生人事档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校全体在校大学生的人事档案管理。
第三条大学生人事档案是记录学生个人基本情况、学习经历、工作经历、奖惩情况等信息的文件资料，是学生个人发展的重要依据。
第二章管理职责第四条学校档案管理部门负责全校大学生人事档案的统一管理。
第五条各学院、系（部）负责对本学院、系（部）学生的人事档案进行日常管理，包括收集、整理、归档、查阅、转递等工作。
第六条学生本人负责保管好自己的身份证、户口簿等个人信息资料，配合学校进行档案的收集和整理。
第三章档案收集与整理第七条档案收集：各学院、系（部）按照规定时间，将学生个人信息资料收集齐全，并及时报送档案管理部门。
第八条档案整理：档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、整理、归档，确保档案的完整性和准确性。
第九条档案归档：档案管理部门将整理好的档案按照规定程序归档，并做好档案的编号、登记、保管等工作。
第四章档案查阅与利用第十条查阅档案：学生本人或相关单位需要查阅档案时，应按照规定程序办理查阅手续。
第十一条查阅档案时，查阅人应遵守保密制度，不得擅自复制、摘抄、拍照等。
第十二条档案管理部门应定期对档案进行整理、鉴定和归档，确保档案的完整性和准确性。
第五章档案转递与保管第十三条档案转递：学生毕业、就业、出国（境）留学等需要转递档案时，按照规定程序办理转递手续。
第十四条档案保管：档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的实体安全和信息安全。
第六章奖励与处罚第十五条对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
第十六条对违反本制度，造成档案遗失、损毁、泄密等行为的单位和个人，给予批评教育，情节严重的，依法予以处理。
第七章附则第十七条本制度由学校档案管理部门负责解释。
第十八条本制度自发布之日起施行。
学校人事档案管理制度模版一、引言本文档旨在规范学校人事档案的管理，确保人事档案的安全、完整和及时维护。
通过建立科学的档案管理制度，加强档案管理工作，提高管理效率，促进学校的稳定发展。
二、档案管理的基本原则1. 法律依据原则档案管理工作以相关法律法规为依据，确保档案的合法性和合规性。
2. 完整性原则每名员工的档案应包括个人基本信息、任职资格、教育经历、奖惩记录等内容，保证档案的完整性。
3. 私密性原则严格保护员工个人隐私，不得泄露档案中的私密信息。
4. 及时性原则档案信息应及时录入、及时更新、及时检索，确保档案信息的及时性。
5. 安全性原则做好档案的安全管理工作，确保档案的安全保存和使用。
三、档案管理的具体措施1. 档案登记对每名员工的个人档案进行登记，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、婚姻状况等基本信息。
2. 档案归档按照档案分类标准，将员工档案进行归档，确保档案的清晰可读，方便检索和使用。
3. 档案存放将归档好的员工档案存放在专门的档案室或安全柜中，保证档案的安全性。
4. 档案借阅员工有档案借阅需求时，须填写借阅申请表，经授权后方可借阅，并在规定时间内归还。
5. 档案销毁对于已经过期或无效的档案，按照规定的程序进行销毁，确保档案的合规处理。
6. 档案备份定期对重要档案进行备份，避免档案信息的丢失或损坏。
四、档案管理的责任和权利1. 学校人事部门负责制定档案管理制度和相关规范文件，组织实施档案管理工作，监督档案使用和保管。
2. 相关部门配合人事部门做好档案管理工作，及时提供相关信息，配合档案借阅和归还工作。
3. 员工保证个人档案信息的真实、准确、完整，合法使用档案信息。
五、档案管理的监督和检查1. 定期审核学校进行档案管理工作的定期审核，发现问题及时整改。
2. 不定期检查由专门的监察机构进行档案管理的不定期检查，确保档案管理的合规性和有效性。
3. 抽查核实随机抽查档案信息的真实性和完整性，确保档案信息的质量和可靠性。
第一章总则第一条为了加强大学人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，充分发挥人事档案在人才选拔、培养、使用和考核中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关人事档案管理的法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校全体教职工的人事档案管理。
第三条人事档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事档案的完整性，不得随意缺失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保人事档案信息的准确性，及时更新和补充相关信息。
3. 安全性原则：确保人事档案的安全，采取有效措施防止档案丢失、泄密或损坏。
4. 保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对人事档案中的敏感信息进行严格保密。
5. 规范化原则：建立健全人事档案管理制度，实现档案管理的规范化、制度化。
第二章组织机构与职责第四条学校设立人事档案管理办公室，负责全校人事档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作。
第五条人事档案管理办公室的主要职责：1. 负责制定和实施人事档案管理制度，组织实施人事档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作。
2. 负责人事档案的收集、归档、整理、保管和鉴定工作。
3. 负责人事档案的查询、借阅、复制和保密工作。
4. 负责人事档案的数字化工作。
5. 负责对人事档案管理人员进行业务培训。
第六条各部门负责人对本部门人事档案管理工作负直接责任，应当建立健全本部门人事档案管理制度，确保人事档案的完整、准确和安全。
第三章档案收集与归档第七条人事档案的收集应当遵循以下原则：1. 完整性原则：收集与教职工个人相关的各类材料，确保档案的完整性。
2. 实用性原则：收集与教职工工作、学习、生活相关的材料，确保档案的实用性。
3. 适时性原则：及时收集教职工的各类材料，确保档案的时效性。
第八条教职工应当按照以下要求提交档案材料：1. 毕业证书、学位证书、专业技术资格证书等学历、学位证明材料；2. 工作经历、业绩考核、职称评定、培训进修等证明材料；3. 奖惩、考核、任免、调动等人事变动材料；4. 其他与个人相关的材料。
大学人事档案管理规定一、总则（一）为了加强学校人事档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为全校教学、科研服务，制定本规定。
（二）本规定所称的人事档案，是指在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。
它是国家档案的重要组成部分。
（三）遵照档案法的有关规定，学校的任何单位、个人以及校外利用者都有保护档案的义务。
（四）人事档案工作接受中组部、国家教委以及学校统一领导，维护学校人事档案完整与安全，开展人事档案的利用工作。
二、部门职责学校各部门在将人事档案工作纳入各自职责范围内的情况下应当履行下列职责：（一）档案馆(人事档案科)1．贯彻执行国家关于人事档案工作的政策法规，规范、指导和管理全校人事档案工作。
2．参加学校信息工作的整体化建设，采用先进技术，积极开发人事档案信息资源。
逐步实现人事档案工作管理的科学化和现代化。
3．收集、鉴别、整理、分类、转递和保管全校各类人员档案及有关资料。
4．开展人事档案的利用工作。
（二）学校人事、组织、纪检和保卫以及与人事档案工作有关的部门1．严格执行人事档案管理的有关规定，认真做好人事档案材料的收集、立卷和归档工作。
2．加强与学校档案部门的联系，相互配合。
保证归档材料的系统与完整。
3．负责向档案馆移交本部门的人事档案材料。
三、人事档案材料收集与归档（一）归档范围1．组织、人事工作中形成的履历表、登记表、简历表等材料。
2．自传和属于自传性质的材料。
3．工作中形成的有关材料：民主评议，考察、考核、鉴定材料。
4．审计工作中形成的有关材料：干部个人的审计报告、审计意见材料，离任、审计考核材料。
5．国民教育、成人教育、党校、军校考生的登记表，学生登记表，学习成绩表，毕业生登记表，授予学位的材料，学历证明，培训结业成绩登记表，学习鉴定，博士（后）和研究人员工作期满登记表等材料。
6．经组织审核后签章的、有中外文对照的留学成绩，毕业证书，学位证明。
7．评聘各类专业技术职称和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术资格考试成绩合格登记表，申请表，业务自传，评聘专业技术职务审批表，评审专业技术职务资格申报表，套改晋升专业技术职务审批表等材料。
8．创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作，译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文的目录。
9．政审工作中形成的材料：调查报告，审查结论，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料，作为结论依据的调查证明，论据材料，甄别、复查结论。
10．更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请，组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。
11．党、团组织建设工作中形成的有关材料：（1）入党志愿书和申请书，预备党员转正申请书，综合性政审材料及有关的证明、考察材料，党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表，整党工作中不予登记的决定、组织意见，民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料，取消预备党员资格的组织意见，退党材料。
（2）入团志愿书和申请书，团员登记表，退团材料。
（3）加入民主党派的有关材料。
12．表彰奖励活动过程中形成的有关材料：劳动模范，先进工作者，有突出贡献优秀专家、学者，国家科技奖，市级优秀青年教师，优秀青年教育工作者，优秀党务工作者，优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料，校处级先进工作者，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等及在其他工作中形成的表彰材料。
13．纪检、监察、法院、公安、保卫、组织人事等行政管理部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料，法院判决书，复查甄别报告、决定（结论），上级批复，学生留级、跳级、休学和复学等有关材料。
14．干部任免、调动、军队干部转业安置过程中形成的有关材料：干部任免审批表，授予（晋升）军（警）衔审批表，转业鉴定，军队转业干部审批表，定级定工工资材料，退离休人员审批表等材料。
15．考试录用和聘用干部过程中形成的有关材料：报考登记表，招、聘干部的审批表，合同书，政审结论和有关证明材料，续聘、延聘、解聘、辞退材料。
16．办理工资、待遇、职称变动等工作中形成的有关材料：见习、转正定级审批表，各类工资变动申请表，提职、晋级和奖励工资审批表，享受专家特殊津贴的呈报表，解决各种待遇问题的审批表、上级批复等材料。
高校毕业生就业派遣通知书。
17．办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表，政审表，国外的鉴定及有关表现材料，因私出国（出境）审批表等材料。
18．参加区县及以上党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会以及参加民主党派代表会的有关材料，代表登记表，委员简历，政绩材料等。
19．健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；因病提前退休人员的个人申请及医院证明；新录用干部体检表。
20．办理丧事形成的有关材料；悼词，生平，报纸报道消息，讣告，非正常死亡的调查报告，医院证明及遗书等。
21．其他对考察、了解使用各类人员有参考价值的材料。
（二）归档要求1．归档的材料必须是办理完毕的正式材料，且齐全、真实、文字清楚，对象明确，有材料形成日期。
组织上形成的材料，如奖惩、鉴定、晋升、任命、录用及各种审批表等，必须注明批准机关、材料形成和审批的时间、文号等，并加盖公章。
规定要同本人见面的材料（如审查结论，复查结论，处分决定或意见，组织鉴定等），应当有本人的签字。
特殊情况下，本人见面后不签字的，应由组织部门注明。
2．国外留学成绩、证书，要求既要有原件也要有翻译件，经院、系领导核实、签字、加盖公章后一并归档。
3．毕业生成绩单以及补考成绩必须加盖院、系公章；姓名字迹不清的，有关部门应当填写清楚并补盖公章。
4．本人档案上的姓名必须与户口簿、身份证上的姓名保持一致，需要签字的地方必须签字。
对于肄业学生，各院、系领导应当在“组织意见”一栏中加以说明，并在高校毕业生登记表封面上注明并加盖公章。
5．对于有曾用名的学生，要求本人注明；对于重名的学生，要求各院、系注明该人的学号、籍贯和性别予以区分。
6．人事档案归档材料，一律用16开规格(B5)的办公用纸，材料左边应当留出2.25厘米装订边。
文字需要用铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、碳素墨水、签字笔或墨汁书写。
除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替。
7．各归档部门应当认真填写“归档材料登记表”，与档案管理人员逐一核对归档材料后方可归档。
8．任何部门和个人不得积压、损毁、丢失、涂改、伪造人事档案材料，违反规定的，档案馆将视情节轻重予以严肃处理。
9．根据中组部有关规定，组织、人事部门应当适时布置全校教职工填写履历表，及时充实个人档案内容。
10．对调离我校，但未到档案馆办理离校手续的，校人事部门应当及时督查并通知档案馆；对人来档未到的，人事部门应当及时催要，以免影响对这些人员的考察和调动。
（三）归档时间1．人事处形成教职工档案材料的移交时间：（1）职称晋升档案材料，于当年12月中旬之前移交档案馆。
（2）调入人员档案，于当年10月中旬之前移交档案馆。
（3）退休人员审批表，于当年2月或9月移交档案馆。
（4）调出人员工资变动审批表，在调出人员离校之前移交档案馆。
（5）死亡人员通知单，于当年11月中旬移交档案馆。
（6）干部任免审批表，于材料形成后一个月内移交档案馆。
（7）留校硕士研究生档案，于当年10月底之前从档案馆转送全国人才交流中心。
2．组织部形成干部档案材料的移交时间：（1）干部任免审批表、干部审查、离休审批表等有关材料，于每年3月中旬之前移交档案馆。
（2）参加党代会、人代会、政协会议等代表会的代表登记表，于形成材料后一个月内移交档案馆。
（3）表彰材料，于材料形成后一个月内移交档案馆。
（4）各总支形成的入党材料、表彰材料等，在材料形成后一个月内移交档案馆。
3．审计、纪检委、工会、保卫处等部门工作中形成的教职工档案材料，于材料形成后一个月内移交档案馆。
4．各院、系及有关部门形成学生档案材料的移交时间：（1）各院、系辅导员应当签收新生自带档案（学籍表、入党志愿书、入团志愿书等），并于接收档案的10天之内移交档案馆。
对于学生的毕业材料、入党材料应当在学生毕业当年的6月中旬之前移交档案馆。
错过集体转档时间的，由各院、系自行解决。
（2）研究生处应当在每年的10月下旬将研究生（新生）档案移交档案馆。
（3）招生办公室应当在每年的9月20日之前将本科生（新生）档案移交档案馆。
（4）教务处应当在每年的10月15日之前将学生跳级、留级、休学、复学证明送交档案馆。
（5）学生处应当在每年的1月15日前将学生奖惩材料移交档案馆，毕业班学生的奖惩材料应当于学生毕业当年的5月15日之前移交档案馆。
四、人事档案利用（一）查阅借用干部人事档案必须是中共党员。
非党领导干部和非组织、人事部门不得跨部门、单位查阅干部人事档案。
因工作需要要了解干部情况时，需经党委、组织或人事部门同意后，由人事档案部门提供情况。
（二）查阅人事档案应当按干部管理权限阅档，一般下级不应当查阅本部门上级领导干部的档案，同级不能查阅同级档案（组织、人事、保卫、纪检、监察、专职档案干部因工作需要除外）。
（三）在一般情况下，任何人不得查阅借用本人及亲属的档案。
（四）专职辅导员可借阅所管辖的院、系学生档案。
（五）各院系党支部因发展工作需要，须利用有关人员入党材料时，利用者应当持有本院系总支书记签字并盖有公章的介绍信，来馆办理借阅手续。
（六）本校教职工因特殊原因需要查阅本人成绩或开具本人成绩单的，须出示院系、人事处或研究生处介绍信。
（七）外调人员需要查阅我校人员档案时，应当出示县、处级以上党委组织部门或人事部门的阅档介绍信，信上要注明来人政治面貌、阅档目的和范围，并且需要经过我校有关部门负责人的签章批准。
（八）用人单位需要查阅学生档案，应当出示所在单位人事部门开具的、注明来人政治面貌、阅档目的和范围的介绍信，同时需要经过我校研究生处或学生处负责人的签章批准。
（九）利用者应当在指定的阅览室查阅档案。
查阅档案时不得随意摘抄。
因工作需要须摘抄档案内容时，应当经过档案管理人员同意，所摘抄的材料用后应当及时销毁，不得丢失或私自存放。
（十）利用者不得擅自拆散档案，不得涂改、圈划、乱加批注、撤换材料。
（十一）利用者不得擅自拍摄、复制档案内容。
因工作需要，须从档案中取证的，应当经档案主管人员批准。
（十二）利用者应当严格遵守保密制度，阅档时只限翻阅与工作有关的内容，不准给无关人员翻阅或向无关人员泄露及擅自向外公布档案内容。
